Wofür die Nummer da ist: die Prüfspur
Als Buchungsbeleg gelten «alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer oder vergleichbarer Form, die notwendig sind, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall oder Sachverhalt nachvollziehen zu können» (OR Art. 957a Abs. 3). Nachvollziehen heisst: in beide Richtungen. Die Eidgenössische Steuerverwaltung nennt das die Prüfspur, also «die Verfolgung der Geschäftsvorfälle sowohl vom Einzelbeleg über die Buchhaltung bis zur MWST-Abrechnung als auch in umgekehrter Richtung». Sie muss ohne Zeitverlust jederzeit gewährleistet sein (MWST-Info 16, Ziffer 1.5).
Genau das leistet die Belegnummer. Wer bei einer Kontrolle eine Buchung im Journal sieht, muss in Sekunden den Beleg dazu finden, und wer einen Beleg in der Hand hat, muss die Buchung dazu finden. Ohne Nummer wird daraus eine Suche über Datum und Betrag, und die geht bei zwei gleich hohen Rechnungen desselben Tages schief.
Zwei Regeln, die wirklich gelten
- Eindeutig je Belegart. Zwei Rechnungen mit der Nummer 2026-0142 machen die Nachprüfbarkeit unmöglich, die OR Art. 957a Abs. 2 Ziff. 5 verlangt. Dass eine Rechnung und eine Offerte dieselbe laufende Zahl tragen, ist dagegen kein Problem, solange das Präfix sie unterscheidet.
- Unveränderbar ab Ausstellung. Geschäftsbücher und Buchungsbelege müssen so geführt und aufbewahrt werden, «dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt» (Geschäftsbücherverordnung, GeBüV Art. 3). Eine Rechnung, die beim Kunden liegt, wird nicht umnummeriert. Korrigiert wird mit Storno oder Gutschrift.
Was dagegen nirgends steht: dass die Reihe lückenlos sein muss. Eine verworfene Rechnung, ein Storno, ein abgebrochener Entwurf hinterlassen eine Lücke, und das ist kein Mangel. Erklärbar muss sie sein, nicht vermieden. Die Regeln dazu stehen ausführlich im Ratgeber Belegnummern und Lücken.
Wie ein Nummernkreis aufgebaut wird
| Teil | Beispiel | Wozu |
|---|---|---|
| Präfix je Belegart | R, GS, OF | Rechnung, Gutschrift, Offerte auf den ersten Blick unterscheiden |
| Jahresteil | 2026 | Die Reihe beginnt jedes Jahr neu, das Archiv bleibt übersichtlich |
| Laufende Nummer mit fester Stellenzahl | 0142 | Sortiert richtig, auch in Dateinamen und Tabellen |
Die häufigsten Fehler
- Die Nummer nachträglich ändern, weil eine Lücke stört. Damit ist die Unveränderbarkeit dahin, und der Beleg beim Kunden stimmt nicht mehr mit deinem überein.
- Zwei Belegarten in einem Kreis führen. Rechnungen und Gutschriften aus derselben Reihe lassen sich in der Buchhaltung nicht mehr trennen.
- Die Nummer aus dem Datum bauen, etwa 20260921. Am zweiten Beleg desselben Tages ist die Eindeutigkeit weg.
- Eine stornierte Nummer neu vergeben. Die alte Rechnung existiert weiter, auch wenn sie storniert ist. Ihre Nummer bleibt vergeben.
- Jedes Jahr bei 1 beginnen, ohne Jahresteil. Dann gibt es die Rechnung 0042 dreimal.
So macht es KIDESK
Präfix, Jahresteil, Stellenzahl und die nächste Nummer stellst du in KIDESK je Belegart selbst ein, was vor allem Wechsler brauchen, die nicht wieder bei 0001 anfangen wollen. Die Nummer zieht KIDESK schon beim Anlegen des Entwurfs. Öffnest du «Neue Rechnung» mehrmals, ohne etwas zu schreiben, wird derselbe leere Entwurf wiederverwendet, statt eine zweite Nummer zu ziehen. Leere Entwürfe, die liegen bleiben, räumt KIDESK später weg, und ihre Nummer bleibt als Lücke zurück. Genau darum zeigt KIDESK die Lücken im Nummernkreis in den Einstellungen offen an, statt sie stillschweigend zu füllen: Bei einer Kontrolle ist eine Lücke eine Frage, und beantworten kann sie nur, wer sie kennt. Am Beleg selbst steht im Verlauf, wer was wann geändert hat.
Häufige Fragen
Ist eine Rechnung ohne Nummer ungültig?
Zivilrechtlich nicht: Die Forderung entsteht aus dem Vertrag. Buchhalterisch fehlt aber der Belegnachweis, den OR Art. 957a Abs. 2 Ziff. 2 verlangt, und dein Kunde kann den Beleg nicht sauber zuordnen. Eine Rechnung ohne Nummer schreibt man nicht, auch wenn niemand sie deswegen umstösst.
Darf ich die Nummerierung mitten im Jahr umstellen?
Ja. Es gibt keine Vorschrift, die ein Format über das Jahr hinweg festschreibt. Halte den Wechsel kurz fest, also ab welcher Nummer das neue Format gilt, und vergib keine Nummer zweimal. Sauberer ist der Wechsel auf den Beginn eines Geschäftsjahres.
Wie lange muss ich Belege mit ihrer Nummer aufbewahren?
Zehn Jahre, gerechnet ab dem Ablauf des Geschäftsjahres (OR Art. 958f Abs. 1). Elektronisch ist das zulässig, solange die Belege jederzeit wieder lesbar gemacht werden können. Mehr dazu unter Aufbewahrungspflicht.
Braucht auch ein Beleg, den ich erhalte, eine Nummer von mir?
Die Lieferantenrechnung hat schon eine Nummer, nämlich die des Lieferanten. Viele Unternehmen vergeben zusätzlich eine eigene laufende Nummer für eingehende Belege, damit die Buchung und der gescannte Beleg zusammenfinden. Vorgeschrieben ist das nicht, aber es ist genau die Prüfspur, die eine Kontrolle sehen will.
Quellen
- Obligationenrecht (OR), Art. 957a: Buchführung, Belegnachweis und Buchungsbeleg
- OR Art. 958f: Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher
- Geschäftsbücherverordnung (GeBüV), Art. 3: Integrität
- ESTV, MWST-Info 16 Buchführung und Rechnungsstellung, Ziffer 1.5: Prüfspur
- SIX, Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung: Referenztypen und 27-stellige QR-Referenz
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