MwSt-Kontrolle: was die ESTV sehen will.

Wann und wie die Kontrolle angekündigt wird

MWSTG Art. 78 Abs. 1 erlaubt der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV), bei steuerpflichtigen Personen Kontrollen durchzuführen, «soweit dies zur Abklärung des Sachverhalts erforderlich ist». Dafür musst du Zugang zu deiner Buchhaltung und zu den dazugehörigen Belegen gewähren. Eine Kontrolle ist nach Abs. 3 schriftlich anzukündigen; nur in begründeten Fällen kann ausnahmsweise darauf verzichtet werden.

Nicht jede Kontrolle ist ein Besuch im Betrieb. Art. 78 Abs. 2 hält fest: «Als Kontrolle gilt auch das Einfordern und die Überprüfung von umfassenden Unterlagen durch die ESTV.» Ein Brief, der eine grössere Zahl von Unterlagen verlangt, ist also rechtlich bereits eine Kontrolle, mit allen Fristen, die daran hängen.

Welche Jahre geprüft werden

Die ESTV schreibt dazu klar: «In der Regel werden alle abgeschlossenen, noch nicht verjährten Steuerperioden kontrolliert, was üblicherweise vier Kalenderjahren entspricht.» Dahinter steht die Festsetzungsverjährung von MWSTG Art. 42: fünf Jahre nach Ablauf der Steuerperiode, absolut zehn Jahre. Aufbewahren musst du deine Unterlagen entsprechend lange, nach Art. 70 Abs. 2 bis zur absoluten Verjährung, also zehn Jahre, und Unterlagen zu Immobilien zwanzig Jahre.

Der Ablauf, Schritt für Schritt

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   Einstieg und Grobanalyse

   Die Steuerexpertin holt Informationen über die Geschäftstätigkeit und die Besonderheiten des Betriebs ein, über die Verantwortlichen in Geschäftsführung, Buchhaltung und MwSt-Abrechnung sowie über Zahl und Tätigkeit der Beschäftigten. Danach richtet sie den Ablauf nach deinem Betrieb aus.

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   Prüfung der deklarierten Entgelte

   Die Umsätze aus Lieferungen und Dienstleistungen und weitere Entgelte werden mit dem verglichen, was du in den MwSt-Abrechnungen deklariert hast. Hier zeigt sich als Erstes, ob Buchhaltung und Abrechnung überhaupt zusammenpassen.

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   Buchhaltungsprüfung

   Geprüft wird die Buchhaltung auf «formelle und materielle Richtigkeit sowie Vollständigkeit». Also nicht nur, ob richtig gerechnet wurde, sondern ob die Bücher überhaupt ordentlich geführt sind.

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   Umsatzprüfung an den Kundenbelegen

   Rechnungen, Quittungen und Kassenzettel werden gesichtet und den richtigen Steuersätzen zugeordnet: steuerbar zum Normal-, Sonder- oder reduzierten Satz, von der Steuer befreit oder ausgenommen. Danach werden sie mit den Buchungsunterlagen verglichen.

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   Vorsteuerprüfung

   Kontrolliert werden die geltend gemachten Vorsteuerabzüge anhand der Originalbelege sowie die nötigen Korrekturen und Kürzungen. Dünne Belege, Privatanteile und gemischte Verwendung sind hier die Klassiker. Ein fehlendes Detail auf dem Beleg ist dabei nicht automatisch das Ende des Abzugs: Es gilt die freie Beweiswürdigung (MWSTG Art. 81 Abs. 3), und nachzuweisen ist, dass du die Vorsteuer bezahlt hast (Art. 28 Abs. 3).

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   Besondere Tatbestände

   Zum Schluss Leistungen an eng verbundene Personen, Nutzungsänderungen, Eigenverbrauch und Einlageentsteuerung, gemischte Verwendung. Das sind die Punkte, an denen es im Kleinbetrieb am häufigsten klemmt.

Was du bereitlegst

Die ESTV empfiehlt jedem Betrieb, auf Ende jedes Geschäftsjahres vier Dokumente zu erstellen: ein detailliertes Inventar der Warenvorräte, detaillierte Verzeichnisse der offenen Debitoren und Kreditoren, eine detaillierte Aufstellung über die angefangenen und nicht fakturierten Arbeiten und eine über die erhaltenen und geleisteten Vorauszahlungen. Wer das jährlich macht, hat für eine Kontrolle schon das Wichtigste beisammen. Dazu kommt das, was ohnehin zu einer ordentlichen Buchhaltung gehört.

• Abrechnungen und Jahresabstimmung der kontrollierten Perioden, mit den Umsatz- und Vorsteuerabstimmungen zur Buchhaltung.
• Debitoren- und Kreditorenlisten je Stichtag, plus das Verzeichnis der offenen Posten.
• Angefangene Arbeiten und Akontozahlungen: die Aufstellung, wie weit welcher Auftrag abgerechnet ist.
• Inventar des Lagers und Verzeichnis der Anlagen, mit Kaufdatum, Preis und abgezogener Vorsteuer.
• Belege zu Privatanteilen: Geschäftsfahrzeug, Privatentnahmen, Eigenleistungen.
• Verträge und Sonderfälle: Leistungen an nahestehende Personen, Vermietungen, Geschäfte mit dem Ausland.

Wer digital arbeitet, muss die Unterlagen jederzeit lesbar machen können. Das gilt auch für Belege, die nur als Foto oder PDF existieren. Wie lange was aufzubewahren ist, steht in Aufbewahrungspflicht: 10 Jahre.

Wenn die Aufzeichnungen nicht genügen: die Ermessenseinschätzung

Das ist der Fall, den du vermeiden willst. MWSTG Art. 79 Abs. 1: Liegen keine oder nur unvollständige Aufzeichnungen vor, oder stimmen die ausgewiesenen Ergebnisse mit dem wirklichen Sachverhalt offensichtlich nicht überein, schätzt die ESTV die Steuerforderung «nach pflichtgemässem Ermessen» ein. Die Festsetzung erfolgt dann ebenfalls mit einer Einschätzungsmitteilung (Abs. 2).

Eine Schätzung wieder umzustossen ist schwierig: Die ESTV schätzt nach pflichtgemässem Ermessen, und wer ihr Ergebnis widerlegen will, braucht dafür genau jene Unterlagen, die gefehlt haben. Die beste Vorsorge gegen eine Ermessenseinschätzung ist darum langweilig: ein Nummernkreis, in dem du jede Lücke erklären kannst, jeder Zahlungseingang einer Rechnung zugeordnet, jede Barzahlung im Kassenbuch. Eine lückenlose Nummernfolge verlangt das Gesetz nicht, mehr dazu in Belegnummern: die Regeln und die Lücken.

Die Einschätzungsmitteilung und was du damit tust

MWSTG Art. 78 Abs. 5 gibt der ESTV eine harte Frist: «Die Kontrolle ist innert 360 Tagen seit Ankündigung mit einer Einschätzungsmitteilung abzuschliessen; diese hält den Umfang der Steuerforderung in der kontrollierten Periode fest.» Daraus ergibt sich, was du nachzahlst oder gutgeschrieben bekommst. Zahlst du eine Nachbelastung, folgt laut ESTV gegebenenfalls noch eine Verzugszinsrechnung.

Jetzt hast du zwei Wege, und der Unterschied ist grösser, als er aussieht. Nach MWSTG Art. 43 Abs. 1 Bst. b wird die Steuerforderung rechtskräftig durch «die schriftliche Anerkennung oder die vorbehaltlose Bezahlung einer Einschätzungsmitteilung». Zahlst du den Betrag also ohne Vorbehalt, ist die Sache erledigt, endgültig. Bist du nicht einverstanden, kannst du stattdessen eine Verfügung verlangen und dagegen Einsprache erheben.

Vorher korrigieren statt nachher zahlen

Bis zum Eintritt der Rechtskraft können eingereichte und bezahlte Abrechnungen korrigiert werden (MWSTG Art. 43 Abs. 2). Fällt dir also vor oder während der Kontrolle ein Fehler auf, korrigierst du ihn selbst, statt darauf zu warten, dass ihn die Steuerexpertin findet und hochrechnet. Wie das geht, steht in MwSt korrigieren, wenn du einen Fehler gefunden hast.

• Jahresabstimmung machen. Umsatz laut Erfolgsrechnung gegen Umsatz laut Abrechnungen, Vorsteuer laut Buchhaltung gegen deklarierte Vorsteuer. Die Differenz muss erklärbar sein.
• Steuersätze stichprobenweise prüfen. Besonders dort, wo im Betrieb mehrere Sätze vorkommen.
• Privatanteile nicht vergessen. Fahrzeug, private Nutzung von Material und Werkzeug, Eigenleistungen am eigenen Haus.
• Bei dünnen Belegen den Nachweis sichern. Ein fehlendes Detail nach MWSTG Art. 26 streicht den Abzug nicht automatisch: Nach MWSTG Art. 28 Abs. 3 ist er zulässig, wenn du nachweist, dass du die Vorsteuer bezahlt hast, und Art. 81 Abs. 3 verbietet es, den Nachweis ausschliesslich von bestimmten Beweismitteln abhängig zu machen. Fordere den korrigierten Beleg trotzdem nach: Mehr dazu in Vorsteuer und Belege.
• Angefangene Arbeiten und Akonti sauber aufstellen. Das ist der erste Ort, an dem eine Prüferin nach nicht deklariertem Umsatz sucht.

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.