Material erfassen, solange noch jemand weiss, was verbaut wurde.

Warum vergessenes Material direkt vom Gewinn abgeht

Material ist bereits bezahlt, bevor der Kunde die Rechnung sieht. Was auf der Rechnung fehlt, ist darum kein entgangener Umsatz auf dem Papier, sondern Geld, das dein Betrieb ausgegeben und nie zurückbekommen hat. Bei Stunden merkt man die Lücke sofort, weil jemand acht Stunden auf der Baustelle stand. Beim Kleinmaterial merkt sie niemand, weil eine Packung Dübel keinen Lärm macht.

Die CHF 18.00 sind eine Annahme und keine Erhebung. Setz deine eigene Zahl ein: Nimm dir einen Monat lang vor, alles zu erfassen, und vergleiche den Materialeinkauf mit dem, was auf den Rechnungen dieses Monats stand. Die Differenz ist deine Zahl. Wie hoch der Aufschlag sein soll, steht im Ratgeber Materialaufschlag kalkulieren.

Was eine Materialzeile enthalten muss

• Bezeichnung, die auch in zwei Jahren noch verständlich ist. «Pumpe» reicht nicht, «Umwälzpumpe Grundfos UPM3 25-60» schon. Artikelnummer dazu, wenn du eine führst.
• Menge und Einheit. Stück, Meter, Quadratmeter, Kilogramm, Liter. Die Einheit entscheidet später über den Preis.
• Auftrag oder Objekt. Ohne diese Zuordnung landet das Material im Lagerschwund statt auf einer Rechnung.
• Datum. Bei Arbeiten über mehrere Wochen ist es der einzige Weg, Lieferungen und Rapporte zusammenzubringen.
• Herkunft: aus dem Lager, aus dem Fahrzeug, direkt geliefert, oder vom Kunden gestellt. Daran hängen unterschiedliche Rechtsfolgen.
• Lieferschein- oder Belegnummer, wenn es eine gibt. Sie ist im Streitfall dein Beleg, und sie verbindet die Lieferantenrechnung mit dem Auftrag.

Drei Wege, wie Material auf die Baustelle kommt

Material des Kunden: Rechenschaft und Rückgabe

Der Fall kommt öfter vor, als einem lieb ist: Der Bauherr hat die Platten selbst bestellt, die Verwaltung stellt die Armaturen, der Kunde bringt das Parkett aus dem Baumarkt. Das Gesetz ist hier deutlich. Den vom Besteller gelieferten Stoff hat der Unternehmer mit aller Sorgfalt zu behandeln, über dessen Verwendung Rechenschaft abzulegen und einen allfälligen Rest zurückzugeben (OR Art. 365 Abs. 2). Rechenschaft ablegen heisst: aufschreiben, was du wovon verbraucht hast. Wer das nicht tut, steht am Schluss vor der Frage, wo die fehlenden acht Quadratmeter geblieben sind, und hat keine Antwort.

Der Lieferschein ist kein Rapport

Ein Lieferschein sagt, was geliefert wurde. Ein Rapport sagt, was verbaut wurde. Die beiden Mengen sind fast nie gleich: Es bleibt Rest, es geht etwas zurück, es wird etwas an einem anderen Objekt gebraucht. Wer die Rechnung aus den Lieferscheinen baut, verrechnet Material, das noch im Fahrzeug liegt. Wer sie aus dem Rapport baut und die Lieferscheinnummern dazu schreibt, hat beides: die richtige Menge und den Beleg dafür.

1. 1

   Beim Bestellen die Auftragsnummer mitgeben

   Bestell nie ohne Referenz. Steht deine Auftragsnummer auf der Lieferantenbestellung, steht sie später auf dem Lieferschein und auf der Lieferantenrechnung. Damit ist die Zuordnung erledigt, bevor sie zum Problem wird.

2. 2

   Vor Ort prüfen und quittieren

   Menge und Zustand gegen den Lieferschein prüfen, Abweichungen direkt darauf notieren und erst dann unterschreiben. Eine Unterschrift unter einem falschen Lieferschein kostet dich die Reklamation.

3. 3

   Am selben Tag auf den Rapport

   Was verbaut wurde, kommt auf den Rapport des Tages, mit Menge und Einheit. Nicht am Freitag für die ganze Woche: Was aus dem Gedächtnis entsteht, ist immer zu wenig und überzeugt niemanden.

4. 4

   Rest zurückbuchen, nicht liegen lassen

   Angebrochene Gebinde und unbenutzte Teile gehen zurück ins Lager oder an den Kunden. Buch die Menge zurück, sonst fehlt sie doppelt: einmal im Bestand und einmal auf der Rechnung.

5. 5

   Verrechnen und die Lieferantenrechnung dagegenhalten

   Bevor du die Rechnung schickst, vergleichst du die Materialzeilen mit den Lieferantenrechnungen zum Auftrag. Was dort steht und hier fehlt, ist der Betrag, den du gerade verschenken würdest.

Kleinmaterial, Verbrauch und Entsorgung

Dübel, Schrauben, Silikon, Isolierband, Schleifpapier, Reinigungsmittel: Einzeln aufzuschreiben lohnt sich nicht, und darum wird gar nichts aufgeschrieben. Der übliche Ausweg ist eine Pauschale für Kleinmaterial, zum Beispiel ein Prozentsatz auf der verrechneten Arbeit oder ein fester Betrag je Einsatz. Beides ist ein Preisbestandteil und damit nur geschuldet, wenn es vereinbart ist. Der Satz gehört in die Offerte, nicht zum ersten Mal auf die Rechnung.

• Verbrauchsmaterial gehört in die Pauschale oder in den Stundenansatz, aber in genau eines von beidem, sonst verrechnest du es doppelt.
• Entsorgung ist kein Kleinmaterial. Gebühren für Mulden, Sondermüll und Deponie werden als eigene Position mit Beleg verrechnet.
• Geräte und Maschinen laufen über einen Ansatz je Tag oder Stunde, nicht über das Material. Auch dieser Ansatz gehört in die Offerte.
• Teure Einzelteile stehen immer als eigene Position mit Bezeichnung und Menge da. Eine Pauschale, die eine Pumpe für CHF 400.00 verdeckt, verliert dir Geld und dem Kunden das Vertrauen.

Mehrwertsteuer und Aufbewahrung

Bist du mehrwertsteuerpflichtig, gehört das Material zum steuerbaren Entgelt, und zwar auch dann, wenn du es gesondert in Rechnung stellst: Zum Entgelt gehört der Ersatz aller Kosten (MWSTG Art. 24 Abs. 1). Bei Bau- und Handwerksarbeiten tragen Material und Arbeit denselben Satz, den Normalsatz von 8.1 Prozent (MWSTG Art. 25 Abs. 1). Eine Ausnahme kennt der Gartenbau: Lebende Pflanzen, Stecklinge und Schnittblumen bleiben beim reduzierten Satz von 2.6 Prozent, auch neben einer Arbeit zum Normalsatz, sofern du sie gesondert in Rechnung stellst (MWSTG Art. 25 Abs. 2 Bst. a Ziff. 5). Die Belege dazu, also Lieferantenrechnungen und Lieferscheine, bewahrst du zehn Jahre ab Ende des Geschäftsjahres auf (OR Art. 958f Abs. 1). Elektronisch ist erlaubt, solange sich alles jederzeit wieder lesbar machen lässt (Abs. 3).

Vier Fehler, die in jedem Betrieb vorkommen

• Das Fahrzeug als schwarzes Loch. Material wird ins Servicefahrzeug geladen und dort nie wieder abgebucht. Führe für jedes Fahrzeug einen Bestand, sonst ist die Inventur jedes Jahr eine Überraschung.
• «Das schreiben wir im Büro auf.» Im Büro weiss niemand, ob es zwei oder drei Meter waren. Erfasst wird dort, wo gearbeitet wird.
• Kein Beleg für den Kunden. Verrechnest du Material, will der Kunde wissen, was und wie viel. Eine Materialliste auf dem unterschriebenen Rapport schneidet diese Diskussion ab, bevor sie beginnt.
• Rückgaben nie gutgeschrieben. Was zurück zum Lieferanten geht, muss auch auf deiner Rechnung verschwinden. Sonst zahlt der Kunde für Ware, die du längst erstattet bekommen hast.

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.