Die drei Dinge, die eine Gutschrift können muss
Das Mehrwertsteuergesetz kennt nur einen einzigen Satz zur nachträglichen Korrektur einer Rechnung, und dieser Satz enthält alles Wesentliche. Nach MWSTG Art. 27 Abs. 4 kann sie «innerhalb des handelsrechtlich Zulässigen durch ein empfangsbedürftiges Dokument erfolgen, das auf die ursprüngliche Rechnung verweist und diese widerruft».
- Bezug. Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung stehen auf der Gutschrift, und zwar so, dass man sie nicht suchen muss. Bei einer Teilgutschrift kommt die Positionsnummer dazu.
- Widerruf. Ein Satz sagt, in welchem Umfang die Rechnung nicht mehr gilt. «Die Positionen 4 und 7 werden widerrufen, im Übrigen bleibt die Rechnung bestehen» ist klar. «Korrektur» allein ist es nicht.
- Zustellung. «Empfangsbedürftig» heisst: Die Gutschrift muss beim Kunden ankommen. Eine Gutschrift, die nur in deinem Ordner liegt, hat die Rechnung nicht korrigiert. Schick sie und halte fest, wann.
Handelsrechtlich gilt daneben, dass eine ausgestellte Rechnung nicht überschrieben und nicht gelöscht wird. Geschäftsbücher und Buchungsbelege müssen so geführt und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich dies feststellen lässt (Geschäftsbücherverordnung, GeBüV Art. 3). Beide Belege bleiben zehn Jahre im Archiv, die Rechnung und die Gutschrift dazu (OR Art. 958f Abs. 1).
Was auf den Beleg gehört
| Angabe | Warum sie dasteht |
|---|---|
| Titel «Gutschrift» | Damit niemand sie für eine Rechnung hält und versehentlich bezahlt |
| Eigene Belegnummer aus dem Nummernkreis | Auch die Gutschrift ist ein Buchungsbeleg (OR Art. 957a Abs. 3) und braucht eine eindeutige Nummer |
| Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung | MWSTG Art. 27 Abs. 4: Die Korrektur muss auf die Rechnung verweisen |
| Grund in einem Satz | Die Treuhandstelle und eine spätere Kontrolle wollen wissen, warum dein Umsatz kleiner wurde |
| Positionen mit negativen Beträgen | So sieht man Zeile für Zeile, was zurückgenommen wird, statt nur eine Schlusssumme |
| Derselbe Steuersatz wie auf der Rechnung | Die Gutschrift korrigiert dieselbe Steuer, die du auf der Rechnung ausgewiesen hast |
| Deine Mehrwertsteuernummer | Gleiche Pflichtangabe wie bei der Rechnung, wenn du eingetragen bist (MWSTG Art. 26 Abs. 2 Bst. a) |
| Was mit dem Geld passiert | Verrechnung mit der offenen Rechnung oder Rückzahlung: Ohne diesen Satz ruft der Kunde an |
Rechenbeispiel: Teilgutschrift eines Malerbetriebs
Ein Malerbetrieb hat eine Wohnung gestrichen und am 14.09.2026 CHF 4'860.00 netto in Rechnung gestellt. Bei der Kontrolle stellt sich heraus: Zimmer 3 wurde verrechnet, aber nicht gestrichen (CHF 780.00). Für den Deckenanstrich im Wohnzimmer einigt man sich auf 20 Prozent Minderung auf CHF 1'450.00, das sind CHF 290.00. Und sechs Rollen Abdeckvlies zu CHF 18.50 stehen doppelt auf dem Beleg, also CHF 111.00 zu viel.
- Rechnung 2026-0142, Nettobetrag
- 4'860.00
- MwSt 8.1 % auf CHF 4'860.00
- 393.66
- Rechnungsbetrag
- 5'253.66
- Gutschrift: Zimmer 3 nicht ausgeführt
- -780.00
- Gutschrift: Minderung Deckenanstrich, 20 % von CHF 1'450.00
- -290.00
- Gutschrift: Abdeckvlies, 6 Rollen zu CHF 18.50 doppelt
- -111.00
- MwSt 8.1 % auf CHF 1'181.00
- -95.66
- Offen bleiben
- CHF 3'977.00
Die Probe geht auf zwei Wegen auf. Erster Weg: CHF 5'253.66 minus die Gutschrift von CHF 1'276.66 ergeben CHF 3'977.00. Zweiter Weg: CHF 4'860.00 minus CHF 1'181.00 ergeben CHF 3'679.00 netto, dazu 8.1 Prozent Steuer von CHF 298.00 macht ebenfalls CHF 3'977.00. Wenn deine beiden Wege nicht auf denselben Rappen kommen, hast du die Steuer irgendwo auf einem Bruttobetrag gerechnet.
Die Mehrwertsteuer wird mitkorrigiert
Wird das mit dem Kunden vereinbarte oder von ihm bezahlte Entgelt korrigiert, ist die Umsatzsteuerschuld anzupassen, und zwar in dem Zeitpunkt, in dem die Korrektur verbucht oder das korrigierte Entgelt vereinnahmt wird (MWSTG Art. 41 Abs. 1). Die Gutschrift landet also in der Abrechnungsperiode ihrer Buchung, nicht rückwirkend in der Periode der Rechnung. Ein Quartal später zu korrigieren ist damit kein Fehler, sondern der Normalfall.
Auf der Gegenseite gilt dasselbe spiegelbildlich: Dein Kunde muss seinen Vorsteuerabzug im gleichen Umfang kürzen (Art. 41 Abs. 2). Genau darum interessiert ihn der ausgewiesene Steuerbetrag auf der Gutschrift. Rechnest du nach vereinnahmten Entgelten ab, erledigt sich vieles von selbst, weil du ohnehin nur meldest, was eingegangen ist.
Gutschrift oder Storno?
Die einzige Frage, die zählt, ist, ob die Rechnung schon beim Kunden ist. Ein Entwurf, der das Haus nie verlassen hat, wird geändert. Eine versendete Rechnung wird nicht mehr angefasst: Sie wird ganz storniert oder teilweise gutgeschrieben. Welcher Weg wann passt und was mit der alten Nummer geschieht, steht im Ratgeber Gutschrift oder Storno. Für die Nummer selbst gilt: Die Gutschrift bekommt eine neue, die alte bleibt vergeben, und die Lücke ist keine (siehe Belegnummer).
Die drei häufigsten Fehler
- Kein Bezug zur Rechnung. Eine Gutschrift ohne Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung erfüllt MWSTG Art. 27 Abs. 4 nicht und bringt bei einer Kontrolle jedes Mal eine Rückfrage.
- Die Steuer weggelassen. Wer die Gutschrift ohne Steuersatz und Steuerbetrag schreibt, korrigiert seinen Umsatz, aber sein Kunde kann den Vorsteuerabzug nicht sauber kürzen. Derselbe Satz wie auf der Rechnung gehört darauf.
- Nicht verschickt. Die Gutschrift ist empfangsbedürftig. Schick sie und halte den Versand beim Beleg fest, mit Datum und Adresse.
Die Beispielpreise in der Vorlage sind Beispiele. Setz deine eigenen Positionen, Mengen und Preise ein und lösche, was du nicht brauchst.
So macht es KIDESK
In KIDESK erstellst du die Gutschrift direkt aus der Rechnung heraus. KIDESK spiegelt die Positionen mit negativen Beträgen, verlangt einen Grund und verknüpft beide Belege miteinander, sodass am Original steht, welche Gutschrift dazugehört. Eine Teilgutschrift über einen Betrag ist möglich. Die Steuer rechnet KIDESK mit dem Satz der ursprünglichen Rechnung. War die Rechnung schon bezahlt, gibt es für die Rückzahlung einen fertigen Mailtext und ein Brief-PDF. Gebucht wird damit nichts: KIDESK führt keine Buchhaltung, die Gutschrift geht mit dem Export an deine Treuhandstelle.
Häufige Fragen
Darf eine Gutschrift negative Beträge zeigen, oder schreibt man positive?
Beides ist im Gebrauch. Negative Beträge sind eindeutiger, weil das Total am Schluss ein Minus trägt und niemand den Beleg für eine Zahlungsaufforderung hält. Entscheidend ist nicht das Vorzeichen, sondern dass Bezug, Widerruf und Steuerbetrag klar dastehen.
Braucht die Gutschrift eine eigene Nummer?
Ja. Sie ist ein eigener Buchungsbeleg im Sinn von OR Art. 957a Abs. 3 und bekommt eine Nummer aus deinem Nummernkreis. Die Nummer der ursprünglichen Rechnung bleibt vergeben und wird nicht wiederverwendet, auch bei einer vollständigen Gutschrift nicht.
In welcher Abrechnungsperiode wirkt die Gutschrift?
In der Periode, in der die Korrektur verbucht oder das korrigierte Entgelt vereinnahmt wird (MWSTG Art. 41 Abs. 1). Du korrigierst also nicht die alte Abrechnung, sondern meldest die Minderung in der laufenden. Wie das gebucht wird, klärst du einmal mit deiner Treuhandstelle.
Was mache ich, wenn der Kunde die Rechnung schon bezahlt hat?
Dann entsteht ein Guthaben. Sag auf der Gutschrift, ob du es auszahlst oder mit der nächsten Rechnung verrechnest, und nenne ein Datum. Eine Rückzahlung ohne Ankündigung sorgt beim Kunden für dieselbe Verwirrung wie ein unerklärter Zahlungseingang bei dir.
Kann ich eine Gutschrift auf einen Rabatt ausstellen, den ich nachträglich gewähre?
Ja, das ist der klassische Fall einer Entgeltsminderung. Schreib den Grund hin, verweise auf die Rechnung und weise die Steuer aus. Zieht der Kunde dagegen von sich aus Skonto ab, ist das keine Gutschrift, sondern eine Teilzahlung: siehe Skonto.
Quellen
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 27: Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis, mit Abs. 3 und 4
- MWSTG Art. 41: Nachträgliche Änderung der Umsatzsteuerschuld und des Vorsteuerabzugs
- MWSTG Art. 26: Rechnung
- Obligationenrecht (OR), Art. 957a: Buchführung und Belegnachweis
- OR Art. 958f: Aufbewahrung während zehn Jahren
- Geschäftsbücherverordnung (GeBüV), Art. 3: Integrität
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
