Thema
Rechnungen schreiben, die bezahlt werden.
Pflichtangaben, Nummern, Fristen, Rabatte, Gutschriften und Sonderfälle: alles rund um die Rechnung eines Schweizer Betriebs.
Ratgeber
- Rechnung schreiben in der SchweizDie Pflichtangaben nach MWSTG Art. 26, die richtige Zahlungsfrist, Rundung auf 5 Rappen und zehn Jahre Aufbewahrung. Mit Vorlage zum Kopieren.
- Belegnummern: die Regeln und die LückenEindeutig, ab Ausstellung unveränderbar, Lücken zulässig: was wirklich verlangt wird, wie du deinen Nummernkreis aufbaust und was ein Entwurf kosten darf.
- Akonto- und Schlussrechnung abrechnenWann welche Rechnungsart passt, wie die Schlussrechnung die Anzahlungen abzieht und warum auf dem QR-Einzahlungsschein nur der Restbetrag stehen darf.
- Wiederkehrende Rechnungen und PauschalenWartungsverträge und monatliche Pauschalen einmal einrichten: Intervall, Enddatum, Höchstzahl, Leistungszeitraum und was bei einer Preisänderung gilt.
- Falsche Rechnung: Storno oder GutschriftVor dem Versand änderst du den Entwurf, danach brauchst du ein zweites Dokument. Pflichtangaben, Steuerkorrektur und wie du die Rückzahlung ankündigst.
- Rechnung in Euro an Kunden im AuslandKontoangaben mit IBAN und BIC statt QR-Einzahlungsschein, der Umrechnungskurs, die centgenaue Rundung und warum die Steuerfrage zur Treuhänderin gehört.
- Skonto anbieten, ohne Ärger im NachgangProzentsatz und Frist, warum Skonto den QR-Betrag nie verändert, die Rundung auf 5 Rappen und die Steuerkorrektur bei Zahlungseingang.
- Zahlungsfrist und FälligkeitWarum ein Verfalltag mehr wert ist als dreissig Tage, was «überfällig» genau heisst und wann die erste Erinnerung rausgeht. Mit Vorlage.
- Als Privatperson eine Rechnung stellenErlaubt ist es. Entscheidend sind AHV und Steuern: über CHF 2'500 Nebenerwerb im Jahr wird abgerechnet, deklarieren musst du ab dem ersten Franken.
- Anzahlung und Vorauszahlung verrechnenWann du eine Anzahlung verlangen darfst, wie die Akontorechnung aussieht und wann die Mehrwertsteuer auf der Anzahlung fällig wird (MWSTG Art. 40).
- Rechnung bestritten: was du jetzt tun kannstKunde reklamiert die Rechnung? Trenne den unbestrittenen Teil ab und fordere ihn ein. OR Art. 69 Abs. 2, Fristen, Schlichtung und Betreibung im Vergleich.
- Proforma-Rechnung Schweiz: wozu und wieEine Proforma-Rechnung ist eine Vorab-Information, keine Zahlungsaufforderung. Wann sie hilft, was draufgehört und warum der Titel dich nicht vor der MwSt schützt.
- Dienstleistung nach Stunden abrechnen in der SchweizStundenrechnung mit Nachweis: was auf die Rechnung gehört, was in die Beilage, wie Spesen zu verrechnen sind und welche MwSt darauf fällt.
- E-Rechnung Schweiz: gilt eine Pflicht?Unter Unternehmen gibt es in der Schweiz keine E-Rechnungspflicht. Beim Bund gilt sie bei einem Vertragswert über CHF 5'000, ein PDF per E-Mail genügt.
- Leistungsdatum und Rechnungsdatum auf der RechnungDas Leistungsdatum gehört auf die Rechnung, sobald es vom Rechnungsdatum abweicht. Es entscheidet über den Steuersatz, das Rechnungsdatum über das Quartal.
- Rabatt auf der Rechnung richtig ausweisenDer Rabatt mindert das Entgelt und damit die MwSt-Basis. Warum er vor die Steuerzeile gehört, wie du ihn je Position zeigst und was er deine Marge kostet.
- Rechnung als Einzelfirma: das gehört draufFamilienname im Firmennamen, UID nur wenn vorhanden, keine MwSt ohne Eintrag: die drei Punkte, an denen Rechnungen von Einzelfirmen scheitern.
- Rechnung per E-Mail: gültig oder nicht?Die Rechnung als PDF per E-Mail ist gültig, eine Signatur braucht es nicht. Heikel ist der Beweis der Zustellung, und die Aufbewahrung des versandten PDF.
- Sammelrechnung und Monatsrechnung richtig stellenMehrere Einsätze auf einer Rechnung: was der Leistungszeitraum leisten muss, in welches Quartal der Umsatz fällt und wann die Verjährung beginnt.
- Zahlungsbedingungen richtig formulierenZahlungsbedingungen wirken nur, wenn sie vereinbart sind. Textbausteine für Offerte, Vertrag und Rechnung, mit den Artikeln aus dem Obligationenrecht.
Fragen und Antworten
- Darf ich eine Rechnung nachträglich ändern?Solange die Rechnung ein Entwurf ist, änderst du sie. Ist sie versandt, korrigierst du mit einem zweiten Beleg, der auf die erste verweist (MWSTG Art. 27).
- Ist eine Rechnung ohne UID gültig?Die UID ist nur Pflicht, wenn du im Mehrwertsteuer-Register eingetragen bist. Was MWSTG Art. 26 verlangt und warum UID und MwSt-Nummer nicht dasselbe sind.
- Muss eine Rechnung unterschrieben sein?Nein. Weder das Mehrwertsteuergesetz noch das Obligationenrecht verlangen eine Unterschrift auf der Rechnung. Wo sie trotzdem zählt, steht hier.
- Muss ich Rechnungen auf 5 Rappen runden?Nein, eine gesetzliche Rundungspflicht gibt es nicht. Beim Bargeld rundest du den Zahlbetrag, bei der QR-Rechnung sind Beträge ab CHF 0.01 zulässig.
- Wie lange darf ich mit der Rechnung warten?Eine gesetzliche Frist zur Rechnungsstellung gibt es nicht. Begrenzt wird die Sache von der Verjährung, der MwSt-Periode und am Bau von vier Monaten.
Vorlagen
- Akontorechnung Vorlage für Word und ExcelAkontorechnung mit Bezug auf Offerte und Zahlungsplan, mit MwSt-Ausweis und der Zeile, die zeigt, was bereits verrechnet ist. Ohne Anmeldung.
- Begleitmail zur Rechnung: Vorlage und BetreffzeileDrei Mailtexte für den Rechnungsversand als Word-Datei und zum Kopieren, dazu die Betreffzeile, die deine Rechnung wiederfindbar macht.
- Gutschrift Vorlage Schweiz mit Bezug zur RechnungGutschrift als Word- und Excel-Vorlage, ohne Anmeldung. Was das Gesetz an Angaben verlangt, wie die Mehrwertsteuer mitkorrigiert wird, mit Rechenbeispiel.
- Lieferschein Vorlage für Word und ExcelLieferschein ohne Preise, mit Mengen, Bemerkungsspalte und Unterschrift des Empfängers. Warum keine Beträge daraufgehören, und was er beweist.
- Proforma-Rechnung Vorlage (Word und Excel)Vorlage für die Proforma-Rechnung als Wertnachweis an der Grenze: Word und Excel, mit Erklärung zu jedem Feld und den drei häufigsten Fehlern.
- Quittung Vorlage für Word und Excel (Schweiz)Quittung als Word- und Excel-Vorlage zum Herunterladen, ohne Anmeldung. Mit allen Angaben für Barzahlungen, MwSt-Zeilen zum Anpassen und OR Art. 88 erklärt.
- Rechnungsvorlage für Privatpersonen (Schweiz)Rechnung schreiben ohne Firma: Vorlage für Word und Excel, ohne Anmeldung. Ohne MwSt-Zeile, mit allen Angaben, die dein Kunde für die Buchhaltung braucht.
- Rechnungsvorlage ohne MwSt (Schweiz)Vorlage ohne Steuerzeile, ohne Satz und ohne Zusatz MWST, mit dem Hinweistext zum Kopieren und dem Weg, falls doch einmal Steuer draufsteht.
- Rechnungsvorlage Schweiz für Word und ExcelVorlage mit allen Pflichtangaben nach MWSTG Art. 26, mit MwSt-Zeile zu 8.1 Prozent und Erklärung, warum jede Angabe daraufgehört. Ohne Anmeldung.
- Schlussrechnung Vorlage mit Akonto-AbzugVorlage für die Schlussrechnung in Word und Excel, ohne Anmeldung. Mit Akonto-Abzug nach dem Beispiel der ESTV und dem richtigen Betrag auf dem Einzahlungsschein.
Rechner
- Rappenrundung: Beträge auf 5 Rappen rundenRundung auf 5 Rappen mit Rechner und Regel: kaufmännisch, höchstens zwei Rappen Differenz, und warum es keine gesetzliche Pflicht dazu gibt.
- Skonto-Rechner: Abzug und effektiver JahreszinsSkontoabzug, Zahlbetrag und der effektive Jahreszins deines Skontos auf einen Blick. Mit Formel, Beispiel und der Regel zur Mehrwertsteuer.
- Zahlungsfrist-Rechner: Verfalltag berechnenRechnungsdatum plus Frist ergibt den Verfalltag. Der Rechner zeigt Wochentag, Verzugsbeginn und was gilt, wenn die Frist auf ein Wochenende fällt.
Weitere Themen
QR-Rechnung und ZahlungsverkehrOffertenMahnen und BetreibungMehrwertsteuerBuchhaltung und TreuhandGründung und RechtsformPersonal und LohnArbeitszeit, Rapport und SpesenBau und HandwerkKalkulation und PreiseVerträge und RechtDatenschutz und AufbewahrungDigitalisierung und KISoftware auswählenBranchenwissen
Finde raus, wie viel Büro dir die KI abnimmt.
In zwei Minuten eingerichtet. 14 Tage lang alles ausprobieren, mit deinen echten Offerten und Rechnungen.