Die zwei echten Anwendungsfälle
| Fall | Wozu der Beleg dient | Was draufsteht |
|---|---|---|
| Ware ohne Verkauf über die Grenze: Muster, Reparaturgut, Messegut, Garantieersatz | Begleitdokument für die Zollanmeldung: Der Zoll braucht Angaben zu Inhalt und Wert der Sendung | Bezeichnung, Menge, Wert je Position, Grund der Sendung, Hinweis «ohne Handelswert, nur für Zollzwecke» |
| Kostenvorschau vor dem Auftrag, etwa für die Budgetfreigabe beim Kunden | Der Kunde soll wissen, was kommt, ohne dass schon etwas geschuldet ist | Positionen und Beträge, deutlich als «Proforma» und ohne Zahlungsfrist |
Für die Vorauszahlung ist sie der falsche Beleg
In der Praxis wird die Proforma am häufigsten für etwas benutzt, wofür sie nicht gedacht ist: um Geld im Voraus zu verlangen. Sobald dein Kunde darauf zahlt, wird über das Entgelt abgerechnet, und damit ist der Beleg nach MWSTG Art. 3 Bst. k eine Rechnung. Bei Vorauszahlungen für nicht von der Steuer befreite Leistungen entsteht die Umsatzsteuerschuld mit der Vereinnahmung des Entgelts (Art. 40 Abs. 1 Bst. c). Du schuldest die Steuer also ab dem Geldeingang, ganz gleich, was auf dem Papier steht.
Der saubere Weg heisst darum nicht Proforma, sondern Vorauszahlungsrechnung oder Akontorechnung: ein richtiger Beleg mit Nummer, Pflichtangaben nach MWSTG Art. 26, Zahlungsfrist und QR-Einzahlungsschein, der später in der Schlussrechnung angerechnet wird. Wie das gerechnet wird, steht unter Anzahlung und Vorauszahlung und Akonto- und Schlussrechnung.
Was die Proforma nicht kann
- Keine Forderung begründen. Sie ist keine Zahlungsaufforderung, also gerät niemand dadurch in Verzug, und mahnen kannst du darauf nicht.
- Keinen Vorsteuerabzug auslösen. Bei der Abrechnung nach vereinbarten Entgelten entsteht der Anspruch auf Vorsteuerabzug im Zeitpunkt des Empfangs der Rechnung (MWSTG Art. 40 Abs. 1). Ein Beleg, mit dem nicht abgerechnet wird, ist keine.
- Keine Buchung tragen. Sie ist kein Buchungsbeleg, solange ihr kein Geschäftsvorfall zugrunde liegt (OR Art. 957a Abs. 3). Ins Archiv gehört sie trotzdem, zusammen mit den Zollpapieren.
- Keine Nummer aus dem Rechnungskreis verbrauchen. Führ dafür eine eigene Reihe, sonst reisst du Lücken in deine Rechnungsnummern.
Proforma, Offerte oder Kostenvoranschlag?
Für eine Kostenvorschau ist die Proforma selten das richtige Papier. Der übliche Beleg dafür ist die Offerte: ein Antrag, der den Kunden zur Annahme einlädt und dich bis zum Ablauf der Gültigkeit bindet. Der Kostenvoranschlag ist die Schätzung mit dem Risiko der Überschreitung (OR Art. 375). Die Proforma ist beides nicht, sondern nennt bloss, was etwas kosten würde. Wer eine Freigabe braucht, schickt eine Offerte; wer Zollpapiere braucht, eine Proforma. Mehr zur Unterscheidung unter Kostenvoranschlag oder Offerte.
So macht es KIDESK
KIDESK kennt die Rechnungsart «Pro forma» neben Akonto, Schlussrechnung, Gutschrift und Wartung. Der Beleg trägt damit den richtigen Titel und lässt sich von den echten Rechnungen trennen. Willst du Geld im Voraus, ist die Akontorechnung der passende Weg: Sie bekommt einen QR-Einzahlungsschein, und auf der Schlussrechnung steht sie als Abzugszeile «Akontorechnung Nr. …», sodass der Kunde sieht, was schon verrechnet ist.
Häufige Fragen
Darf ich eine Proforma-Rechnung nummerieren?
Ja, und du solltest es tun, damit du sie wiederfindest. Nimm dafür aber eine eigene Reihe mit eigenem Präfix und nicht den Nummernkreis deiner Rechnungen. Sonst entstehen dort Lücken für Belege, die nie zu einer Forderung geführt haben. Mehr dazu unter Belegnummer.
Wie viel Mehrwertsteuer gehört auf eine Proforma für den Zoll?
Für eine Ausfuhr gar keine: Die Lieferung von Gegenständen, die direkt ins Ausland befördert oder versendet werden, ist von der Steuer befreit (MWSTG Art. 23 Abs. 2 Ziff. 1), und du brauchst dafür den Ausfuhrnachweis. Auf dem Beleg steht der Warenwert, nicht deine Inlandsteuer. Welche Abgaben bei der Einfuhr im Zielland anfallen, entscheidet dortiges Recht. Bei regelmässigen Sendungen ins Ausland klärst du das einmal mit deinem Spediteur oder mit dem Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit.
Der Kunde hat auf meine Proforma gezahlt. Was jetzt?
Dann stell für denselben Betrag eine richtige Rechnung oder eine Akontorechnung aus, mit Nummer und Pflichtangaben, und verweise auf die Zahlung. Die Umsatzsteuerschuld ist mit der Vereinnahmung entstanden (MWSTG Art. 40 Abs. 1 Bst. c), du meldest sie also in dieser Periode, nicht erst mit der Schlussrechnung.
Schreibt man Proforma-Rechnung oder Pro-forma-Rechnung?
Beides ist im Gebrauch, auch «Pro forma Rechnung». Eine rechtliche Bedeutung hat die Schreibweise nicht. Wichtig ist nur, dass das Wort gross und deutlich auf dem Beleg steht, damit niemand ihn für eine Zahlungsaufforderung hält und die Buchhaltung ihn nicht in die Kreditorenliste nimmt.
Quellen
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 3 Bst. k: Begriff der Rechnung
- MWSTG Art. 40: Entstehung der Steuerforderung, mit Abs. 1 Bst. c zu Vorauszahlungen
- MWSTG Art. 27: Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis
- MWSTG Art. 26: Rechnung
- MWSTG Art. 23: von der Steuer befreite Leistungen, Abs. 2 Ziff. 1 zur Ausfuhr
- Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit, Richtlinie 10-10 Ausfuhrzollveranlagungsverfahren, Ziffer 1.3.8 (Stand 1. Januar 2026)
- Obligationenrecht (OR), Art. 375: ungefährer Kostenansatz
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