Was eine Proforma-Rechnung ist und was sie nicht ist
«Pro forma» heisst «der Form halber». Das Dokument hat die Form einer Rechnung, aber nicht ihre Wirkung. Es sagt: So würde die Rechnung aussehen, wenn wir jetzt liefern. Im Schweizer Recht ist die Proforma-Rechnung kein eigener Begriff. Weder Obligationenrecht noch Mehrwertsteuergesetz kennen sie unter diesem Namen. Sie ist ein Dokument aus der Praxis, und das ist genau der Grund, warum man bei ihr aufpassen muss.
| Dokument | Will es Geld? | Rechtliche Wirkung | Wird es verbucht? |
|---|---|---|---|
| Offerte | Nein | Antrag auf Vertragsschluss; setzt du eine Annahmefrist, bindet sie dich bis zu deren Ablauf (OR Art. 3) | Nein |
| Proforma-Rechnung | Nein | Keine Zahlungspflicht; weist sie Steuer aus, gilt sie mehrwertsteuerlich trotzdem als Rechnung (MWSTG Art. 3 Bst. k) | Nein |
| Vorauszahlungs- oder Akontorechnung | Ja, vor oder während der Arbeit | Fordert einen Teilbetrag; in Verzug kommt der Kunde am vereinbarten Verfalltag oder mit deiner Mahnung (OR Art. 102) | Ja |
| Rechnung | Ja, nach der Leistung | Fordert den vollen Betrag; für den Verzug gilt dasselbe (OR Art. 102) | Ja |
Weil die Proforma nichts fordert, gerät der Empfänger durch sie auch nicht in Verzug, und du kannst daraus keine Zahlung erzwingen. Gib ihr trotzdem keine Nummer aus deinem Rechnungsnummernkreis: Die Nummer wäre verbraucht, ohne dass eine Rechnung dahintersteht, und wer den Beleg später sucht, findet ein Dokument, das keine Rechnung ist. Lücken im Nummernkreis sind in der Schweiz übrigens zulässig, verlangt sind Eindeutigkeit und Nachvollziehbarkeit. Was wirklich gilt, steht unter Rechnungsnummern und Lücken.
Der Titel schützt dich nicht
Das Mehrwertsteuergesetz definiert die Rechnung in Art. 3 Bst. k als «jedes Dokument, mit dem gegenüber einer Drittperson über das Entgelt für eine Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird». Das Wort «Proforma» im Titel ändert daran nichts. Entscheidend ist, ob über ein Entgelt für eine Leistung abgerechnet wird.
Daraus folgt die wichtigste Regel dieser Seite: Weise auf einer Proforma nur dann Mehrwertsteuer aus, wenn du sie auch schulden willst. Wer in einer Rechnung eine Steuer ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, oder eine zu hohe Steuer ausweist, schuldet die ausgewiesene Steuer (MWSTG Art. 27 Abs. 2). Es gibt zwei Auswege: die Korrektur der Rechnung nach Abs. 4, also ein Dokument, das auf die ursprüngliche Rechnung verweist und sie widerruft, oder der glaubhafte Nachweis, dass dem Bund kein Steuerausfall entstanden ist, etwa weil der Empfänger keine Vorsteuer abgezogen hat (Abs. 2 Bst. b).
Für den Empfänger gilt ohnehin: Abziehen darf er nur die ihm in Rechnung gestellte Inlandsteuer (MWSTG Art. 28 Abs. 1), und der Abzug ist zulässig, wenn er nachweist, dass er die Vorsteuer bezahlt hat (Abs. 3). Auf eine Proforma hat noch niemand etwas bezahlt. Das ist das beste Argument, falls die Buchhaltung deines Kunden anruft.
Die drei Fälle, in denen sie wirklich hilft
- Versand ins Ausland ohne Verkauf. Du schickst ein Gerät zur Reparatur, ein Ersatzteil unter Garantie, ein Muster oder Material an eine Messe. Es gibt keinen Verkaufspreis, der Zoll braucht trotzdem einen Wert.
- Vorauszahlung, die du selbst nicht verbuchen willst. Ein Neukunde aus dem Ausland soll vor der Lieferung wissen, was auf ihn zukommt, inklusive Fracht und Zahlungsweg. Willst du das Geld wirklich vorher, schreib allerdings eine Vorauszahlungsrechnung statt einer Proforma.
- Interne Freigabe beim Kunden. Grössere Unternehmen brauchen vor der Bestellung ein Dokument mit Betrag, damit das Budget freigegeben und eine Bestellnummer erzeugt wird. Diese Bestellnummer schreibst du danach auf die echte Rechnung, und sie wird schneller bezahlt.
Zoll: verlangt wird ein Wertnachweis, nicht ein Titel
Beim grenzüberschreitenden Versand zählt der Wert der Ware. Für Paketsendungen füllt der Absender nach dem Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit die Zollinhaltserklärung CN 23 aus und «legt eine Rechnungskopie oder einen anderen Wertnachweis bei». Gibt es keinen Verkauf, gibt es auch keine Handelsrechnung. Genau dann springt die Proforma-Rechnung ein: Sie ist in der Praxis das Dokument, mit dem der Wert belegt wird.
- Den Wert nicht auf null setzen. Auch ohne Verkauf hat die Ware einen Wert, und die Zollstelle braucht ihn. «Geschenk» oder «ohne Wert» beantwortet die Frage nicht. Richtig ist der tatsächliche Wert mit dem Zusatz, dass kein Verkauf stattfindet, etwa «Wert nur für Zollzwecke, keine Handelsrechnung».
- Den Grund der Sendung nennen: Reparatur, Garantieersatz, Muster, Rückversand, Ausstellung. Danach richtet sich das Zollverfahren.
- Vorübergehende Ausfuhr prüfen. Nimmst du Werkzeug oder Geräte für einen Einsatz ins Ausland mit und wieder zurück, gibt es dafür ein eigenes Verfahren. Frag vorher beim Zoll oder bei deinem Spediteur nach, nicht am Grenzübergang.
- Das Bestimmungsland entscheidet mit. Was die Zollstelle im Zielland akzeptiert, sagt dir zuverlässig nur dein Transporteur oder der Empfänger. Die schweizerische Seite ist nur die halbe Strecke.
Vorauskasse: die Proforma ist der schwächere Weg
Viele Unternehmen schicken eine Proforma, wenn sie vor der Arbeit Geld sehen wollen. Das funktioniert, ist aber umständlich: Du musst später trotzdem eine richtige Rechnung schreiben, und in der Zwischenzeit hast du einen Beleg im Umlauf, der aussieht wie eine Rechnung und keine ist. Der saubere Weg heisst Vorauszahlungs- oder Akontorechnung.
Steuerlich ändert die Proforma am Zeitpunkt ohnehin nichts. Bei Vorauszahlungen entsteht die Umsatzsteuerschuld mit der Vereinnahmung des Entgelts (MWSTG Art. 40 Abs. 1 Bst. c). Sobald das Geld auf deinem Konto ist, gehört die Steuer in die laufende Abrechnungsperiode, ganz gleich, welches Dokument den Kunden zum Zahlen bewogen hat.
- Auftragssumme netto
- CHF 9'600.00
- MwSt 8.1 Prozent
- CHF 777.60
- Bruttosumme
- CHF 10'377.60
- Vorauszahlung 50 Prozent, eingegangen am 12.03.2027
- CHF 5'188.80
- Darin enthaltene MwSt
- CHF 388.80
- MwSt auf der Vorauszahlung geschuldet im
- 1. Quartal 2027
Was auf eine Proforma-Rechnung gehört
Inhaltlich unterscheidet sie sich kaum von einer Rechnung. Der Unterschied steckt in der Kennzeichnung und darin, was fehlt: keine Fälligkeit, keine Zahlungsfrist, kein QR-Einzahlungsschein, keine Rechnungsnummer aus deinem laufenden Kreis.
PROFORMA-RECHNUNG Keine Zahlungsaufforderung. Kein Beleg für den Vorsteuerabzug. Proforma-Nr. PF-2027-014 Datum 05.03.2027 Grund der Sendung Garantieersatz, kein Verkauf Empfänger [Firma, Strasse, PLZ Ort, Land] Ursprungsland [Ursprungsland der Ware] Zolltarifnummer [falls bekannt] Pos. Bezeichnung Menge Einheit Wert 1 Steuerplatine Typ XY-40 1 Stk. CHF 480.00 2 Dichtungsset 1 Satz CHF 35.00 Wert total (nur für Zollzwecke) CHF 515.00 Dieses Dokument dient ausschliesslich der Wertangabe gegenüber der Zollstelle. Es wird keine Zahlung verlangt.
Drei Fehler, die immer wieder passieren
- Die Proforma bekommt die nächste Rechnungsnummer. Danach steht hinter dieser Nummer keine Rechnung, und wer im Nummernkreis nachschaut, landet auf einem Dokument, das keine ist. Nimm einen eigenen Kreis mit erkennbarem Kürzel.
- Auf der Proforma steht ein QR-Einzahlungsschein. Dann zahlt ein Teil der Kunden, und du hast Geld auf dem Konto ohne passenden Beleg. Entweder du willst das Geld, dann schreibst du eine Vorauszahlungsrechnung, oder du willst es nicht, dann lässt du den Einzahlungsschein weg.
- Die Proforma wird nie durch eine echte Rechnung ersetzt. Das passiert vor allem bei Garantie- und Reparatursendungen, bei denen später doch etwas verrechnet wird. Setz dir beim Versand gleich eine Wiedervorlage.
So macht es KIDESK
Eine Belegart «Proforma» kannst du in KIDESK nicht auswählen. Für die Vorab-Information nimmst du die Offerte: Sie zeigt Positionen, Mengen und Preise, geht als PDF oder per E-Mail raus, und du siehst, ob dein Kunde sie geöffnet hat. Willst du Geld vor der Arbeit, schreibst du eine Akontorechnung; Akonto- und Schlussrechnung rechnet KIDESK danach gegeneinander auf, damit am Ende nicht doppelt verrechnet wird.
Häufige Fragen
Muss ich auf einer Proforma-Rechnung die Mehrwertsteuer ausweisen?
Nein, und in den meisten Fällen solltest du es lassen. Weist du Steuer aus, obwohl du dazu nicht berechtigt bist oder zu viel ausweist, schuldest du den ausgewiesenen Betrag (MWSTG Art. 27 Abs. 2). Für eine Wertangabe an den Zoll genügt der Warenwert ohne Steuerzeile.
Kann ich eine Proforma-Rechnung mahnen oder betreiben?
Nicht aus der Proforma selbst. Sie fordert nichts, also gerät niemand durch sie in Verzug (OR Art. 102). Mahnen und betreiben kannst du nur eine fällige Forderung, und die entsteht aus dem Vertrag und der erbrachten Leistung, nicht aus diesem Dokument. Willst du vorher Geld, brauchst du eine Vorauszahlungs- oder Akontorechnung mit Betrag und Zahlungsfrist.
Ist eine Proforma-Rechnung dasselbe wie eine Offerte?
Nicht ganz. Die Offerte ist ein Antrag auf einen Vertragsschluss und bindet dich während ihrer Gültigkeit. Die Proforma ist eine Aufstellung, wie eine Rechnung aussehen würde, und richtet sich oft gar nicht an einen Käufer, sondern an eine Zollstelle. Willst du einem Schweizer Kunden einen Preis nennen, ist die Offerte fast immer das passendere Dokument.
Muss ich eine Proforma-Rechnung aufbewahren?
Buchungsbelege sind zehn Jahre aufzubewahren (OR Art. 958f). Eine Proforma ist kein Buchungsbeleg, weil sie keine Buchung auslöst. Trotzdem gehört sie zu den Unterlagen des Geschäftsvorgangs, besonders bei Zollsendungen. Leg sie zur Bestellung oder zum Auftrag, dann findest du sie wieder.
Welche Nummer gebe ich einer Proforma-Rechnung?
Eine aus einem eigenen Kreis, zum Beispiel PF-2027-014. So bleibt hinter jeder Rechnungsnummer eine echte Rechnung, und niemand sucht später nach einer, die es nie gab.
Quellen
- MWSTG Art. 3 Bst. k: Rechnung ist jedes Dokument, gleichgültig wie bezeichnet
- MWSTG Art. 27: unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis
- MWSTG Art. 28: Vorsteuerabzug, Absätze 1 und 3
- MWSTG Art. 40 Abs. 1 Bst. c: Steuerforderung bei Vorauszahlungen
- BAZG: Versenden von Briefen und Paketen
- OR Art. 3 und 102: Bindung an den Antrag, Verzug des Schuldners
- OR Art. 958f: Aufbewahrung der Geschäftsbücher und Belege
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