Rechnung bestritten: was du jetzt tun kannst

Zuerst sortieren: was genau wird bestritten

«Die Rechnung stimmt nicht» ist keine Aussage, sondern fünf verschiedene. Von der Antwort hängt ab, welche Unterlagen du brauchst und welcher Weg offensteht. Diese Sortierung dauert zehn Minuten und spart im Zweifel Monate.

Was der Kunde sagt	Worum es wirklich geht	Was du jetzt brauchst
«Das war nie so abgemacht.»	Umfang des Auftrags, vermutlich ein nicht angemeldeter Nachtrag	Offerte, Auftragsbestätigung, die schriftliche Zusatzbestellung
«So lange kann das nicht gedauert haben.»	Aufwand in Regie	Unterzeichneter Rapport, Stundennachweis, Fotos vom Zustand
«Der Preis ist zu hoch.»	Preisabrede oder Überschreitung des Kostenvoranschlags	Offerte mit Ansätzen, Kostenvoranschlag, Nachtragsmeldung
«Die Arbeit ist mangelhaft.»	Mängelrecht, nicht Rechnungsstreit	Abnahmeprotokoll, das Rügeschreiben mit Datum, deine Antwort darauf
«Ich habe das gar nicht bestellt.»	Wer war Besteller, wer durfte bestellen	Mailverlauf, Telefonnotiz, Unterschrift auf dem Rapport
«Ich zahle, sobald ich kann.»	Keine Bestreitung, sondern fehlendes Geld	Mahnung, Ratenvereinbarung, Betreibungsauszug

Die letzte Zeile ist der häufigste Fall und der einzige, in dem Mahnwesen und Betreibung direkt weiterhelfen. Die Wege dazu stehen unter Mahnen und Betreibung.

Der Unterschied zwischen «bestreiten» und «nicht zahlen können» entscheidet über den ganzen weiteren Weg. Wer nicht zahlen kann, stimmt dir inhaltlich zu und braucht eine Ratenvereinbarung. Wer bestreitet, braucht eine Antwort auf seine Einwände. Eine Mahnung an jemanden, der inhaltlich widerspricht, verschärft nur den Ton.

Die ersten sieben Tage

Innert zwei Tagen antworten
Auch wenn du noch keine Antwort auf die Sache hast: Bestätige den Eingang und nenne ein Datum, bis wann du dich meldest. Schweigen ändert rechtlich nichts, aber die Gegenseite liest es im Zweifel als Zustimmung.
Die Beleglage zusammenstellen
Offerte, Auftragsbestätigung, Rapporte mit Unterschrift, Mails, Fotos, Lieferscheine, Abnahmeprotokoll. Leg alles in eine Reihenfolge nach Datum. Wenn eine Lücke sichtbar wird, weisst du jetzt schon, wie das Gespräch ausgeht.
Selbst nachrechnen, ehrlich
Prüfe die Rechnung so, wie es die Gegenseite täte. Ein Fehler, den du selbst findest und korrigierst, kostet dich den Betrag. Derselbe Fehler, den der Kunde findet, kostet dich zusätzlich die Glaubwürdigkeit bei allen anderen Positionen.
Den unbestrittenen Teil beziffern und einfordern
Schreib in einem Satz, welcher Betrag nach der Rückmeldung des Kunden unstrittig ist, und setz dafür ein Zahlungsdatum. Halte fest, dass der Rest damit nicht erledigt ist.
Schriftlich festhalten, was strittig bleibt
Ein kurzer Brief oder eine Mail mit den Positionen, den Beträgen und deinen Belegen. Dieses Dokument ist später die Grundlage für die Schlichtung, und es zwingt beide Seiten, konkret zu werden.
Einen Termin setzen, an dem du entscheidest
Kulanz, Schlichtung oder Betreibung, und zwar an einem Datum, das du jetzt in den Kalender schreibst. Offene Streitfälle, die niemand abschliesst, kosten am Ende mehr als jeder Nachlass.

Der unbestrittene Teil ist dein bestes Werkzeug

Das Obligationenrecht hilft dir hier mehr, als die meisten wissen. Der Gläubiger braucht eine Teilzahlung nicht anzunehmen, wenn die gesamte Schuld feststeht und fällig ist. Will er sie aber annehmen, «so kann der Schuldner die Zahlung des von ihm anerkannten Teiles der Schuld nicht verweigern» (OR Art. 69 Abs. 2). Übersetzt: Sobald der Kunde einen Teil zugesteht, kannst du genau diesen Teil sofort verlangen. Die Diskussion über den Rest läuft unabhängig davon weiter.

Sanitärbetrieb: Regierechnung, sechs Stunden strittig

Arbeit 26.5 Stunden à CHF 118.00: CHF 3'127.00
Material: CHF 842.50
Zwischentotal netto: CHF 3'969.50
MwSt 8.1 Prozent: CHF 321.53
Rechnungsbetrag: CHF 4'291.03
Der Kunde bestreitet 6.0 Stunden, netto CHF 708.00, brutto: CHF 765.35
Unbestritten und sofort einforderbar: CHF 3'525.68

Aus einer Rechnung, die als Ganzes blockiert war, werden so CHF 3'525.68, die in zwei Wochen auf dem Konto sein können, und CHF 765.35, über die ihr in Ruhe reden könnt. Nimm den Teilbetrag an und quittiere ihn genau: Hat der Schuldner mehrere Schulden bei dir, darf er bei der Zahlung erklären, welche er tilgen will (OR Art. 86 Abs. 1). Fehlt eine Erklärung, zählt, was du in der Quittung bezeichnest, sofern er nicht sofort widerspricht (Abs. 2). Bitte deinen Kunden deshalb, die Rechnungsnummer in die Zahlungsmitteilung zu schreiben.

Wenn Mängel im Spiel sind

Ein Mangel ist kein Rechnungsfehler, sondern ein eigener Anspruch mit eigenen Fristen. Sind die Mängel erheblich und das Werk für den Besteller unbrauchbar, kann er die Annahme verweigern; sind sie weniger erheblich, kann er einen dem Minderwert entsprechenden Abzug am Lohn machen oder die unentgeltliche Verbesserung verlangen (OR Art. 368 Abs. 1 und 2). Bei einer Baute ist der Anspruch auf unentgeltliche Verbesserung seit dem 1. Januar 2026 zwingend und kann nicht im Voraus ausgeschlossen werden (Abs. 2bis).

Prüfe deshalb zuerst die Rüge selbst: Wann ist sie eingetroffen, und ist sie rechtzeitig? Beim unbeweglichen Werk beträgt die Frist 60 Tage, und eine kürzere Vereinbarung ist unwirksam (OR Art. 367 Abs. 1bis). Achtung beim Datum des Vertrags: Die Änderung vom 20. Dezember 2024 enthält keine Übergangsbestimmung, und für Verträge, die vor dem 1. Januar 2026 geschlossen wurden, gilt nach verbreiteter Auffassung das bisherige Recht. Details dazu stehen unter Mängelrüge: 60 Tage seit 2026 und Bis wann muss der Kunde Mängel rügen?. Ist die Rüge berechtigt, ist die schnellste und billigste Antwort fast immer die Nachbesserung, nicht der Streit über den Betrag.

Achtung: In der Praxis behält ein Kunde bei einem Mangel oft die ganze Rechnung zurück, auch wenn nur eine Position betroffen ist. Wie weit er das darf, hängt vom Einzelfall ab: vom Gewicht des Mangels, vom Wert der übrigen Leistung und davon, was vereinbart wurde. Verlass dich nicht auf eine Faustregel. Schreib stattdessen auf, was unbestritten geliefert wurde, und verlange diesen Teil.

Verzug, Zins und Verjährung laufen weiter

Eine Bestreitung ist kein Rechtsmittel. Ist die Forderung fällig und der Kunde gemahnt, ist er in Verzug (OR Art. 102 Abs. 1), und der gesetzliche Verzugszins von 5 Prozent läuft (OR Art. 104 Abs. 1). Das gilt für den Teil der Forderung, der am Ende berechtigt ist. Stellt sich heraus, dass der Kunde recht hatte, war er insoweit nie in Verzug.

Wichtiger ist die Verjährung. Unterbrochen wird sie durch Anerkennung des Schuldners, namentlich auch durch Abschlagszahlungen, sowie durch Betreibung, Schlichtungsgesuch, Klage oder Einrede (OR Art. 135). Verhandlungen, Mails und Mahnungen stehen nicht in dieser Liste. Ein Streit, der sich über Jahre zieht, kann dich also die Forderung kosten, obwohl du im Recht bist. Wie lange deine Frist läuft, steht unter Wann eine Rechnung verjährt.

Schlichtung oder Betreibung: was wozu passt

Punkt	Betreibung	Schlichtungsverfahren
Passt, wenn	der Kunde nicht zahlen will oder kann, inhaltlich aber nichts Ernsthaftes einwendet	ihr über Menge, Preis oder Qualität wirklich uneinig seid
Beweis nötig?	Nein; im Begehren nennst du nur die Forderungsurkunde und ihr Datum oder, wenn es keine gibt, den Grund der Forderung (SchKG Art. 67 Abs. 1 Ziff. 4)	Nein, aber ohne Unterlagen gibt es keine Einigung
Was die Gegenseite tun kann	Rechtsvorschlag, sofort oder innert zehn Tagen (SchKG Art. 74 Abs. 1); er stellt die Betreibung ein (Art. 78 Abs. 1)	Nicht erscheinen; dann wird verfahren, wie wenn keine Einigung zustande gekommen wäre (ZPO Art. 206 Abs. 2)
Anwaltskosten der Gegenseite	Können dich am Ende treffen, wenn du vor Gericht unterliegst	Im Schlichtungsverfahren werden keine Parteientschädigungen gesprochen (ZPO Art. 113 Abs. 1)
Mögliches Ergebnis	Zahlungsbefehl; bei Rechtsvorschlag nur weiter über die Rechtsöffnung	Einigung, Entscheidvorschlag bis CHF 10'000.00 oder Entscheid bis CHF 2'000.00 auf Antrag
Wirkung auf die Verjährung	Unterbricht sie (OR Art. 135 Ziff. 2)	Unterbricht sie ebenfalls (OR Art. 135 Ziff. 2)

Dem Entscheidverfahren geht ein Schlichtungsversuch voraus (ZPO Art. 197). Bei einer bestrittenen Rechnung ist das also ohnehin dein Weg, wenn du klagen willst. Vermögensrechtliche Streitigkeiten bis zu einem Streitwert von CHF 2'000.00 kann die Schlichtungsbehörde auf Antrag der klagenden Partei gleich selbst entscheiden (Art. 212 Abs. 1), bis CHF 10'000.00 kann sie einen Entscheidvorschlag unterbreiten (Art. 210 Abs. 1 Bst. c). Kommt keine Einigung zustande, erhältst du die Klagebewilligung und hast danach drei Monate Zeit, beim Gericht zu klagen (Art. 209 Abs. 3). Bis zu einem Streitwert von CHF 30'000.00 gilt dort das vereinfachte Verfahren (Art. 243 Abs. 1). Erst ab CHF 100'000.00 können beide Parteien gemeinsam auf die Schlichtung verzichten (Art. 199 Abs. 1).

Eine Betreibung gegen einen Kunden, der ernsthaft bestreitet, endet fast immer im Rechtsvorschlag. Danach brauchst du einen Titel, und den hast du bei einer bestrittenen Werklohnforderung meist nicht. Was dann geht, steht unter Rechtsvorschlag: was nun?. Wenn Bestreiten nur ein Vorwand ist, ist die Betreibung dagegen das richtige und günstige Mittel: Betreibung einleiten.

Ein Detail, das im Streit oft hilft: Bestreitet der Betriebene die Forderung nur teilweise, hat er den bestrittenen Betrag genau anzugeben; unterlässt er das, gilt die ganze Forderung als bestritten (SchKG Art. 74 Abs. 2). Legt er sich fest, kann die Betreibung für den unbestrittenen Betrag fortgesetzt werden (Art. 78 Abs. 2). Wer also pauschal widerspricht, blockiert vorerst alles, muss sich aber spätestens beim Gericht festlegen.

Die Antwort, die du schreibst

Ein Brief, der sachlich bleibt, beziffert und ein Datum nennt, löst mehr Fälle als jede Drohung. Setz die Bausteine in eckigen Klammern ein und streich, was nicht passt.

Antwort auf eine bestrittene Rechnung

Betreff: Ihre Rückmeldung zur Rechnung Nr. [Nummer] vom [Datum]

Sehr geehrte Frau [Name]

Besten Dank für Ihre Rückmeldung vom [Datum]. Sie beanstanden [Position, Menge oder Betrag]. Ich habe das geprüft und halte fest:

1. Vereinbart war [Leistung] gemäss Offerte Nr. [Nummer] vom [Datum], die Sie am [Datum] angenommen haben.
2. Ausgeführt wurde [Leistung] gemäss Rapport Nr. [Nummer] vom [Datum], unterzeichnet von [Name].
3. Zusätzlich bestellt wurde [Leistung] mit Ihrer E-Mail vom [Datum].

[Falls berechtigt: Ihren Einwand zu Position [Nummer] anerkenne ich. Sie erhalten dafür eine Gutschrift über CHF [Betrag].]

Nach Ihrer Rückmeldung ist ein Betrag von CHF [Betrag] unbestritten. Ich bitte Sie, diesen Teilbetrag bis zum [Datum] zu überweisen. Der strittige Restbetrag von CHF [Betrag] ist damit nicht erledigt; darüber sprechen wir separat.

Für ein Gespräch stehe ich bis zum [Datum] zur Verfügung. Kommen wir nicht zusammen, werde ich den strittigen Teil der Schlichtungsbehörde unterbreiten.

Freundliche Grüsse
[Name]

Was du beim nächsten Auftrag anders machst

Den Rapport unterschreiben lassen, vollständig ausgefüllt. Was auf der Baustelle bestätigt wurde, wird selten drei Wochen später bestritten. Wie ein belastbarer Rapport aussieht, steht unter Arbeitsrapport richtig führen.
Jede Zusatzbestellung schriftlich melden, bevor du sie ausführst. Ein Nachtrag, der erst auf der Rechnung auftaucht, ist der klassische Auslöser einer Bestreitung: Nachtrag und Mehrkosten anmelden.
Bei Regie den Ansatz vorher nennen und Zwischenstände schicken. Ein Kunde, der nach 40 Stunden zum ersten Mal eine Zahl sieht, rechnet nach. Einer, der wöchentlich informiert wurde, nicht.
Grosse Aufträge in Teilrechnungen zerlegen. Dann ist der strittige Betrag im schlimmsten Fall eine Rate und nicht das ganze Projekt: Akonto und Schlussrechnung.
Zahlungsbedingungen und Verzugsfolgen in die Offerte schreiben, nicht erst auf die Rechnung: Zahlungsbedingungen formulieren.

So macht es KIDESK

Zahlt ein Kunde nur einen Teil, erfasst du den Zahlungseingang, und die Rechnung bleibt mit dem Restbetrag offen. Einigt ihr euch später auf einen Abzug, buchst du den Rest als Skonto oder als Abschreibung aus, statt die Rechnung zu löschen; die MwSt-Auswertung rechnet den Abzug im richtigen Quartal ein. Ist eine Position wirklich falsch, machst du eine Gutschrift und schreibst neu. Am Beleg siehst du den ganzen Verlauf: wann die Rechnung rausging, welche Beilagen mitgingen und wann dein Kunde sie online geöffnet hat. Den Rapport und die Abnahme lässt du direkt auf dem Gerät unterschreiben, mit Mängelliste und Fotos.

Rechnungen in KIDESK Aufträge, Rapport und Abnahme

Häufige Fragen

Darf ich mahnen, obwohl der Kunde die Rechnung bestreitet?

Rechtlich ja: Die Mahnung setzt den Schuldner bei einer fälligen Forderung in Verzug (OR Art. 102 Abs. 1). Praktisch bringt sie wenig, solange der Einwand nicht beantwortet ist. Sinnvoller ist eine Antwort auf die Sache, verbunden mit einer Zahlungsaufforderung für den unbestrittenen Teil.

Muss ich eine Teilzahlung annehmen?

Nein. Steht die gesamte Schuld fest und ist sie fällig, brauchst du eine Teilzahlung nicht anzunehmen (OR Art. 69 Abs. 1). Bei einer bestrittenen Rechnung ist die Annahme aber fast immer klüger: Sie bringt dir Geld, und der Kunde kann die Zahlung des von ihm anerkannten Teils dann nicht mehr verweigern (Abs. 2).

Der Kunde reklamiert erst nach der Mahnung. Ist das zu spät?

Für den Rechnungsinhalt gibt es keine gesetzliche Reklamationsfrist, für Mängel schon. Beim unbeweglichen Werk sind es 60 Tage ab Ablieferung und Prüfung, bei verdeckten Mängeln ab Entdeckung (OR Art. 367 Abs. 1bis und Art. 370 Abs. 4), und zwar bei Verträgen ab dem 1. Januar 2026; für ältere Verträge gilt nach verbreiteter Auffassung das bisherige Recht. Prüfe also zuerst, ob es um einen Mangel geht, und halte den Eingang der Rüge mit Datum fest.

Kann ich eine bestrittene Forderung trotzdem betreiben?

Ja. Einen Beweis der Forderung brauchst du dafür nicht; im Begehren stehen die Forderungsurkunde mit Datum oder, wenn es keine gibt, der Grund der Forderung (SchKG Art. 67 Abs. 1 Ziff. 4). Erhebt der Kunde Rechtsvorschlag, steht das Verfahren aber still, und du kommst nur mit einem Entscheid weiter, der ihn beseitigt. Bei einem echten Streit über Menge oder Qualität ist die Schlichtungsbehörde meist der schnellere Weg.

Was kostet mich ein Schlichtungsverfahren?

Die Tarife für die Prozesskosten setzen die Kantone fest (ZPO Art. 96 Abs. 1), frag also die Schlichtungsbehörde deines Kreises nach dem Ansatz für deinen Streitwert. Wichtig für die Kalkulation: Im Schlichtungsverfahren werden keine Parteientschädigungen gesprochen (ZPO Art. 113 Abs. 1). Den Anwalt der Gegenseite musst du dort also nicht bezahlen.

Soll ich nachgeben, um den Kunden zu behalten?

Das ist eine kaufmännische Entscheidung, keine rechtliche. Rechne aus, was der strittige Betrag ist, was dich Zeit und Nerven kosten, und was der Kunde in den nächsten drei Jahren wert ist. Wenn du nachgibst, dann sichtbar und einmalig, mit einer Gutschrift und einem Satz dazu, warum es eine Ausnahme ist.

Quellen

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.

Der Kunde bestreitet die Rechnung. Was jetzt zählt.