Was eine Treuhandstelle für einen Kleinbetrieb übernimmt
| Aufgabe | Was dahintersteckt | Wer es im Kleinbetrieb meist macht |
|---|---|---|
| Laufende Buchführung | Belege verbuchen, Zahlungen zuordnen, Konten führen | Treuhandstelle, je nach Abmachung monatlich oder quartalsweise |
| Mehrwertsteuer | Abrechnung erstellen und über das Portal der Steuerverwaltung einreichen | Treuhandstelle, der Betrieb liefert Journal und Belege |
| Jahresabschluss | Abgrenzungen, Abschreibungen, Bilanz und Erfolgsrechnung | Treuhandstelle |
| Steuererklärung | Betrieb und, bei der Einzelfirma, gleich auch die private Erklärung | Treuhandstelle |
| Löhne | Lohnabrechnungen, Sozialversicherungen, Lohnausweise, Jahresmeldungen | Treuhandstelle oder eine eigene Lohnsoftware |
| Revision | Prüfung der Jahresrechnung durch eine zugelassene Revisionsstelle | Nur wenn eine Revisionspflicht besteht, und dann mit Zulassung |
Welche Titel etwas bedeuten
«Treuhandbüro» darf jede und jeder an die Tür schreiben. Einen Berufsschutz wie bei Anwältinnen oder Ärzten gibt es nicht. Geschützt sind nur die Titel aus der Berufsbildung: Wer sie führt, muss den entsprechenden Abschluss haben (BBG Art. 36). Im Alltag begegnen dir drei Stufen: der eidgenössische Fachausweis (Berufsprüfung), das Diplom als Expertin oder Experte in Rechnungslegung und Controlling oder als Treuhandexpertin, und die Zulassung als Revisor oder Revisionsexperte.
Die Zulassung als Revisor kannst du selbst in einem amtlichen Register nachschlagen: Das öffentliche Register der Eidgenössischen Revisionsaufsichtsbehörde zeigt, wer als zugelassener Revisor oder als zugelassenes Revisionsunternehmen eingetragen ist. Für die laufende Buchführung braucht es diese Zulassung nicht, für die Prüfung deiner Jahresrechnung schon: bei der eingeschränkten Revision einen zugelassenen Revisor, bei der ordentlichen einen zugelassenen Revisionsexperten (OR Art. 727b und 727c).
Treuhandstelle und Revisionsstelle sind zwei Rollen
Die Treuhandstelle baut deine Zahlen auf, die Revisionsstelle prüft sie. Bei der eingeschränkten Revision dürfen beide Rollen bei derselben Firma liegen: Das Mitwirken bei der Buchführung ist ausdrücklich zulässig, und entsteht dabei das Risiko, eigene Arbeiten zu überprüfen, muss durch geeignete organisatorische und personelle Massnahmen eine verlässliche Prüfung sichergestellt werden (OR Art. 729 Abs. 2). Bei der ordentlichen Revision ist das Mitwirken bei der Buchführung mit der Unabhängigkeit nicht vereinbar (OR Art. 728 Abs. 2 Ziff. 4). Ob dein Betrieb überhaupt eine Revisionsstelle braucht, klärt die Frage Brauche ich einen Treuhänder?.
Die Verantwortung bleibt bei dir
Das ist der Punkt, der im Kleinbetrieb am häufigsten überrascht. Die Treuhandstelle arbeitet in deinem Auftrag, ihre Arbeit befreit dich aber nicht von deinen eigenen Pflichten: Für die Angaben in der Steuererklärung stehst du ein, für die Mehrwertsteuer haftest du, und die zehnjährige Aufbewahrung der Geschäftsbücher und Belege ist deine Pflicht (OR Art. 958f), nicht die deiner Treuhänderin. Macht sie einen Fehler, haftet sie dir gegenüber nach Auftragsrecht (OR Art. 398), gegenüber der Steuerverwaltung bleibst trotzdem du der Ansprechpartner.
Drei Dinge, die vor der ersten Zusammenarbeit geklärt gehören
- Wer macht die Arbeit wirklich? Im Erstgespräch sitzt oft die Inhaberin, gebucht wird danach von einer Mitarbeiterin. Beides ist in Ordnung, aber du solltest wissen, wen du bei einer Frage anrufst.
- Umfang und Honorar schriftlich. Pauschale oder Stundenansatz, was darin enthalten ist und was zusätzlich verrechnet wird. Ohne diese Zeile beginnt jede Diskussion bei null.
- Wem gehören die Daten? Deine Belege und deine Buchhaltung gehören dir. Lass dir zusagen, dass du beim Ende des Mandats alle Daten in einem lesbaren Format bekommst. Sonst hast du ein Problem mit der Aufbewahrungspflicht, nicht die Treuhandstelle.
So macht es KIDESK
KIDESK führt keine Finanzbuchhaltung und ersetzt die Treuhandstelle nicht. Es liefert ihr das Material, auf zwei Wegen. Erstens als Paket: ein ZIP je Monat, Quartal oder Jahr mit einer Buchungsliste als CSV-Datei, einer Datei für den Import in Banana und allen Belegen als PDF und JPG, dazu auf Wunsch Rechnungsjournal, Zahlungsliste und eine Datei für DATEV. Zweitens als eigener Zugang: eine Rolle mit reiner Lesesicht, mit der deine Treuhandstelle Belege und Rechnungen selbst anschaut, direkt am Beleg nachfragt und fehlende Unterlagen anfordert. Die Treuhandstelle zahlt dafür nichts.
Häufige Fragen
Heisst es Treuhandstelle, Treuhandbüro oder Treuhänder?
Alle drei meinen dasselbe. «Treuhandstelle» und «Treuhandbüro» bezeichnen die Firma, «Treuhänderin» oder «Treuhänder» die Person. In der Schweiz ist das der übliche Ausdruck; «Steuerberater» ist ein deutscher Begriff und meint eine andere, dort geschützte Berufsrolle.
Was kostet eine Treuhandstelle?
Das hängt vom Umfang ab: Zahl der Belege, Lohnbuchhaltung ja oder nein, Mehrwertsteuer, Abschluss. Verlangt wird eine Pauschale oder ein Stundenansatz. Verlange eine schriftliche Offerte mit klarem Leistungsumfang, sonst vergleichst du Zahlen, die verschiedene Dinge meinen.
Kann ich die Treuhandstelle mitten im Jahr wechseln?
Ja. Der Auftrag kann jederzeit widerrufen oder gekündigt werden (OR Art. 404), bei Kündigung zur Unzeit schuldet die kündigende Partei Schadenersatz. Praktisch ist ein Wechsel auf den Abschluss oder auf ein Quartalsende am einfachsten, weil dann alle Zahlen einen sauberen Schnitt haben.
Darf die Treuhandstelle meine Mehrwertsteuer einreichen?
Ja, über das Portal der Steuerverwaltung mit einer entsprechenden Berechtigung. Die Verantwortung für die eingereichte Abrechnung bleibt bei dir als steuerpflichtiger Person.
Quellen
- Obligationenrecht (OR), Art. 394, 398 und 404: Auftrag, Sorgfalt und Haftung, Beendigung
- OR Art. 727b und 727c: Anforderungen an die Revisionsstelle
- OR Art. 729: Unabhängigkeit bei der eingeschränkten Revision
- OR Art. 728: Unabhängigkeit bei der ordentlichen Revision
- OR Art. 958f: Aufbewahrung der Geschäftsbücher während zehn Jahren
- Berufsbildungsgesetz (BBG), Art. 36: Titelschutz
- Schweizerisches Strafgesetzbuch (StGB), Art. 321: Verletzung des Berufsgeheimnisses
- Eidgenössische Revisionsaufsichtsbehörde: öffentliches Register der zugelassenen Revisorinnen und Revisionsunternehmen
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
