Zuerst: welcher Abschluss für dich gilt
Das Obligationenrecht (OR) kennt zwei Stufen, und davon hängt ab, wie aufwendig dein Abschluss wird. Entscheidend ist der Umsatzerlös des letzten Geschäftsjahres und die Rechtsform.
| Wer | Was zu erstellen ist | Grundlage |
|---|---|---|
| Einzelunternehmen und Personengesellschaften ab CHF 500'000.00 Umsatzerlös, dazu alle juristischen Personen | Geschäftsbericht mit Jahresrechnung: Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang. Einzelunternehmen und Personengesellschaften dürfen auf den Anhang verzichten, solange sie nicht nach den Vorschriften für grössere Unternehmen abschliessen müssen (OR Art. 959c Abs. 3) | OR Art. 957 Abs. 1 und Art. 958 Abs. 2 |
| Einzelunternehmen und Personengesellschaften unter CHF 500'000.00 Umsatzerlös | Buchhaltung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage, umgangssprachlich Milchbüchleinrechnung | OR Art. 957 Abs. 2 |
| Beide | Die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung gelten, für die zweite Gruppe sinngemäss | OR Art. 957 Abs. 3 und Art. 958c |
Die Termine, an denen du dich ausrichtest
| Frist | Was fällig ist | Grundlage |
|---|---|---|
| 30. Januar | Lohndeklaration bei der Ausgleichskasse einreichen, wenn du Personal hast: innert 30 Tagen nach Ablauf des Kalenderjahres | AHVV Art. 36 Abs. 2 und 3 |
| 60 Tage nach der letzten Abrechnungsperiode | Die letzte ordentliche MwSt-Abrechnung des Jahres einreichen und bezahlen | MWSTG Art. 71 Abs. 1 und Art. 86 Abs. 1 |
| Abrechnung über die Periode mit dem 180. Tag | Spätester Zeitpunkt, um beim Abschluss entdeckte Mängel in den MwSt-Abrechnungen zu korrigieren. Bei Kalenderjahr und Quartalsabrechnung ist das die Abrechnung über das zweite Quartal, fällig Ende August | MWSTG Art. 72 Abs. 1 |
| 6 Monate nach Geschäftsjahresende | Geschäftsbericht erstellen und dem zuständigen Organ zur Genehmigung vorlegen | OR Art. 958 Abs. 3 |
| Kantonal verschieden | Steuererklärung des Betriebs oder der Inhaberin | Kantonales Steuerrecht, Fristverlängerung meist möglich |
Die Checkliste, Schritt für Schritt
- 01
Kasse zählen und Bank abstimmen
Zähl das Bargeld am Stichtag und halte den Bestand schriftlich fest. Hol dir die Kontoauszüge aller Geschäftskonten lückenlos über das ganze Jahr und prüfe, ob der Saldo per Stichtag mit deiner Buchhaltung übereinstimmt. Eine Differenz, die du im Januar suchst, findest du; eine, die du im Juni suchst, kostet Honorar.
- 02
Offene Kundenrechnungen auflisten
Alle Rechnungen, die am Stichtag noch nicht bezahlt sind, gehören auf eine Liste mit Nummer, Datum, Kunde und Betrag. Prüfe dabei, welche Forderung wohl nicht mehr kommt: Rechnest du nach vereinbarten Entgelten ab, hast du auf dieser Forderung bereits Mehrwertsteuer deklariert. Wird das Entgelt korrigiert, passt du die Umsatzsteuerschuld in dem Zeitpunkt an, in dem du die Korrektur verbuchst (MWSTG Art. 41 Abs. 1).
- 03
Lieferantenrechnungen vollständig erfassen
Alles, was das alte Jahr betrifft, gehört ins alte Jahr, auch wenn die Rechnung erst im Januar eintrifft. Geh die Ablage und das Postfach gezielt nach Rechnungen mit Leistungsdatum im Dezember durch.
- 04
Angefangene Arbeiten bewerten
Aufträge, die am Stichtag begonnen, aber noch nicht fakturiert sind, sind Vermögen und gehören in den Abschluss. Wie du sie bewertest, steht im nächsten Abschnitt.
- 05
Lager und Werkzeug aufnehmen
Material, Ersatzteile und Handelsware zählst du am Stichtag. Der Bestand der einzelnen Positionen ist durch ein Inventar oder auf andere Art nachzuweisen (OR Art. 958c Abs. 2). Eine Liste mit Menge, Einheit, Einstandspreis und Datum genügt, unterschrieben von der Person, die gezählt hat.
- 06
Abgrenzungen festhalten
Versicherungsprämien, Miete, Leasing, Abonnemente und Zinsen laufen selten sauber vom 1. Januar bis 31. Dezember. Notiere, welcher Teil einer Zahlung ins neue Jahr gehört und welcher Ertrag noch ins alte. Das ist der Punkt, an dem eine kurze Liste deiner Treuhandstelle Stunden spart.
- 07
Abschreibungen und Rückstellungen vorbereiten
Der nutzungs- und altersbedingte Wertverlust muss durch Abschreibungen berücksichtigt werden (OR Art. 960a Abs. 3). Lassen vergangene Ereignisse einen Mittelabfluss in künftigen Jahren erwarten, sind Rückstellungen zu bilden (OR Art. 960e Abs. 2), etwa für Garantiearbeiten an einem abgeschlossenen Auftrag. Die Sätze und Beträge legst du nicht allein fest, aber du lieferst die Liste der Anschaffungen und der offenen Garantiefälle.
- 08
Privatanteile kennzeichnen
Fahrzeug, Telefon, Büroraum in der Wohnung, Einkäufe, die über das Geschäftskonto gelaufen sind: Markiere den privaten Teil jetzt, statt ihn im Sommer zu zweit zu schätzen. Für die Mehrwertsteuer ist der Anteil ausserhalb der unternehmerischen Tätigkeit zu korrigieren (MWSTG Art. 30).
- 09
Mehrwertsteuer abstimmen
Vergleiche den Umsatz der Buchhaltung mit dem, was du in den Abrechnungen des Jahres deklariert hast: vier bei der effektiven Methode, zwei mit dem Saldosteuersatz. Typische Differenzen: Gutschriften, Skonti, Debitorenverluste, Erlöse ohne Steuer und Eigenleistungen. Die Differenz meldest du spätestens in der Abrechnung über die Periode, in die der 180. Tag nach Geschäftsjahresende fällt.
- 10
Belege bereitstellen und übergeben
Ein Beleg, eine Datei, sinnvoll benannt. Danach stellst du das Paket zusammen und vereinbarst einen festen Termin mit deiner Treuhandstelle. Was quartalsweise ohnehin läuft, steht im Ratgeber Übergabe an die Treuhandstelle.
Angefangene Arbeiten: die Position, die am meisten Geld bewegt
Im Handwerk liegt am 31. Dezember fast immer Arbeit beim Kunden, die begonnen und noch nicht verrechnet ist. Diese angefangenen Arbeiten sind Vermögen des Betriebs. Bei der Ersterfassung werden Aktiven höchstens zu den Anschaffungs- oder Herstellungskosten bewertet (OR Art. 960a Abs. 1). Liegt bei Vorräten und nicht fakturierten Dienstleistungen der Veräusserungswert unter Berücksichtigung noch anfallender Kosten am Bilanzstichtag darunter, ist dieser tiefere Wert einzusetzen (OR Art. 960c Abs. 1).
- Offerierter Werklohn ohne Mehrwertsteuer
- CHF 48'000.00
- Davon am Stichtag ausgeführt: 48'000.00 × 60 %
- CHF 28'800.00
- Bisher angefallene Löhne
- CHF 14'200.00
- Bisher verbrauchtes Material
- CHF 6'800.00
- Herstellungskosten zusammen
- CHF 21'000.00
- Bewertung: der tiefere der beiden Werte
- CHF 21'000.00
Wäre der Auftrag schlecht kalkuliert und der ausgeführte Teil nur noch CHF 18'000.00 wert, müsstest du diesen tieferen Wert einsetzen. Das ist das Vorsichtsprinzip in einem Satz. Wer die Position ganz weglässt, weist einen zu tiefen Gewinn aus und verletzt die Vollständigkeit der Rechnungslegung (OR Art. 958c Abs. 1). Mehr dazu steht unter Angefangene Arbeiten am Jahresende.
Liste zum Kopieren
Abschluss Geschäftsjahr 20___ , Stichtag ___.___.20___ Geld [ ] Kassenbestand gezählt und festgehalten [ ] Kontoauszüge aller Geschäftskonten, lückenlos bis Stichtag [ ] Saldo Buchhaltung gegen Kontoauszug abgestimmt Forderungen und Schulden [ ] Liste der offenen Kundenrechnungen per Stichtag [ ] Vermutlich uneinbringliche Forderungen markiert [ ] Alle Lieferantenrechnungen mit Leistung im alten Jahr erfasst [ ] Noch nicht eingetroffene Rechnungen notiert (Betrag geschätzt) Bestände [ ] Inventar Material und Handelsware: Menge, Einheit, Einstandspreis [ ] Angefangene Arbeiten je Auftrag: Stand in Prozent, Löhne, Material [ ] Anzahlungen von Kunden, die noch keine Leistung abdecken Abgrenzungen und Bewertung [ ] Vorausbezahlte Versicherungen, Mieten, Leasing, Abonnemente [ ] Noch geschuldete Löhne, Ferienguthaben, Boni [ ] Liste der Anschaffungen des Jahres mit Datum und Betrag [ ] Offene Garantiefälle und hängige Streitigkeiten Privat und Steuern [ ] Privatanteile markiert: Fahrzeug, Telefon, Raum, Einkäufe [ ] Umsatz der Buchhaltung gegen die MwSt-Abrechnungen des Jahres abgestimmt [ ] Differenz notiert, Korrektur in der Abrechnung mit dem 180. Tag eingeplant Übergabe [ ] Belege vollständig, ein Beleg eine Datei [ ] Offene Fragen auf einem Blatt gesammelt [ ] Termin mit der Treuhandstelle vereinbart
Danach: aufbewahren
Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind zehn Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ablauf des Geschäftsjahres (OR Art. 958f). Elektronisch ist das zulässig, solange die Unterlagen jederzeit lesbar gemacht werden können; Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind unterzeichnet aufzubewahren. Für die Mehrwertsteuer gilt dieselbe Zehnjahresfrist, für Unterlagen zu Immobilien zwanzig Jahre (MWSTG Art. 70 Abs. 2 und 3). Einzelheiten stehen im Ratgeber Belege digital aufbewahren.
So macht es KIDESK
KIDESK führt keine Finanzbuchhaltung und erstellt keinen Abschluss, das bleibt bei deiner Treuhandstelle. Es liefert die Vorleistung: die MwSt-Auswertung je Quartal als CSV-Datei und ein Export-Paket als ZIP für Monat, Quartal oder Jahr. Darin liegen die Buchungsliste, die Belegdateien als PDF und JPG und eine Datei für Banana, auf Wunsch dazu Rechnungsjournal, Zahlungen und ein DATEV-Buchungsstapel. Offene Forderungen siehst du auf der Startseite als Baustein nach Alter sortiert. Deine Treuhandstelle kann zusätzlich einen eigenen, nur lesenden Zugang bekommen und fehlende Unterlagen direkt anfordern.
Häufige Fragen
Muss mein Geschäftsjahr dem Kalenderjahr entsprechen?
Nein, es dauert in der Regel zwölf Monate, und du darfst einen anderen Stichtag wählen. Alle Fristen hängen dann an diesem Stichtag: sechs Monate für den Geschäftsbericht, 180 Tage für die MwSt-Korrektur. In der Praxis wählen Handwerksbetriebe das Kalenderjahr, weil Lohn- und Steuerunterlagen ohnehin so laufen.
Brauche ich als Einzelfirma überhaupt eine Bilanz?
Nur wenn du im letzten Geschäftsjahr mindestens CHF 500'000.00 Umsatzerlös erzielt hast (OR Art. 957 Abs. 1). Darunter genügt eine Buchhaltung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage. Viele Treuhandstellen erstellen trotzdem eine einfache Bilanz, weil Banken und Steuerbehörden danach fragen.
Was ist, wenn ich nach dem Abschluss einen Fehler in einer MwSt-Abrechnung finde?
Erkannte Mängel musst du nachträglich korrigieren, solange die Steuerforderung nicht rechtskräftig oder verjährt ist (MWSTG Art. 72 Abs. 2). Die 180-Tage-Frist ist der späteste Termin für das, was du beim Abschluss entdeckst, nicht das Ende jeder Korrekturmöglichkeit.
Kann ich Rechnungen ins neue Jahr schieben, um Steuern zu sparen?
Massgebend ist, wann die Leistung erbracht wurde, nicht wann du die Rechnung schreibst. Eine im Dezember fertig ausgeführte Arbeit gehört ins alte Jahr, entweder als Forderung oder als angefangene Arbeit. Das Verschieben verschiebt also nur die Rechnung, nicht den Ertrag.
Wie lange dauert der Abschluss bei der Treuhandstelle?
Das hängt fast nur an der Qualität deiner Unterlagen. Ein Paket, in dem Bankauszüge lückenlos sind, jede Buchung einen Beleg hat und Privatanteile markiert sind, ist eine andere Arbeit als eine Schachtel mit Quittungen. Einen festen Termin zu vereinbaren, hilft beiden Seiten mehr als jede Mahnung.
Quellen
- Obligationenrecht (OR), Art. 957: Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung
- OR Art. 958: Geschäftsbericht, Frist von sechs Monaten
- OR Art. 958c: Grundsätze ordnungsmässiger Rechnungslegung und Inventar
- OR Art. 960a und 960c: Bewertung, Abschreibungen, Vorräte und nicht fakturierte Dienstleistungen
- OR Art. 958f: Aufbewahrung während zehn Jahren
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 72: Korrektur von Mängeln in der Abrechnung
- MWSTG Art. 41: nachträgliche Änderung der Umsatzsteuerschuld und des Vorsteuerabzugs
- Mehrwertsteuerverordnung (MWSTV), Art. 128: Zusätzliche Unterlagen (Umsatz- und Vorsteuerabstimmung)
- Verordnung über die AHV (AHVV), Art. 36: Abrechnung und Ausgleich
- AHV-Merkblatt 2.01: Beiträge an die AHV, die IV und die EO
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
