Was eine Treuhandstelle für einen Kleinbetrieb macht
«Treuhand» ist ein Sammelbegriff. Zwei Unternehmen derselben Grösse können völlig verschiedene Mandate haben. Darum lohnt es sich, vor dem ersten Gespräch aufzuschreiben, welche dieser Pakete du wirklich abgeben willst.
| Paket | Was dazugehört | Wer es sonst noch machen könnte |
|---|---|---|
| Laufende Buchführung | Belege verbuchen, Zahlungen zuordnen, offene Posten führen | Du selbst, mit geordneten Unterlagen |
| Abschluss | Abgrenzungen, Abschreibungen, Bilanz und Erfolgsrechnung oder die Aufstellungen nach OR Art. 957 Abs. 2 | Selten jemand anders. Hier entstehen die teuren Fehler |
| Mehrwertsteuer | Abrechnung je Quartal, Halbjahr oder Jahr je nach Methode, Umsatzabstimmung, Korrekturen | Du selbst, über das Portal der Steuerverwaltung |
| Steuererklärung | Beilagen nach DBG Art. 125, Privatanteile, Abgrenzung Geschäft und Privat | Du selbst, wenn die Verhältnisse einfach sind |
| Löhne | Lohnabrechnungen, Sozialversicherungen, Lohnausweise, Quellensteuer | Eine spezialisierte Lohnstelle |
| Revision | Eingeschränkte oder ordentliche Prüfung der Jahresrechnung | Nur eine bei der Revisionsaufsichtsbehörde zugelassene Person |
Welche Titel etwas bedeuten und welche nicht
Nach dem Berufsbildungsgesetz darf einen geschützten Titel nur führen, wer den entsprechenden Abschluss hat (BBG Art. 36). Wer ihn sich trotzdem anhängt oder einen Titel benutzt, der diesen Eindruck erweckt, wird mit Busse bestraft (BBG Art. 63). Geschützt sind darum die Abschlüsse, nicht das Wort Treuhand an sich.
- Treuhänderin oder Treuhänder mit eidgenössischem Fachausweis: bestandene eidgenössische Berufsprüfung. Der Fachausweis ist der übliche Abschluss im Mandat eines Kleinbetriebs
- Dipl. Treuhandexpertin oder Treuhandexperte: eidgenössische höhere Fachprüfung, also die Stufe darüber
- Zugelassener Revisor oder Revisionsexperte: keine Schulbezeichnung, sondern eine Zulassung der Eidgenössischen Revisionsaufsichtsbehörde. Nur damit darf jemand deine Jahresrechnung als Revisionsstelle prüfen (OR Art. 727b und 727c)
- Treuhandbüro, Treuhandpartner, Buchhaltungsservice: Firmennamen. Sie sagen über die Ausbildung nichts aus
Sechs Fragen fürs erste Gespräch
«Wer macht meine Arbeit wirklich?»
Im Auftragsrecht muss die beauftragte Person das Geschäft grundsätzlich persönlich besorgen, ausser sie ist zur Übertragung ermächtigt oder die Vertretung ist üblich (OR Art. 398 Abs. 3). In der Praxis arbeitet fast immer ein Team. Frag, wer dein Ansprechpartner ist und wer ihn vertritt, wenn er in den Ferien ist.
«Haben Sie Mandate in meiner Grösse und meiner Branche?»
Ein Maler mit drei Leuten braucht etwas anderes als eine Beraterin mit einem Kunden im Ausland. Frag nach zwei, drei vergleichbaren Mandaten, nicht nach Namen, sondern nach Grösse, Rechtsform und Themen.
«Mit welchem Programm arbeiten Sie, und welche Dateien brauchen Sie?»
Die Antwort entscheidet, wie viel Handarbeit bei der Übergabe anfällt. Frag nach Format, Spaltenreihenfolge und Rhythmus. Details stehen im Ratgeber Belege an die Treuhandstelle übergeben.
«Wie rechnen Sie ab?»
Pauschale, Stundenansatz oder Mischform, und was ist eingeschlossen. Lass dir sagen, was eine Rückfrage kostet, denn davon hängt ab, wie sauber du liefern solltest.
«Wie schnell antworten Sie, und wann sind Sie erreichbar?»
Zwei Arbeitstage sind eine Zusage, «so schnell wie möglich» ist keine. Frag auch, wie es im März und im Herbst aussieht, wenn alle Abschlüsse gleichzeitig laufen.
«Was erwarten Sie von mir?»
Eine gute Treuhandstelle sagt dir im ersten Gespräch, was sie braucht und bis wann. Wer darauf keine Antwort hat, hat auch später keine.
Den Auftrag schriftlich festhalten
Rechtlich ist das Mandat ein Auftrag nach OR Art. 394. Eine Vergütung ist geschuldet, wenn sie verabredet oder üblich ist (Abs. 3). «Üblich» ist genau die Formulierung, über die man sich später streitet, darum gehört das Honorar auf Papier. Ein Vertrag muss nicht lang sein. Diese Punkte genügen für einen Kleinbetrieb.
1. Parteien: Betrieb und Treuhandstelle, mit Ansprechperson auf beiden Seiten. 2. Umfang: Welche Pakete sind eingeschlossen (laufende Buchführung, Abschluss, Mehrwertsteuer, Steuererklärung, Löhne) und welche ausdrücklich nicht. 3. Mitwirkung des Betriebs: Was wird geliefert, in welchem Format, bis wann (zum Beispiel bis zum zehnten Werktag nach Quartalsende). 4. Fristen der Treuhandstelle: Bis wann liegt der Abschluss vor, bis wann ist die Mehrwertsteuer-Abrechnung bereit. 5. Honorar: Pauschale oder Stundenansatz, was zusätzlich verrechnet wird, Rechnungsstellung und Zahlungsfrist. 6. Zugriffe: Welche Zugänge erhält die Treuhandstelle, wer darf bei der Steuerverwaltung was einreichen. 7. Daten und Geheimhaltung: Wo werden Daten bearbeitet, wer darf sie beiziehen, Vereinbarung zur Auftragsbearbeitung nach DSG Art. 9. 8. Ende: Kündigungsfrist als Absicht, Rückgabe aller Unterlagen und Dateien, Abrechnung angefangener Arbeiten. Ort, Datum, Unterschriften beider Seiten.
Datenschutz: die Treuhandstelle bearbeitet deine Daten in deinem Auftrag
Sobald jemand für dich Personendaten bearbeitet, etwa Kundenadressen oder Lohndaten, ist das eine Auftragsbearbeitung nach DSG Art. 9. Du darfst sie übertragen, wenn die Daten so bearbeitet werden, wie du selbst es dürftest, und keine Geheimhaltungspflicht entgegensteht. Du musst dich vergewissern, dass die Datensicherheit gewährleistet ist, und die Treuhandstelle darf die Bearbeitung nur mit deiner vorgängigen Genehmigung an einen Dritten weitergeben. Ein Satz im Vertrag dazu genügt.
Ein Berufsgeheimnis wie bei Anwältinnen und Ärzten hat die Treuhandstelle dagegen nicht. StGB Art. 321 zählt die Berufe abschliessend auf: Geistliche, Rechtsanwälte, Verteidiger, Notare, Patentanwälte, «nach Obligationenrecht zur Verschwiegenheit verpflichtete Revisoren», Ärzte, Apotheker, Hebammen, Psychologen und weitere Gesundheitsberufe, dazu ihre Hilfspersonen. Wer für dich bucht und die Steuererklärung macht, steht nicht in dieser Liste. Wer als Revisionsstelle prüft, schon: Sie wahrt das Geheimnis über ihre Feststellungen, soweit sie nicht von Gesetzes wegen zur Bekanntgabe verpflichtet ist (OR Art. 730b Abs. 2). Für das laufende Mandat heisst das: Die Geheimhaltung gehört ausdrücklich in den Vertrag.
Was du selbst vorbereitest
Ein sauber übergebenes Quartal kostet weniger als ein unsortiertes, und bezahlen tust du beides. Was genau die Treuhandstelle braucht, in welchem Rhythmus und in welchem Format, steht im eigenen Ratgeber Belege an die Treuhandstelle übergeben. Drei Dinge gehören davon in jedes Mandat.
- Ein fester Termin statt eines Vorsatzes. Zum Beispiel der zehnte Werktag nach Quartalsende, im Kalender eingetragen
- Privates sofort kennzeichnen. Nichts kostet mehr Zeit als ein Privatanteil, den zwei Leute im Nachhinein schätzen
- Die eigene Kopie behalten. Die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren liegt bei dir, nicht bei der Treuhandstelle (OR Art. 958f Abs. 1, DBG Art. 126 Abs. 3)
Zugang statt zwanzig Mailanhänge
Der übliche Weg ist eine Mail mit Anhängen, einmal im Quartal. Sie hat drei Nachteile: Anhänge gehen verloren, niemand weiss, welcher Stand der aktuelle ist, und dieselben Kundendaten liegen danach in zwei Postfächern. Besser ist ein eigener, rein lesender Zugang zu deinem System. Die Treuhandstelle holt sich, was sie braucht, wann sie es braucht, und fragt direkt am Beleg nach, statt eine Mail zu schreiben, die du in drei Tagen liest.
Dasselbe gilt bei der Mehrwertsteuer. Im Portal der Eidgenössischen Steuerverwaltung vergibst du Berechtigungen: Die Rolle Ausfüller bereitet die Abrechnung vor, die Rolle Einreicher reicht sie ein. Du kannst also das Vorbereiten abgeben und trotzdem selbst auf den Knopf drücken. Die Pflicht zur Abrechnung bleibt ohnehin bei dir (MWSTG Art. 71 Abs. 1).
Wenn es nicht passt: sauber trennen
Ein Wechsel ist kein Drama, wenn du ihn ordentlich machst. Rechtlich hast du zwei starke Ansprüche: Die beauftragte Person muss auf Verlangen jederzeit über ihre Geschäftsführung Rechenschaft ablegen und alles erstatten, was ihr aus dem Auftrag zugekommen ist (OR Art. 400 Abs. 1). Deine Belege, deine Daten und deine Auswertungen gehören also dir, nicht ihr.
Erst den Nachfolger suchen, dann kündigen
Ein Wechsel mitten im Abschluss ist teuer, weil zwei Stellen sich einarbeiten. Der beste Zeitpunkt ist nach dem abgeschlossenen und eingereichten Geschäftsjahr.
Schriftlich kündigen und die Rückgabe verlangen
Nenne einen Stichtag und liste auf, was du zurück willst: Originalbelege, Saldenliste, Kontoauszüge der Buchhaltung, letzte Jahresrechnung, offene Posten, Daten in einem lesbaren Format. Grundlage ist OR Art. 400 Abs. 1.
Zugänge zurücknehmen
Berechtigungen im Steuerportal, Zugänge zu deiner Software, Vollmachten bei Ausgleichskasse und Versicherungen. Jede vergessene Berechtigung ist ein offenes Fenster.
Handelsregister anpassen, wenn es um die Revisionsstelle geht
Die Revisionsstelle einer GmbH oder AG ist eingetragen. Wechsel oder Verzicht müssen beim Handelsregisteramt angemeldet werden, der Verzicht sogar vor Beginn des Geschäftsjahres (OR Art. 727a Abs. 2).
Was es kostet
Wir nennen hier keine Zahlen, weil es keine belastbare amtliche Quelle für Treuhandhonorare gibt und jede Angabe im Netz entweder Werbung oder Schätzung ist. Vergleichen lässt sich trotzdem, wenn du drei Offerten auf denselben Umfang einholst: Zahl der Belege pro Jahr, Zahl der Rechnungen, Abrechnungsmethode bei der Mehrwertsteuer, Zahl der Lohnempfänger, Rechtsform. Ohne diese fünf Angaben ist jede Offerte eine Zahl ohne Inhalt. Und rechne mit: Was du selbst sauber vorbereitest, drückt den Aufwand auf der Gegenseite direkt. Wer ungeordnete Belege abgibt, bezahlt das Sortieren zum Stundenansatz der Treuhandstelle.
So macht es KIDESK
KIDESK führt keine Finanzbuchhaltung. Es liefert die Vorstufe, und zwar auf zwei Wegen. Erstens das Treuhand-Paket: ein ZIP je Monat, Quartal oder Jahr mit einer Buchungsliste als CSV-Datei, einem Format für Banana und allen Belegdateien als PDF und JPG, dazu auf Wunsch Rechnungsjournal, Zahlungsliste und ein Format für DATEV. Zweitens der Treuhand-Zugang: eine eigene Rolle mit reiner Lesesicht, mit der deine Treuhandstelle Belege selbst anschaut, direkt am Beleg nachfragt und fehlende Dokumente anfordert. Sie zahlt dafür nichts.
Treuhand-Zugang und Export Treuhand-Export erstellen Belege erfassen
Häufige Fragen
Ist «Treuhänder» ein geschützter Titel?
Geschützt sind nach BBG Art. 36 die Titel, die in den Vorschriften zum jeweiligen Abschluss festgelegt sind, also «Treuhänderin mit eidgenössischem Fachausweis» oder «dipl. Treuhandexpertin». Wer einen geschützten Titel ohne bestandene Prüfung führt oder einen Titel verwendet, der diesen Eindruck erweckt, wird mit Busse bestraft (BBG Art. 63). Ein Firmenname wie «Muster Treuhand GmbH» sagt dagegen nichts über eine Ausbildung aus.
Woran erkenne ich, ob jemand meine Jahresrechnung prüfen darf?
An der Zulassung im öffentlichen Register der Eidgenössischen Revisionsaufsichtsbehörde. Für die eingeschränkte Revision braucht es eine zugelassene Revisorin, für die ordentliche eine zugelassene Revisionsexpertin (OR Art. 727b und 727c). Ohne Eintrag darf die Person deine Jahresrechnung nicht als Revisionsstelle prüfen.
Gehören meine Belege mir oder der Treuhandstelle?
Dir. Die beauftragte Person muss auf Verlangen jederzeit Rechenschaft ablegen und alles erstatten, was ihr aus dem Auftrag zugekommen ist (OR Art. 400 Abs. 1). Die Pflicht, Geschäftsbücher und Belege zehn Jahre aufzubewahren, trifft ebenfalls dich (OR Art. 958f Abs. 1). Behalte darum immer eine eigene Kopie, auch während des Mandats.
Kann ich mitten im Jahr wechseln?
Ja. Ein Auftrag kann von jeder Seite jederzeit widerrufen oder gekündigt werden (OR Art. 404 Abs. 1). Eine Kündigung zur Unzeit verpflichtet zum Ersatz des verursachten Schadens (Abs. 2). Praktisch ist der Wechsel nach einem abgeschlossenen und eingereichten Geschäftsjahr am günstigsten, weil sich nur eine Stelle einarbeiten muss.
Braucht die Treuhandstelle eine Vollmacht bei der Steuerverwaltung?
Für die Mehrwertsteuer vergibst du im Portal der Eidgenössischen Steuerverwaltung Berechtigungen: Ausfüller darf die Abrechnung vorbereiten, Einreicher darf sie einreichen. Für kantonale Steuern läuft es über die Vollmacht des jeweiligen Kantons. Die Pflichten bleiben in beiden Fällen bei dir.
Darf dieselbe Person buchen und revidieren?
Bei der eingeschränkten Revision ja: OR Art. 729 Abs. 2 erlaubt das Mitwirken bei der Buchführung und andere Dienstleistungen ausdrücklich, verlangt aber organisatorische und personelle Massnahmen, wenn dabei das Risiko entsteht, eigene Arbeiten zu prüfen. Bei der ordentlichen Revision ist die Mitwirkung bei der Buchführung mit der Unabhängigkeit unvereinbar (OR Art. 728 Abs. 2 Ziff. 4).
Quellen
- Obligationenrecht (OR), Art. 394, 398, 400 und 404: Auftrag, Sorgfalt, Rechenschaft, Beendigung
- OR Art. 727a, 727b, 727c, 728, 729 und 730b: Revisionsstelle, Zulassung, Unabhängigkeit und Geheimhaltung
- OR Art. 958f: Aufbewahrung der Geschäftsbücher während zehn Jahren
- Berufsbildungsgesetz (BBG), Art. 36 und 63: Titelschutz und Titelanmassung
- Datenschutzgesetz (DSG), Art. 9: Bearbeitung durch Auftragsbearbeiter
- Eidgenössische Revisionsaufsichtsbehörde: öffentliches Register der zugelassenen Revisorinnen und Revisionsunternehmen
- berufsberatung.ch (SDBB im Auftrag der Kantone): Treuhänderin oder Treuhänder mit eidg. Fachausweis
- ESTV: Mehrwertsteuer online abrechnen, Rollen Ausfüller und Einreicher
- Schweizerisches Strafgesetzbuch (StGB), Art. 321: Verletzung des Berufsgeheimnisses
- Zefix, zentraler Firmenindex des Handelsregisters
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
