Wann die Erinnerung rausgeht
Sieben bis zehn Tage nach dem Fälligkeitsdatum. Früher wirkt hektisch, später gewöhnt sich der Kunde daran, dass deine Fristen unverbindlich sind. Ein fixer Wochentag hilft: Wer jeden Montagmorgen die überfälligen Rechnungen durchgeht, verliert keine mehr aus den Augen und muss nie improvisieren.
Der Ton der ersten Stufe unterstellt nichts. Oft ist eine Rechnung schlicht im falschen Stapel gelandet und nicht bewusst liegen geblieben. Ein Satz, der dem Kunden eine goldene Brücke baut, kostet dich nichts und erhält die Beziehung. Ab der zweiten Stufe darf der Ton bestimmter werden, den Aufbau der drei Stufen zeigt der Ratgeber Mahnung schreiben.
Was hineingehört und warum
| Angabe | Warum sie dasteht |
|---|---|
| Rechnungsnummer und Rechnungsdatum | Damit die Buchhaltung deines Kunden die Rechnung ohne Rückfrage findet. |
| Offener Restbetrag, nicht der Rechnungsbetrag | Hat der Kunde eine Teilzahlung geleistet, wirkt der alte Betrag wie ein Fehler und die Erinnerung wird ignoriert. |
| Ursprüngliches Fälligkeitsdatum | Zeigt sachlich, wie lange die Rechnung offen ist, ohne Vorwurf. |
| Neue Frist als konkretes Datum | «Bis am 15. Oktober 2026» ist überprüfbar, «innert zehn Tagen» nicht. Ab wann die zehn Tage laufen, wäre sonst Auslegungssache. |
| Zahlteil oder Kontoangaben | Je weniger dein Kunde suchen muss, desto schneller kommt das Geld. |
| Name und Telefonnummer einer Ansprechperson | Wer eine Unstimmigkeit hat, soll anrufen statt schweigen. |
| Satz für den Fall der Überschneidung | Wenn sich Erinnerung und Zahlung gekreuzt haben, nimmt dieser Satz die Peinlichkeit auf beiden Seiten weg. |
Die Zahlungserinnerung als Brief
Dieser Text liegt auch als Word-Datei bereit. Die Angaben in eckigen Klammern ersetzt du durch deine eigenen.
Betreff: Zahlungserinnerung zur Rechnung Nr. [NUMMER] vom [RECHNUNGSDATUM] Guten Tag [ANREDE NAME] Bei der Durchsicht unserer offenen Posten ist uns aufgefallen, dass die Rechnung Nr. [NUMMER] vom [RECHNUNGSDATUM] über CHF [BETRAG] noch offen ist. Die Zahlungsfrist ist am [FÄLLIGKEITSDATUM] abgelaufen. Wir gehen davon aus, dass die Rechnung schlicht untergegangen ist, das passiert im Tagesgeschäft. Wir bitten Sie deshalb, den offenen Betrag bis am [NEUE FRIST] zu begleichen. Den Zahlteil legen wir diesem Schreiben nochmals bei. Sollte mit der Rechnung etwas nicht stimmen, melden Sie sich bitte direkt bei [ANSPRECHPERSON], Telefon [TELEFON]. Wir klären das gerne. Hat sich diese Erinnerung mit Ihrer Zahlung gekreuzt, betrachten Sie sie bitte als gegenstandslos. Freundliche Grüsse [FIRMA] [NAME]
Dieselbe Erinnerung als E-Mail
Per E-Mail darf es kürzer sein. Wichtig ist, dass die Rechnung als PDF im Anhang mitgeht: Ein Kunde, der die Rechnung erst suchen muss, zahlt später.
Betreff: Offene Rechnung Nr. [NUMMER] über CHF [BETRAG] Guten Tag [ANREDE NAME] Unsere Rechnung Nr. [NUMMER] vom [RECHNUNGSDATUM] über CHF [BETRAG] ist seit dem [FÄLLIGKEITSDATUM] offen. Vermutlich ist sie untergegangen. Dürfen wir Sie bitten, den Betrag bis am [NEUE FRIST] zu überweisen? Die Rechnung mit Zahlteil finden Sie nochmals im Anhang. Falls etwas unklar ist oder eine Position nicht stimmt, rufen Sie mich einfach an: [TELEFON]. Freundliche Grüsse [NAME], [FIRMA]
Kurz am Telefon oder als Nachricht
Bei Stammkunden, mit denen du ohnehin täglich sprichst, ist ein Anruf oft schneller als jeder Brief. Halte danach schriftlich fest, was abgemacht wurde. Ein kurzes schriftliches Wort hilft, wenn später der Zinsbeginn belegt werden muss.
Guten Tag [NAME], wie eben besprochen: Die Rechnung Nr. [NUMMER] über CHF [BETRAG] ist noch offen, Frist war der [FÄLLIGKEITSDATUM]. Sie überweisen den Betrag bis am [NEUE FRIST]. Die Rechnung mit Zahlteil habe ich Ihnen nochmals per E-Mail geschickt. Freundliche Grüsse, [NAME], [FIRMA]
Was die Erinnerung rechtlich bewirkt
Das Gesetz kennt das Wort Zahlungserinnerung nicht. Es kennt nur die Mahnung: Ist eine Forderung fällig, wird der Schuldner durch die Mahnung des Gläubigers in Verzug gesetzt (Art. 102 Abs. 1 OR). Entscheidend ist also nicht, wie du das Schreiben nennst, sondern dass daraus klar hervorgeht, dass du die Zahlung verlangst. Ein höflicher Ton schadet der Wirkung nicht.
Ab Verzug schuldet dein Kunde von Gesetzes wegen einen Verzugszins von 5 Prozent pro Jahr, auch ohne Vereinbarung (Art. 104 Abs. 1 OR). Ob sich das lohnt, rechnest du am besten einmal durch: Der Verzugszins-Rechner zeigt den Betrag tagesgenau.
- Offener Rechnungsbetrag
- CHF 1'250.00
- Verzugszins 5 % pro Jahr, 45 Tage
- CHF 7.71
- Zum Vergleich: Gebühr für einen Zahlungsbefehl bei dieser Forderung
- CHF 60.00
- Was der Zins wirklich bringt
- CHF 7.71, gerechnet als 1'250.00 mal 5 % mal 45 geteilt durch 365
Das ist der ehrliche Teil: Bei kleinen Beträgen ist der Verzugszins kein Geschäft. Sein Wert liegt darin, dass er dem Kunden zeigt, dass du die Frist ernst meinst. Bei einer Rechnung über CHF 24'000, die 120 Tage liegen bleibt, sind es dagegen schon CHF 394.52.
Die vier Fehler, die im Alltag passieren
- «Innert zehn Tagen» statt eines Datums. Niemand weiss, ab wann diese zehn Tage laufen. Schreib den Tag hin.
- Zahlteil vergessen. Wer den QR-Zahlteil nicht beilegt, zwingt den Kunden, die alte Rechnung zu suchen. Genau daran ist sie schon einmal gescheitert.
- Alter Betrag trotz Teilzahlung. Mahne immer den Restbetrag. Ein falscher Betrag gibt dem Kunden einen Grund, das Schreiben beiseitezulegen.
- Mahngebühr ohne Grundlage. Eine Gebühr, die erst auf der Mahnung auftaucht, ist nicht vereinbart und damit nicht geschuldet. Die Einzelheiten stehen unter Darf ich Mahngebühren verlangen?.
So macht es KIDESK
In KIDESK ist die Zahlungserinnerung die erste von drei Mahnstufen, voreingestellt auf 7 Tage nach Fälligkeit. Die Texte sind normale E-Mail-Vorlagen, die du anpassen kannst, und die Rechnung mit QR-Zahlteil geht als PDF mit. Aus der Liste der überfälligen Rechnungen startest du den Mahnlauf für alle auf einmal, jede Rechnung mit der Stufe, die ihr zusteht. Teilzahlungen sind angerechnet, gemahnt wird der Restbetrag.
Häufige Fragen
Ist eine Zahlungserinnerung dasselbe wie eine Mahnung?
Rechtlich ja. Das Obligationenrecht kennt nur die Mahnung, nicht die Zahlungserinnerung. Der andere Name dient dem Ton, nicht der Rechtslage. Sobald aus deinem Schreiben klar hervorgeht, dass du Zahlung verlangst, ist dein Kunde in Verzug (Art. 102 Abs. 1 OR).
Darf ich für die Zahlungserinnerung eine Gebühr verlangen?
Nur wenn sie vor Vertragsschluss vereinbart war, etwa in der Offerte oder in deinen AGB. Üblich und empfehlenswert ist, die erste Erinnerung kostenlos zu halten und eine Gebühr erst ab der zweiten Mahnung zu verlangen. Das erhält den freundlichen Ton dort, wo er hingehört.
Wie lange soll die neue Frist sein?
Zehn Tage ab Versand sind üblich und fair. Wichtig ist, dass du ein Datum nennst statt einer Anzahl Tage. Bei Geschäftskunden mit festen Zahlungsläufen lohnt sich ein Blick auf deren Rhythmus: Eine Frist, die knapp nach dem Zahlungslauf endet, verlängert sich von selbst um einen Monat.
Muss ich die Erinnerung eingeschrieben schicken?
Nein, bei der ersten Stufe nicht. Ein eingeschriebener Brief wirkt unfreundlich und kostet. Interessant wird der Einschreibebrief erst bei der letzten Mahnung, wenn du den Zugang später belegen können musst.
Was mache ich, wenn der Kunde auf die Erinnerung gar nicht reagiert?
Dann folgt die zweite Mahnung mit kürzerer Frist und bestimmterem Ton, danach die letzte Mahnung mit der Ankündigung der Betreibung. Eine gesetzliche Anzahl Mahnungen gibt es nicht, mehr dazu unter Wie viele Mahnungen vor der Betreibung?.
Quellen
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
