Was das Gesetz regelt und was nicht
Das Obligationenrecht kennt das Wort Mahngebühr nicht. Es regelt zwei andere Dinge: den Verzugszins und den Ersatz von weiterem Schaden. Beides gilt automatisch, sobald dein Kunde in Verzug ist.
| Anspruch | Grundlage | Braucht es eine Vereinbarung? |
|---|---|---|
| Verzugszins 5 Prozent pro Jahr | OR Art. 104 Abs. 1 | Nein, gilt von Gesetzes wegen |
| Höherer Verzugszins | OR Art. 104 Abs. 2 | Ja, der höhere Satz muss vereinbart sein |
| Ersatz von weiterem Schaden | OR Art. 106 | Nein, aber du musst den Schaden beweisen |
| Pauschale Mahngebühr | Vertrag oder AGB | Ja, sonst ist sie nicht geschuldet |
Eine pauschale Mahngebühr von zum Beispiel CHF 20.00 ist rechtlich eine vertragliche Abrede: Der Kunde verspricht, bei verspäteter Zahlung einen festen Betrag an deinen Aufwand zu zahlen. Fehlt diese Abrede, bleibt dir nur der Weg über OR Art. 106. Dort müsstest du belegen, dass dir durch den Verzug ein Schaden entstanden ist, der über den Verzugszins hinausgeht. Für das Porto und die Viertelstunde Arbeit einer Mahnung lohnt sich dieser Nachweis nie.
Wann die Mahngebühr gültig vereinbart ist
Entscheidend ist der Zeitpunkt. Eine Vereinbarung entsteht beim Vertragsschluss, nicht danach. Der Kunde muss die Klausel gekannt haben können, bevor er den Auftrag erteilt hat.
- Gültig: Die Klausel steht in der Offerte, die der Kunde annimmt, oder im Vertrag, den beide unterschreiben.
- Gültig: Die Klausel steht in deinen AGB, und du hast vor Vertragsschluss auf die AGB hingewiesen und sie zugänglich gemacht.
- Nicht gültig: Der Satz «Mahngebühr CHF 30.00» steht zum ersten Mal auf der Rechnung. Die Rechnung kommt nach dem Vertragsschluss, sie kann den Vertrag nicht einseitig ändern.
- Nicht gültig: Die Gebühr taucht zum ersten Mal auf der Mahnung selbst auf.
Wie hoch darf die Mahngebühr sein?
Eine gesetzliche Obergrenze in Franken gibt es nicht. Die Gebühr soll deinen tatsächlichen Aufwand abbilden, also Arbeitszeit, Porto und Papier. Je höher die Pauschale im Verhältnis zur Forderung, desto eher wird sie im Streitfall als übersetzt angesehen und gekürzt. Bei Verträgen mit Privatpersonen kommt dazu, dass AGB-Klauseln, die den Kunden in Treu und Glauben verletzender Weise benachteiligen, nach UWG Art. 8 unlauter sind.
Üblich ist darum eine Staffel, die freundlich beginnt: Die erste Zahlungserinnerung ist gratis, ab der zweiten Mahnung kommt eine Gebühr dazu. So bleibt der Ton gegenüber Kunden, die nur etwas übersehen haben, angenehm, und du verlangst erst dann Geld, wenn wirklich Aufwand entsteht.
Klausel für Offerte und AGB
Diese Formulierung kannst du in deine Offerten oder AGB übernehmen. Die Beträge setzt du selbst ein.
Zahlungsbedingungen: Rechnungen sind innert 30 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug zahlbar. Nach Ablauf der Zahlungsfrist gerät der Kunde ohne Mahnung in Verzug. Ab Verzug ist ein Verzugszins von 5 % pro Jahr geschuldet. Die erste Zahlungserinnerung ist kostenlos. Für die zweite Mahnung wird eine Mahngebühr von CHF 20.00, für jede weitere Mahnung eine Mahngebühr von CHF 30.00 erhoben.
Mahngebühr und Mehrwertsteuer
Hier unterscheidet die Eidgenössische Steuerverwaltung klar. Verzugszinsen nach OR Art. 104 gelten als Schadenersatz und unterliegen nicht der Mehrwertsteuer. Mahnspesen dagegen zählt sie zum Entgelt der erbrachten Leistung, sie gehören damit zur Bemessungsgrundlage (MWST-Info 04, Ziffer 3.8.2.3). Bist du steuerpflichtig, rechnest du die Mahngebühr also zum Satz der gemahnten Leistung ab. Am einfachsten verstehst du deine Pauschale als Betrag inklusive Steuer. Wie du Gebühr und Zins verbuchst, klärst du einmal mit deiner Treuhänderin.
Mahngebühren in der Betreibung
Im Betreibungsbegehren führst du die Forderung, den Verzugszins mit Satz und Beginn und vereinbarte Mahngebühren als eigene Posten auf. Erhebt der Kunde Rechtsvorschlag, musst du jede Position belegen. Für die Hauptforderung hast du die Rechnung und den Auftrag, für den Zins das Gesetz. Für die Mahngebühr brauchst du die Vereinbarung. Fehlt sie, streichst du die Gebühr besser schon vor der Betreibung, statt deswegen das ganze Verfahren zu verzögern.
So macht es KIDESK
In KIDESK legst du die Mahngebühr einmal in den Einstellungen zum Mahnwesen fest, zusammen mit den Fristen der drei Mahnstufen. Den Verzugszins schaltest du dort separat ein: Satz, ab welcher Mahnstufe er läuft und ab welchem Betrag er überhaupt verrechnet wird. Gerechnet wird der Zins tagesgenau und ohne Mehrwertsteuer. Ob deine Gebühr vereinbart ist, kann KIDESK nicht wissen: Die Klausel gehört in deine Offerte oder in deine AGB.
Häufige Fragen
Reicht ein Hinweis auf die Mahngebühr auf der Rechnung?
Nein. Die Rechnung kommt nach dem Vertragsschluss und kann den Vertrag nicht einseitig ergänzen. Die Mahngebühr muss vorher vereinbart sein, etwa in der Offerte, im Vertrag oder in AGB, auf die du vor Vertragsschluss hingewiesen hast.
Wie hoch ist der gesetzliche Verzugszins?
Fünf Prozent pro Jahr nach OR Art. 104 Abs. 1. Er ist geschuldet, sobald der Kunde in Verzug ist, und braucht keine Vereinbarung. Ein höherer Satz gilt nur, wenn er vertraglich abgemacht wurde.
Muss ich überhaupt mahnen, bevor ich betreibe?
Rechtlich nicht. Eine Betreibung kannst du in der Schweiz ohne vorherige Mahnung einleiten. Die Mahnung ist aber wichtig für den Verzug: Ohne vereinbarten Zahlungstag gerät der Kunde erst durch die Mahnung in Verzug, und erst ab dann läuft der Verzugszins.
Kann ich Inkassokosten auf den Kunden überwälzen?
Nur soweit sie vereinbart sind oder du sie als Verzugsschaden nach OR Art. 106 beweisen kannst. Pauschale Inkassozuschläge, die erst ein Inkassobüro auf die Forderung schlägt, muss der Kunde ohne vertragliche Grundlage nicht zahlen.
Quellen
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
