Wie viele Mahnungen braucht es vor der Betreibung?

Keine. Weder das Obligationenrecht noch das Schuldbetreibungs- und Konkursgesetz schreiben eine Anzahl Mahnungen vor. Für das Betreibungsbegehren brauchst du überhaupt keine Mahnung und auch keinen Beweis für deine Forderung (Art. 67 SchKG). Eine Mahnung ist aus einem anderen Grund wichtig: Ohne verabredeten Zahlungstag gerät dein Kunde erst durch sie in Verzug, und erst ab Verzug läuft der Verzugszins von 5 Prozent (Art. 102 und 104 OR). Auf dem KMU-Portal des Bundes ist von ein bis drei Mahnschreiben die Rede, bevor man betreibt, weil das der günstigere Weg ist. Die verbreitete «Regel», es müsse dreimal gemahnt werden, steht in keinem Gesetz.

Wie viele Mahnungen vor der Betreibung?

Was das Gesetz wirklich verlangt

Das Betreibungsbegehren nennt Gläubiger, Schuldner, Forderungssumme und die Forderungsurkunde oder den Grund der Forderung. Mehr nicht. Ein Nachweis, dass du vorher gemahnt hast, ist nirgends verlangt, und das Betreibungsamt prüft die Forderung ohnehin nicht. Rechtlich könntest du am Tag nach dem Fälligkeitsdatum zum Schalter gehen.

Die Mahnung hat ihren Wert an einer anderen Stelle. Art. 102 Abs. 1 OR sagt: Ist eine Forderung fällig, wird der Schuldner durch die Mahnung des Gläubigers in Verzug gesetzt. Nur wenn ein bestimmter Verfalltag verabredet war, tritt der Verzug ohne Mahnung ein, mit Ablauf dieses Tages (Art. 102 Abs. 2 OR). Ein Zahlungsziel, das du einseitig auf die Rechnung druckst, ist nicht ohne Weiteres eine solche Verabredung. Der sichere Weg ist deshalb: einmal mahnen, mit Datum.

Das Gesetz kennt weder das Wort Zahlungserinnerung noch die Begriffe erste, zweite und dritte Mahnstufe. Es spricht nur von der Mahnung des Gläubigers. Die Stufen sind eine Gewohnheit der Praxis, keine Vorschrift.

Warum trotzdem fast alle mahnen

Der Zins läuft erst ab Verzug. Wer nie gemahnt hat und keinen Verfalltag verabredet hat, kann im Betreibungsbegehren auch keinen Zinsbeginn angeben.
Es ist billiger. Ein Brief kostet ein Couvert. Der Zahlungsbefehl für eine Forderung zwischen CHF 1'000 und CHF 10'000 kostet CHF 60.00, die du vorschiessen musst (Art. 16 GebV SchKG, Art. 68 SchKG).
Es rettet Kundenbeziehungen. Oft liegt eine Rechnung schlicht im falschen Stapel. Wer dafür betrieben wird, kommt nicht wieder.
Es ist der Beweis deiner Ernsthaftigkeit. Wenn es später doch vor Gericht geht, zeigt die Mahnkette, dass du dem Kunden Zeit gegeben hast.

Der Ablauf, der sich bewährt hat

Schritt	Typischer Zeitpunkt	Ton und Zweck
Zahlungserinnerung	7 bis 10 Tage nach Fälligkeit	Freundlich, ohne Vorwurf, mit neuem Datum und Zahlteil. Meistens kostenlos.
Zweite Mahnung	10 bis 14 Tage später	Bestimmter, mit klarer Frist und der Einladung, Unstimmigkeiten zu klären. Ab hier oft mit Mahngebühr, sofern vereinbart.
Letzte Mahnung	10 bis 14 Tage später	Letzte Frist, Ankündigung der Betreibung, Hinweis auf Zins und Kosten.
Betreibungsbegehren	Am Tag nach Ablauf der letzten Frist	Beim Betreibungsamt am Wohnsitz oder Sitz des Schuldners. Das Formular gibt es auch über den Online-Schalter EasyGov des Bundes, unterschreiben musst du es trotzdem.

Diese Abstände sind Praxis, keine Vorschrift. Wer sie ändert, ändert nichts an seinen Rechten.

Vom Fälligkeitstag bis zur Betreibung vergehen mit diesem Ablauf rund fünf bis sechs Wochen. Wer nur einmal mahnt, ist in zwei Wochen dort. Wie die einzelnen Schreiben aussehen, steht im Ratgeber Mahnung schreiben, und die Briefe zum Herunterladen liegen bei der Zahlungserinnerung und bei der letzten Mahnung vor der Betreibung.

Wann eine einzige Mahnung genügt

Der Kunde ist nicht mehr erreichbar oder hat schon bei früheren Rechnungen nicht reagiert. Drei Briefe an eine Adresse, an der niemand liest, sind drei verlorene Wochen.
Der Betrag ist gross und die Zeit knapp, etwa weil eine Verjährungsfrist naht oder der Kunde in Schieflage geraten könnte.
Der Kunde hat die Forderung schriftlich anerkannt und zahlt trotzdem nicht. Dann hast du für die provisorische Rechtsöffnung ohnehin, was du brauchst (Art. 82 SchKG).

Achtung: Kündige nie eine Betreibung an, die du nicht einleitest. Eine letzte Mahnung, auf die nichts folgt, bringt dem Kunden bei, dass er deine Fristen ignorieren kann. Wer drei Stufen verspricht, sollte auch bei der dritten liefern.

Was du dir selbst vorgeschrieben haben könntest

Das Gesetz schreibt nichts vor, dein eigener Vertrag vielleicht schon. Stehen in deinen AGB oder in der Offerte drei Mahnstufen mit Fristen, hast du diesen Ablauf zugesagt. Dasselbe gilt für die Mahngebühr: Geschuldet ist sie nur, wenn du sie vor Vertragsschluss vereinbart hast. Ein Hinweis auf der Rechnung genügt dafür nicht. Mehr dazu auf der Seite Darf ich Mahngebühren verlangen?.

So macht es KIDESK

KIDESK arbeitet mit drei Mahnstufen, voreingestellt auf 7, 14 und 30 Tage nach Fälligkeit. Jede Frist änderst du einzeln, jede Stufe bekommt deine Mahngebühr, und ob KIDESK von selbst auf die nächste Stufe geht, entscheidest du. Wer nur einmal mahnen will, schaltet die automatische Eskalation aus. Aus der Liste der überfälligen Rechnungen startest du den Mahnlauf für alle auf einmal, mit der jeweils passenden Stufe. Teilzahlungen sind angerechnet, gemahnt wird der Restbetrag.

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Häufige Fragen

Muss die letzte Mahnung die Betreibung ankündigen?

Rechtlich nicht. Die Betreibung kannst du ohne Ankündigung einleiten. Praktisch ist die Ankündigung trotzdem sinnvoll: Viele zahlen erst, wenn sie merken, dass es ernst wird, und du sparst dir die Gebühr für den Zahlungsbefehl.

Reicht eine Mahnung per E-Mail?

Für die Wirkung nach Art. 102 OR gibt es keine Formvorschrift, eine E-Mail kann also mahnen. Der Haken ist der Beweis: Du musst belegen können, dass die Mahnung angekommen ist. Bei grösseren Beträgen lohnt sich deshalb der Brief, zusätzlich zur E-Mail.

Wie lange soll ich zwischen den Mahnungen warten?

Zehn bis vierzehn Tage sind üblich. Kürzer wirkt hektisch, länger verwässert die Wirkung. Entscheidend ist nicht der Abstand, sondern dass in jedem Schreiben ein konkretes Datum steht und nicht «innert zehn Tagen».

Verjährt meine Forderung, wenn ich lange nur mahne?

Mahnungen unterbrechen die Verjährung nicht. Art. 135 OR nennt dafür nur die Anerkennung durch den Schuldner und Schritte wie Betreibung, Schlichtungsgesuch oder Klage. Für Handwerksarbeit und den Kleinverkauf von Waren gilt eine Frist von fünf Jahren (Art. 128 OR), sonst zehn Jahre (Art. 127 OR).

Kann ich statt zu mahnen gleich ein Inkassobüro einschalten?

Ja, aber die Kosten trägst in der Regel du. Ein pauschaler Inkassozuschlag ist nur geschuldet, wenn er vereinbart wurde oder du ihn als Verzugsschaden nach Art. 106 OR beweisen kannst. Im Verfahren vor dem Betreibungsamt dürfen Vertretungskosten der Gegenpartei ohnehin nicht überbunden werden (Art. 27 Abs. 2 SchKG).

Quellen

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.