Wen die Pflicht trifft
Die Aufbewahrungspflicht hängt an der Buchführung. Buchführungs- und rechnungslegungspflichtig sind juristische Personen sowie Einzelunternehmen und Personengesellschaften ab CHF 500'000.00 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr (OR Art. 957 Abs. 1). Wer darunter liegt, führt nur über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage Buch, umgangssprachlich die Milchbüchleinrechnung.
Von der Zehnjahresfrist befreit ist deswegen niemand. Das Steuerrecht knüpft unabhängig vom Umsatz an: Natürliche Personen mit Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit und juristische Personen müssen Geschäftsbücher, Aufstellungen und sonstige Belege zehn Jahre aufbewahren (DBG Art. 126 Abs. 3). Für die Mehrwertsteuer gilt dieselbe Dauer, gerechnet bis zur absoluten Verjährung der Steuerforderung (MWSTG Art. 70 Abs. 2 mit Art. 42 Abs. 6).
Wann die Frist zu laufen beginnt
- Datum der Lieferantenrechnung
- 14. März 2026
- Geschäftsjahr des Betriebs
- 1. Januar bis 31. Dezember 2026
- Beginn der Frist: Ablauf des Geschäftsjahres
- 31. Dezember 2026
- Dauer nach OR Art. 958f Abs. 1
- zehn Jahre
- Aufzubewahren bis
- 31. Dezember 2036
Der häufigste Fehler beim Aufräumen ist darum, vom Belegdatum zu rechnen. Ein Beleg aus dem Januar und einer aus dem Dezember desselben Jahres laufen am gleichen Tag ab. Weicht dein Geschäftsjahr vom Kalenderjahr ab, verschiebt sich alles entsprechend.
Was aufzubewahren ist und wie lange
| Unterlage | Dauer | Grundlage |
|---|---|---|
| Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht, Revisionsbericht | 10 Jahre ab Ende des Geschäftsjahres | OR Art. 958f Abs. 1 |
| Belege und Aufzeichnungen der Mehrwertsteuer | 10 Jahre | MWSTG Art. 70 Abs. 2 |
| Unterlagen zur Einlageentsteuerung und zum Eigenverbrauch bei unbeweglichen Gegenständen | 20 Jahre | MWSTG Art. 70 Abs. 3 |
| Mehrwertsteuer, Praxis der ESTV: alle Geschäftsunterlagen zu unbeweglichen Gegenständen, etwa Lieferantenrechnungen, Kaufverträge, MWST-Abrechnungen, Hauptbuchkonten und Mietverträge | 26 Jahre | ESTV, MWST-Info 16, Ziff. 1.4.2 |
| Verzeichnisse zu Arbeitszeit, Ruhetagen und Pausen | mindestens 5 Jahre nach Ablauf der Gültigkeit | ArGV 1 Art. 73 Abs. 2 |
Form: Papier ist nicht vorgeschrieben
Geschäftsbücher und Buchungsbelege dürfen auf Papier, elektronisch oder in vergleichbarer Weise aufbewahrt werden, solange die Übereinstimmung mit dem Geschäftsvorfall gewährleistet ist und sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (OR Art. 958f Abs. 3). Nur Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren (Abs. 2). Die Einzelheiten der elektronischen Ablage regelt die Geschäftsbücherverordnung: Änderungen müssen erkennbar sein, die Unterlagen auffindbar und prüfbar bleiben, jede Übertragung auf einen anderen Träger wird protokolliert.
Häufige Fragen
Ist die Aufbewahrungspflicht dasselbe wie die Verjährung?
Nein. Die Verjährung sagt, wie lange du eine Forderung noch durchsetzen kannst, die Aufbewahrungspflicht, wie lange du Unterlagen verfügbar halten musst. Die beiden Fristen laufen unterschiedlich: Die Verjährung beginnt mit der Fälligkeit der Forderung, die Aufbewahrungsfrist mit dem Ende des Geschäftsjahres.
Was passiert, wenn Unterlagen fehlen?
Bei einer Steuer- oder Mehrwertsteuerkontrolle wird geschätzt, und eine Schätzung fällt selten zu deinen Gunsten aus, weil der Nachweis dir obliegt. Im Konkursfall kann das Fehlen der Buchhaltung strafrechtliche Folgen haben. Ein Vorsteuerabzug fällt dagegen nicht schon deshalb weg, weil das Papier fehlt: Es gilt die freie Beweiswürdigung.
Darf ich nach zehn Jahren alles vernichten?
Alles, wofür keine längere Frist und kein eigener Grund besteht. Unterlagen zu einer Liegenschaft bleiben bis zu zwanzig Jahre, Verträge, die noch laufen, bleiben ohnehin. Vernichtet wird so, dass niemand die Daten mehr lesen kann: Ein Beleg trägt fast immer Personendaten.
Gilt die Frist auch nach dem Ende der Firma?
Ja. Nach der Löschung einer Aktiengesellschaft sind Aktienbuch, Geschäftsbücher und das Verzeichnis der wirtschaftlich berechtigten Personen samt den zugehörigen Belegen noch zehn Jahre an einem sicheren Ort aufzubewahren; den Ort bezeichnen die Liquidatoren oder das Handelsregisteramt (OR Art. 747). Wer eine Einzelfirma aufgibt, bleibt persönlich in der Pflicht: Die steuerliche Aufbewahrungspflicht trifft die natürliche Person (DBG Art. 126 Abs. 3).
Quellen
- Obligationenrecht (OR), Art. 747, 957 und 958f: Aufbewahrung und Buchführung
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 42 Abs. 6 und Art. 70
- Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer (DBG), Art. 126 Abs. 3
- Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1), Art. 73 Abs. 2
- Geschäftsbücherverordnung (GeBüV, SR 221.431)
- Datenschutzgesetz (DSG), Art. 6 Abs. 4 und Art. 31 Abs. 1
- ESTV, MWST-Info 16 Buchführung und Rechnungsstellung, Ziffer 1.4.2 Aufbewahrungsdauer: 26 Jahre für Geschäftsunterlagen im Zusammenhang mit unbeweglichen Gegenständen
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