Kein Gesetz verlangt Papier
Drei Erlasse regeln die Aufbewahrung, und alle drei sagen dasselbe. Das Obligationenrecht lässt Papier, elektronische und vergleichbare Aufbewahrung nebeneinander zu (OR Art. 958f Abs. 3). Die Mehrwertsteuerverordnung verweist für papierlose Belege ausdrücklich auf die Artikel 957 bis 958f OR und auf die Geschäftsbücherverordnung (MWSTV Art. 122). Und das Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer sagt zur Aufbewahrung: «Die Art und Weise der Führung und der Aufbewahrung richtet sich nach den Artikeln 957 bis 958f OR» (DBG Art. 126 Abs. 3).
Es gibt also keine zweite Hürde neben der Geschäftsbücherverordnung. Und im Mehrwertsteuerverfahren darf ein Nachweis nicht ausschliesslich vom Vorliegen eines bestimmten Beweismittels abhängig gemacht werden, also auch nicht vom Papier: Dort gilt der Grundsatz der freien Beweiswürdigung (MWSTG Art. 81 Abs. 3).
Diese vier behältst du im Original
| Dokument | Warum das Papier bleibt |
|---|---|
| Geschäftsbericht und Revisionsbericht | Das Gesetz verlangt für sie ausdrücklich die schriftliche und unterzeichnete Aufbewahrung (OR Art. 958f Abs. 2). Wer eine Einzelfirma unter CHF 500'000.00 Umsatzerlös führt und nur über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage Buch führt, erstellt gar keinen Geschäftsbericht (OR Art. 957 Abs. 2). |
| Verträge mit Originalunterschrift | Ihr Wert liegt im Beweis, nicht in der Buchung. Eine Kopie genügt vor Gericht oft, aber nicht immer, und der Streit darüber kostet mehr als ein Ordner. |
| Papiere mit gesetzlicher Formvorschrift | Eine Bürgschaftserklärung einer natürlichen Person über mehr als CHF 2'000.00 braucht die öffentliche Beurkundung, darunter mindestens die eigenhändige Angabe des Haftungsbetrags in der Urkunde selbst (OR Art. 493). Solche Urkunden gehören in den Safe, nicht in den Scanner. |
| Wertpapiere | Ein Wertpapier ist eine Urkunde, mit der ein Recht so verknüpft ist, dass es ohne die Urkunde weder geltend gemacht noch übertragen werden kann (OR Art. 965). Ein Schuldbrief auf Papier oder ein Wechsel ist darum nach dem Scannen nicht ersetzt, sondern nur abgebildet. |
Wann der Scan den Beleg wirklich ersetzt
- Vollständig. Alles, was auf dem Papier steht, steht auf dem Scan, auch die Rückseite, wenn dort etwas steht, und der handschriftliche Vermerk am Rand.
- Lesbar. Beträge, Datum, Steuersatz und die Nummer des Lieferanten müssen ohne Raten erkennbar sein. Ein schiefes Foto mit Schatten über der Summe ist kein Beleg.
- Eine Datei je Beleg, mit einem Namen, aus dem Datum, Lieferant und Betrag hervorgehen. Eine Sammeldatei mit vierzig Quittungen lässt sich weder einzeln zuordnen noch einzeln vorlegen.
- In der Ablage, nicht auf dem Gerät. Ein Bild in der Foto-App des Handys ist kein Archiv im Sinn von GeBüV Art. 6 und 7.
- Gesichert. Zweite Kopie an einem anderen Ort, und einmal im Jahr die Probe, ob sie sich zurücklesen lässt.
Erst wenn diese fünf Punkte stimmen, hat der Scan die Stelle des Papiers eingenommen. Davor vernichtest du kein Original, auch nicht die kleine Tankquittung.
Vernichten heisst nicht Altpapier
Auf einem Beleg stehen fast immer Personendaten: der Name deines Kunden, die Adresse, manchmal die Art der Arbeit an seinem Haus. Für die Vernichtung gilt darum die Pflicht zur Datensicherheit nach DSG Art. 8. Die Verordnung nennt als erstes Ziel die Vertraulichkeit, also dass die Daten nur Berechtigten zugänglich sind (DSV Art. 2 Bst. a). Der Papiersack vor der Tür erfüllt das nicht, der Aktenvernichter schon.
Ein ruhiger Ablauf im Alltag: Die Belege des laufenden Jahres wandern nach dem Scannen in eine Schachtel. Wenn die Treuhandstelle den Abschluss gemacht und nichts mehr nachgefragt hat, wird die Schachtel geschreddert. Das kostet eine Schachtel Platz und erspart die Frage, ob damals wirklich alles eingelesen wurde.
Zwei Belege, bei denen es regelmässig schiefgeht
Der Beleg über mehr als CHF 400.00. Kassenzettel bis CHF 400.00 müssen keine Angaben über den Leistungsempfänger enthalten (MWSTV Art. 57). Darüber gehört dein Betrieb als Empfänger auf den Beleg. Fehlt die Angabe, holst du die korrigierte Rechnung in derselben Woche, nicht im nächsten Frühling. Nach acht Monaten weiss beim Lieferanten niemand mehr, worum es ging.
So macht es KIDESK
In KIDESK fotografierst du den Beleg dort, wo du ihn bekommst, am Schalter oder im Fahrzeug. Betrag, Datum und Mehrwertsteuer liest KIDESK aus, du prüfst und gibst frei. Denselben Beleg zweimal erfasst, und KIDESK meldet es. Am Beleg steht, wer was wann geändert hat. Für Monat, Quartal oder Jahr packt KIDESK ein Paket für die Treuhandstelle, mit Buchungsliste und allen Belegdateien. Exportieren kannst du deine Belege jederzeit selbst. Was KIDESK dir nicht abnimmt: die Arbeitsanweisung nach GeBüV Art. 4, die zweite Kopie an einem anderen Ort und den Entscheid, wann das Papier in den Aktenvernichter geht.
Häufige Fragen
Muss ich die Rechnung behalten, die ich selbst gestellt habe?
Ja, zehn Jahre, aber nicht auf Papier. Massgebend ist das Dokument, das dein Kunde bekommen hat, also das versandte PDF mit deiner Nummer, deinem Layout und deinem Einzahlungsschein. Lässt sich die Rechnung nur noch neu erzeugen, kommt nach einer Preis- oder Adressänderung etwas anderes heraus als damals.
Darf ich das Papier sofort nach dem Scannen wegwerfen?
Rechtlich ja, sobald der Scan vollständig, lesbar, geordnet abgelegt und gesichert ist. Praktisch lohnt sich eine Schachtel für das laufende Jahr: Sie kostet nichts und rettet dich, wenn sich beim Abschluss zeigt, dass ein Beleg unleserlich eingelesen wurde.
Brauche ich eine digitale Signatur auf dem Scan?
Nicht zwingend. Die Geschäftsbücherverordnung nennt digitale Signaturverfahren als Beispiel für ein Verfahren, das die Integrität der gespeicherten Informationen gewährleistet (GeBüV Art. 9 Abs. 1 Bst. b Ziff. 1). Ein anderes Verfahren ist ebenso zulässig, solange es dasselbe leistet und dokumentiert ist.
Was sagt die Steuerverwaltung bei einer Kontrolle zum fehlenden Papier?
Sie darf den Nachweis nicht allein am Papier festmachen: Im Mehrwertsteuerverfahren gilt die freie Beweiswürdigung, und es ist unzulässig, Nachweise ausschliesslich vom Vorliegen bestimmter Beweismittel abhängig zu machen (MWSTG Art. 81 Abs. 3). Gefragt wird nach dem Inhalt des Belegs, nicht nach seinem Material.
Gilt dasselbe für Lohn- und Personalunterlagen?
Für die Aufbewahrungsform ja, für die Fristen nicht. Verzeichnisse und Unterlagen nach dem Arbeitsgesetz sind nach Ablauf ihrer Gültigkeit mindestens fünf Jahre aufzubewahren (ArGV 1 Art. 73 Abs. 2). Alles, was zugleich Buchungsbeleg ist, etwa die Lohnabrechnung, bleibt zehn Jahre.
Quellen
- Obligationenrecht (OR), Art. 957, 957a und 958f: Buchführung und Aufbewahrung
- Obligationenrecht (OR), Art. 493 und 965: Form der Bürgschaft, Begriff des Wertpapiers
- Geschäftsbücherverordnung (GeBüV, SR 221.431), Art. 4 bis 10
- Mehrwertsteuerverordnung (MWSTV), Art. 57 und Art. 122: Kassenzettel, papierlose Belege
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 81 Abs. 3: freie Beweiswürdigung
- Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer (DBG), Art. 126 Abs. 3
- Datenschutzverordnung (DSV), Art. 2: Ziele der Datensicherheit
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