Die Kundenkartei ist in einem Handwerks-, Reinigungs- oder Beratungsbetrieb die grösste Sammlung von Personendaten überhaupt, und sie wächst von allein: Aus jeder Anfrage wird eine Adresse, aus jedem Auftrag ein Rapport, aus jeder Mahnung eine Notiz. Das Datenschutzgesetz verbietet davon fast nichts. Es verlangt, dass du weisst, warum du was führst, und dass du wieder aufräumst.
Welche Angaben du führen darfst
| Angabe | Erlaubt? | Was dabei gilt |
|---|---|---|
| Name, Adresse, Telefon, E-Mail | Ja | Vertragsdaten, ohne Einwilligung (DSG Art. 31 Abs. 2 Bst. a) |
| Objektangaben: Stockwerk, Heizungstyp, Zählernummer | Ja | Solange sie für Auftrag oder Wartung gebraucht werden |
| Schlüssel- und Codenummern | Ja | Nur für die Personen, die sie brauchen, und getrennt von der Adresse ablegen |
| Zahlungsverhalten: Fristen, Mahnungen, Abmachungen | Ja | Sachlich formulieren, siehe Abschnitt zu den Notizen |
| Auskunft über die Kreditwürdigkeit | Ja, unter vier Bedingungen | DSG Art. 31 Abs. 2 Bst. c, siehe unten |
| Fotos vom Objekt mit erkennbaren Personen oder Kennzeichen | Ja, zur Dokumentation | Veröffentlichen ist etwas anderes als aufbewahren |
| Geburtsdatum des Kunden | Nur wenn du es brauchst | Verhältnismässigkeit (Art. 6 Abs. 2). Für eine Rechnung brauchst du es nie |
| AHV-Nummer des Kunden | Nein | Die systematische Verwendung ist einem abschliessenden Kreis vorbehalten (AHVG Art. 153c) |
| Gesundheitsangaben, etwa ein Arztzeugnis | Besonders schützenswert | Eigene Regeln (Art. 5 Bst. c). Im Kleinbetrieb fast nur im Personaldossier |
| Zahlungsdaten: Kartennummer, IBAN | Nur so weit nötig | Eine Kartennummer brauchst du nie, die IBAN nur für Rückzahlungen. Gestohlene Zahlungsdaten sind der teuerste Zwischenfall |
Notizen: schreib so, als läse der Kunde mit
Er darf es nämlich. Jede Person kann verlangen zu erfahren, ob du Daten über sie bearbeitest, und die Auskunft umfasst die bearbeiteten Personendaten als solche, nicht nur eine Beschreibung davon (DSG Art. 25 Abs. 2). Deine Notiz im Kundenblatt gehört dazu. In der Praxis kommt ein solches Begehren selten aus Neugier, sondern nach einer Reklamation, mitten in einer Betreibung oder vor einem Prozess.
| Statt | Besser |
|---|---|
| «Zahlt nie, unmöglicher Typ» | «Zahlt regelmässig erst nach der zweiten Mahnung. Ab 2027 Akonto vereinbaren.» |
| «Frau X ist krank, deshalb die Verzögerung» | «Termin auf Wunsch der Kundin verschoben.» |
| «Sohn hat offenbar Betreibungen» | Streichen. Angaben über Dritte gehören nicht in dein Kundenblatt |
| «Reklamiert immer, nichts dran» | «Mängelrüge vom 12.03.2026 geprüft, Nachbesserung nicht nötig, Protokoll im Dossier.» |
Stellt sich heraus, dass eine Angabe falsch ist, kann die betroffene Person die Berichtigung verlangen (DSG Art. 32 Abs. 1). Lässt sich die Richtigkeit weder feststellen noch widerlegen, kann sie einen Bestreitungsvermerk verlangen; das Gesetz gibt dieses Recht der klagenden Partei (Abs. 3). Dich trifft ohnehin die Pflicht, dich über die Richtigkeit zu vergewissern und angemessene Massnahmen zur Berichtigung zu treffen (Art. 6 Abs. 5).
Bonität prüfen: die vier Bedingungen
Vor einem grösseren Auftrag die Zahlungsfähigkeit zu prüfen, ist erlaubt. Das Gesetz nennt die Kreditwürdigkeitsprüfung ausdrücklich als überwiegendes Interesse, knüpft sie aber an vier Bedingungen, die alle zusammen erfüllt sein müssen (DSG Art. 31 Abs. 2 Bst. c).
- Es handelt sich weder um besonders schützenswerte Personendaten noch um ein Profiling mit hohem Risiko.
- Die Daten werden Dritten nur bekanntgegeben, wenn diese sie für den Abschluss oder die Abwicklung eines Vertrags mit der betroffenen Person benötigen.
- Die Daten sind nicht älter als zehn Jahre.
- Die betroffene Person ist volljährig.
Praktisch heisst das: Ein Betreibungsregisterauszug oder eine Bonitätsauskunft vor dem Auftrag ist in Ordnung. Eine schwarze Liste, die du mit befreundeten Unternehmen teilst, ist es nicht, denn die anderen schliessen mit diesem Kunden gerade keinen Vertrag ab. Wie die Prüfung abläuft, steht im Ratgeber Bonität prüfen vor dem Auftrag.
Wie lange die Daten bleiben dürfen
Hier treffen zwei Gesetze aufeinander. Das Datenschutzgesetz sagt: vernichten oder anonymisieren, sobald die Daten für den Zweck nicht mehr erforderlich sind (Art. 6 Abs. 4). Das Obligationenrecht sagt: Geschäftsbücher und Buchungsbelege zehn Jahre aufbewahren (Art. 958f). Ein Widerspruch ist das nicht: Eine gesetzliche Pflicht ist ein Rechtfertigungsgrund (DSG Art. 31 Abs. 1). Für alles, was kein Buchungsbeleg ist, gilt aber weiterhin die Löschregel.
| Unterlage | Wie lange | Warum |
|---|---|---|
| Rechnungen, Gutschriften, Rechnungsjournal, Belege | Zehn Jahre ab Ablauf des Geschäftsjahres | OR Art. 958f |
| Offerte, die zum Auftrag wurde, Auftragsbestätigung, Rapporte | Mit dem Geschäftsvorfall, also praktisch zehn Jahre | Sie belegen, was verrechnet wurde |
| Offerte ohne Auftrag, blosse Anfrage | Kurz. Solange ein Nachfassen sinnvoll ist | Kein Buchungsbeleg, also greift die Löschregel von Art. 6 Abs. 4 |
| Fotos vom Objekt | Solange Dokumentation und Gewährleistung es verlangen | Danach ist der Zweck weg |
| Newsletter-Adressen | Bis zur Abmeldung | Abmeldung heisst löschen, nicht nur ausblenden |
| Bewerbungsunterlagen abgelehnter Kandidaten | Nach dem Entscheid zurückgeben oder löschen | Der Zweck endet mit der Absage, ausser die Person stimmt einer Ablage zu |
Weitergeben: Subunternehmer, Treuhandstelle, Inkassobüro
Wer für dich und nach deinen Weisungen Daten bearbeitet, ist Auftragsbearbeiter: die Treuhandstelle, der Anbieter deiner Software und, je nach Vertrag, das Inkassobüro. Dafür gilt DSG Art. 9, und verantwortlich bleibst du. Etwas anderes ist die Weitergabe an einen Subunternehmer, der im eigenen Namen eine Leistung erbringt: Er wird für seinen Teil selbst verantwortlich. Gemeinsam ist beiden Fällen die Regel der Verhältnismässigkeit: Der Sanitär, der für dich eine Reparatur ausführt, braucht Name, Adresse, Telefonnummer und die Beschreibung des Schadens. Er braucht nicht den Mahnverlauf und nicht die Bonitätsauskunft.
Wenn ein Kunde die Löschung verlangt
Das kommt vor, meist nach einem Streit. Die Antwort ist fast immer dieselbe: Was Buchungsbeleg ist, bleibt zehn Jahre. Alles andere, also die Adresse in der Werbeliste, die Notizen ohne Belegbezug, die Fotos ohne Gewährleistungsbezug, löschst du. Antworte schriftlich und sag beides, denn eine blosse Ablehnung wirkt wie eine Weigerung.
Betreff: Ihr Löschbegehren vom [Datum] Sehr geehrte Frau [Name] Besten Dank für Ihre Nachricht. Wir haben Ihr Begehren geprüft und teilen Ihnen mit, wie wir damit umgehen. Gelöscht haben wir: Ihre Adresse in unserer Versandliste, die nicht belegbezogenen Notizen in Ihrem Kundenblatt sowie die Fotos der Arbeiten, soweit sie nicht zu einem laufenden Gewährleistungsfall gehören. Nicht löschen dürfen wir: die Rechnungen, Gutschriften und die dazugehörigen Belege der Jahre [Jahre]. Für diese Unterlagen gilt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren nach Artikel 958f des Obligationenrechts. Wir bewahren sie ausschliesslich zu diesem Zweck auf und verwenden sie für nichts anderes. Nach Ablauf der Frist werden sie vernichtet. Für Rückfragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Freundliche Grüsse [Name], [Firma]
Einmal aufschreiben, wo Kundendaten liegen
Programm, Postfach, Handy, Ordner im Büro, Unterlagen bei der Treuhandstelle. Je Ort notieren, wer Zugriff hat.
Löschregeln festlegen
Je Art von Unterlage eine Frist, angelehnt an die Tabelle oben. Ein A4-Blatt genügt, es ist aber der Beleg dafür, dass du Art. 6 Abs. 4 ernst nimmst.
Einmal im Jahr aufräumen
Am besten zusammen mit dem Abschluss: Anfragen ohne Auftrag, alte Bewerbungen, Fotos ohne Zweck, abgemeldete Newsletter-Adressen.
Notizen durchsehen
Beim Aufräumen fällt auf, was du einem Kunden nicht vorlesen möchtest. Das ist der Moment, es sachlich umzuschreiben oder zu streichen.
So macht es KIDESK
In KIDESK liegen Kunden, Offerten, Aufträge, Rechnungen und Belege an einem Ort, und jede Person im Betrieb hat eine Rolle: Mitarbeitende sehen Aufträge und Kunden, aber weder Rechnungen noch Mahnungen. Am einzelnen Beleg steht, wer was wann geändert hat. Notizen am Kunden sind für alle sichtbar, die den Kunden sehen, schreib sie darum so, wie im Abschnitt oben beschrieben. Deine Daten kannst du jederzeit selbst exportieren, die Löschung deines Kontos beantragst du unter Einstellungen. Automatische Löschfristen je Datenart gibt es nicht: Was wann verschwindet, entscheidest du.
Häufige Fragen
Brauche ich für meine Kundenkartei eine Einwilligung?
Nein. Die Bearbeitung von Daten der Vertragspartnerin in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Abschluss oder der Abwicklung eines Vertrags gilt ausdrücklich als überwiegendes Interesse (DSG Art. 31 Abs. 2 Bst. a). Eine Einwilligung wird erst dann zum Thema, wenn du die Daten ausserhalb dieses Zwecks verwendest.
Darf ich Daten über Firmenkunden frei bearbeiten?
Das DSG schützt seit der Revision nur noch Daten natürlicher Personen (Art. 2 Abs. 1). Angaben über eine AG oder GmbH sind keine Personendaten mehr. Der Name der Geschäftsführerin, ihre Handynummer und ihre Mailadresse dagegen schon.
Muss ich einem Kunden Auskunft geben, was ich über ihn gespeichert habe?
Ja. Die Auskunft ist in der Regel kostenlos und wird innert dreissig Tagen erteilt; niemand kann im Voraus darauf verzichten (DSG Art. 25). Herauszugeben sind die Daten selbst, also auch Notizen, dazu Zweck, Aufbewahrungsdauer und allfällige Empfänger.
Darf ich eine Liste von Kunden führen, die nicht zahlen?
Für deinen eigenen Betrieb ja: Das Zahlungsverhalten deiner Vertragspartner gehört zur Abwicklung des Vertrags. Eine Liste, die du mit anderen Unternehmen teilst, fällt dagegen nicht unter die Kreditwürdigkeitsprüfung nach Art. 31 Abs. 2 Bst. c, weil die anderen mit dieser Person gerade keinen Vertrag abschliessen.
Was mache ich mit den Daten eines Kunden, der gestorben ist?
Die Persönlichkeit endet mit dem Tod (ZGB Art. 31 Abs. 1), das Datenschutzgesetz schützt darum lebende Personen. Praktisch ändert das wenig: Die Belege unterliegen weiterhin der zehnjährigen Aufbewahrungspflicht, und laufende Aufträge werden mit den Erben abgewickelt. Die Werbeadresse dagegen gehört gelöscht, und zwar sofort.
Reicht es, Daten im Programm als «inaktiv» zu markieren?
Nein. Löschen heisst vernichten oder anonymisieren (DSG Art. 6 Abs. 4). Ein ausgeblendeter Datensatz ist weiterhin vorhanden und muss in einer Auskunft auch genannt werden. Wo die Aufbewahrungspflicht gilt, bleibt der Datensatz ohnehin, aber dann bewusst und mit Begründung.
Quellen
- Datenschutzgesetz (DSG), Art. 6: Grundsätze der Bearbeitung
- DSG Art. 31: Rechtfertigungsgründe, insbesondere Vertrag und Kreditwürdigkeitsprüfung
- DSG Art. 25 und 32: Auskunftsrecht, Berichtigung und Bestreitungsvermerk
- Obligationenrecht (OR), Art. 958f: Aufbewahrung während zehn Jahren
- Bundesgesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG), Art. 3 Abs. 1 Bst. o: Massenwerbung
- Bundesgesetz über die AHV (AHVG), Art. 153b bis 153i: systematische Verwendung der AHV-Nummer
- Zivilgesetzbuch (ZGB), Art. 31: Anfang und Ende der Persönlichkeit
- EDÖB: Basiswissen zum Datenschutz
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