Was auf einen Stundenrapport gehört
Eine Form schreibt das Gesetz nicht vor. Papier, Excel-Tabelle oder Handy sind gleichwertig, solange die Angaben da sind und fünf Jahre lesbar bleiben. Die Liste in ArGV 1 Art. 73 ist der Massstab.
| Angabe | Warum sie dasteht |
|---|---|
| Name der Person | ArGV 1 Art. 73 Abs. 1 Bst. a: die Personalien müssen ersichtlich sein |
| Datum | Ohne Datum gibt es keine Lage der Arbeitszeit |
| Beginn und Ende der Arbeit | Bst. c verlangt die geleistete tägliche Arbeitszeit «sowie ihre Lage». Ein blosses Total genügt dafür nicht |
| Pause, sobald sie eine halbe Stunde erreicht | Bst. e: Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr |
| Stunden als Dezimalzahl | Für Lohn und Verrechnung. 07:15 bis 12:00 Uhr sind 4.75 Stunden, nicht 4.45 |
| Total der Woche | Bst. c verlangt neben der täglichen auch die wöchentliche Arbeitszeit |
| Überstunden und Zuschläge | Bst. c nennt Ausgleichs- und Überzeitarbeit, Bst. h die nach Gesetz geschuldeten Lohn- und Zeitzuschläge |
| Auftrag, Objekt oder Kostenstelle | Nicht vom Arbeitsgesetz verlangt. Erst damit wird aus dem Stundenrapport eine Grundlage für Rechnung und Nachkalkulation |
Derselbe Zettel, drei verschiedene Zwecke
- Stundenrapport: Person und Zeit. Grundlage für Lohn, Ferien- und Überstundensaldo und für die Vollzugs- und Aufsichtsorgane des Arbeitsgesetzes, die Einsicht verlangen können.
- Arbeitsrapport: Auftrag und Leistung. Was wurde gemacht, welches Material wurde verbraucht, welche Geräte kamen zum Einsatz. Diesen unterschreibt der Kunde.
- Regierapport: Abrechnung nach Aufwand. Stunden je Funktion, Material, Zuschläge, unterschrieben von der Person, die die Regiearbeit bestellt hat.
In kleinen Unternehmen ist das oft ein einziges Blatt, und das ist erlaubt, solange alle Pflichtangaben darauf stehen. Getrennt werden die drei in dem Moment, in dem interne Zahlen auf dem Papier stehen, das der Kunde sieht: Pausen, Absenzen, Kostensätze und Überstundensaldi gehen ihn nichts an. Mehr dazu in den Ratgebern Arbeitsrapport richtig führen und Regiearbeiten sauber abrechnen.
Fünf Jahre oder zehn Jahre?
Beides, je nachdem, wofür du den Rapport brauchst. Als Unterlage nach Arbeitsgesetz sind Verzeichnisse und Unterlagen nach Ablauf ihrer Gültigkeit mindestens fünf Jahre aufzubewahren (ArGV 1 Art. 73 Abs. 2). Sobald der Rapport zugleich die Grundlage einer Rechnung ist, wird er zum Buchungsbeleg: Als solcher gelten alle Aufzeichnungen, die nötig sind, um den einer Buchung zugrunde liegenden Geschäftsvorfall nachvollziehen zu können (OR Art. 957a Abs. 3). Dann gilt die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren ab dem Ende des Geschäftsjahres (OR Art. 958f). Wer nicht sortieren will, bewahrt alles zehn Jahre auf.
Minuten in Dezimalstunden
Gerechnet wird mit Dezimalstunden, nicht mit Minuten: 15 Minuten sind 0.25, 20 Minuten sind 0.33, 45 Minuten sind 0.75. Wer 7.45 schreibt und 7 Stunden 45 Minuten meint, verschenkt oder verrechnet bei jedem Eintrag ein paar Minuten. Die Umrechnung Zeile für Zeile steht unter Minuten in Dezimalstunden umrechnen, eine fertige Vorlage unter Stundenrapport Vorlage.
So macht es KIDESK
Stunden trägst du in KIDESK am Auftrag ein: Datum, von, bis, Pause, die Reisezeit in einem eigenen Feld. Einen Live-Timer gibt es bewusst nicht, und Einträge lassen sich nachtragen, auch für Mitarbeitende ohne eigenen Zugang. Freigegebene Stunden sind gesperrt, und aus denselben Zahlen entsteht die Rechnung. Ob dein Verzeichnis alle Angaben nach ArGV 1 Art. 73 enthält, prüft KIDESK nicht, und eine Lohnbuchhaltung ist es nicht.
Häufige Fragen
Ist ein Stundenrapport in der Schweiz Pflicht?
Für Angestellte im Geltungsbereich des Arbeitsgesetzes ja, der Form nach aber frei. Verlangt wird ein Verzeichnis mit den Angaben aus ArGV 1 Art. 73, gestützt auf ArG Art. 46. Für dich selbst als Inhaber einer Einzelfirma verlangt das Arbeitsgesetz nichts; für die Nachkalkulation brauchst du die Zahl trotzdem.
Muss der Kunde den Stundenrapport unterschreiben?
Nein. Der Stundenrapport ist ein internes Blatt für Lohn und Zeitkontrolle. Unterschrieben wird der Arbeits- oder Regierapport, also das Blatt, das die geleistete Arbeit gegenüber dem Kunden ausweist. Dort hat die Unterschrift Beweiswert, im Stundenrapport hätte sie keinen Adressaten.
Darf ich einen Stundenrapport nachträglich korrigieren?
Ja, Korrekturen sind erlaubt und im Alltag normal. Wichtig ist, dass nachvollziehbar bleibt, was geändert wurde und warum. Ein überschriebener Wert ohne Spur weckt bei einer Kontrolle und im Streit mit dem Kunden dieselbe Frage: Welche Fassung galt zuerst?
Reicht eine Excel-Tabelle als Stundenrapport?
Ja. Das Gesetz schreibt keine Form vor, nur einen Inhalt. Die Tabelle muss Beginn, Ende, Pausen ab einer halben Stunde und die Totale enthalten und fünf Jahre lang lesbar bleiben. Heikel wird es erst, wenn eine Datei am Monatsende überschrieben wird und die einzelnen Tage verschwinden.
Quellen
- Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1), Art. 73, 73a und 73b: Verzeichnisse und Arbeitszeiterfassung
- Arbeitsgesetz (ArG), Art. 46: Auskunfts- und Unterlagenpflicht
- Obligationenrecht (OR), Art. 957a Abs. 3: Begriff des Buchungsbelegs
- Obligationenrecht (OR), Art. 958f: Aufbewahrung der Geschäftsbücher und Buchungsbelege
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