Was der Zettel wirklich kostet
Der Rapportblock im Handschuhfach funktioniert. Er hat nur drei Schwächen, und alle drei kosten Geld: Er kommt zu spät ins Büro, er ist unvollständig, und er lässt sich nicht auswerten. Die Viertelstunde, an die sich am Freitagabend niemand mehr erinnert, wird nicht verrechnet. Rechne für deinen Betrieb nach, was das ausmacht, mit deinen eigenen Zahlen.
- Monteure
- 3
- Arbeitstage pro Person und Jahr
- 220
- Nicht rapportiert pro Person und Tag
- 0.25 Stunden
- Stunden pro Jahr: 3 × 220 × 0.25
- 165 Stunden
- Verrechneter Stundenansatz im Beispiel
- CHF 95.00
- Nicht verrechneter Umsatz pro Jahr
- CHF 15'675.00
Die Viertelstunde ist eine Annahme, keine Statistik. Setz deine eigene Zahl ein: Vergleiche für einen Monat die Stunden auf den Rapporten mit den Stunden, die deine Leute tatsächlich unterwegs waren. Die Differenz ist deine Zahl, und sie ist der einzige ehrliche Grund, überhaupt etwas zu ändern.
Was das Gesetz von einer digitalen Erfassung verlangt
Das Arbeitsgesetz verlangt Verzeichnisse und Unterlagen, aus denen alle für den Vollzug notwendigen Angaben ersichtlich sind (ArG Art. 46). Konkret wird ArGV 1 Art. 73: Personalien, Art der Beschäftigung, Ein- und Austritt, die geleistete tägliche und wöchentliche Arbeitszeit inklusive Ausgleichs- und Überzeitarbeit sowie ihre Lage, die gewährten Ruhetage und die Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr. Aufzubewahren sind die Unterlagen mindestens fünf Jahre.
Wichtig ist das Wort Lage. Eine App, die nur «8 Stunden» speichert, erfüllt die Vorschrift nicht. Sie muss festhalten, wann die acht Stunden lagen, weil sonst niemand prüfen kann, ob die tägliche Ruhezeit eingehalten wurde. Eine Form schreibt die Verordnung nicht vor: Papier, Excel und App sind gleichwertig, solange der Inhalt stimmt und die Aufzeichnung bei einer Kontrolle lesbar vorliegt. Was darüber hinaus zu den Erleichterungen und zum Verzicht gilt, steht im Ratgeber zur Arbeitszeiterfassung.
Die Grenze: erfassen ja, überwachen nein
Hier liegt der Punkt, an dem Unternehmen mit guter Absicht in ein Problem laufen. Überwachungs- und Kontrollsysteme, die das Verhalten der Arbeitnehmenden am Arbeitsplatz überwachen sollen, dürfen nicht eingesetzt werden (ArGV 3 Art. 26 Abs. 1). Sind Kontrollsysteme aus anderen Gründen erforderlich, etwa für die Sicherheit, sind sie so zu gestalten, dass Gesundheit und Bewegungsfreiheit nicht beeinträchtigt werden. Dazu kommt OR Art. 328b: Daten über Mitarbeitende darfst du nur bearbeiten, soweit sie die Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlich sind.
- Heikel: dauernde Standortverfolgung des Firmenfahrzeugs oder des Handys, automatische Stempelung beim Betreten einer Baustelle, Auswertung, wer wie lange wo stand.
- Unproblematisch: Datum, Beginn, Ende, Pause, Auftrag und Tätigkeit, von der Person selbst erfasst oder im Büro nachgetragen.
- Faustregel: Alles, was du brauchst, um Lohn zu zahlen und Leistungen zu verrechnen, darfst du erheben. Alles, was darüber hinaus Verhalten misst, brauchst du nicht und solltest du nicht erheben.
- Wer trotzdem ortet, braucht einen anderen Zweck als die Leistungskontrolle, muss darüber informieren und sollte vorher juristischen Rat einholen.
Was eine Stundenerfassung können muss
Die Liste ist kurz, und sie unterscheidet brauchbare von unbrauchbaren Programmen schneller als jeder Funktionsvergleich. Nimm sie mit in die Vorführung und stell die Fragen in der rechten Spalte.
| Worauf du achtest | Warum | Prüffrage vor dem Entscheid |
|---|---|---|
| Von, bis und Pause je Tag | ArGV 1 Art. 73 verlangt die Lage der Arbeitszeit, nicht nur die Summe | Kann ich Beginn und Ende eintragen oder nur eine Stundenzahl? |
| Nachtragen möglich | Wer um 19 Uhr vom Kunden kommt, erfasst am nächsten Morgen | Kann ich einen vergangenen Tag noch erfassen und sieht man die Änderung? |
| Erfassen für andere | Nicht jede Person hat ein Firmenhandy oder einen eigenen Zugang | Darf das Büro für einen Monteur ohne Zugang buchen? |
| Freigabe und Sperre | Nach der Kontrolle darf niemand mehr still nachbessern | Wer darf nach der Freigabe korrigieren, und bleibt es nachvollziehbar? |
| Reisezeit als eigenes Feld | Wegzeit wird anders bezahlt und anders verrechnet als Arbeit | Gibt es ein eigenes Feld, oder verschwindet die Fahrt in der Arbeitszeit? |
| Stunde hängt am Auftrag | Aus denselben Stunden entstehen Rechnung und Nachkalkulation | Kann ich die Stunde einem Kunden und einem Auftrag zuordnen? |
| Export ohne Rückfrage | Die Daten gehören dir, auch nach einem Wechsel | Bekomme ich alle Stunden als Datei, jederzeit und selbständig? |
| Fünf Jahre lesbar | ArGV 1 Art. 73 Abs. 2 | Wie komme ich an die Jahre 2022 bis 2026, wenn ich kündige? |
Wo «gratis» teuer wird
Gegen ein kostenloses Programm spricht nichts, solange du vorher weisst, womit es bezahlt wird. Drei Fragen klären das, und du stellst sie besser vor der Umstellung als nachher.
- Kommst du wieder heraus? Lass dir zeigen, wie ein vollständiger Export aussieht, bevor du die ersten Stunden erfasst. Eine Sammlung von Bildschirmfotos ist kein Export.
- Wo liegen die Daten und wer sieht sie? Personendaten deiner Mitarbeitenden sind nicht irgendwelche Daten. Wer sie bearbeitet, muss dir sagen können, wo und wozu.
- Was passiert beim zweiten Mitarbeiter? Kostenlos ist oft nur der Zugang für eine einzelne Person. Rechne den Preis für deine tatsächliche Teamgrösse und für drei Jahre, nicht für den ersten Monat.
Und der ehrlichste Vergleich ist nicht App gegen App, sondern App gegen Zettel plus Excel plus zwei Stunden Abtippen pro Woche. Eine Erfassung, die deine Leute nicht benutzen, ist teurer als jeder Block Papier. Worauf es bei der Auswahl sonst ankommt, steht im Ratgeber zu Handwerkersoftware.
Die Umstellung in vier Schritten
Entscheide, was auf den Rapport gehört
Nimm deinen bisherigen Zettel und streiche alles, was nie jemand ausgefüllt hat. Was bleibt, sind meist sieben Felder: Datum, von, bis, Pause, Kunde oder Auftrag, Tätigkeit, Material. Diese sieben Felder musst du in der neuen Erfassung wiederfinden.
Zwei Wochen doppelt führen
Zettel und App parallel, mit einer Person, die mitmacht. Am Ende vergleichst du die beiden Wochen Stunde für Stunde. Wo die App weniger zeigt, fehlt ein Feld oder ein Handgriff ist zu umständlich.
Die Regel im Team abmachen
Wann wird erfasst, bis wann muss der Tag stehen, wer gibt frei, wie wird eine Korrektur gemeldet. Schreib es in drei Sätzen auf und häng es in die Werkstatt. Ohne diese Abmachung erfasst jeder, wann es ihm passt, und der Monatsabschluss bleibt beim Büro hängen.
Papier stehen lassen, aber nur als Rückfalllinie
Ein Block im Fahrzeug für den Tag, an dem das Handy leer ist. Der Zettel wird am nächsten Tag nacherfasst, nicht gesammelt. Nach drei Monaten prüfst du, wie oft er gebraucht wurde; meist ist die Antwort: zweimal.
Leute ohne Smartphone und Leute ohne Lust
Beides kommt vor, und beides ist lösbar, wenn die Erfassung stellvertretendes Eintragen erlaubt. Der Vorarbeiter erfasst für die Equipe, oder das Büro trägt einmal pro Woche nach, was auf dem Zettel steht. Rechtlich ist das unproblematisch: Verantwortlich für die Aufzeichnung ist ohnehin der Betrieb, nicht die einzelne Person. Ein privates Handy kannst du nicht einfach voraussetzen, denn notwendige Auslagen für die Arbeit trägt der Betrieb (OR Art. 327a). Wer keins einsetzen will, bekommt ein Firmengerät, eine Entschädigung oder gibt die Zeiten weiterhin auf Papier ab.
Gegen die Lustlosigkeit hilft nur ein Argument, und es ist ein ehrliches: Wer seine Stunden selbst erfasst, wird nach seinen Stunden bezahlt. Wer sie dem Büro überlässt, wird nach dem bezahlt, was das Büro rekonstruiert. Zeig einmal eine Woche, in der beides verglichen wird, und die Diskussion ist vorbei.
Vom Rapport zur Rechnung
Der eigentliche Gewinn liegt nicht bei der Erfassung, sondern danach. Stehen die Stunden am Auftrag, entsteht daraus die Rechnung, ohne dass jemand eine Zahl abtippt, und die Nachkalkulation zeigt, was der Auftrag wirklich gekostet hat. Damit das funktioniert, muss jede Stunde einen Kunden und einen Auftrag tragen, und die Zuordnung muss beim Erfassen passieren, nicht am Monatsende.
Dazu gehört die Unterschrift des Kunden, wo sie möglich ist: Ein Rapport, den der Kunde auf dem Gerät gegengezeichnet hat, ist im Streitfall mehr wert als jede Erinnerung. Welche Felder ein Rapport braucht und welche Sätze über die Unterschrift gehören, steht im Ratgeber Arbeitsrapport richtig führen. Und wenn die Stunden über die vereinbarte Zeit hinausgehen, liest du im Ratgeber zu Überstunden und Überzeit nach, was du bezahlen musst.
So macht es KIDESK
In KIDESK erfassen deine Leute die Stunden am Auftrag: Datum, von, bis, Pause, die Reisezeit in einem eigenen Feld, dazu die Unterscheidung zwischen Werkstatt und Montage. Einen Live-Timer gibt es bewusst nicht, und geortet wird niemand. Einträge lassen sich nachtragen, auch für Mitarbeitende ohne eigenen Zugang. Das Büro gibt die Stunden frei, danach sind sie gesperrt, und aus denselben Zahlen entsteht die Rechnung. Fürs iPhone gibt es die App, auf jedem anderen Handy läuft KIDESK im Browser. Was KIDESK nicht macht: Lohnabrechnung, Ferien- und Absenzverwaltung und die Beurteilung, ob dein Verzeichnis alle Angaben nach ArGV 1 Art. 73 enthält.
Häufige Fragen
Ist eine Stundenerfassung auf dem Handy rechtlich gültig?
Ja. Das Arbeitsgesetz schreibt keine Form vor, sondern einen Inhalt: tägliche und wöchentliche Arbeitszeit samt Lage, Ruhetage und Pausen ab einer halben Stunde (ArGV 1 Art. 73). Ob das auf Papier, in einer Tabelle oder in einer App steht, spielt keine Rolle, solange es bei einer Kontrolle lesbar vorliegt und fünf Jahre aufbewahrt wird.
Darf ich meine Mitarbeitenden über das Handy orten?
Nein, nicht zur Leistungskontrolle. Überwachungs- und Kontrollsysteme, die das Verhalten am Arbeitsplatz überwachen sollen, dürfen nicht eingesetzt werden (ArGV 3 Art. 26 Abs. 1). Für die Arbeitszeit brauchst du den Standort auch nicht: Datum, Beginn, Ende und Auftrag genügen und sind unbestritten.
Muss ich meinen Leuten ein Firmenhandy stellen?
Wenn du eine App vorschreibst, kannst du kein privates Gerät verlangen: Notwendige Auslagen für die Arbeit trägt der Betrieb (OR Art. 327a). Entweder stellst du ein Gerät, entschädigst die Nutzung oder lässt die Erfassung stellvertretend über das Büro laufen. Ein Zwang zum privaten Handy ohne Entschädigung ist keine gute Grundlage.
Reicht der Stundenrapport als Arbeitszeiterfassung?
Nur wenn er die geforderten Felder hat. Ein Rapport für den Kunden nennt oft nur die Zahl der Stunden; die Vorschrift verlangt aber auch ihre Lage und die Pausen ab einer halben Stunde. Ergänze Beginn, Ende und Pause, dann erfüllt derselbe Rapport beide Zwecke.
Wie lange muss ich die Daten aufbewahren?
Die Aufzeichnungen nach Arbeitsgesetz mindestens fünf Jahre nach Ablauf ihrer Gültigkeit (ArGV 1 Art. 73 Abs. 2). Dient der Rapport zugleich als Buchungsbeleg für eine Rechnung, gelten die zehn Jahre aus OR Art. 958f. Rechne im Zweifel mit zehn Jahren, dann hast du beide Fristen abgedeckt.
Was mache ich mit den Zetteln aus den letzten Jahren?
Aufbewahren, nicht abtippen. Rückwirkend musst du nichts digitalisieren; die alten Aufzeichnungen bleiben gültig, solange sie lesbar sind. Ein Ordner pro Jahr, trocken gelagert, genügt. Digitalisiere nur, was du laufend brauchst, also das aktuelle und allenfalls das letzte Jahr.
Quellen
- Arbeitsgesetz (ArG), Art. 46: Auskunfts- und Unterlagenpflicht
- Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1), Art. 73: Verzeichnisse und andere Unterlagen
- Verordnung 3 zum Arbeitsgesetz (ArGV 3) (Gesundheitsschutz), Art. 26: Überwachung der Arbeitnehmer
- SECO: Wegleitung zur ArGV 3, Artikel 26 Überwachung der Arbeitnehmer
- Obligationenrecht (OR), Art. 328b: Bearbeitung von Personendaten
- Obligationenrecht (OR), Art. 327a: Auslagenersatz
- Obligationenrecht (OR), Art. 958f: Aufbewahrung der Geschäftsbücher
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
