Was genau aufgezeichnet werden muss
Das Arbeitsgesetz verlangt in Art. 46, dass der Arbeitgeber den Vollzugs- und Aufsichtsorganen Verzeichnisse zur Verfügung hält, aus denen die nötigen Angaben hervorgehen. Was das heisst, steht in Art. 73 der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1). Für einen Kleinbetrieb sind das vor allem diese Punkte:
- Personalien und Art der Beschäftigung, dazu Ein- und Austritt.
- Die geleistete tägliche und wöchentliche Arbeitszeit samt Ausgleichs- und Überzeitarbeit und ihre Lage. Die Lage heisst: von wann bis wann, nicht nur wie viele Stunden.
- Die gewährten wöchentlichen Ruhe- oder Ersatzruhetage, soweit sie nicht regelmässig auf einen Sonntag fallen.
- Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr.
- Die geschuldeten Lohn- oder Zeitzuschläge nach Gesetz, etwa für Nacht- und Sonntagsarbeit.
- Betriebliche Abweichungen von der Tag-, Nacht- und Sonntagsdefinition sowie die Ergebnisse medizinischer Abklärungen bei Nachtarbeit und Mutterschaft.
Eine Form ist nicht vorgeschrieben. Ein Stundenblatt aus dem Block, eine Tabelle oder eine Software erfüllen dieselbe Pflicht, solange die Angaben stimmen, lesbar sind und bei einer Kontrolle vorliegen. Entscheidend ist nicht das Werkzeug, sondern dass jeden Tag etwas eingetragen wird. Was am Monatsende aus dem Gedächtnis entsteht, hält keiner Prüfung stand.
Für wen die Pflicht gilt und für wen nicht
| Person im Betrieb | Erfassung nach Arbeitsgesetz? | Grundlage |
|---|---|---|
| Angestellte, Teilzeit, Aushilfen, Temporäre im Einsatz | Ja | ArGV 1 Art. 1 Abs. 1 und Art. 73 |
| Lernende und Praktikantinnen | Ja, sie gelten als Arbeitnehmende | ArGV 1 Art. 1 Abs. 2 |
| Inhaber einer Einzelfirma, Selbständige | Nein, keine Arbeitnehmenden | ArGV 1 Art. 1, Begriff des Arbeitnehmers |
| Nur Ehegatte, eingetragene Partnerin, Kinder, Eltern, Stiefkinder im Betrieb | Nein, das Gesetz gilt für diesen Betrieb nicht | Arbeitsgesetz Art. 4 Abs. 1 |
| Personen mit höherer leitender Tätigkeit | Nein, vom persönlichen Geltungsbereich ausgenommen | Arbeitsgesetz Art. 3 Bst. d |
Die zwei Erleichterungen: Art. 73a und Art. 73b
| Frage | Vollständige Erfassung | Vereinfachte Erfassung (Art. 73b) | Verzicht (Art. 73a) |
|---|---|---|---|
| Was wird erfasst? | Arbeitszeit mit Lage, Pausen ab 30 Minuten, Ruhetage, Zuschläge | Nur die geleistete tägliche Arbeitszeit; bei Nacht- und Sonntagsarbeit zusätzlich Anfang und Ende | Nichts davon |
| Für wen? | Alle Arbeitnehmenden | Personen, die ihre Arbeitszeit zu einem namhaften Teil selbst festsetzen | Grosse Autonomie, mehrheitlich selbst bestimmte Arbeitszeit, Bruttojahreseinkommen über CHF 120'000.00 |
| Was braucht es dafür? | Nichts, das ist der Normalfall | Vereinbarung mit der Arbeitnehmervertretung oder, wo keine besteht, mit der Mehrheit der Belegschaft; in Betrieben unter 50 Beschäftigten schriftlich mit der einzelnen Person | Einen Gesamtarbeitsvertrag, der das vorsieht, plus schriftliche Einzelvereinbarung |
| Realistisch im Kleinbetrieb? | Ja | Ja, mit schriftlicher Vereinbarung und jährlichem Gespräch zur Arbeitsbelastung | Selten, weil der passende GAV fehlt |
Wird die vereinfachte Erfassung in einem Betrieb mit weniger als 50 Personen individuell vereinbart, muss in der Vereinbarung auf die geltenden Arbeits- und Ruhezeitbestimmungen hingewiesen werden, und einmal im Jahr ist ein Endjahresgespräch zur Arbeitsbelastung zu führen und zu dokumentieren (Art. 73b Abs. 3). Wer trotz Vereinbarung die vollständigen Angaben aufzeichnen will, darf das; der Betrieb muss dafür ein geeignetes Werkzeug zur Verfügung stellen (Abs. 4).
Beim Verzicht nach Art. 73a müssen drei Bedingungen zusammenkommen: ein Gesamtarbeitsvertrag, der den Verzicht vorsieht und von der Mehrheit der repräsentativen Arbeitnehmerorganisationen unterzeichnet ist, ein Bruttojahreseinkommen samt Boni von mehr als CHF 120'000.00 (bei Teilzeit anteilsmässig) und eine schriftliche Einzelvereinbarung. Der Betrag folgt der Entwicklung des UVG-Höchstverdienstes. Beide Seiten können die Einzelvereinbarung jährlich widerrufen. Für den typischen Handwerks-, Reinigungs- oder Gartenbaubetrieb fällt dieser Weg weg.
Fünf Jahre aufbewahren, nicht zehn
Verzeichnisse und Unterlagen sind nach Ablauf ihrer Gültigkeit mindestens fünf Jahre aufzubewahren (ArGV 1 Art. 73 Abs. 2). Das ist eine andere Frist als die zehn Jahre für Geschäftsbücher und Buchungsbelege nach OR Art. 958f. Wer Stunden in derselben Software führt wie die Rechnungen, bewahrt in der Praxis ohnehin alles zehn Jahre auf. Mehr zur längeren Frist steht im Ratgeber zur Aufbewahrungspflicht.
Was passiert, wenn nichts da ist
- 01
Kontrolle durch das kantonale Arbeitsinspektorat
Die Vollzugsorgane dürfen den Betrieb betreten, Auskünfte verlangen und in die Verzeichnisse Einsicht nehmen. Fehlen die Unterlagen, lässt sich nicht belegen, dass Höchstarbeitszeit und Ruhezeiten eingehalten wurden.
- 02
Aufforderung
Die Behörde macht auf die nicht befolgte Vorschrift aufmerksam und verlangt, dass sie eingehalten wird (Arbeitsgesetz Art. 51 Abs. 1). Damit ist die Sache meist erledigt, wenn du nachrüstest.
- 03
Verfügung mit Strafandrohung
Folgt der Betrieb nicht, erlässt die kantonale Behörde eine Verfügung, verbunden mit der Strafandrohung nach Art. 292 des Strafgesetzbuchs (Art. 51 Abs. 2). Wird auch die missachtet, kommen Massnahmen des Verwaltungszwangs dazu (Art. 52).
- 04
Strafe bei Arbeits- und Ruhezeitverstössen
Wer vorsätzlich gegen die Vorschriften über Arbeits- und Ruhezeit verstösst, ist strafbar (Art. 59 Abs. 1 Bst. b). Für den Arbeitgeber sieht Art. 61 eine Geldstrafe bis zu 180 Tagessätzen vor.
Dazu kommt der Teil, der öfter weh tut als jede Busse: Streitet jemand nach der Kündigung über nicht bezahlte Überstunden, stehen deine Aufzeichnungen gegen seine. Hast du keine, bleibt nur sein Kalender. Eine saubere Zeiterfassung schützt darum zuerst den Betrieb.
Ein GAV kann mehr verlangen als das Gesetz
Gilt für dein Gewerk ein Gesamtarbeitsvertrag, steht dort oft mehr. Der GAV für die Reinigungsbranche in der Deutschschweiz 2026 bis 2029 verlangt in Art. 6.3 eine Arbeitszeitkontrolle, die pro Tag und Person den Einsatzort nennt, die Arbeitszeit von und bis samt anzurechnender Reisezeiten und die unbezahlten Zeiten wie Pausen. Dazu muss der Betrieb den Stand des Arbeitszeitkontos monatlich bekannt geben und Einsicht gewähren, und die Kontrollen sind fünf Jahre aufzubewahren. Prüfe deshalb zuerst, ob ein GAV für deine Branche und deinen Kanton allgemeinverbindlich ist. Die Liste führt das SECO.
Zeiterfassung und Arbeitsrapport sind zwei Paar Schuhe
Die Aufzeichnung nach Arbeitsgesetz gehört dem Betrieb und der Behörde. Der Arbeitsrapport gehört dem Kunden: Er zeigt, welche Arbeit an welchem Objekt geleistet wurde, mit Material und Unterschrift. Beides aus derselben Zeiterfassung zu speisen, spart Arbeit, aber die zwei Zwecke bleiben getrennt. Der Kunde sieht nie das Arbeitszeitkonto deiner Mitarbeiterin, und das Arbeitsinspektorat interessiert sich nicht für den Regiepreis. Vorlagen dazu: Stundenrapport und Rapport in Regie.
So macht es KIDESK
In KIDESK werden Stunden je Auftrag und Person mit Datum, von, bis und Pause erfasst, dazu Reisezeit und Zuschläge für Nacht, Wochenende und Feiertag. Angebrochene Viertelstunden werden aufgerundet. Der Stundenbericht zeigt die Zeiten je Person und Zeitraum und lässt sich als Datei exportieren. Was KIDESK nicht macht: die Lohnabrechnung, und beurteilen, ob deine Verzeichnisse für das Arbeitsinspektorat vollständig sind. Ruhetage und Absenzen führst du weiterhin selbst.
Häufige Fragen
Muss ich als Inhaber meine eigenen Stunden erfassen?
Nach dem Arbeitsgesetz nicht: Wer selbständig ist, gilt nicht als Arbeitnehmer. Für die Kalkulation lohnt es sich trotzdem. Nur wer seine eigenen Stunden kennt, weiss, wie viele davon verrechenbar waren, und rechnet den Stundenansatz auf einer echten Grundlage statt auf einer Schätzung.
Reicht eine Excel-Tabelle für die Arbeitszeiterfassung?
Ja. Das Gesetz schreibt keine Form vor, nur den Inhalt. Eine Tabelle mit Datum, von, bis, Pause und Bemerkung erfüllt die Pflicht, wenn sie laufend geführt wird und bei einer Kontrolle vorliegt. Praktisch wird es dann unangenehm, wenn Stunden für Lohn, Rapport und Rechnung dreimal abgetippt werden.
Muss ich auch die Pausen aufschreiben?
Pausen ab einer halben Stunde ja, mit Lage und Dauer (ArGV 1 Art. 73 Abs. 1 Bst. e). Kürzere Pausen musst du nicht festhalten. Wichtig ist die Trennung: Unbezahlte Pausen gehören nicht in die Arbeitszeit, und wer sie nicht ausweist, verrechnet sie am Ende versehentlich dem Kunden.
Gilt die Pflicht auch für Aushilfen und Temporäre?
Ja. Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer ist jede Person, die im Betrieb dauernd oder vorübergehend beschäftigt wird, auch für einen Teil der Arbeitszeit (ArGV 1 Art. 1). Bei Temporären führt der Verleihbetrieb die Lohnabrechnung, die Arbeitszeit fällt aber in deinem Betrieb an und gehört dort erfasst.
Was ist der Unterschied zwischen Überstunden und Überzeit?
Überstunden sind Arbeit über die vertraglich vereinbarte Zeit hinaus; sie werden mit Freizeit gleicher Dauer oder mit einem Zuschlag von mindestens 25 Prozent abgegolten, und Zuschlag wie Vergütung können schriftlich wegbedungen werden (OR Art. 321c). Überzeit ist Arbeit über die gesetzliche Höchstarbeitszeit hinaus; dort ist der Zuschlag von 25 Prozent zwingend, bei Büropersonal, technischen und anderen Angestellten sowie Verkaufspersonal in Grossbetrieben allerdings erst ab der 61. Überzeitstunde im Kalenderjahr (Arbeitsgesetz Art. 12 und 13).
Quellen
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
