Was im Stundenrapport steht
Der Stundenrapport ist ein Wochenblatt für eine Person. Oben stehen Name, Funktion, Kalenderwoche und Jahr, darunter eine Zeile je Tag. Die Spalten sind so gewählt, dass aus dem Blatt alles hervorgeht, was du für den Lohn und für das Arbeitsgesetz brauchst.
| Spalte | Was du einträgst |
|---|---|
| Datum | Wochentag und Datum, zum Beispiel «Mo, 21.09.2026». |
| Von und Bis | Beginn und Ende der Arbeit als Uhrzeit, zum Beispiel 07:00 und 16:30. |
| Pause von und Pause bis | Die Lage der Pause, zum Beispiel 12:00 bis 13:00. Kurze Pausen unter einer halben Stunde musst du nicht eintragen. |
| Stunden | Die Arbeitszeit des Tages als Dezimalzahl. In Excel rechnet die Zelle selbst: Bis minus Von minus Pause. |
| Auftrag / Tätigkeit | Wo und woran gearbeitet wurde. Das brauchst du, wenn du die Stunden später einem Auftrag zuordnest. |
| Total | Die Stunden der Woche. In Excel eine Summenformel, in Word rechnest du von Hand. |
Unter der Tabelle ist Platz für Bemerkungen: Überzeit, Ausgleich, Ferien, Krankheit, Feiertag. Ganz unten unterschreiben die Person, die gearbeitet hat, und die vorgesetzte Person.
Was das Arbeitsgesetz verlangt
Nach Arbeitsgesetz (ArG) Art. 46 muss der Arbeitgeber Unterlagen führen, aus denen die Angaben für den Vollzug des Gesetzes ersichtlich sind. Was das heisst, regelt ArGV 1 Art. 73 Abs. 1. Für die Arbeitszeit sind es vor allem diese Punkte:
- die geleistete tägliche und wöchentliche Arbeitszeit, inklusive Ausgleichs- und Überzeitarbeit, und ihre Lage (Bst. c). Es reicht also nicht, «8.5 Stunden» zu notieren. Beginn und Ende gehören dazu.
- die gewährten wöchentlichen Ruhe- oder Ersatzruhetage, soweit sie nicht regelmässig auf einen Sonntag fallen (Bst. d),
- Lage und Dauer der Pausen von einer halben Stunde und mehr (Bst. e).
Eine bestimmte Form schreibt die Verordnung nicht vor. Papier, Excel oder Software sind gleich gut, solange diese Angaben ersichtlich sind. Die Unterlagen bewahrst du nach ArGV 1 Art. 73 Abs. 2 mindestens fünf Jahre auf. Die wöchentliche Höchstarbeitszeit beträgt nach ArG Art. 9 je nach Betrieb und Tätigkeit 45 oder 50 Stunden. Was darüber hinausgeht, ist Überzeit und gehört im Rapport vermerkt. Wie Zuschläge gerechnet werden, steht im Ratgeber zu Nacht- und Wochenendzuschlägen.
Stundenrapport oder Regierapport?
Die beiden Blätter werden oft verwechselt. Der Stundenrapport gehört zur Person: Er zeigt, wann jemand gearbeitet hat, und dient dem Lohn und der Arbeitszeitkontrolle. Der Regierapport gehört zum Auftrag: Er zeigt dem Kunden, welche Stunden und welches Material du ihm verrechnest, und der Kunde unterschreibt ihn. Wie ein Regierapport aufgebaut ist, steht im Ratgeber Rapport und Regie. Was eine Stunde kosten muss, rechnest du im Ratgeber Stundensatz berechnen nach.
So füllst du die Vorlage aus
- 01
Kopf ausfüllen
Name, Funktion, Kalenderwoche und Jahr eintragen. Den Absender oben ersetzt du einmal durch deinen Betrieb und speicherst die Datei als deine eigene Vorlage.
- 02
Jeden Tag eine Zeile
Beginn, Pause und Ende als Uhrzeit eintragen, in Excel in der Form 07:00. Die kursive Beispielzeile zeigt, wie es aussieht. Lösch sie, bevor du das Blatt verwendest.
- 03
Stunden prüfen
In Excel steht das Tagestotal sofort in der Spalte Stunden und das Wochentotal in der letzten Zeile. In Word rechnest du die Stunden selbst aus und trägst sie als Dezimalzahl ein.
- 04
Unterschreiben und ablegen
Am Ende der Woche unterschreiben beide. Das Blatt legst du so ab, dass du es fünf Jahre lang wiederfindest.
Minuten in Dezimalstunden umrechnen
Für den Lohn und für die Rechnung brauchst du Dezimalstunden, nicht Stunden und Minuten. Du teilst die Minuten durch 60. Aus 7 Stunden 45 Minuten werden 7.75 Stunden.
| Minuten | Dezimal |
|---|---|
| 15 | 0.25 |
| 30 | 0.50 |
| 45 | 0.75 |
| 10 | 0.17 |
| 20 | 0.33 |
- Montag, 07:00 bis 16:30, Pause 12:00 bis 13:00
- 8.50
- Dienstag, 07:00 bis 16:30, Pause 12:00 bis 13:00
- 8.50
- Mittwoch, 07:00 bis 16:00, Pause 12:00 bis 13:00
- 8.00
- Donnerstag, 07:00 bis 16:30, Pause 12:00 bis 13:00
- 8.50
- Freitag, 07:00 bis 15:15, Pause 12:00 bis 12:45
- 7.50
- Total der Woche
- 41.00 Stunden
So macht es KIDESK
In KIDESK erfassen deine Leute die Stunden direkt am Auftrag: Datum, von, bis, Pause und Reisezeit. Eine Stoppuhr gibt es nicht. Du gibst die Stunden frei, danach sind sie gesperrt. Der Stundenbericht zeigt die Stunden je Person und lässt sich als CSV für die Lohnbuchhaltung exportieren. Eine Lohnbuchhaltung ist KIDESK nicht.
Häufige Fragen
Ist ein Stundenrapport in der Schweiz Pflicht?
Für Angestellte, die dem Arbeitsgesetz unterstehen, muss der Arbeitgeber die Arbeitszeit dokumentieren (ArG Art. 46, ArGV 1 Art. 73). Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben. Papier, Excel oder Software sind gleich gut, solange Beginn, Ende, Pausen ab einer halben Stunde und die Summen ersichtlich sind.
Wie lange muss ich Stundenrapporte aufbewahren?
Mindestens fünf Jahre, so steht es in ArGV 1 Art. 73 Abs. 2. Dienen die Rapporte zugleich als Beleg für Löhne oder Rechnungen, gehören sie zu den Buchungsbelegen. Für diese gilt nach OR Art. 958f eine Aufbewahrung von zehn Jahren.
Muss die Pause im Stundenrapport stehen?
Ja, sobald sie eine halbe Stunde oder länger dauert. ArGV 1 Art. 73 Abs. 1 Bst. e verlangt Lage und Dauer dieser Pausen. Darum hat die Vorlage zwei Spalten, Pause von und Pause bis, statt nur einer Spalte mit der Dauer.
Wer unterschreibt den Stundenrapport?
Die Verordnung verlangt keine Unterschrift. In der Praxis unterschreiben beide: Die Person, die gearbeitet hat, bestätigt ihre Angaben, und die vorgesetzte Person hat sie gesehen. Das erspart spätere Diskussionen über Überstunden. Dein Gesamtarbeitsvertrag kann mehr verlangen.
Kann ich die Arbeitszeit vereinfacht erfassen?
Nur mit einer Vereinbarung nach ArGV 1 Art. 73b. Möglich ist das für Angestellte, die ihre Arbeitszeit zu einem namhaften Teil selbst festsetzen. Dann genügt die tägliche Arbeitszeit. In Betrieben mit weniger als 50 Angestellten kann die Vereinbarung individuell und schriftlich getroffen werden. Bei Nacht- und Sonntagsarbeit bleiben Beginn und Ende Pflicht.
Quellen
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
