Warum «doppelt»: zwei Konten je Buchung
Die doppelte Buchhaltung erfasst jeden Vorgang an zwei Stellen: Woher kommt der Wert, und wohin geht er. Du bekommst nicht einfach Geld, sondern du bekommst Geld auf das Bankkonto, weil eine Kundenforderung verschwindet. Beide Seiten werden gebucht, und beide Beträge sind gleich gross. Darum muss die Summe aller Soll-Buchungen immer der Summe aller Haben-Buchungen entsprechen. Stimmt das nicht, ist eine Buchung unvollständig.
Technisch besteht die Buchhaltung aus dem Hauptbuch und den Hilfsbüchern. Das Hauptbuch sind die Konten, also die sachliche Gliederung aller Vorgänge, und das Journal, also dieselben Vorgänge in zeitlicher Reihenfolge. Zu den Hilfsbüchern zählt die Geschäftsbücherverordnung ausdrücklich die Debitoren- und die Kreditorenbuchhaltung, die Lohnbuchhaltung und die laufende Führung der Warenbestände (GeBüV Art. 1).
Soll und Haben in einem Satz
Soll ist die linke Seite eines Kontos, Haben die rechte. Was die beiden Wörter bedeuten, hängt vom Konto ab, und genau daran scheitern die meisten Erklärungen. Merk dir stattdessen die vier Fälle, die im Handwerksbetrieb neunzig Prozent aller Buchungen ausmachen.
| Vorgang | Soll (Wert kommt an) | Haben (Wert kommt her) |
|---|---|---|
| Du stellst eine Rechnung | Forderungen aus Lieferungen und Leistungen | Ertrag aus Lieferungen und Leistungen |
| Der Kunde bezahlt | Bank | Forderungen aus Lieferungen und Leistungen |
| Der Lieferant stellt dir Material in Rechnung | Materialaufwand | Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen |
| Du bezahlst den Lieferanten | Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen | Bank |
- Rechnungsbetrag inklusive 8.1 Prozent MwSt
- CHF 4'860.00
- Soll: Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
- CHF 4'860.00
- Haben: Ertrag aus Lieferungen und Leistungen
- CHF 4'495.84
- Haben: geschuldete Mehrwertsteuer
- CHF 364.16
- Sechs Wochen später, Soll: Bank
- CHF 4'860.00
- Sechs Wochen später, Haben: Forderungen
- CHF 4'860.00
- Soll gleich Haben, in jeder einzelnen Buchung
- CHF 4'860.00
Am Beispiel siehst du den Unterschied zur Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: Der Ertrag von CHF 4'495.84 gehört in das Jahr, in dem du gearbeitet hast, auch wenn das Geld erst im nächsten Januar eintrifft. In der Milchbüchleinrechnung zählt nur der Zahlungseingang.
Die zweite Verdoppelung: derselbe Gewinn auf zwei Wegen
Am Jahresende entsteht der Erfolg zweimal. Die Erfolgsrechnung stellt Ertrag und Aufwand gegenüber, die Differenz ist der Jahresgewinn. Die Bilanz vergleicht das Eigenkapital am Anfang mit dem am Ende des Jahres, korrigiert um Privatentnahmen und Einlagen, und kommt auf denselben Betrag. Diese Gegenprobe ist der eigentliche Wert der Methode: Ein Fehler fällt auf, statt unbemerkt in der Steuererklärung zu landen.
Wer sie führen muss
GmbH und AG immer, unabhängig vom Umsatz. Einzelfirmen und Personengesellschaften ab CHF 500'000.00 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr (OR Art. 957 Abs. 1). Darunter genügt die vereinfachte Buchführung über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage. Wie du deinen Umsatzerlös dafür rechnest und was im Wechseljahr gilt, steht unter Muss ich eine doppelte Buchhaltung führen?.
Vier Fehler, die im Kleinbetrieb immer wieder passieren
- Privates und Geschäftliches auf einem Konto. Jede Migros-Zahlung wird dann zur Buchung, die jemand beurteilen muss. Trenn die Konten, bevor du die Buchhaltung umstellst.
- Die Mehrwertsteuer im Ertrag stehen lassen. Der Ertrag ist der Nettobetrag, die Steuer ist eine Schuld gegenüber der Eidgenössischen Steuerverwaltung und gehört auf ein eigenes Konto.
- Zahlungseingang als Ertrag buchen. Wer die Rechnung schon gebucht hat und den Eingang nochmals als Ertrag erfasst, weist den Umsatz zweimal aus und zahlt darauf Steuern.
- Ohne Beleg buchen. Zu jedem Buchungsvorgang gehört ein Belegnachweis (OR Art. 957a Abs. 2 Ziff. 2). Ein Kontoauszug allein ist kein Beleg, die Lieferantenrechnung schon.
So macht es KIDESK
KIDESK führt keine Finanzbuchhaltung: kein Hauptbuch, keine Konten, keine Bilanz. Gebucht wird bei deiner Treuhandstelle oder in einem Buchhaltungsprogramm. Was KIDESK liefert, ist das Material dafür: Rechnungen, Belege mit ausgelesenem Betrag und Steuersatz, zugeordnete Zahlungen. Für Monat, Quartal oder Jahr packt es ein ZIP mit Buchungsliste und Belegdateien, zuschaltbar auch als Journal mit Soll- und Haben-Spalte und als DATEV-Buchungsstapel.
Häufige Fragen
Steht «doppelte Buchhaltung» im Gesetz?
Nein. Das Obligationenrecht spricht von Buchführung und Rechnungslegung und verlangt eine Jahresrechnung aus Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang (OR Art. 958 Abs. 2). Der Ausdruck doppelte Buchhaltung stammt aus der Lehre und beschreibt die Methode, nicht eine gesetzliche Pflicht.
Was ist der Unterschied zur einfachen Buchhaltung?
Die einfache Buchhaltung hält nur fest, was auf dem Konto und in der Kasse passiert: Einnahmen, Ausgaben, Vermögenslage. Die doppelte Buchhaltung erfasst zusätzlich, wann eine Leistung erbracht wurde, und trennt so Geldfluss und Erfolg. Darum zeigt nur sie offene Forderungen, Schulden und angefangene Arbeiten.
Brauche ich dafür ein Buchhaltungsprogramm?
Vorgeschrieben ist es nicht. Die Bücher dürfen schriftlich, elektronisch oder in vergleichbarer Weise geführt werden (OR Art. 957a Abs. 5). Praktisch wird es ohne Programm mühsam, weil jede Buchung zweimal erfasst und am Jahresende abgestimmt werden muss.
Muss ich als Einzelfirma mit CHF 300'000 Umsatz umstellen?
Nein. Unter CHF 500'000.00 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr genügt die vereinfachte Buchführung (OR Art. 957 Abs. 2). Überschreitest du die Grenze in einem Jahr, gilt die volle Pflicht ab dem folgenden Geschäftsjahr, nicht rückwirkend.
Quellen
- Obligationenrecht (OR), Art. 957: Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung
- OR Art. 957a: Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung, Belegnachweis, Form
- OR Art. 958: Zweck und Bestandteile der Rechnungslegung
- OR Art. 959a und 959b: Mindestgliederung von Bilanz und Erfolgsrechnung
- Geschäftsbücherverordnung (GeBüV), Art. 1: Hauptbuch, Journal und Hilfsbücher
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
