Für wen diese Vorlage gedacht ist
Für Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als CHF 500'000.00 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr sowie für Vereine und Stiftungen ohne Pflicht zum Handelsregistereintrag. Diese Betriebe müssen «lediglich über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage» Buch führen (OR Art. 957 Abs. 2). Eine GmbH oder AG kann die Vorlage nicht verwenden: Juristische Personen brauchen immer Bilanz und Erfolgsrechnung. Ob das auf dich zutrifft, klärt die Seite Muss ich eine doppelte Buchhaltung führen?.
Die drei Aufstellungen
| Aufstellung | Was hineingehört | Verlangt von |
|---|---|---|
| Einnahmen und Ausgaben | Jeder Geldfluss mit Datum, Beleg-Nummer, Text, Kategorie und Betrag | OR Art. 957 Abs. 2 |
| Vermögenslage am Ende des Geschäftsjahres | Bank, Kasse, offene Kundenrechnungen, Fahrzeuge und Werkzeuge, offene Lieferantenrechnungen, Darlehen | OR Art. 957 Abs. 2 |
| Privatentnahmen und Privateinlagen | Was du dem Betrieb entnimmst und was du einlegst, je Vorgang | DBG Art. 125 Abs. 2 Bst. b |
In der Vorlage ist die erste Aufstellung die Tabelle, die zweite und die dritte sind Felder darunter. So bleibt alles auf einem Dokument, und am Jahresende fehlt nichts.
Die Spalten und warum sie dastehen
| Spalte | Was du einträgst |
|---|---|
| Datum | Der Tag, an dem das Geld geflossen ist, nicht das Rechnungsdatum. |
| Beleg-Nr. | Deine eigene Nummer, zum Beispiel E-2026-001 für Einnahmen und A-2026-001 für Ausgaben. Dieselbe Nummer steht auf dem Papier oder im Dateinamen. |
| Text / Geschäftsvorfall | Wer, was und wofür. «Rechnung 2026-0001, Malerarbeiten Huber» ist brauchbar, «Einnahme» nicht. Das Steuerbuch des Kantons Solothurn verlangt bei jeder Zeile die Namen der Leistenden und der Empfänger und bei Ausgaben zusätzlich den Zahlungsgrund. |
| Kategorie | Erlös, Materialaufwand, Raumaufwand, Fahrzeug, Versicherungen, Sozialbeiträge. Zehn bis fünfzehn Kategorien genügen einem Kleinbetrieb. |
| Betrag Einnahme | Was hereingekommen ist, in Franken und Rappen. |
| Betrag Ausgabe | Was hinausgegangen ist. Nie beides in derselben Zeile. |
So arbeitest du damit
- 01
Kopf einmal ausfüllen
Betrieb, Geschäftsjahr, Inhaberin oder Inhaber. Den Absender oben ersetzt du durch deine Angaben und speicherst die Datei als deine eigene Vorlage.
- 02
Jeden Monat eine halbe Stunde
Kontoauszug öffnen, jede Bewegung eintragen, Beleg dazu ablegen. Eine Stunde im Monat ist weniger als zwei Tage im Februar, und im Januar weisst du noch, wofür die Quittung vom Januar war.
- 03
Kategorien knapp halten
Lieber zwölf Kategorien, die du konsequent benutzt, als vierzig, bei denen du jedes Mal überlegst. Deine Treuhandstelle ordnet daraus die Konten zu.
- 04
Am Jahresende die zwei Felder ausfüllen
Vermögenslage per Stichtag und Privatentnahmen. Für die Vermögenslage brauchst du den Bankauszug vom 31. Dezember, den Kassenbestand, die Liste der offenen Kundenrechnungen und die der offenen Lieferantenrechnungen.
- 05
Zehn Jahre ablegen
Die Aufstellungen und alle Belege bewahrst du zehn Jahre auf, gerechnet ab dem Ablauf des Geschäftsjahres (OR Art. 958f Abs. 1, DBG Art. 126 Abs. 3). Elektronisch ist erlaubt, siehe Belege digital aufbewahren.
Ein Monat im Malerbetrieb, durchgerechnet
- Rechnung 2026-0001, Malerarbeiten Huber
- Einnahme CHF 4'860.00
- Rechnung 2025-0148, Zahlung eingegangen
- Einnahme CHF 2'310.00
- Farben und Material, Baumarkt
- Ausgabe CHF 612.45
- Miete Werkstatt und Büro
- Ausgabe CHF 1'200.00
- Lohn Hilfskraft
- Ausgabe CHF 1'480.00
- Fahrzeug: Treibstoff und Service
- Ausgabe CHF 268.90
- Einnahmenüberschuss Januar
- CHF 3'608.65
Nachgerechnet: CHF 4'860.00 plus CHF 2'310.00 ergibt CHF 7'170.00 Einnahmen. Die vier Ausgaben ergeben zusammen CHF 3'561.35. Bleiben CHF 3'608.65.
Die drei Fehler, die bei einer Kontrolle auffallen
- Nachträglich erstellt. Eine Aufzeichnung, die im März für das ganze Vorjahr entsteht, ist nicht zeitnah. Die Steuerverwaltung des Kantons Solothurn hält in ihrem Steuerbuch fest, dass Einnahmen und Ausgaben fortlaufend, lückenlos und wahrheitsgetreu gestützt auf Belege aufzuzeichnen sind und dass Bleistifteintragungen unzulässig sind
- Privates und Geschäftliches gemischt. Jede private Belastung vom Geschäftskonto muss später erklärt werden. Einfacher wird es mit getrennten Konten, siehe Geschäftskonto und Privatkonto trennen
- Bargeld nur im Kopf. Wer intensiven Barverkehr hat, führt zusätzlich ein Kassabuch. Dafür gibt es die Kassenbuch Vorlage
Was du zusätzlich brauchst, wenn du mehrwertsteuerpflichtig bist
An der Aufzeichnung selbst ändert sich nichts, an den Angaben schon. Für die Abrechnung brauchst du die Umsätze nach Steuersatz getrennt und, bei der effektiven Methode, die Vorsteuer je Beleg. Ergänze dafür zwei Spalten oder führe eine zweite Liste. Welche Methode für dich günstiger ist, steht im Ratgeber Saldosteuersatz oder effektiv.
So macht es KIDESK
Wer lieber nicht in einer Tabelle tippt: KIDESK führt Rechnungen, Belege und Zahlungen an einem Ort und liefert daraus den Bericht über Einnahmen und Ausgaben. Belege fotografierst du ab, KIDESK liest Betrag, Datum und Mehrwertsteuer aus und schlägt Konto und Steuercode vor; du prüfst und gibst frei. Eine Finanzbuchhaltung ist KIDESK nicht: kein Hauptbuch, keine Bilanz, keinen Jahresabschluss. Für den Abschluss gibt es das Treuhand-Paket als ZIP mit Buchungsliste und allen Belegdateien.
Berichte und Auswertungen Belege erfassen Treuhand-Zugang und Export
Häufige Fragen
Reicht eine Excel-Tabelle als Buchhaltung?
Für die vereinfachte Buchführung ja. Die Form ist frei, die Anforderungen sind es nicht: vollständig, wahrheitsgetreu, systematisch, mit einem Beleg zu jedem Vorgang und nachprüfbar (OR Art. 957 Abs. 3 und Art. 957a Abs. 2). Heikel ist weniger das Werkzeug als die Nachprüfbarkeit: Eine Datei, die jederzeit spurlos überschrieben werden kann, erfüllt diesen Punkt schlecht. Lege darum am Jahresende eine unveränderbare Fassung ab.
Trage ich das Rechnungsdatum oder das Zahlungsdatum ein?
Das Zahlungsdatum. Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zeigt Geldflüsse. Die Rechnung vom Dezember, die im Februar bezahlt wird, gehört ins neue Jahr und im alten Jahr in die Aufstellung über die Vermögenslage als offene Kundenrechnung.
Gehören Privatbezüge in die Ausgabenliste?
Nein. Was du dir aus dem Betrieb auszahlst, ist kein Aufwand und mindert deinen Gewinn nicht. Als Inhaberin einer Einzelfirma beziehst du keinen Lohn, sondern versteuerst den Gewinn. Privatentnahmen und Privateinlagen gehören in die eigene Aufstellung, die DBG Art. 125 Abs. 2 Bst. b verlangt.
Wie lange muss ich die Aufstellungen aufbewahren?
Zehn Jahre, gerechnet ab dem Ablauf des Geschäftsjahres (OR Art. 958f Abs. 1). Für Selbstständigerwerbende nennt das Steuerrecht dieselbe Frist und schliesst die Aufstellungen der vereinfachten Buchführung ausdrücklich ein (DBG Art. 126 Abs. 3). Elektronisch ist erlaubt, solange alles jederzeit wieder lesbar gemacht werden kann.
Ab wann reicht diese Vorlage nicht mehr?
Sobald dein Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr CHF 500'000.00 erreicht hat. Dann bist du ab dem folgenden Geschäftsjahr zu Buchführung und Rechnungslegung verpflichtet und brauchst Kontenplan, Bilanz und Erfolgsrechnung (OR Art. 957 Abs. 1). Gerechnet wird der Umsatzerlös ohne Mehrwertsteuer.
Quellen
- Obligationenrecht (OR), Art. 957: Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung
- OR Art. 957a: Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung
- OR Art. 958f: Aufbewahrung während zehn Jahren
- Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer (DBG), Art. 125 und 126
- ESTV, MWST-Info 16 Buchführung und Rechnungsstellung, Ziffer 1.2.3
- Steuerbuch Kanton Solothurn, § 23 Nr. 2: Aufzeichnungspflicht, Buchführung und Rechnungslegung
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
