Die Grenze: CHF 500'000 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr
Das Obligationenrecht (OR) teilt die Betriebe in zwei Gruppen. Der Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung unterliegen Einzelunternehmen und Personengesellschaften, die einen Umsatzerlös von mindestens CHF 500'000.00 im letzten Geschäftsjahr erzielt haben, sowie alle juristischen Personen (OR Art. 957 Abs. 1). Alle anderen müssen «lediglich über die Einnahmen und Ausgaben sowie über die Vermögenslage» Buch führen (Abs. 2). Für diese zweite Gruppe hat sich der Name Milchbüchleinrechnung eingebürgert.
| Betrieb | Was verlangt ist | Grundlage |
|---|---|---|
| Einzelfirma, Umsatzerlös unter CHF 500'000.00 | Einnahmen, Ausgaben, Vermögenslage | OR Art. 957 Abs. 2 Ziff. 1 |
| Einzelfirma, Umsatzerlös ab CHF 500'000.00 | Vollständige Buchführung und Rechnungslegung, also Bilanz und Erfolgsrechnung. Auf den Anhang darf sie verzichten | OR Art. 957 Abs. 1 Ziff. 1, Art. 959c Abs. 3 |
| GmbH und AG, unabhängig vom Umsatz | Vollständige Buchführung und Rechnungslegung | OR Art. 957 Abs. 1 Ziff. 2 |
| Kollektiv- und Kommanditgesellschaft | Gleich wie die Einzelfirma, die Grenze entscheidet | OR Art. 957 Abs. 1 und 2 |
Was die Milchbüchleinrechnung konkret enthält
Das Wort «lediglich» im Gesetz ist wörtlich gemeint. Verlangt sind zwei Aufstellungen, für die Steuererklärung kommt eine dritte dazu. In der Praxis führt man Einnahmen und Ausgaben getrennt, dann sind es vier Listen, die jede Tabellenkalkulation kann.
| Aufstellung | Was hineingehört | Verlangt von |
|---|---|---|
| Einnahmen | Alles, was für Leistungen hereinkommt, mit Datum, Kunde, Betrag und Verweis auf den Beleg | OR Art. 957 Abs. 2 |
| Ausgaben | Material, Fremdleistungen, Fahrzeug, Werkzeug, Miete, Versicherungen, Sozialbeiträge | OR Art. 957 Abs. 2 |
| Vermögenslage | Bankguthaben, Kasse, offene Kundenrechnungen, Fahrzeug und Werkzeug, offene Lieferantenrechnungen, Darlehen | OR Art. 957 Abs. 2 |
| Privatentnahmen und Privateinlagen | Was du dem Betrieb entnimmst und was du einlegst, je Vorgang | DBG Art. 125 Abs. 2 Bst. b |
Die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung gelten auch hier sinngemäss (OR Art. 957 Abs. 3). Das sind fünf, und sie stehen in OR Art. 957a Abs. 2: vollständige, wahrheitsgetreue und systematische Erfassung, der Belegnachweis für jeden einzelnen Vorgang, Klarheit, Zweckmässigkeit mit Blick auf Art und Grösse des Betriebs und Nachprüfbarkeit. Praktisch heisst der wichtigste davon: Zu jeder Zeile gehört ein Beleg, und der Beleg muss auffindbar sein.
Ein Jahr eines Malerbetriebs, durchgerechnet
- Einnahmen aus bezahlten Kundenrechnungen
- CHF 186'400.00
- Material und Fremdleistungen
- CHF 52'300.00
- Fahrzeug, Werkzeug, Versicherungen
- CHF 18'900.00
- Miete Werkstatt und Büro
- CHF 14'400.00
- AHV, Beiträge, übriger Aufwand
- CHF 11'600.00
- Einnahmenüberschuss 2026
- CHF 89'200.00
- Geschäftskonto
- CHF 21'400.00
- Offene Kundenrechnungen
- CHF 34'900.00
- Fahrzeug und Werkzeug, Restwert
- CHF 26'000.00
- Offene Lieferantenrechnungen, abzuziehen
- CHF 12'800.00
- Geschäftsvermögen am Jahresende
- CHF 69'500.00
Was du trotzdem tun solltest, obwohl niemand es verlangt
- Ein eigenes Geschäftskonto. Gesetzlich vorgeschrieben ist es für die Einzelfirma nicht. Praktisch ist es der Unterschied zwischen einem Abend Arbeit und drei Abenden, weil jede private Belastung sonst einzeln erklärt werden muss. Mehr dazu unter Geschäftskonto und Privatkonto trennen.
- Die offenen Posten führen. Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung zeigt nur Geld, das geflossen ist. Wer nicht daneben weiss, welche Rechnungen offen sind, mahnt zu spät. Die offenen Kundenrechnungen gehören ohnehin in die Vermögenslage.
- Den Umsatz im Blick behalten. Zwei Grenzen hängen daran: CHF 100'000.00 für die Mehrwertsteuerpflicht und CHF 500'000.00 für die doppelte Buchhaltung. Beide misst man am einfachsten monatlich, nicht im März des Folgejahres.
- Angefangene Arbeiten notieren. Was am 31. Dezember auf der Baustelle halb fertig ist, taucht nirgends auf, verändert den Abschluss aber deutlich. Eine kurze Liste mit Auftrag, Stand und geschätztem Wert genügt.
- Monatlich abheften statt jährlich. Eine Stunde im Monat ist weniger als zwei Tage im Februar, und die Belege sind dann noch erklärbar.
Belege: zehn Jahre, auch bei der Milchbüchleinrechnung
Die Aufbewahrungspflicht gilt unabhängig davon, wie klein dein Betrieb ist. Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind zehn Jahre aufzubewahren, die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (OR Art. 958f Abs. 1). Das Steuerrecht sagt es für die Einzelfirma noch deutlicher: Natürliche Personen mit Einkommen aus selbstständiger Erwerbstätigkeit müssen Geschäftsbücher, die Aufstellungen nach DBG Art. 125 Abs. 2 und sonstige Belege zehn Jahre aufbewahren (DBG Art. 126 Abs. 3). Elektronisch ist erlaubt, wenn die Übereinstimmung mit den Geschäftsvorfällen gewährleistet ist und alles jederzeit wieder lesbar gemacht werden kann (OR Art. 958f Abs. 3). Wie eine Ablage aussieht, die das aushält, steht im Ratgeber Belege zehn Jahre aufbewahren.
Wann aus der Milchbüchleinrechnung eine Buchhaltung wird
Der Wechsel kommt nicht plötzlich: Du siehst ihn ein Jahr im Voraus. Erreicht dein Umsatzerlös im Geschäftsjahr 2026 CHF 512'000.00, bist du im Geschäftsjahr 2027 buchführungs- und rechnungslegungspflichtig. Dann brauchst du einen Kontenplan, eine Bilanz und eine Erfolgsrechnung. Den Anhang, den eine GmbH oder AG erstellen muss, darf eine Einzelfirma weglassen, solange sie nicht nach den Vorschriften für grössere Unternehmen abschliessen muss (OR Art. 959c Abs. 3). Das ist der Moment, in dem die Frage «selber machen oder abgeben» neu gestellt wird, nicht der Moment, in dem man es zum ersten Mal hört.
Was die Steuererklärung von dir will
Bei vereinfachter Buchführung legst du der Steuererklärung die drei Aufstellungen bei: Einnahmen und Ausgaben, Vermögenslage, Privatentnahmen und -einlagen der Steuerperiode (DBG Art. 125 Abs. 2 Bst. b). Wer bilanziert, legt stattdessen die unterzeichneten Jahresrechnungen bei. Auf Verlangen der Veranlagungsbehörde musst du Geschäftsbücher, Belege und Urkunden vorlegen (DBG Art. 126 Abs. 2). Das ist der eigentliche Grund für die Ordnung im Ordner: nicht die Kontrolle, die kommt, sondern die, die kommen könnte.
So macht es KIDESK
KIDESK führt keine Finanzbuchhaltung: kein Hauptbuch, keine Bilanz, keinen Jahresabschluss. Für die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung gibt es den Bericht über Einnahmen und Ausgaben, dazu Belege, die du abfotografierst und die KIDESK ausliest, du prüfst und gibst frei. Für den Abschluss packt KIDESK ein Treuhand-Paket als ZIP je Monat, Quartal oder Jahr: eine Buchungsliste als CSV-Datei, ein Format für Banana, eines für DATEV und alle Belegdateien als PDF und JPG. Gebucht wird damit bei deiner Treuhandstelle.
Treuhand-Zugang und Export Belege erfassen Berichte und Auswertungen
Häufige Fragen
Muss ich als Einzelfirma eine Bilanz erstellen?
Nur, wenn dein Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr mindestens CHF 500'000.00 betrug. Darunter verlangt OR Art. 957 Abs. 2 ausdrücklich lediglich Aufstellungen über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage. Eine freiwillige Bilanz ist erlaubt und kann für Bank oder Nachfolge nützlich sein, Pflicht ist sie nicht.
Reicht eine Excel-Tabelle als Buchhaltung?
Für die Milchbüchleinrechnung ja, wenn die Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung sinngemäss eingehalten sind: vollständig, wahrheitsgetreu, systematisch, mit Beleg zu jedem Vorgang und nachprüfbar (OR Art. 957 Abs. 3 und 957a Abs. 2). Heikel ist nicht das Werkzeug, sondern die Nachprüfbarkeit: Eine Datei, die jeder jederzeit überschreiben kann, ohne dass es auffällt, erfüllt diesen Punkt schlecht.
Zählt die Mehrwertsteuer zum Umsatzerlös von CHF 500'000?
Das Gesetz sagt es nicht ausdrücklich, und die Antwort entscheidet im Grenzbereich über ein Jahr Mehraufwand. Klär diesen Punkt mit deiner Treuhandstelle, bevor du dich auf eine Seite festlegst, und halte fest, wie ihr gerechnet habt.
Ich bin mehrwertsteuerpflichtig. Ändert das etwas an der Buchhaltung?
An der Grenze von CHF 500'000.00 nichts. In der Praxis schon: Für die Abrechnung brauchst du die Umsätze nach Steuersatz getrennt und, bei der effektiven Methode, die Vorsteuer je Beleg. Die Aufbewahrung richtet sich zusätzlich nach MWSTG Art. 70, ebenfalls zehn Jahre.
Was ist mit Privatentnahmen?
Die gehören in eine eigene Aufstellung, weil sie kein Aufwand sind. Was du dir aus dem Betrieb auszahlst, mindert deinen Gewinn nicht: Als Inhaber einer Einzelfirma beziehst du keinen Lohn, sondern versteuerst den Gewinn. Die Steuererklärung verlangt die Aufstellung über Privatentnahmen und -einlagen ausdrücklich (DBG Art. 125 Abs. 2 Bst. b).
Wie lange muss ich die Aufstellungen aufbewahren?
Zehn Jahre, gerechnet ab dem Ablauf des Geschäftsjahres (OR Art. 958f Abs. 1). Das Steuerrecht nennt für Selbstständigerwerbende dieselbe Frist und schliesst die Aufstellungen der vereinfachten Buchführung ausdrücklich ein (DBG Art. 126 Abs. 3).
Quellen
- Obligationenrecht (OR), Art. 957: Pflicht zur Buchführung und Rechnungslegung
- OR Art. 957a: Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung
- OR Art. 959c: Anhang, mit dem Verzicht für Einzelunternehmen und Personengesellschaften
- OR Art. 958f: Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher
- Bundesgesetz über die direkte Bundessteuer (DBG), Art. 125: Beilagen zur Steuererklärung
- DBG Art. 126: Mitwirkungspflichten und Aufbewahrung während zehn Jahren
- Geschäftsbücherverordnung (GeBüV)
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