Vier Begriffe, die aufeinander aufbauen
| Begriff | Was darin steckt | Was noch fehlt |
|---|---|---|
| Einstandspreis | Einkaufspreis samt Fracht und Zoll, abzüglich Rabatt und Skonto | alles, was der Betrieb selbst dazutut |
| Herstellkosten | Material samt Materialgemeinkosten, dazu die Arbeitsstunden samt Fertigungsgemeinkosten | Verwaltung, Vertrieb und Gewinn |
| Selbstkosten | Herstellkosten plus die anteiligen Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten | nur noch der Gewinn |
| Preis | Selbstkosten plus Gewinnzuschlag, gegenüber dem Kunden dann plus Mehrwertsteuer | nichts |
So sieht die Rechnung an einem Auftrag aus
- Material zum Einkaufspreis, ohne Mehrwertsteuer
- CHF 2'480.00
- Materialgemeinkosten 8 Prozent: Bestellen, Holen, Lagern, Verschnitt
- CHF 198.40
- Arbeitszeit: 34 h zum internen Kostensatz von CHF 88.00
- CHF 2'992.00
- Fremdleistung eines Subunternehmers
- CHF 640.00
- Fahrzeug: 180 km zu CHF 0.94
- CHF 169.20
- Herstellkosten
- CHF 6'479.60
- Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten 6 Prozent
- CHF 388.78
- Selbstkosten des Auftrags, ohne Gewinn und ohne Mehrwertsteuer
- CHF 6'868.38
Mit einem Gewinnzuschlag von 12 Prozent, also CHF 824.21, ergibt das einen Offertpreis von CHF 7'692.59, gerundet CHF 7'700.00 ohne Mehrwertsteuer. Die Fahrzeugkosten stehen hier als eigene Zeile, weil sie im Kostensatz von CHF 88.00 nicht enthalten sind. Steckt die Anfahrt bei dir bereits im Stundensatz, lässt du die Zeile weg, sonst verrechnest du sie zweimal. Woher der Kostensatz kommt, steht unter Stundensatz, woher der Kilometersatz, unter Was kostet mein Lieferwagen?.
Kalkulatorische Kosten: was in keiner Buchhaltung steht
Selbstkosten und der Aufwand deiner Erfolgsrechnung sind nicht dasselbe. Die Buchhaltung zeigt, was bezahlt und verbucht wurde. Die Kalkulation zeigt, was der Auftrag wirklich verursacht. Vier Posten fehlen in der Buchhaltung regelmässig und gehören trotzdem in die Selbstkosten.
- Der Unternehmerlohn bei der Einzelfirma. Der Inhaber bekommt keinen Lohn, sondern entnimmt Geld. Im Personalaufwand steht also nichts. Setz den Betrag ein, den du zum Leben brauchst, samt AHV und Vorsorge. Das Fallbeispiel des KMU-Portals rechnet genau so, mit einem kalkulatorischen Unternehmerlohn samt Sozialleistungen.
- Die eigene Werkstatt. Gehört dir das Gebäude, zahlst du keine Miete und siehst die Kosten nicht. In der Kalkulation setzt du an, was du für vergleichbare Räume zahlen müsstest.
- Der Zins auf dem eigenen Geld. Kapital, das in Fahrzeugen, Maschinen und Lager gebunden ist, arbeitet nicht anderswo. Ein kalkulatorischer Zins macht das sichtbar.
- Die Abschreibung nach Nutzungsdauer. Die Buchhaltung folgt Steuersätzen, die Kalkulation der Zeit, die du die Maschine wirklich brauchst. Eine steuerlich abgeschriebene Anlage kostet weiterhin Platz, Strom und Service.
Mehrwertsteuer: drinnen oder draussen?
Rechnest du nach der effektiven Methode ab, ziehst du die Vorsteuer auf deinen Einkäufen ab (MWSTG Art. 28). Dann sind die Nettobeträge deine Kosten, und du kalkulierst ohne Mehrwertsteuer. Rechnest du nach Saldosteuersatz ab, ziehst du keine Vorsteuer ab, sie ist im Satz pauschal berücksichtigt (MWSTG Art. 37 Abs. 3). Dann sind die Bruttobeträge deine Kosten, und deine Selbstkosten liegen entsprechend höher. Dasselbe gilt für Unternehmen, die nicht steuerpflichtig sind.
So macht es KIDESK
In KIDESK hinterlegst du je Mitarbeiter zwei Zahlen: den Verrechnungssatz für den Kunden und den internen Kostensatz für dich. Den Kostensatz sehen nur Inhaber und Administration, er landet auf keinem Beleg. In den Gewerken mit laufendem Materialeinkauf steht am Artikel zusätzlich der Einkaufspreis, und du siehst die Marge je Position. Einkaufspreis und Marge sehen nur Inhaber, Administration und Buchhaltung. In den handwerklichen Branchen stellt die Nachkalkulation nach dem Auftrag die tatsächlichen Kosten dem Erlös gegenüber, je Auftrag, je Position und je Kapitel. Deine Gemeinkosten und deine kalkulatorischen Kosten kennt KIDESK nicht: Die Zuschlagssätze rechnest du einmal im Jahr selbst.
Häufige Fragen
Sind Selbstkosten dasselbe wie der Aufwand in meiner Buchhaltung?
Nein. Die Erfolgsrechnung zeigt den Aufwand einer Periode, im Gesamtkostenverfahren geordnet nach Material, Personal, übrigem betrieblichem Aufwand und Abschreibungen (OR Art. 959b Abs. 2). Die Selbstkosten ordnen dieselben Zahlen einem Auftrag zu und ergänzen sie um kalkulatorische Posten wie den Unternehmerlohn. Betriebsfremder und ausserordentlicher Aufwand gehört dagegen nicht in die Kalkulation.
Gehört mein eigener Lohn in die Selbstkosten?
Ja, unbedingt. Bei einer GmbH oder AG steckt er bereits im Personalaufwand. Bei einer Einzelfirma fehlt er, weil du Geld entnimmst statt Lohn zu beziehen. Rechne den Betrag dazu, den du zum Leben brauchst, samt AHV und Vorsorge, sonst kalkulierst du dich zum Nulltarif ein und merkst es erst am Jahresende.
Darf ich unter den Selbstkosten verkaufen?
Rechtlich ja, Preise sind frei vereinbart. Betriebswirtschaftlich ist es nur in einer Lage sinnvoll: wenn der Auftrag einen positiven Deckungsbeitrag hat, also mehr einbringt als seine variablen Kosten, und du die Kapazität ohnehin bezahlst. Als Dauerzustand geht die Rechnung nicht auf, siehe Deckungsbeitrag.
Wie komme ich auf meine Gemeinkostenzuschläge?
Aus dem letzten Geschäftsjahr: Gemeinkosten des Betriebs geteilt durch die Basis, auf die du sie schlägst, also Materialeinsatz für den Materialzuschlag und Fertigungslöhne für den Fertigungszuschlag. Der Rechenweg steht unter Gemeinkosten. Rechne ihn einmal im Jahr neu, am besten direkt nach dem Abschluss.
Quellen
- SECO, KMU-Portal: Preisgestaltung für Produkte und Dienstleistungen
- SECO, KMU-Portal: Fallbeispiel für die korrekte Preisberechnung
- SECO, KMU-Portal: Betriebskalkulation und Deckungsbeitrag
- Obligationenrecht (OR), Art. 959b: Mindestgliederung der Erfolgsrechnung
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 28 und Art. 37: Vorsteuerabzug und Saldosteuersatzmethode
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