Was in eine Vorkalkulation gehört
Leistung abgrenzen
Schreib zuerst auf, was du machst und was nicht. Jede Zeile, die du hier weglässt, wird später zu einer Diskussion. Vorleistungen anderer Gewerke, Strom und Wasser auf der Baustelle, Entsorgung und Schutz von Böden und Möbeln gehören ausdrücklich in die eine oder die andere Spalte.
Mengen und Aufwandwerte
Menge mal Aufwandwert ergibt die Stunden. Der Aufwandwert ist die Zahl, die aus deinen eigenen Rapporten kommt, etwa Stunden je Quadratmeter oder je Stück. Fremde Richtwerte helfen dir beim ersten Auftrag, danach zählen deine Zahlen.
Stunden bewerten
Stunden mal interner Kostensatz. Bei mehreren Qualifikationen rechnest du mit mehreren Sätzen, sonst sieht der Auftrag mit dem Lernenden teurer aus, als er ist, und der Auftrag, den du selbst ausführst, günstiger.
Material und Fremdleistungen
Einkaufspreise ohne Mehrwertsteuer, dazu dein Materialzuschlag für Bestellen, Holen, Lagern, Verschnitt und Rücksendungen. Fremdleistungen kommen mit eigenem Zuschlag dazu, nicht über den Stundenansatz.
Gemeinkosten und Risiko
Auf die Herstellkosten kommen die Verwaltungs- und Vertriebsgemeinkosten. Bei Aufträgen mit unklaren Voraussetzungen kommt ein benannter Risikozuschlag dazu, und zwar mit einer Zeile, die sagt, wofür er steht.
Gewinn, runden, Vorbehalte schreiben
Zum Schluss der Gewinnzuschlag und eine saubere Rundung. Und dann der wichtigste Satz der ganzen Übung: die Annahmen, auf denen die Zahl steht, in die Offerte schreiben.
Wie sich Einzelkosten, Gemeinkosten und Gewinn zu einer Zahl addieren, zeigt das durchgerechnete Beispiel unter Selbstkosten. Die Vorkalkulation ist dieselbe Rechnung, nur mit Annahmen statt mit gemessenen Werten.
Wie empfindlich die Zahl auf Annahmen reagiert
| Annahme | Wenn sie um 10 Prozent daneben liegt | Wirkung auf den Gewinn von CHF 824.21 |
|---|---|---|
| Arbeitszeit 34 h zu CHF 88.00 | 37.4 h statt 34 h | CHF 299.20 weniger |
| Material CHF 2'480.00 | CHF 2'728.00 statt CHF 2'480.00 | CHF 248.00 weniger |
| Fremdleistung CHF 640.00 | CHF 704.00 statt CHF 640.00 | CHF 64.00 weniger |
| Alle drei zusammen | jede um 10 Prozent daneben | CHF 611.20 weniger, es bleiben CHF 213.01 |
Vier Fehler, die immer wieder passieren
- Aufwandwerte aus dem Gedächtnis. Der Auftrag von letztem Jahr fühlt sich kürzer an, als er war. Nimm die erfassten Stunden, nicht die Erinnerung.
- Annahmen nicht aufgeschrieben. Wer später einen Nachtrag begründen will, braucht die Zeile, in der stand, von welchem Untergrund, welcher Menge oder welcher Bauzeit er ausgegangen ist. Ohne diese Zeile steht Aussage gegen Aussage.
- Rüsten, Wege, Aufräumen vergessen. Diese Zeiten fallen bei jedem Auftrag an und stehen in keiner Position. Entweder sie stecken im Aufwandwert oder sie bekommen eine eigene Zeile. Nirgends ist keine Antwort.
- Rabatt auf die kalkulierte Zahl. Ein Rabatt von 5 Prozent auf den Preis kostet nicht 5 Prozent vom Gewinn, sondern oft die Hälfte davon, weil er allein den Gewinnanteil trifft. Wenn du nachlassen willst, nimm Leistung heraus statt Marge.
Ab wann die Zahl dich bindet
Die Vorkalkulation selbst bindet niemanden, sie ist dein internes Papier. Was du daraus in die Offerte schreibst, schon. Das Gesetz kennt drei Fälle. Hast du die Vergütung zum Voraus genau bestimmt, musst du zu dieser Summe fertigstellen und darfst keine Erhöhung fordern, selbst bei mehr Arbeit (OR Art. 373 Abs. 1). Nur wenn ausserordentliche Umstände, die nicht vorausgesehen werden konnten, die Fertigstellung hindern oder übermässig erschweren, kann das Gericht den Preis erhöhen oder den Vertrag auflösen (OR Art. 373 Abs. 2). Das ist eine enge Ausnahme und kein Ausweg aus einer zu knappen Kalkulation. Ist der Preis gar nicht oder nur ungefähr bestimmt, wird er nach dem Wert der Arbeit und deinen Aufwendungen festgesetzt (OR Art. 374). Und wird ein verabredeter ungefährer Ansatz ohne Zutun des Bestellers unverhältnismässig überschritten, kann dieser vom Vertrag zurücktreten, bei Bauten auf seinem Grund eine angemessene Herabsetzung verlangen (OR Art. 375). Was das im Alltag heisst, steht unter Kostenvoranschlag.
So macht es KIDESK
Eine eigene Maske für die Vorkalkulation gibt es in KIDESK nicht. Der Weg führt über den Katalog: Wiederkehrende Arbeiten legst du als Paket mit Parametern und Staffelpreisen ab. In den Gewerken mit laufendem Materialeinkauf steht am Artikel auch der Einkaufspreis; ihn und die Marge sehen nur Inhaber, Administration und Buchhaltung. An jeder Position lässt sich die Menge Zeile für Zeile herleiten, zum Beispiel als Rechenzeile mit Mass und Bemerkung; auf dem PDF steht die Herleitung unter der Position. In den handwerklichen Branchen vergleicht die Nachkalkulation danach je Position, was offeriert war und was es gekostet hat. Deine Zuschlagssätze kennt KIDESK nicht, die rechnest du einmal im Jahr selbst.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Vorkalkulation und Offerte?
Die Vorkalkulation ist deine interne Rechnung mit Kostensätzen, Zuschlägen und Annahmen. Die Offerte ist das Dokument für den Kunden mit Leistungen und Preisen. Aus der Vorkalkulation entsteht die Offerte, aber sie ist nicht dasselbe Blatt: Kostensätze und Marge gehören nie in die Offerte.
Und was unterscheidet sie vom Kostenvoranschlag?
Der Kostenvoranschlag ist eine Schätzung gegenüber dem Kunden, rechtlich ein ungefährer Ansatz nach OR Art. 375. Die Vorkalkulation ist die Rechnung dahinter. Du kannst dieselbe Vorkalkulation als Festpreis oder als Kostenvoranschlag nach aussen geben; der Unterschied liegt darin, was du dem Kunden zusagst.
Muss ich die Vorkalkulation aufbewahren?
Eine gesetzliche Pflicht gibt es für sie in der Regel nicht: Aufzubewahren sind Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht während zehn Jahren (OR Art. 958f). Praktisch lohnt es sich trotzdem, weil die Vorkalkulation dein bester Beleg dafür ist, von welchen Voraussetzungen du ausgegangen bist.
Wie genau muss eine Vorkalkulation sein?
So genau, dass die Posten stimmen, die ins Gewicht fallen. Bei einem Auftrag mit viel Arbeit ist der Aufwandwert der entscheidende Wert, bei einem Auftrag mit viel Material der Einkaufspreis und der Verschnitt. Kleinteilige Genauigkeit an der falschen Stelle kostet Zeit und ändert am Ergebnis nichts.
Quellen
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
