Die Regel: Kostenersatz ist Entgelt
Das Gesetz lässt hier wenig Spielraum. Die Steuer wird vom tatsächlich empfangenen Entgelt berechnet, und zum Entgelt gehört «der Ersatz aller Kosten, selbst wenn diese gesondert in Rechnung gestellt werden», dazu die öffentlich-rechtlichen Abgaben, die du selbst schuldest (MWSTG Art. 24 Abs. 1). Eine eigene Zeile auf der Rechnung macht aus einer Nebenkostenposition also keine steuerfreie Position.
Dazu kommt die zweite Regel: Nebenleistungen werden steuerlich gleich behandelt wie die Hauptleistung (MWSTG Art. 19 Abs. 4). Die Anfahrt zu einer Malerarbeit ist keine eigenständige Transportleistung, sondern Teil des Malens. Sie trägt darum denselben Satz wie die Arbeit selbst, auch wenn sie als Pauschale erscheint.
Die Falle beim Porto
Beim Porto kippt die Sache für viele überraschend. Die Beförderung von Briefen im reservierten Dienst der Post ist von der Steuer ausgenommen (MWSTG Art. 21 Abs. 2 Ziff. 1). Auf dem Porto für einen solchen Brief steht also keine Mehrwertsteuer, und Vorsteuer kannst du darauf keine abziehen. Verrechnest du dieses Porto deinem Kunden weiter, wird es trotzdem Teil deines Entgelts und trägt den Satz deiner Hauptleistung. Aus CHF 12.00 Porto werden auf der Rechnung CHF 12.00 plus 8.1 Prozent.
Der Grund ist einfach: Du verkaufst dem Kunden keine Briefmarke, sondern eine Malerarbeit, zu der der Versand gehört. Die Steuerbefreiung der Post gilt für die Post, nicht für dich.
| Was du weiterverrechnest | Satz | Grundlage |
|---|---|---|
| Anfahrt, Wegpauschale, Kilometergeld | Satz der Hauptleistung | Art. 19 Abs. 4 und Art. 24 Abs. 1 |
| Porto, Versand, Kurier | Satz der Hauptleistung | Art. 24 Abs. 1 |
| Material, Kleinmaterial, Verbrauchsmaterial | Satz der Hauptleistung | Art. 19 Abs. 4 |
| Deponie- und Entsorgungsgebühren, die du selbst schuldest | Satz der Hauptleistung | Art. 24 Abs. 1 |
| Übernachtung und Verpflegung deiner Monteure auf der Montage | Satz der Hauptleistung | Art. 24 Abs. 1 |
| Mahnspesen | Satz der gemahnten Leistung | ESTV, MWST-Info 04, Ziffer 3.8.2.3 |
| Verzugszins nach OR Art. 104 | keine Steuer | Schadenersatz, MWST-Info 04, Ziffer 3.8.2.3 |
| Gebühr, die du im Namen und für Rechnung des Kunden bezahlt hast | keine Steuer | durchlaufender Posten, Art. 24 Abs. 6 Bst. b |
Der durchlaufende Posten: zwei Bedingungen, keine Abkürzung
Der einzige Weg, eine weiterverrechnete Auslage aus der Bemessungsgrundlage herauszuhalten, ist der durchlaufende Posten. Das Gesetz nennt dafür zwei Bedingungen, und beide müssen erfüllt sein.
- Du hast die Auslage im Namen und für Rechnung des Kunden getätigt. Die fremde Rechnung lautet auf den Kunden, nicht auf dich. Typisch sind amtliche Gebühren, die jemand für einen Kunden vorschiesst.
- Du weist den Betrag auf deiner Rechnung gesondert aus, unverändert und ohne Zuschlag.
Ein Malerauftrag mit Nebenkosten, durchgerechnet
Ein Malerbetrieb streicht eine Wohnung. Auf der Rechnung stehen die Arbeitsstunden, das Material, eine Anfahrtspauschale, die Entsorgung der Farbreste und das Porto für die Farbmuster, die er vorab geschickt hat. Alles trägt den Normalsatz.
- Malerarbeiten, 38.0 Stunden à CHF 92.00
- CHF 3'496.00
- Material: Farbe, Abdeckvlies, Klebeband
- CHF 640.00
- Anfahrtspauschale
- CHF 120.00
- Entsorgung Farbreste
- CHF 45.00
- Porto für den Versand der Farbmuster
- CHF 12.00
- Zwischentotal ohne Steuer
- CHF 4'313.00
- MwSt 8.1 Prozent
- CHF 349.35
- Rechnungsbetrag
- CHF 4'662.35
Rechne nicht nach, welche Position wie viel Vorsteuer getragen hat. Für den Steuersatz auf deiner Rechnung ist allein entscheidend, was du dem Kunden verkaufst. Wie die Anfahrt kalkuliert und formuliert wird, steht unter Fahrzeit und Anfahrt verrechnen.
Die Ausnahme, die Gärtnereien kennen sollten
Eine echte Ausnahme steht im Satzartikel selbst. Sämereien, Setzknollen, lebende Pflanzen, Stecklinge, Schnittblumen und Zweige unterliegen dem reduzierten Satz von 2.6 Prozent. Und zwar auch dann, wenn sie zusammen mit einer zum Normalsatz steuerbaren Leistung erbracht werden, gesonderte Rechnungsstellung vorausgesetzt (MWSTG Art. 25 Abs. 2 Bst. a Ziff. 5). Wer eine Bepflanzung ausführt, darf die Pflanzen also mit 2.6 Prozent und die Arbeit mit 8.1 Prozent fakturieren, wenn beides getrennt auf der Rechnung steht. Dieselbe Rechnung mit einer einzigen Pauschalzeile trägt durchgehend 8.1 Prozent.
Wenn du nach Saldosteuersatz abrechnest
An der Kundenrechnung ändert sich nichts: Dort steht weiterhin der gesetzliche Satz, in der Regel 8.1 Prozent, auf allem, auch auf Porto, Anfahrt und Material. Der Unterschied liegt nur in deiner Abrechnung mit der Steuerverwaltung, wo du den gesamten Bruttoumsatz mit dem bewilligten Branchensatz multiplizierst und keine Vorsteuer abziehst. Welche Methode sich rechnet, zeigt Saldosteuersatz oder effektiv.
So macht es KIDESK
Wiederkehrende Nebenkosten legst du in KIDESK einmal als Artikel im Katalog an: Anfahrtspauschale, Entsorgung, Kleinmaterial, jeweils mit Preis und Steuersatz. Beim Schreiben der Rechnung holst du die Position mit ein paar Zeichen, statt sie jedes Mal neu zu tippen. Der Steuersatz hängt an der einzelnen Position, nicht am ganzen Beleg: Eine Gartenrechnung kann darum Pflanzen mit 2.6 Prozent und Arbeit mit 8.1 Prozent tragen, gerechnet und gerundet je Position.
Häufige Fragen
Darf ich die Anfahrt ohne Mehrwertsteuer verrechnen?
Nein. Die Anfahrt ist eine Nebenleistung zu deiner Arbeit und wird steuerlich gleich behandelt wie diese (MWSTG Art. 19 Abs. 4). Ob du sie als Pauschale, als Kilometeransatz oder in der Stunde einrechnest, ändert daran nichts.
Ich habe das Porto ohne Steuer bezahlt. Warum muss ich darauf Steuer rechnen?
Weil du dem Kunden kein Porto verkaufst, sondern deine Leistung, zu der der Versand gehört. Zum Entgelt gehört der Ersatz aller Kosten, auch wenn sie gesondert fakturiert werden (MWSTG Art. 24 Abs. 1). Die Steuerausnahme für Briefe im reservierten Dienst gilt nur für die Post selbst.
Was genau ist ein durchlaufender Posten?
Ein Betrag, den du im Namen und für Rechnung des Kunden bezahlt und ihm gesondert ausgewiesen weitergibst (MWSTG Art. 24 Abs. 6 Bst. b). Die fremde Rechnung lautet dann auf den Kunden, du ziehst keine Vorsteuer und schlägst nichts auf. Fehlt eine dieser Bedingungen, ist es steuerbares Entgelt.
Gilt das auch für Spesen, die ich meinen Mitarbeitenden auszahle?
Zwei getrennte Vorgänge. Der Spesenersatz an die eigenen Leute ist kein Entgelt für eine Leistung an den Kunden. Verrechnest du dieselben Kosten dem Kunden weiter, werden sie dort Teil deines Entgelts und tragen den Satz der Hauptleistung.
Muss die Anfahrt als eigene Position auf der Rechnung stehen?
Das Gesetz verlangt nur Art, Gegenstand und Umfang der Leistung sowie das Entgelt (MWSTG Art. 26 Abs. 2). Eine eigene Zeile ist also nicht Pflicht. Sie ist trotzdem klüger: Was auf der Rechnung sichtbar ist, wurde vorher in der Offerte vereinbart und gibt hinterher weniger zu reden.
Und wenn ich ein Material zum Einkaufspreis weitergebe?
Auch dann ist es Entgelt und trägt den Satz der Hauptleistung. Ob du daran verdienst, spielt für die Mehrwertsteuer keine Rolle. Die Vorsteuer auf deinem Einkaufsbeleg ziehst du bei der effektiven Methode ohnehin ab, der Posten ist für dich also steuerlich neutral.
Quellen
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 24: Bemessungsgrundlage, Kostenersatz und durchlaufende Posten
- MWSTG Art. 19: Mehrheit von Leistungen, Nebenleistungen
- MWSTG Art. 25: Steuersätze, mit der Sonderregel für Pflanzen und Sämereien
- MWSTG Art. 21 Abs. 2 Ziff. 1: Briefbeförderung im reservierten Dienst ist von der Steuer ausgenommen
- MWSTG Art. 26: Angaben auf der Rechnung
- ESTV: MWST-Info 04 Steuerobjekt, mit Ziffer 3.8.2.3 zu Mahnspesen und Verzugszinsen
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