Drei Fälle, in denen sich das Blatt lohnt
| Situation | Wofür du das Fahrtenbuch brauchst | Grundlage |
|---|---|---|
| Geschäftsfahrzeug, auch privat benützt | Um den Privatanteil effektiv statt pauschal abzurechnen | Wegleitung zum Lohnausweis, Rz 21 und 23 |
| Privatauto für Geschäftsfahrten | Um die Kilometer zu belegen, die du vergütest | OR Art. 327b Abs. 1, Wegleitung Rz 52 |
| Servicefahrzeug mit Werkzeugeinbau | Um zu zeigen, dass der Privatgebrauch erheblich eingeschränkt ist | Wegleitung zum Lohnausweis, Rz 24 |
Pauschal oder effektiv: der Kipppunkt liegt bei 6'192 Kilometern
Darf jemand das Geschäftsfahrzeug auch privat fahren, ist das Lohn. Im Lohnausweis stehen dafür pro Monat 0.9 Prozent des Kaufpreises inklusive sämtlicher Sonderausstattungen und ohne Mehrwertsteuer, mindestens aber CHF 150.00 pro Monat, wenn der Kaufpreis unter CHF 16'667.00 liegt. Bei einem Leasingfahrzeug tritt der im Leasingvertrag festgehaltene Barkaufpreis an die Stelle des Kaufpreises. Wer den Privatanteil lieber effektiv erfasst, braucht dafür ein Bordbuch: Dann zählst du die privat gefahrenen Kilometer und multiplizierst sie mit dem Kilometeransatz. Der Arbeitsweg zählt dabei zu den Privatkilometern.
- Kaufpreis inklusive Sonderausstattung, ohne Mehrwertsteuer
- CHF 43'000.00
- Pauschal: 0.9 Prozent pro Monat
- CHF 387.00
- Pauschal im Jahr, 12 mal CHF 387.00
- CHF 4'644.00
- Effektiv laut Bordbuch: 8'500 Privatkilometer zu 75 Rappen
- CHF 6'375.00
- Effektiv bei nur 3'200 Privatkilometern
- CHF 2'400.00
- Gleich teuer wären beide Wege bei
- 6'192 Privatkilometern im Jahr
Das erste Beispiel ist jenes der Wegleitung selbst: Kaufpreis CHF 43'000.00 ergibt einen zu deklarierenden Betrag von CHF 4'644.00 im Jahr. Wer viel privat fährt, fährt mit der Pauschale günstiger, weil sie nach oben nicht wächst. Wer das Fahrzeug fast nur geschäftlich braucht, zahlt mit dem Bordbuch weniger. Der Vergleich lohnt sich einmal pro Fahrzeug und Person, danach bleibt man beim gewählten Weg.
Die 75 Rappen für das Privatauto
Fährt jemand mit dem eigenen Auto zum Kunden, schuldest du die üblichen Aufwendungen für Betrieb und Unterhalt nach Massgabe des Gebrauchs für die Arbeit (OR Art. 327b Abs. 1). «Nach Massgabe des Gebrauchs» heisst: Es kommt auf die tatsächlich gefahrenen Geschäftskilometer an, und genau die hält das Fahrtenbuch fest. Steuerlich gilt seit dem 1. Januar 2026 ein Höchstansatz von 75 Rappen pro Kilometer, vorher waren es 70. Werden alle Vorgaben der Wegleitung eingehalten, genügt im kleinen Feld zu Ziffer 13.1.1 des Lohnausweises ein Kreuz, und auf den Betrag darf man verzichten (Rz 52). Voraussetzung ist eine tatsächliche Reisetätigkeit. Ein genehmigtes Spesenreglement ist dafür nicht Pflicht; es ist für Unternehmen gedacht, die mehr als die Ansätze der Wegleitung vergüten (Rz 59). Warum es seit 2026 75 statt 70 Rappen sind, steht unter Kilometerentschädigung 2026.
Was ins Fahrtenbuch gehört
- Fahrzeug und Kontrollschild, damit klar ist, um welches Auto es geht.
- Kilometerstand am Monatsanfang und am Monatsende. Die Summe der Einzelfahrten muss dazu passen, sonst bringt die schönste Liste nichts.
- Je Fahrt: Datum, Startort, Zielort, Zweck oder Kunde, Stand bei Abfahrt und bei Ankunft.
- Getrennt: geschäftlich und privat. Der Arbeitsweg gehört zu den Privatkilometern.
- Bemerkungen für Umwege, Anhängerfahrten oder Fahrten mit mehreren Kunden auf einer Tour.
Eine amtliche Form gibt es nicht: Papier, Excel und Software zählen gleich viel. Entscheidend ist, dass die Zahlen aufgehen und dass die Einträge nicht erst am Jahresende entstehen. Je näher am Tag der Fahrt geschrieben wird, desto eher überzeugt das Blatt bei einer Nachfrage.
So führst du es, ohne dass es Arbeit macht
Blatt ins Fahrzeug legen
Ein Monatsblatt pro Fahrzeug ins Handschuhfach, mit Kugelschreiber daneben. Wer die Datei erst abends am Computer ausfüllt, füllt sie nicht aus.
Kilometerstand am Monatsersten notieren
Der Anfangsstand ist der Anker. Ohne ihn lässt sich am Monatsende nichts nachrechnen, und bei einer Nachfrage wird genau dort zuerst hingeschaut.
Jede Fahrt sofort eintragen
Start, Ziel, Zweck, Stand bei Abfahrt und Ankunft. Privatfahrten gehören mit derselben Sorgfalt hinein, der Arbeitsweg auch.
Am Monatsende abgleichen und ablegen
Endstand eintragen, Summe der Fahrten dagegenhalten, Differenz klären. Danach zum Lohn- und Spesendossier der Person legen, dorthin gehört es.
Drei Fehler, die das Fahrtenbuch wertlos machen
- Nur Geschäftsfahrten eingetragen. Dann fehlt der Gegenbeweis für die Privatkilometer, und die Differenz zum Kilometerstand erklärt niemand mehr.
- Der Arbeitsweg als Geschäftsfahrt. Er zählt zu den Privatkilometern. Wer ihn anders verbucht, rechnet den Privatanteil zu tief.
- Zweck «diverse Fahrten». Zwei Wörter, die alles offenlassen. Schreib den Kunden, die Baustelle oder die Auftragsnummer hin.
Häufige Fragen
Ist ein Fahrtenbuch in der Schweiz Pflicht?
Nein, eine allgemeine Pflicht gibt es nicht. Es ist der Nachweis, den du brauchst, wenn du den Privatanteil am Geschäftsfahrzeug effektiv abrechnen willst oder wenn du Geschäftsfahrten mit dem Privatauto vergütest. Ohne Aufzeichnung bleibt dir bei der Privatnutzung nur die Pauschale von 0.9 Prozent pro Monat.
Wie hoch ist der Privatanteil am Geschäftsfahrzeug?
Pro Monat 0.9 Prozent des Kaufpreises inklusive sämtlicher Sonderausstattungen und ohne Mehrwertsteuer, mindestens CHF 150.00 pro Monat, wenn der Kaufpreis unter CHF 16'667.00 liegt. Das sind 10.8 Prozent im Jahr. Bei Leasing gilt der Barkaufpreis aus dem Leasingvertrag.
Zählt der Arbeitsweg als geschäftliche oder private Fahrt?
Als private. Die Wegleitung rechnet den Arbeitsweg ausdrücklich zu den privat gefahrenen Kilometern. Seit 2022 deckt die Pauschale von 0.9 Prozent den Arbeitsweg mit ab, im Lohnausweis wird dafür das Feld F angekreuzt.
Was gilt für einen ausgebauten Servicebus?
Ist der Privatgebrauch erheblich eingeschränkt, etwa durch fest installierte Vorrichtungen für den Transport von Werkzeugen, ist keine Aufrechnung für den Privatanteil vorzunehmen (Wegleitung Rz 24). Ein Fahrtenbuch und Fotos des Einbaus helfen, das zu belegen.
Muss ich die 75 Rappen genau so abrechnen?
Nein. Die 75 Rappen sind der Ansatz, bis zu dem die Vergütung im Lohnausweis nicht betragsmässig deklariert werden muss (Rz 52). Weniger darfst du vergüten, solange die notwendigen Auslagen gedeckt sind: Geschuldet sind Betrieb und Unterhalt nach Massgabe des Gebrauchs für die Arbeit, dazu die öffentlichen Abgaben, die Haftpflichtprämie und eine angemessene Entschädigung für die Abnützung, wenn die Person das Fahrzeug selbst stellt (OR Art. 327a und 327b). Vergütest du mehr als 75 Rappen, sind die effektiven Spesen im Lohnausweis betragsmässig anzugeben (Rz 53).
Quellen
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
