Fehler in der MwSt-Abrechnung: korrigieren statt hoffen.

Zwei Formulare, zwei Anlässe

Die ESTV trennt zwei Fälle, und jeder hat sein eigenes Formular. Der Unterschied ist nicht kosmetisch: In der Korrekturabrechnung stehen die korrigierten Zahlen der betroffenen Periode, in der Jahresabstimmung nur die Differenzen zu den bisher eingereichten Abrechnungen.

Die Frist: der 180. Tag, und was nach 240 Tagen passiert

Das Gesetz nennt keinen Kalendertag, sondern eine Abrechnungsperiode: Stellst du beim Jahresabschluss Mängel fest, musst du sie spätestens in der Abrechnung über jene Abrechnungsperiode korrigieren, in die der 180. Tag seit Ende des betreffenden Geschäftsjahres fällt (MWSTG Art. 72 Abs. 1). Eingereicht wird diese Abrechnung wie jede andere innert 60 Tagen nach Ablauf der Periode.

Dazu kommt eine Praxisregel der ESTV: Ist nach Ablauf von 240 Tagen seit Ende des betreffenden Geschäftsjahres keine Berichtigungsabrechnung eingegangen, geht sie davon aus, dass deine eingereichten Abrechnungen vollständig und korrekt sind, und betrachtet die Steuerperiode als finalisiert. Für ein Geschäftsjahr, das am 31. Dezember 2026 endet, ist das der 28. August 2027.

Die häufigsten Fehler und was sie auslösen

Die Kundenrechnung korrigieren, nicht nur die Abrechnung

Hast du auf einer Rechnung eine zu hohe Steuer ausgewiesen, genügt es nicht, in der Abrechnung weniger zu deklarieren. Dein Kunde hat den höheren Betrag womöglich als Vorsteuer abgezogen, dem Bund fehlt dann Geld. Darum schuldest du die ausgewiesene Steuer, solange du die Rechnung nicht korrigierst. Die Korrektur erfolgt innerhalb des handelsrechtlich Zulässigen durch ein empfangsbedürftiges Dokument, das auf die ursprüngliche Rechnung verweist und diese widerruft (MWSTG Art. 27 Abs. 4). Es muss also beim Kunden ankommen, und es muss die alte Rechnung ausdrücklich aufheben.

Betreff: Korrektur zu unserer Rechnung Nr. [Nummer] vom [Datum]

Sehr geehrte Frau [Name]

Auf unserer Rechnung Nr. [Nummer] vom [Datum] haben wir die Mehrwertsteuer mit [falscher Satz] Prozent ausgewiesen. Richtig ist der Satz von [richtiger Satz] Prozent.

Mit diesem Schreiben widerrufen wir die genannte Rechnung vollständig. An ihre Stelle tritt die beiliegende Rechnung Nr. [neue Nummer] vom [Datum] mit folgenden Beträgen: Leistung netto CHF [Betrag], Mehrwertsteuer [richtiger Satz] Prozent CHF [Betrag], Total CHF [Betrag].

Die Differenz von CHF [Betrag] schreiben wir Ihnen gut und überweisen sie bis zum [Datum] auf Ihr Konto.

Für den Vorsteuerabzug verwenden Sie bitte ausschliesslich die neue Rechnung. Die widerrufene Rechnung Nr. [Nummer] ist ungültig.

Freundliche Grüsse
[Name, Funktion]

So gleichst du ab: Umsatz- und Vorsteuerabstimmung

Die ESTV kann bei einer Kontrolle eine Umsatzabstimmung und, bei effektiver Abrechnung, eine Vorsteuerabstimmung verlangen (MWSTV Art. 128). Genau diese beiden Aufstellungen brauchst du auch für die Jahresabstimmung. Die Verordnung sagt, was hineingehört, und das ist die beste Prüfliste, die es zum Thema gibt.

1. 1

   Betriebsumsatz aus der Jahresrechnung nehmen

   Start ist der in der Jahresrechnung ausgewiesene Betriebsumsatz, getrennt nach Steuersätzen beziehungsweise nach Saldo- oder Pauschalsteuersätzen.

2. 2

   Dazurechnen, was nicht im Betriebsumsatz steht

   Erträge, die auf Aufwandkonten verbucht wurden, konzerninterne Verrechnungen, Verkäufe von Betriebsmitteln, Vorauszahlungen, übrige Zahlungseingänge und geldwerte Leistungen (MWSTV Art. 128 Abs. 2 Bst. b bis g).

3. 3

   Abziehen, was den Umsatz mindert

   Erlösminderungen und Debitorenverluste. Dazu die Abschlussbuchungen, die nicht umsatzrelevant sind: zeitliche Abgrenzungen, Rückstellungen und interne Umbuchungen (MWSTV Art. 128 Abs. 2 Bst. h bis j).

4. 4

   Das Ergebnis mit den vier Abrechnungen vergleichen

   Die Summe der deklarierten Umsätze je Satz muss mit deiner Abstimmung übereinstimmen. Jede Abweichung ist ein Mangel im Sinn von Art. 72 und gehört in die Jahresabstimmung.

5. 5

   Dasselbe für die Vorsteuer

   Aus der Vorsteuerabstimmung muss ersichtlich sein, dass die Vorsteuern gemäss Vorsteuerkonti oder sonstigen Aufzeichnungen mit den deklarierten Vorsteuern abgestimmt wurden (MWSTV Art. 128 Abs. 3). Wer nach Saldosteuersatz abrechnet, überspringt diesen Schritt.

6. 6

   Die Differenz im ePortal melden und bezahlen

   Im Formular stehen nur die Differenzen zu den bisherigen Abrechnungen. Den Betrag bezahlst du wie eine gewöhnliche Abrechnung. Wie das Formular aufgebaut ist, steht unter MwSt-Abrechnung erstellen.

Der Betrieb hat vier Rechnungen aus dem Dezember erst im Januar verbucht und zwei Materialbelege im Auto liegen lassen. Beides kommt in dieselbe Jahresabstimmung, aufgerechnet wird die Differenz. Einzelne Beträge rechnest du mit dem MwSt-Rechner heraus.

Was es kostet und was es nicht kostet

• Keine Strafe bei rechtzeitiger Korrektur. Beruht der Steuervorteil auf einer fehlerhaften Abrechnung, ist die Steuerhinterziehung erst strafbar, wenn die Frist zur Korrektur nach Art. 72 Abs. 1 abgelaufen ist und der Fehler nicht korrigiert wurde (MWSTG Art. 96 Abs. 6).
• Die nachträgliche Korrektur gilt als Selbstanzeige. Eine Korrektur nach Art. 72 Abs. 2 gilt ausdrücklich als Selbstanzeige (MWSTG Art. 102 Abs. 4). Wer eine Widerhandlung anzeigt, bevor die Behörde davon erfährt, bei der Festsetzung mithilft und sich ernstlich um die Bezahlung bemüht, wird nicht verfolgt.
• Verzugszins auf der Nachzahlung. Bei verspäteter Zahlung läuft ohne Mahnung ein Verzugszins (MWSTG Art. 87 Abs. 1). Für 2026 beträgt er 4.0 Prozent, 2025 waren es 4.5 Prozent.
• Kein Verzugszins bei folgenlosen Fehlern. Beruht eine Nachbelastung auf einem Fehler, der bei richtiger Abwicklung beim Bund zu keinem Steuerausfall geführt hätte, ist kein Verzugszins geschuldet (Art. 87 Abs. 2). Das betrifft etwa einen falschen Satz gegenüber einem voll vorsteuerabzugsberechtigten Kunden.
• Guthaben zu deinen Gunsten. Die Korrektur geht in beide Richtungen. Hast du zu viel deklariert oder Vorsteuer vergessen, holst du dir das Geld auf demselben Weg zurück.

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.