Die einzige Frage, die zählt: ist sie schon draussen?
Ein Entwurf ist kein Beleg. Solange niemand ausser dir die Rechnung gesehen hat, gibt es nichts zu korrigieren: Du änderst das Dokument oder löschst es. Sobald die Rechnung beim Kunden ist, per Post, per E-Mail oder als Link, gilt sie als ausgestellt. Ab diesem Moment gibt es zwei Dokumente in der Welt, sobald du etwas änderst, und beide tragen dieselbe Nummer. Genau daran scheitern Prüfungen, und im Streitfall weiss niemand mehr, welche Fassung gilt.
Was das Gesetz zur Korrektur verlangt
MWSTG Art. 27 Abs. 4 nennt drei Merkmale des Korrekturbelegs. Er muss empfangsbedürftig sein, also beim Kunden ankommen. Er muss auf die ursprüngliche Rechnung verweisen, mit Nummer und Datum. Und er muss sie widerrufen, ganz oder im korrigierten Umfang. Ein Anruf und eine Notiz in deinen Unterlagen erfüllen keines dieser drei Merkmale.
Die vier Fälle im Überblick
| Situation | Was du machst | Was mit der Nummer passiert |
|---|---|---|
| Entwurf, noch nicht versandt | Direkt im Dokument ändern | Es entsteht keine Buchung und keine Lücke |
| Zu viel verrechnet, ein Teil ist falsch | Gutschrift über die Differenz, mit Bezug und Grund | Die Rechnung bleibt, die Gutschrift bekommt eine eigene Nummer |
| Ganz falsch: falscher Kunde, doppelt gestellt, Leistung nie erbracht | Storno der ganzen Rechnung, danach bei Bedarf eine neue | Die alte Nummer bleibt vergeben, eine Lücke entsteht nicht |
| Zu wenig verrechnet | Zusätzliche Rechnung über die Differenz, mit Hinweis auf die erste | Neue Nummer, die erste Rechnung bleibt gültig |
Darf ich nachträglich mehr verlangen?
Ja, denn die Rechnung schafft die Forderung nicht. Geschuldet ist, was ihr vereinbart habt, nicht was du aufgeschrieben hast. Hast du eine Position vergessen oder dich vertippt, bleibt der Anspruch auf diesen Teil bestehen, bis er verjährt oder du darauf verzichtest. Zwei Grenzen gibt es trotzdem.
- Fester Preis. Wurde die Vergütung zum voraus genau bestimmt, musst du das Werk um diese Summe fertigstellen und darfst keine Erhöhung fordern, selbst wenn du mehr Arbeit hattest (OR Art. 373 Abs. 1). Ein zu tief kalkulierter Pauschalpreis lässt sich also nicht über eine Nachrechnung reparieren. Nur wenn ausserordentliche Umstände die Fertigstellung hindern oder übermässig erschweren, die niemand voraussehen konnte, kann das Gericht den Preis erhöhen oder den Vertrag auflösen (Abs. 2). Das ist der Ausnahmefall, nicht der Ausweg aus einer knappen Kalkulation
- Die Zeit. Rechtlich verjährt die Forderung aus Handwerksarbeit nach fünf Jahren (OR Art. 128 Ziff. 3). Praktisch wird jede Nachforderung mit jeder Woche schwieriger zu erklären. Schreib schnell, schriftlich und mit einem Satz Begründung
Betreff: Ergänzung zu Rechnung 2026-0142 vom 14.09.2026 Guten Tag Frau Berger Bei der Kontrolle unserer Rechnung 2026-0142 habe ich gesehen, dass eine Position nicht verrechnet wurde: die Entsorgung des alten Bodenbelags vom 11.09.2026, die wir im Rapport festgehalten haben. Sie erhalten dafür die separate Rechnung 2026-0151 über CHF 340.00. Die Rechnung 2026-0142 bleibt unverändert gültig. Bitte entschuldigen Sie den zusätzlichen Beleg. Freundliche Grüsse
Was du nie machst
- Dasselbe PDF austauschen und ein zweites Mal verschicken. Zwei verschiedene Belege mit derselben Nummer sind im Umlauf, und keiner gilt
- Die Nummer einer stornierten Rechnung neu vergeben. Eine einmal ausgestellte Nummer bleibt vergeben, das gehört zur Nachprüfbarkeit der Buchführung (OR Art. 957a Abs. 2)
- Das Rechnungsdatum zurückdatieren, damit es in die alte Abrechnungsperiode fällt
- Die Korrektur nur mündlich abmachen. Der Korrekturbeleg muss beim Kunden ankommen (MWSTG Art. 27 Abs. 4)
Die Mehrwertsteuer zieht nach
Der Korrekturbeleg trägt denselben Steuersatz wie die ursprüngliche Rechnung. Sinkt dein Entgelt, sinkt die geschuldete Steuer: Die Anpassung nimmst du in dem Zeitpunkt vor, in dem die Korrektur verbucht oder das korrigierte Entgelt vereinnahmt wird (MWSTG Art. 41 Abs. 1). Dein Kunde muss seinerseits den Vorsteuerabzug anpassen (Art. 41 Abs. 2). Deshalb genügt es nicht, dass du die Korrektur bei dir verbuchst: Ohne Beleg beim Kunden zieht er die alte Vorsteuer weiter ab.
Der Beleg bleibt, auch wenn er falsch war
Eine falsche Rechnung wird nicht gelöscht, sondern korrigiert. Geschäftsbücher und Buchungsbelege sind zehn Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres (OR Art. 958f Abs. 1). Ein korrigierter Vorgang besteht damit aus zwei oder drei Belegen: der Rechnung, dem Korrekturbeleg und allenfalls der neuen Rechnung. Das ist kein Makel in deinen Büchern, sondern genau das, was die Nachprüfbarkeit verlangt.
So macht es KIDESK
In KIDESK erstellst du die Gutschrift aus der Rechnung heraus, ganz oder über einen Teilbetrag. Ein Grund ist Pflichtfeld, und die Steuer wird mit demselben Satz zurückgerechnet wie auf der ursprünglichen Rechnung. Den Verweis auf Nummer und Datum der ursprünglichen Rechnung schreibst du selbst in den Text der Gutschrift: KIDESK setzt ihn nicht von allein auf den Beleg. Auf der ursprünglichen Rechnung erscheint danach der Vermerk, dass sie storniert oder vollständig gutgeschrieben ist, auch auf der öffentlichen Belegseite, damit dein Kunde beim Öffnen des alten Links sieht, woran er ist. Eine versehentlich stornierte Rechnung holst du zurück, solange nichts davon anderswo verrechnet ist.
Häufige Fragen
Kann ich die falsche Rechnung einfach löschen, wenn der Kunde sie noch nicht bezahlt hat?
Nein, sobald sie versandt ist. Bezahlt oder unbezahlt spielt für die Korrektur keine Rolle, entscheidend ist der Versand. Unbezahlt ist die Sache nur einfacher: Du stornierst, schickst die richtige Rechnung und sagst in einem Satz, welche jetzt gilt.
Der Kunde hat die falsche Rechnung schon bezahlt. Was jetzt?
Neben dem Korrekturbeleg gehört eine klare Ansage dazu, was mit dem Geld passiert: Rückzahlung mit Datum, Anrechnung an die nächste Rechnung oder Verrechnung mit einer offenen Rechnung. Alle drei Wege sind in Ordnung, nur stillschweigend darf keiner davon geschehen.
Darf ich das Rechnungsdatum korrigieren, wenn ich mich vertippt habe?
Nur über einen Korrekturbeleg, nicht im bestehenden Dokument. Das Datum entscheidet über die Abrechnungsperiode und über den Verzugsbeginn, darum ist es keine Kleinigkeit. Storniere die Rechnung und stelle sie mit dem richtigen Datum und einer neuen Nummer neu aus.
Was, wenn ich den falschen Mehrwertsteuersatz verwendet habe?
Hast du zu viel ausgewiesen, schuldest du den ausgewiesenen Betrag, bis der Korrekturbeleg beim Kunden ist oder du glaubhaft machst, dass dem Bund kein Steuerausfall entstanden ist (MWSTG Art. 27 Abs. 2). Hast du zu wenig ausgewiesen, schuldest du trotzdem die richtige Steuer und stellst die Differenz dem Kunden nach.
Wie lange rückwirkend darf ich korrigieren?
Eine Frist für den Korrekturbeleg selbst gibt es nicht. Begrenzt wird die Sache von zwei Seiten: der Verjährung deiner Forderung und der Festsetzungsverjährung bei der Mehrwertsteuer, die fünf Jahre nach Ablauf der Steuerperiode eintritt und absolut nach zehn Jahren (MWSTG Art. 42). Innerhalb dieser Zeit korrigierst du, je früher desto besser.
Quellen
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 27: Unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis, Abs. 2 und 4
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 41: Nachträgliche Änderung der Umsatzsteuerschuld
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 42: Festsetzungsverjährung
- Obligationenrecht (OR), Art. 957a: Grundsätze ordnungsmässiger Buchführung
- Obligationenrecht (OR), Art. 958f: Aufbewahrung während zehn Jahren
- Obligationenrecht (OR), Art. 373: Feste Übernahme der Vergütung
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
