Zahlungsbedingungen formulieren: vorher, nicht auf der Rechnung.

Zahlungsbedingungen sind ein Vertrag, kein Rechnungstext

Das ist der Satz, an dem im Streitfall alles hängt. Eine Zahlungsbedingung ist eine Abrede zwischen zwei Parteien. Diese Abrede entsteht beim Vertragsschluss, also spätestens dann, wenn dein Kunde die Offerte annimmt. Die Rechnung kommt danach und kann den Vertrag nicht einseitig ergänzen, so oft du sie auch druckst.

Praktisch heisst das: Deine Konditionen gehören in die Offerte und in die Auftragsbestätigung. Auf der Rechnung wiederholst du sie nur noch, mit dem fertig gerechneten Datum. Wer beides tut, hat im Ernstfall beides: die Abrede und den Beleg.

Wenn nichts vereinbart ist, springt das Gesetz ein, und zwar strenger, als viele denken.

Die vier Angaben, die in jede Kondition gehören

1. 1.Die Frist. In Tagen ab Rechnungsdatum, und auf der Rechnung zusätzlich als Datum. Dreissig Tage sind Gewohnheit, keine Vorschrift.
2. 2.Der Verfalltag. Der Satz, der aus der Frist einen Verzug ohne Mahnung macht. Wortlaut siehe unten.
3. 3.Der Verzugszins. Fünf Prozent gelten von Gesetzes wegen (OR Art. 104 Abs. 1). Einen höheren Satz musst du vereinbaren (Abs. 2). Ihn trotzdem zu nennen, macht die Folge sichtbar.
4. 4.Die Mahngebühr. Geschuldet ist sie nur, wenn sie vereinbart ist. Die ganze Begründung steht unter Darf ich Mahngebühren verlangen.

Zur zweiten Angabe eine Präzisierung, die im Netz meist fehlt: OR Art. 102 Abs. 2 spricht von einem verabredeten Verfalltag. Steht das Zahlungsdatum in der Offerte oder im Vertrag, ist der Fall klar. Steht es zum ersten Mal auf der Rechnung, ist es einseitig gesetzt, und ob das als verabredet gilt, ist nicht gesichert. Wer sich nur darauf stützt, mahnt besser. Der sichere Weg kostet dich nichts: die Frist in der Offerte vereinbaren und das Datum auf die Rechnung drucken.

Textbausteine für Offerte, Vertrag und AGB

Die folgenden Klauseln kannst du übernehmen. Beträge, Fristen und Prozentsätze setzt du selbst ein. Jede Klausel spricht von «dem Kunden». So lässt sie sich unverändert in der Offerte, im Vertrag und in den AGB verwenden.

Zahlungsbedingungen: Rechnungen sind innert 30 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug zahlbar. Die auf der Rechnung genannte Zahlungsfrist gilt als verabredeter Verfalltag. Nach deren Ablauf gerät der Kunde ohne Mahnung in Verzug. Ab Verzug ist ein Verzugszins von 5 % pro Jahr geschuldet. Die erste Zahlungserinnerung ist kostenlos, ab der zweiten Mahnung wird eine Mahngebühr von CHF 20.00 erhoben.

Zahlungsbedingungen: Die Vergütung wird in Teilzahlungen fällig:
30 % bei Auftragserteilung,
40 % nach Abschluss der [Etappe],
30 % nach der Abnahme.
Jede Teilzahlung ist innert 10 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug zahlbar. Die Arbeiten der nächsten Etappe werden erst aufgenommen, wenn die vorangehende Teilzahlung eingegangen ist. Die genannten Zahlungsfristen gelten als verabredete Verfalltage.

Zahlungsbedingungen: Der Auftrag wird nach Eingang der Vorauszahlung von CHF [Betrag] ausgeführt. Die Vorauszahlung ist innert 10 Tagen ab Rechnungsdatum zu leisten. Der Restbetrag ist innert 10 Tagen nach Ablieferung ohne Abzug zahlbar. Bestellte Sonderanfertigungen werden nicht zurückgenommen.

Zahlungsbedingungen: 30 Tage netto. Bei Zahlung innert 10 Tagen ab Rechnungsdatum gewähren wir 2 % Skonto auf den Rechnungsbetrag. Der Skonto darf nur abgezogen werden, wenn keine früheren Rechnungen offen sind. Der Skontoabzug ändert den Rechnungsbetrag und den Betrag im Zahlteil nicht.

Zahlbar bis 21.10.2026 ohne Abzug.
Bei Zahlung bis 01.10.2026 gewähren wir 2 % Skonto, der zu zahlende Betrag beträgt dann CHF [Betrag].
Es gelten die Zahlungsbedingungen der Offerte vom [Datum].

Anzahlung, Akonto, Vorauskasse

Drei Wörter für drei verschiedene Dinge. Die Anzahlung ist ein Teil der Vergütung, den der Kunde vor Beginn der Arbeiten leistet. Die Akontozahlung ist eine Teilzahlung während der Ausführung, die in der Schlussrechnung angerechnet wird. Vorauskasse heisst: alles vor der Leistung. Alle drei brauchen eine Abrede, sonst gilt OR Art. 372.

Wie du Akonto- und Schlussrechnung sauber gegeneinander aufrechnest, ohne dass die Mehrwertsteuer zweimal auftaucht, steht im Ratgeber zu Akonto- und Schlussrechnung.

Was Skonto wirklich kostet

Skonto ist kein Nachlass, sondern ein Zins. Du bezahlst dafür, dass du früher an dein Geld kommst. Rechne einmal nach, bevor du ihn in die Offerte schreibst.

Das ist teuer, wenn du das Geld nicht brauchst, und günstig, wenn du sonst deinen Kontokorrent belastest. Die übrigen Fallen, von der Rundung bis zur Steuerkorrektur, stehen im Ratgeber Skonto richtig anbieten.

Was du vereinbaren darfst und wo die Grenze liegt

Die letzte Zeile überrascht fast jeden. Ein Eigentumsvorbehalt in den AGB, wie er in unzähligen Vorlagen steht, ist in der Schweiz wirkungslos, solange er nicht im öffentlichen Register am jeweiligen Wohnort des Erwerbers eingetragen ist. Zieht der Kunde in einen anderen Betreibungskreis, muss am neuen Ort neu eingetragen werden. Die alte Eintragung wirkt nur noch drei Monate nach (Verordnung betreffend die Eintragung der Eigentumsvorbehalte, Art. 3). Für den Kleinbetrieb heisst das in aller Regel: Verlass dich nicht darauf, verlang stattdessen eine Anzahlung.

Bei Privatkunden kommt eine Schranke dazu. Unlauter handelt, wer AGB verwendet, die in Treu und Glauben verletzender Weise zum Nachteil der Konsumentinnen und Konsumenten ein erhebliches und ungerechtfertigtes Missverhältnis zwischen Rechten und Pflichten vorsehen (UWG Art. 8). Diese Inhaltskontrolle schützt nur Konsumenten, nicht Geschäftskunden. Eine Mahngebühr von CHF 150.00 auf einer Rechnung über CHF 400.00 wäre ein Kandidat dafür. Ob eine Klausel im Einzelfall missbräuchlich ist, entscheidet das Gericht.

Vier Formulierungen, die nichts bringen

• «Zahlbar sofort netto Kasse» ohne Datum. Klingt streng, lässt aber offen, ab wann der Verzug läuft. Schreib ein Datum hin.
• «Mahngebühr CHF 30.00», wenn der Satz zum ersten Mal auf der Rechnung oder auf der Mahnung steht. Ohne vorherige Abrede ist die Gebühr nicht geschuldet.
• «Verzugszins 10 %» nur auf der Rechnung. Der gesetzliche Satz von 5 Prozent gilt trotzdem, der höhere braucht die Vereinbarung.
• «Die Ware bleibt bis zur vollständigen Bezahlung unser Eigentum» ohne Registereintrag. Siehe ZGB Art. 715 Abs. 1.

Wie du die Bedingungen in den Vertrag bekommst

1. 01

   Schreib sie in die Offerte, nicht in den Anhang

   Ein eigener Block «Zahlungsbedingungen» am Schluss der Offerte, drei bis fünf Zeilen, über der Unterschriftszeile. Nimmt der Kunde die Offerte an, hat er sie angenommen. Wie eine Offerte aufgebaut ist, steht unter Offerte schreiben.

2. 02

   Verweise in den AGB nur ergänzend

   Nach ständiger Rechtsprechung gelten AGB nur, wenn der Kunde vor oder bei Vertragsschluss darauf hingewiesen wurde und sie zur Kenntnis nehmen konnte. Ein Gesetzesartikel dazu fehlt, der Massstab kommt von den Gerichten. Ein Link im Mailfuss ist dünn, ein Satz über der Unterschrift ist solide.

3. 03

   Wiederhole sie auf jeder Rechnung

   Mit dem fertig gerechneten Datum und dem Verweis auf die Offerte. Das ist kein juristischer Trick, sondern schlicht die Stelle, an der dein Kunde hinschaut.

4. 04

   Halte dich selbst daran

   Wer dreimal nicht mahnt, hat seine Frist faktisch verlängert. Leg fest, nach wie vielen Tagen die erste Erinnerung rausgeht, und lass sie rausgehen. Den Rest erklärt Zahlbar bis: ein Datum, nicht dreissig Tage.

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.