Vier Pauschalen, vier Regeln
«Pauschal» sagt nur, dass ein fester Betrag an die Stelle einer Abrechnung tritt. Wovon der Betrag befreit und wer das Risiko trägt, ist in jedem der vier Fälle anders geregelt.
| Pauschale | Was sie ersetzt | Worauf es ankommt | Grundlage |
|---|---|---|---|
| Pauschalpreis im Werkvertrag | Die Abrechnung nach Stunden und Material | Die Beschreibung der Leistung. Was nicht drinsteht, ist nicht abgedeckt | OR Art. 373 |
| Monats- oder Jahrespauschale im Dauervertrag | Die Verrechnung jedes einzelnen Einsatzes | Umfang je Periode, Anpassung der Preise, Kündigungsfrist | Vertrag, OR Art. 19 Abs. 1 |
| Spesenpauschale an Mitarbeitende | Den Beleg für jede einzelne Auslage | Sie muss in etwa den effektiven Auslagen entsprechen und steht im Lohnausweis unter Ziffer 13.2 | Wegleitung zum Lohnausweis, Rz 55 ff. |
| Mahnpauschale gegenüber Kunden | Den Nachweis des Verzugsschadens | Sie ist nur geschuldet, wenn sie vor dem Auftrag vereinbart wurde | Vertrag oder AGB, sonst OR Art. 106 |
Im Werkvertrag bindet nicht die Zahl, sondern der Text
Der häufigste Irrtum: «Pauschal» sei eine Aussage über den Preis. Sie ist eine Aussage über den Umfang. Der Preis steht fest, sobald die Leistung beschrieben ist, und alles, was in der Beschreibung fehlt, ist auch nicht bezahlt. Die zwanzig Quadratmeter Wandfläche mehr sind eine Mehrmenge derselben Leistung und in der Pauschale drin. Die Decke, von der nie die Rede war, ist es nicht, sondern ein Nachtrag.
Die Monatspauschale rechnet man über das Jahr
Bei Reinigung, Hauswartung und Wartungsverträgen ist die Monatspauschale der Normalfall. Sie entsteht aus dem Jahresaufwand geteilt durch zwölf, nicht aus dem Aufwand von vier Wochen. Ein Monat hat im Schnitt 4.33 Wochen, und wer mit vier rechnet, verschenkt jedes Jahr rund einen Monat.
- Einsätze pro Jahr, 52 Wochen zu 2 Einsätzen
- 104 Einsätze
- Dauer je Einsatz
- 1.25 Stunden
- Stunden pro Jahr, 104 zu 1.25
- 130.0 Stunden
- Verrechnungssatz
- CHF 48.00
- Jahresaufwand, 130.0 zu CHF 48.00
- CHF 6'240.00
- Monatspauschale, Jahresaufwand geteilt durch 12
- CHF 520.00
Wer stattdessen mit acht Einsätzen pro Monat rechnet, kommt auf 96 Einsätze im Jahr statt 104. Das sind 10 Stunden oder CHF 480.00, die du gratis putzt. Genauso gehören Feiertage, Grundreinigungen und Verbrauchsmaterial ausdrücklich geregelt: Steht nichts dazu, zahlst du sie.
Wo die Pauschale beim Lohn und bei den Steuern auffällt
- Spesenpauschalen wie eine Auto- oder Repräsentationspauschale müssen im Lohnausweis unter Ziffer 13.2 mit Betrag stehen und in etwa den effektiven Auslagen entsprechen (Wegleitung zum Lohnausweis, Rz 55 ff.).
- Kilometerentschädigung: Seit dem 01.01.2026 gelten höchstens 75 Rappen pro Kilometer als Ansatz, bis zu dem die Entschädigung im Lohnausweis nicht betragsmässig deklariert werden muss (Wegleitung, Rz 52). Mehr dazu unter Kilometerentschädigung 2026.
- Spesenreglement: Es kann der Steuerbehörde des Sitzkantons zur Genehmigung vorgelegt werden, eine Pflicht dazu besteht nicht (Wegleitung, Rz 59 und 60).
- Mahnpauschale: Sie ist nur geschuldet, wenn sie vereinbart ist. Ohne Abrede bleibt dir der Verzugszins und der Ersatz von nachgewiesenem weiterem Schaden. Siehe Darf ich Mahngebühren verlangen.
So macht es KIDESK
Wiederkehrende Pauschalen verrechnet KIDESK im gewählten Rhythmus: Du legst Intervall, Enddatum und Höchstzahl fest, siehst eine Vorschau und kannst jederzeit von Hand auslösen. So geht die Monatspauschale für den Wartungs- oder Reinigungsvertrag auch im Sommer raus, wenn niemand daran denkt. Was die Pauschale abdeckt, entscheidest du: Den Leistungsbeschrieb nimmt dir KIDESK nicht ab.
Häufige Fragen
Ist eine Pauschale dasselbe wie ein Pauschalpreis?
Der Pauschalpreis ist der Fall, den das Gesetz beim Werkvertrag regelt (OR Art. 373). «Pauschale» ist das Alltagswort und meint auch die Monatspauschale im Servicevertrag, die Spesenpauschale und die Mahnpauschale. Wenn es um Geld zwischen dir und deinem Kunden geht, schreib das genauere Wort hin.
Darf ich bei einer Pauschale nachfordern, wenn es länger dauert?
Nein. Wurde die Vergütung zum Voraus genau bestimmt, stellst du das Werk um diese Summe fertig und darfst keine Erhöhung fordern, selbst wenn du mehr Arbeit oder grössere Auslagen hattest (OR Art. 373 Abs. 1). Ausserordentliche, nicht voraussehbare Umstände kann das Gericht berücksichtigen (Abs. 2), das ist ein enger Ausnahmefall.
Kann ich eine Monatspauschale einfach erhöhen?
Nur so, wie es der Vertrag vorsieht. Steht keine Anpassungsklausel drin, geht es einvernehmlich oder auf den nächsten Kündigungstermin. Eine Erhöhung kündigt man mit Vorlauf und mit Begründung an, eine Formulierung dafür steht in der Vorlage für die Preiserhöhung.
Muss eine Spesenpauschale im Lohnausweis stehen?
Ja. Pauschalspesen wie eine Auto- oder Repräsentationspauschale gehören unter Ziffer 13.2 des Lohnausweises, mit Betrag, und sie müssen in etwa den effektiven Auslagen entsprechen (Wegleitung zum Lohnausweis, Rz 55 ff.). Wer mehr pauschal ausrichtet, als anfällt, verteilt Lohn und nicht Spesen.
Quellen
- Obligationenrecht (OR), Art. 373: feste Übernahme der Vergütung
- Obligationenrecht (OR), Art. 18 und 19: Auslegung der Verträge, Bestimmung des Inhalts
- Obligationenrecht (OR), Art. 106: Ersatz von weiterem Schaden bei Verzug
- ESTV: Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises, gültig ab 01.01.2026 (Rz 52, 55 ff., 59 f.)
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
