Was einen Beleg zum Beleg macht
Entscheidend ist nicht das Papier, sondern ob eine aussenstehende Person die Buchung damit nachvollziehen kann. Vier Angaben braucht es dafür, und sie ergeben sich aus dem Zweck, den OR Art. 957a Abs. 3 dem Beleg gibt.
- Wer: Name des Lieferanten oder des Kunden, so wie er im Geschäftsverkehr auftritt.
- Wann: Datum des Geschäftsvorfalls, nicht das Datum der Ablage.
- Was: Art, Gegenstand und Umfang der Leistung. «Material» genügt nicht, «40 Meter Kabel NYM 3x1.5» schon.
- Wie viel: Betrag, und bei einem steuerpflichtigen Lieferanten der angewandte Steuersatz.
Fehlt eines davon, ist die Buchung nicht nachprüfbar, und die Nachprüfbarkeit ist einer der fünf Grundsätze, die OR Art. 957a Abs. 2 ausdrücklich nennt (Ziff. 5). Damit der Beleg auch wiedergefunden wird, trägt er eine Belegnummer, die ihn mit der Buchung verbindet.
Eigener Beleg, wenn der fremde fehlt
Das Wort Eigenbeleg steht in keinem Gesetz. Zulässig ist er trotzdem, denn OR Art. 957a Abs. 3 verlangt nur eine Aufzeichnung, die den Vorgang nachvollziehbar macht, und sagt nichts darüber, wer sie erstellt hat. Ein verlorener Parkschein oder eine Barauslage ohne Quittung wird so gebucht: Datum, Zweck, Betrag, Name, Unterschrift. Wer das regelmässig und in grösserem Umfang tut, fällt bei einer Kontrolle auf. Der eigene Beleg ist die Ausnahme, nicht der Ersatz für die Quittung.
Der Beleg und die Mehrwertsteuer
Wer Vorsteuer abziehen will, braucht den Nachweis, dass ihm die Steuer in Rechnung gestellt wurde und dass er sie bezahlt hat (MWSTG Art. 28 Abs. 1 Bst. a und Abs. 3). Welche Elemente eine Rechnung dafür in der Regel enthält, zählt MWSTG Art. 26 Abs. 2 auf. Bei Kassenzetteln bis CHF 400.00 dürfen die Angaben zum Empfänger fehlen (MWSTV Art. 57); von den übrigen Angaben befreit das nicht.
Beleg, Rechnung, Quittung: nicht dasselbe
| Dokument | Was es zeigt | Wer es ausstellt |
|---|---|---|
| Rechnung | Dass eine Leistung erbracht ist und ein Betrag gefordert wird | Der Leistungserbringer, auf Verlangen (MWSTG Art. 26 Abs. 1) |
| Quittung | Dass die Zahlung beim Gläubiger angekommen ist | Der Gläubiger, auf Verlangen (OR Art. 88 Abs. 1) |
| Kontoauszug | Dass Geld tatsächlich geflossen ist | Die Bank |
| Buchungsbeleg | Oberbegriff für alles, was eine Buchung nachvollziehbar macht | Wer auch immer, im Notfall du selbst |
Zehn Jahre, Form frei
Buchungsbelege sind zehn Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ablauf des Geschäftsjahres (OR Art. 958f Abs. 1). Papier, elektronisch oder vergleichbar ist dabei gleichwertig, solange die Übereinstimmung mit dem Geschäftsvorfall gewährleistet ist und der Beleg jederzeit wieder lesbar gemacht werden kann (Abs. 3). Die eine harte Zusatzbedingung steht in der Geschäftsbücherverordnung: Belege müssen so erfasst und aufbewahrt werden, dass sie nicht geändert werden können, ohne dass sich das feststellen lässt (GeBüV Art. 3). Was das für einen Ordner voller PDF-Dateien bedeutet, steht im Ratgeber Belege digital aufbewahren.
So macht es KIDESK
Belege fotografierst du in KIDESK mit dem Handy ab. KIDESK liest Betrag, Datum und Steuersatz heraus, schlägt ein Konto und einen Mehrwertsteuer-Code vor und meldet sich, wenn derselbe Beleg schon einmal erfasst wurde. Du prüfst und gibst frei. Gebucht wird damit nichts: KIDESK ist keine Finanzbuchhaltung. Für den Abschluss packt es ein Paket für die Treuhandstelle, mit Buchungsliste und allen Belegdateien, als ZIP je Monat, Quartal oder Jahr.
Häufige Fragen
Zählt eine E-Mail als Beleg?
Ja, wenn sie den Geschäftsvorfall nachvollziehbar macht. OR Art. 957a Abs. 3 stellt Aufzeichnungen auf Papier, in elektronischer und in vergleichbarer Form ausdrücklich gleich. Wichtig ist, dass die Mail zur Buchung auffindbar bleibt und zehn Jahre lang lesbar gemacht werden kann.
Was mache ich, wenn ein Beleg fehlt?
Du schreibst selbst einen: Datum, Zweck, Betrag, Geschäftspartner, dein Name und deine Unterschrift. Das Gesetz kennt den Ausdruck Eigenbeleg nicht, verlangt aber auch keinen fremden Beleg. Für den Vorsteuerabzug ist ein solcher Beleg allerdings schwach, weil der ausgewiesene Steuerbetrag fehlt.
Muss auf jedem Beleg die Mehrwertsteuer stehen?
Nur wenn der Aussteller steuerpflichtig ist. Dann nennt er in der Regel den anwendbaren Steuersatz und den geschuldeten Steuerbetrag, oder bei Preisen inklusive Steuer wenigstens den Satz (MWSTG Art. 26 Abs. 2 Bst. f). Ein Beleg von jemandem, der nicht steuerpflichtig ist, trägt keine Steuer, und du kannst daraus auch keine abziehen.
Reicht ein Foto des Belegs?
Ja, wenn das Bild vollständig lesbar ist und unverändert bleibt. Papier ist nirgends vorgeschrieben (OR Art. 958f Abs. 3). Schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren sind dagegen der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht (Abs. 2). Welche Papiere du sonst noch im Original behältst, steht unter Darf ich Originalbelege wegwerfen?.
Quellen
- Obligationenrecht (OR), Art. 957a: Buchführung, Grundsätze und Begriff des Buchungsbelegs
- OR Art. 958f: Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher
- Geschäftsbücherverordnung (GeBüV), Art. 3: Integrität
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 26: Rechnung
- MWSTG Art. 81 Abs. 3: Grundsatz der freien Beweiswürdigung
- Mehrwertsteuerverordnung (MWSTV), Art. 57: Kassenzettel bis 400 Franken
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