Drei Blätter, die ständig verwechselt werden
Rund um ein Reinigungsobjekt kursieren drei Blätter mit ähnlichen Namen. Wer sie vermischt, bekommt ein Dokument, das keinem der drei Zwecke dient: zu grob für das Team, zu detailliert für den Kunden, zu unverbindlich als Nachweis.
| Blatt | Was darauf steht | Wer es braucht | Wo es liegt |
|---|---|---|---|
| Pflichtenheft | Bereich, Tätigkeit, Intervall, Fläche, Aufwand, Stunden pro Monat | Kunde und Kalkulation | Beilage zur Offerte und zum Vertrag |
| Reinigungsplan | Dieselben Tätigkeiten, verteilt auf die Wochentage, mit Minuten je Einsatz | Das Team im Objekt | Im Objekt, beim Material, und im Ordner der Objektleitung |
| Kontrollblatt oder Rapport | Datum, Zeit, ausgeführte Arbeiten, Visum, festgestellte Mängel | Nachweis gegenüber dem Kunden | Im Objekt zum Abzeichnen, danach im Dossier |
Was ins Wochenraster gehört
Der Reinigungsplan wird von Leuten gelesen, die um sechs Uhr morgens im Treppenhaus stehen, und oft von Personen, für die Deutsch die zweite oder dritte Sprache ist. Jede Zeile muss ohne Rückfrage verständlich sein.
| Angabe | Warum sie dasteht |
|---|---|
| Objekt und Adresse | Ein Team betreut mehrere Liegenschaften. Der Plan ohne Adresse landet im falschen Ordner. |
| Plan gültig ab, Version | Bei jeder Änderung eine neue Version. Zwei Fassungen im Umlauf sind schlimmer als gar keine. |
| Bereich | Der Raum oder die Zone, benannt wie im Objekt und wie im Pflichtenheft. «Treppenhaus A» ist eine Angabe, «Treppenhäuser» eine Schätzung. |
| Tätigkeit | Eine Arbeit je Zeile, mit Verb. «Sanitär machen» ist keine Anweisung, «Apparate und Armaturen reinigen, Verbrauchsmaterial auffüllen» schon. |
| Wochentage | Ein Kreuz je Einsatztag. Damit sieht das Team auf einen Blick, was heute dran ist und was nicht. |
| Minuten je Einsatz | Das Zeitbudget aus deiner Kalkulation. Ohne diese Spalte weiss niemand, ob eine Vertretung zu langsam oder das Objekt zu knapp gerechnet ist. |
| Zutritt | Schlüssel, Badge, Alarmcode und Zeitfenster. Eine häufige Störung im Alltag ist nicht der Schmutz, sondern die verschlossene Türe. |
| Verfahren und Mittel je Belag | Parkett, Linoleum, Platten, Teppich und Naturstein vertragen nicht dasselbe. Wer geöltes Parkett alkalisch behandelt oder Naturstein sauer, richtet einen Schaden an, den niemand mehr wegputzt. |
Vom Pflichtenheft zum Wochenplan
Das Pflichtenheft nennt Intervalle, der Reinigungsplan nennt Tage. Aus «3 x pro Woche» wird Montag, Mittwoch, Freitag. Sinnvoll ist, zuerst die täglichen Arbeiten zu setzen, dann die wöchentlichen auf die ruhigeren Tage zu verteilen, und erst zum Schluss zu prüfen, ob jeder Tag zeitlich aufgeht.
- Sanitär EG, Apparate und Verbrauchsmaterial
- 20 Min.
- Eingang und Schmutzschleuse, Matten und Glas
- 15 Min.
- Büro 1. OG Nord, Böden und Papierkörbe
- 45 Min.
- Lift und Treppenhaus B
- 25 Min.
- Rüsten, Material holen, Wege im Objekt
- 15 Min.
- Einsatz am Montag
- 120 Minuten, also 2.00 Stunden
Die Zeile «Rüsten und Wege» fehlt auf vielen Plänen und ist ein häufiger Grund, warum Einsätze überziehen. Wer Material aus dem Keller holt, zwei Stockwerke läuft und am Schluss die Geräte reinigt, braucht dafür Zeit, auch wenn sie in keinem Pflichtenheft steht. Rechne sie in der Kalkulation ein und schreib sie in den Plan, statt sie stillschweigend von den anderen Positionen abzuziehen.
Turnusarbeiten: das Feld, das über den Streit entscheidet
Die täglichen Arbeiten stehen im Raster, die seltenen gehen vergessen. Genau nach ihnen fragt die Verwaltung im Herbst. Darum hat die Vorlage unter der Tabelle ein Feld, in dem jede Turnusarbeit mit dem Monat steht, in dem sie fällig ist.
- Storen und Fensterrahmen innen, meist im Frühling und im Herbst
- Radiatoren und Heizkörpernischen, vor der Heizsaison
- Lampen, Leuchtenschalen und Rauchmelderabdeckungen
- Sockelleisten, Türblätter und Türrahmen
- Grundreinigung der Böden, je nach Belag mit Einpflegen oder Beschichten
- Entsorgungsplatz und Container, wenn er zum Auftrag gehört
- Estrich-, Keller- und Veloräume, oft nur ein- bis zweimal im Jahr
Welche dieser Arbeiten in welchem Intervall zum Auftrag gehören, steht im Pflichtenheft, nicht im Plan. Der Plan sagt nur, wann sie dieses Jahr gemacht werden. Kommt eine Arbeit dazu, die nirgends vereinbart ist, gehört sie in eine Nachtragsofferte und erst danach in den Plan.
Wenn der Plan in einem Lebensmittelbetrieb hängt
Reinigst du in einer Küche, Bäckerei, Metzgerei oder Kantine, ist dein Plan Teil von etwas Grösserem. Die verantwortliche Person des Lebensmittelbetriebs muss eine Selbstkontrolle führen; dazu gehören die gute Verfahrenspraxis, ein Verfahren nach den HACCP-Grundsätzen und die Dokumentation (Art. 74 und 75 der Lebensmittel- und Gebrauchsgegenständeverordnung, LGV). Das Selbstkontrollkonzept und die Massnahmen zu seiner Umsetzung sind schriftlich oder durch gleichwertige Verfahren zu dokumentieren, in einer dem Sicherheitsrisiko und dem Produktionsumfang angepassten Form; Kleinstbetriebe dürfen die Dokumentation angemessen reduzieren (Art. 85 LGV).
So füllst du die Vorlage aus
- 01
Kopf ausfüllen
Objekt, Adresse, Auftraggeber, gültig ab, Version und die verantwortliche Person im Betrieb. Dazu Zutritt und der Raum, in dem Material und Geräte stehen.
- 02
Zeilen aus dem Pflichtenheft übernehmen
Bereich und Tätigkeit wörtlich gleich benennen wie im Pflichtenheft. So lässt sich später jede Zeile des Plans einer vereinbarten Leistung zuordnen.
- 03
Tage setzen und Minuten eintragen
Ein Kreuz je Einsatztag, dann die Minuten je Einsatz aus deiner Kalkulation. Prüfe Tag für Tag, ob die Summe der Minuten zum geplanten Einsatz passt.
- 04
Turnusarbeiten mit Monat ergänzen
Jede seltene Arbeit mit dem Monat, in dem sie ansteht. Ohne Monat bleibt sie liegen, bis jemand reklamiert.
- 05
Belag, Mittel und Ausnahmen festhalten
Verfahren und Mittel je Bodenbelag, nicht enthaltene Leistungen und Besonderheiten wie Alarmanlage, Ferienabwesenheit oder Haustiere.
- 06
Aufhängen und datieren
Ein Exemplar im Objekt beim Material, eines im Dossier. Jede Änderung bekommt eine neue Version mit Datum, die alte Fassung kommt weg.
Fünf Fehler, die im Alltag teuer werden
- Sammelzeilen. «Allgemeine Räume reinigen» ist keine Anweisung, sondern eine offene Rechnung. Jede Tätigkeit mit eigenem Rhythmus bekommt eine eigene Zeile.
- Keine Minuten. Ohne Zeitbudget merkst du erst an der Nachkalkulation, dass ein Objekt jeden Monat eine Stunde zu viel frisst.
- Preise auf dem Plan. Preise gehören in die Offerte. Ein Plan mit Preisen wandert bei jeder Anpassung mit und landet irgendwann beim falschen Publikum.
- Handschriftliche Ergänzungen. Was jemand an den Rand schreibt, ist nach drei Monaten unlesbar und nie vereinbart. Neue Version statt Randnotiz.
- Der Plan bleibt im Büro. Er nützt dort, wo gearbeitet wird. Ein Exemplar gehört ins Objekt, sonst arbeitet die Vertretung nach Gefühl.
Für Privathaushalt und eigenes Büro
Die Vorlage funktioniert auch ohne Auftraggeber, etwa für das eigene Büro, die Werkstatt oder die Gemeinschaftsräume eines Mehrfamilienhauses. Dann bleiben die Felder zu Auftraggeber und Version leer, und statt der Minuten trägst du die Person ein, die dran ist. Wer eine Liegenschaft im Auftrag betreut, findet die passenden Leistungen unter Pflichtenheft Hauswartung erstellen.
So macht es KIDESK
Für Gebäudereinigung, Spezialreinigung, Liegenschaftsbetreuung sowie Garten- und Grünpflege führt KIDESK das Pflichtenheft digital: Bereiche mit Tätigkeiten, Häufigkeit, Aufwand in Minuten, Fläche und Bodenbelag, daraus die Stunden pro Monat. Das PDF druckt sich als Liste oder als Matrix, mit Unterschriftsfeldern. Die Einsätze selbst planst du als Aufträge im Wochenplan der Disposition, mit Mitarbeitenden und Auslastung; die Stunden erfasst das Team mit von und bis. Ein Wochenraster nach Wochentagen zum Aufhängen im Objekt gehört nicht zum Pflichtenheft-Modul: Dieses Blatt druckst du aus der Vorlage hier.
Häufige Fragen
Reinigungsplan oder Pflichtenheft: was gebe ich dem Kunden?
Dem Kunden gibst du das Pflichtenheft, weil dort steht, was vereinbart ist. Der Reinigungsplan ist deine Arbeitsorganisation. Du darfst ihn zeigen, musst aber wissen, dass der Kunde ihn danach als Versprechen liest: Wer den Plan sieht, erwartet genau diese Tage.
Wie oft muss ich den Plan anpassen?
Immer dann, wenn sich Leistungen, Flächen, Zutritt oder Personen ändern, und mindestens einmal im Jahr zusammen mit der Objektbegehung. Jede Anpassung bekommt eine neue Versionsnummer mit Datum. Die alte Fassung kommt aus dem Objekt weg, sonst arbeiten zwei Leute nach zwei Plänen.
Gehören die Namen der Mitarbeitenden auf den Plan?
Im Objekt besser nicht. Der Plan hängt dort, wo auch Mieterinnen und Besucher vorbeikommen, und der Name samt Einsatzzeit einer bestimmten Person ist ein Personendatum (Art. 5 Bst. a DSG). Schreib die Person auf die interne Fassung oder arbeite mit Kürzeln, die nur ihr im Betrieb auflösen könnt.
Reicht der Plan als Nachweis, dass gereinigt wurde?
Nein. Der Plan zeigt, was vorgesehen ist, nicht was geschehen ist. Den Nachweis liefert das Kontrollblatt mit Datum, Visum und Bemerkungen. Dafür gibt es die Vorlage Reinigungsprotokoll und Kontrollrapport.
Was mache ich mit Objekten, in denen jede Woche anders läuft?
Plan und Ausnahmen trennen. Ins Raster kommt der Normalfall, ins Feld für Besonderheiten kommen die Abweichungen mit Datum, etwa Schulferien, Sitzungszimmer nur nach Belegung oder Baustellenreinigung nach Handwerkern. Wiederholt sich die Ausnahme jeden Monat, ist sie keine Ausnahme und gehört als eigene Zeile ins Raster.
Quellen
- Lebensmittel- und Gebrauchsgegenständeverordnung (LGV), Art. 74 Pflicht zur Selbstkontrolle und Art. 75 Inhalt der Pflicht
- Lebensmittel- und Gebrauchsgegenständeverordnung (LGV), Art. 85: Dokumentation der Selbstkontrolle
- Lebensmittelgesetz (LMG), Art. 30: Kontrolle und Probenerhebung
- Datenschutzgesetz (DSG), Art. 5: Begriffe
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
