Reinigungsvertrag Vorlage für Unterhaltsreinigung

Auftrag oder Werkvertrag: warum das hier zählt

Die laufende Unterhaltsreinigung ist in der Regel ein Auftrag: Du schuldest sorgfältiges Tätigwerden über die Zeit und nicht ein einzelnes fertiges Werk (OR Art. 394). Eine einmalige Bauendreinigung oder eine Fassadenreinigung mit klar umschriebenem Ergebnis kann dagegen als Werkvertrag gelten (OR Art. 363). Welche Regeln gelten, hängt vom Inhalt der Abmachung ab, nicht vom Titel auf dem Papier.

Achtung: Beim Auftrag gilt OR Art. 404: Er kann von jeder Seite jederzeit widerrufen oder gekündigt werden, und wer zur Unzeit kündigt, schuldet Ersatz. Eine vereinbarte Kündigungsfrist gibt dir deshalb weniger Sicherheit, als der Text vermuten lässt. Wie weit sie im Einzelfall standhält, ist eine Rechtsfrage. Kalkuliere nicht damit, dass ein Objekt drei Monate lang sicher ist, und frag bei grossen Verträgen eine Fachperson.

Der Vertrag regelt das Geschäft, das Pflichtenheft die Arbeit

Wer den Leistungsumfang in den Vertragstext schreibt, muss bei jeder kleinen Änderung den ganzen Vertrag neu unterschreiben lassen. Trenne die beiden Dinge.

In den Vertrag	Ins Pflichtenheft
Parteien, Objekt, Beginn, Dauer und Kündigung	Bereiche: Eingang, Treppenhaus, Büros, Sanitär, Umgebung
Monatspauschale, Zahlungsfrist, Stundenansatz für Zusatzarbeiten	Tätigkeiten je Bereich und deren Häufigkeit: täglich, wöchentlich, monatlich
Schlüssel, Zugang, Verbrauchsmaterial, Versicherung	Flächen in Quadratmetern und Bodenbeläge
Beanstandungen, Begehungen, Preisanpassung, Datenschutz	Aufwand in Minuten je Tätigkeit und daraus die Stunden pro Monat

Im Vertrag steht dann nur noch ein Satz: «Das Pflichtenheft vom [Datum] ist Bestandteil dieses Vertrags.» Ändert der Umfang, unterschreibt ihr ein neues Pflichtenheft.

Die sieben Punkte, an denen es im Alltag hängt

Schlüssel und Badges: Anzahl, Übergabe mit Quittung, Meldung bei Verlust und die Frage, wer für den Ersatz einer Schliessanlage aufkommt. Das kann der teuerste Einzelposten des ganzen Vertrags werden.
Verbrauchsmaterial: Papier, Seife und Abfallsäcke sind nicht Reinigung. Halte fest, wer sie stellt und ob sie gegen Beleg weiterverrechnet werden.
Zugang und Infrastruktur: Zeitfenster, Alarmcode, Strom, Wasser und ein abschliessbarer Materialraum. Fehlt der Raum, fährt dein Personal Maschinen spazieren, und das zahlt niemand.
Zusatzarbeiten: Grundreinigung, Fensterreinigung, Teppichshampoonierung und Winterdienst sind nicht in der Pauschale. Nenne einen Stundenansatz und verlange eine schriftliche Bestellung.
Beanstandungen: eine Adresse, eine Frist für die Meldung und eine Frist für die Behebung. Dazu zwei Begehungen im Jahr. So wird aus Ärger ein geregelter Ablauf statt eines Anrufs bei der Geschäftsleitung.
Preisanpassung: Steigen die Lohnkosten, brauchst du eine Klausel mit Vorlauf. Fair ist, dass die Kundschaft auf denselben Zeitpunkt kündigen darf.
Ferien und Ausfall: Wer ersetzt die Stammkraft, und was gilt an Feiertagen? Ein Satz dazu erspart im Sommer die Hälfte der Telefonate.

So kommst du auf die Monatspauschale

Die Pauschale entsteht aus dem Pflichtenheft und nicht aus einem Gefühl. Rechne die Minuten je Tätigkeit auf den Monat hoch, multipliziere mit deinem Stundenansatz und schlag das Verbrauchsmaterial dazu, das du stellst. Das folgende Beispiel ist ein Bürogeschoss mit Reinigung dreimal pro Woche. Setz deine eigenen Zahlen ein: Wie du deinen Ansatz rechnest, steht im Ratgeber Stundensatz in der Reinigung.

Bürogeschoss, dreimal pro Woche

Aufwand je Einsatz laut Pflichtenheft: 85 Minuten
Einsätze pro Monat, 3 pro Woche mal 4.33 Wochen: 13 Einsätze
Stunden pro Monat, 13 mal 85 Minuten: 18.42 Stunden
Stundenansatz, eigener Ansatz des Betriebs: CHF 62.00
Arbeit, 18.42 Stunden zu CHF 62.00: CHF 1'142.04
Verbrauchsmaterial und Maschinen, pauschal: CHF 48.00
Monatspauschale, gerundet: CHF 1'190.00 ohne Mehrwertsteuer

Bist du mehrwertsteuerpflichtig, kommen auf die Pauschale 8.1 Prozent dazu, also CHF 96.39, zusammen CHF 1'286.39. Reinigungsleistungen unterliegen dem Normalsatz (MWSTG Art. 25). Ob du überhaupt abrechnen musst, hängt am Umsatz: Die Grenze steht im Ratgeber MwSt-Pflicht ab 100'000 Franken.

Personal: der GAV gilt, auch ohne Verbandsmitgliedschaft

Für die Reinigungsbranche bestehen allgemeinverbindlich erklärte Gesamtarbeitsverträge: in der Deutschschweiz mit Gültigkeit der Allgemeinverbindlicherklärung bis Ende 2029, in der Westschweiz bis Ende 2028. Allgemeinverbindlich heisst, dass die Bestimmungen auch für Betriebe gelten, die keinem Verband angehören. Ob und in welchem Umfang dein Betrieb erfasst ist, hängt vom Geltungsbereich ab, in der Deutschschweiz unter anderem von der Zahl der Mitarbeitenden. Prüfe den aktuellen Bundesratsbeschluss auf der Liste des SECO, bevor du Löhne und Zuschläge kalkulierst. In den Vertrag mit der Kundschaft gehört dazu nur ein Satz: dass du die für dich geltenden Bestimmungen einhältst.

Vorlage: Vertrag über die Unterhaltsreinigung

Der Text ist als Vertrag zwischen zwei Parteien formuliert und duzt deshalb nicht. Alles in eckigen Klammern ersetzt du. Streich, was auf dein Objekt nicht passt, statt es stehen zu lassen: Ein Vertrag mit unpassenden Klauseln ist schlechter als ein kurzer.

Vertrag Unterhaltsreinigung

Betreff: Vertrag über die Unterhaltsreinigung [Objekt]

Zwischen [Dein Betrieb], nachfolgend Auftragnehmerin, und [Name oder Firma der Kundschaft], nachfolgend Auftraggeberin, wird folgender Vertrag geschlossen.

1. Objekt und Leistung
Gereinigt wird [Objekt, Strasse, PLZ Ort], umfassend [Flächen, Geschosse, Räume]. Welche Arbeiten in welcher Häufigkeit ausgeführt werden, steht im Pflichtenheft vom [Datum]. Es ist Bestandteil dieses Vertrags. Änderungen des Umfangs halten die Parteien in einem neuen Pflichtenheft fest.

2. Zeiten und Zugang
Die Reinigung erfolgt [Wochentage] zwischen [Uhrzeit] und [Uhrzeit]. Die Auftraggeberin stellt den Zugang sicher und gewährt die Benutzung von Strom und Wasser sowie einen abschliessbaren Materialraum von rund [Anzahl] Quadratmetern.

3. Schlüssel
Die Auftragnehmerin erhält [Anzahl] Schlüssel und [Anzahl] Badges. Übergabe und Rückgabe werden schriftlich quittiert. Ein Verlust wird unverzüglich gemeldet. Für Kosten eines Schliessanlagenersatzes haftet die Auftragnehmerin im Rahmen ihrer Haftung nach Ziffer 8.

4. Preis und Zahlung
Die Pauschale beträgt CHF [1'190.00] pro Monat [zuzüglich Mehrwertsteuer von 8.1 %]. Die Rechnung erfolgt monatlich und ist innert 30 Tagen ohne Abzug zahlbar. Nach Ablauf der Zahlungsfrist ist ein Verzugszins von 5 % pro Jahr geschuldet.

5. Zusatzarbeiten und Verbrauchsmaterial
Arbeiten ausserhalb des Pflichtenhefts, namentlich Grundreinigung, Fensterreinigung und Reinigung nach Schadenfällen, werden vorgängig schriftlich bestellt und zu CHF [65.00] je Stunde verrechnet. Reinigungsmittel und Maschinen stellt die Auftragnehmerin. Verbrauchsmaterial für die Sanitärräume, insbesondere Papier, Seife und Abfallsäcke, stellt [die Auftraggeberin / die Auftragnehmerin gegen Weiterverrechnung zum Selbstkostenpreis].

6. Qualität und Beanstandungen
Beanstandungen meldet die Auftraggeberin innert [5] Arbeitstagen an [E-Mail-Adresse]. Die Auftragnehmerin behebt begründete Beanstandungen innert [2] Arbeitstagen ohne zusätzliche Kosten. Zweimal jährlich findet eine gemeinsame Begehung statt; das Ergebnis wird protokolliert.

7. Personal
Die Auftragnehmerin setzt eigenes, instruiertes Personal ein und hält die für sie geltenden arbeits- und sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen ein, einschliesslich eines auf sie anwendbaren allgemeinverbindlich erklärten Gesamtarbeitsvertrags. Das Personal ist zur Verschwiegenheit über alles verpflichtet, was es im Objekt wahrnimmt.

8. Versicherung und Haftung
Die Auftragnehmerin unterhält eine Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Deckung von CHF [Betrag] je Ereignis. Schäden werden innert [5] Arbeitstagen nach Entdeckung schriftlich gemeldet, damit sie der Versicherung angezeigt werden können.

9. Preisanpassung
Die Pauschale beruht auf dem Leistungsumfang und den Lohnkosten bei Vertragsschluss. Ändern sich diese wesentlich, kann die Auftragnehmerin eine Anpassung mit [3] Monaten Vorlauf schriftlich mitteilen. Die Auftraggeberin kann den Vertrag in diesem Fall auf denselben Zeitpunkt kündigen.

10. Dauer und Kündigung
Der Vertrag beginnt am [Datum] und läuft unbefristet. Beide Parteien können ihn unter Einhaltung einer Frist von [3] Monaten auf das Ende eines Kalendermonats schriftlich kündigen. Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund und die gesetzlichen Bestimmungen über den Auftrag bleiben vorbehalten.

11. Datenschutz
Beide Parteien bearbeiten Personendaten der anderen Seite nur, soweit dies für die Erfüllung dieses Vertrags nötig ist, und schützen sie mit angemessenen Massnahmen.

12. Schlussbestimmungen
Änderungen und Ergänzungen bedürfen der Schriftform. Beilagen: Pflichtenheft vom [Datum], [Allgemeine Geschäftsbedingungen vom Datum]. Es gilt Schweizer Recht, Gerichtsstand ist [Ort].

[Ort], [Datum]


Die Auftraggeberin


Die Auftragnehmerin

Nimm die allgemeinen Punkte wie Verzug, Haftung oder Gerichtsstand in deine AGB und verweise im Vertrag darauf. Dann bleibt der Vertrag auf einer Seite. Wie AGB gültig einbezogen werden, steht im Ratgeber AGB für Kleinbetriebe.

So macht es KIDESK

Für Reinigung, Hauswartung und Gartenunterhalt erstellst du in KIDESK das Pflichtenheft: was wird an der Liegenschaft wie oft gemacht, mit Aufwand in Minuten, Fläche und Bodenbelag. KIDESK rechnet daraus die Stunden pro Monat und macht mit einem Klick den Offerten-Entwurf mit Monatspauschale, das Pflichtenheft als Beilage. Den unterschriebenen Vertrag legst du unter Verträge ab, mit Kündigungsfrist: KIDESK rechnet aus, bis wann du kündigen musst, und sortiert danach. Eine Erinnerungsmail dazu verschickt KIDESK nicht. Die Pauschale stellst du als wiederkehrende Rechnung im gewählten Rhythmus.

Offerten und Pflichtenhefte KIDESK für Reinigungsbetriebe

Häufige Fragen

Nützt eine Kündigungsfrist von drei Monaten überhaupt etwas?

Als Abmachung über den geordneten Ablauf ja: Beide Seiten wissen, woran sie sind, und in der Praxis halten sich die meisten daran. Rechtlich bleibt OR Art. 404, wonach ein Auftrag jederzeit widerrufen werden kann. Verlass dich bei der Planung deiner Einsätze deshalb nicht allein auf die Frist.

Wie halte ich die Schlüsselübergabe fest?

Mit einer eigenen Liste: Nummer oder Bezeichnung, Anzahl, Datum der Übergabe, Name der Person, Unterschrift beider Seiten, dasselbe bei der Rückgabe. Diese Liste gehört als Beilage zum Vertrag und wird bei jedem Personalwechsel nachgeführt.

Kann ich die Pauschale bei einer Lohnerhöhung anpassen?

Nur, wenn der Vertrag eine Preisanpassungsklausel enthält oder die Kundschaft zustimmt. Ohne Klausel gilt der vereinbarte Preis bis zum Ende des Vertrags. Darum steht in der Vorlage eine Klausel mit Vorlauf und mit dem Recht der Kundschaft, auf denselben Zeitpunkt zu kündigen.

Braucht es ein Pflichtenheft wirklich?

Es ist der einzige Weg, «nicht sauber genug» in eine überprüfbare Abmachung zu verwandeln. Ohne Pflichtenheft diskutiert ihr über Eindrücke, mit Pflichtenheft über Tätigkeiten und Häufigkeiten. Es ist ausserdem die Grundlage deiner Kalkulation und der Instruktion deines Personals.

Gilt der Vertrag auch für den Winterdienst?

Nur, wenn er ausdrücklich dazugehört. Winterdienst hat eigene Fragen: Bereitschaft, Einsatzkriterien wie Schneehöhe und Uhrzeit, Haftung bei Sturz, Salz und Splitt. Regle ihn in einem eigenen Vertrag oder in einem klar abgegrenzten Abschnitt mit eigener Pauschale.

Quellen

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.

Reinigungsvertrag für die Unterhaltsreinigung.

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