Wofür das Pflichtenheft wirklich gebraucht wird
Das Pflichtenheft, in Ausschreibungen oft Leistungsverzeichnis oder Leistungsbeschrieb genannt, ist die Liste der vereinbarten Arbeiten. Es beantwortet drei Fragen: wo gearbeitet wird, was gemacht wird und wie oft. Alles andere gehört woanders hin. Der Preis steht in der Offerte, die Kündigungsfrist im Vertrag, der Nachweis der Ausführung auf dem Kontrollblatt.
Im Alltag hat das Pflichtenheft zwei Aufgaben. Erstens ist es deine Kalkulationsgrundlage: Aus Tätigkeit, Intervall und Aufwand in Minuten wird die Stundenzahl pro Monat und daraus die Pauschale. Zweitens zieht es die Grenze zwischen vereinbarter Leistung und Zusatzarbeit. Wenn die Verwaltung im März fragt, warum der Veloraum nicht gewischt sei, beantwortet ein gutes Pflichtenheft diese Frage in zehn Sekunden.
Der Aufbau: welche Spalten ein Pflichtenheft braucht
Eine Zeile ist eine Tätigkeit in einem Bereich mit einem Intervall. Sobald zwei Arbeiten mit verschiedener Häufigkeit in derselben Zeile stehen, lässt sich die Zeile nicht mehr rechnen und nicht mehr kontrollieren.
| Spalte | Was hineingehört | Warum sie dasteht |
|---|---|---|
| Bereich | Raum oder Zone, benannt wie im Objekt: «Büro 1. OG Nord», «Treppenhaus A», «Sanitär Herren EG» | Damit beide Seiten über dieselbe Fläche sprechen. Hausnummern und Stockwerke sagen mehr als «Büros». |
| Tätigkeit | eine Arbeit je Zeile, mit Verb: «Böden nass wischen», «Papierkörbe leeren und neu ausrüsten» | «Reinigen» ist keine Tätigkeit, sondern eine Meinung. Was ein Laie nicht nachprüfen kann, ist nicht beschrieben. |
| Intervall | wie oft, immer in derselben Einheit: 5 x pro Woche, 1 x pro Monat, 2 x pro Jahr | Das Intervall ist der Preistreiber. Ohne Intervall lässt sich keine Zeile kalkulieren. |
| Fläche | Quadratmeter, bei Sanitärapparaten und Türen die Stückzahl | Fläche mal Leistungswert ergibt die Zeit. Ohne Fläche schätzt du. |
| Bodenbelag | Parkett, Linoleum, Platten, Teppich, Naturstein | Der Belag bestimmt Verfahren, Mittel und Tempo. Naturstein und Parkett vertragen nicht jedes Mittel. |
| Aufwand | Minuten je Einsatz, aus deiner eigenen Messung | Erst der Aufwand macht aus der Liste eine Kalkulation. |
| Bemerkung | Einschränkungen: «nur bei Bedarf», «nach Absprache mit der Hauswartung», «ohne Möbel rücken» | Hier stehen die Sätze, die später den Streit verhindern. |
Intervalle so schreiben, dass man sie rechnen kann
Ein Monat hat keine feste Anzahl Wochen. Wer wöchentliche Arbeiten mit vier multipliziert, verschenkt jedes Jahr rund einen Monat Arbeit. Richtig ist der Weg über das Jahr: Einsätze pro Woche mal 52, geteilt durch 12.
| Intervall im Pflichtenheft | Einsätze pro Monat | Rechnung |
|---|---|---|
| 5 x pro Woche (täglich) | 21.67 | 5 mal 52 geteilt durch 12 |
| 3 x pro Woche | 13.00 | 3 mal 52 geteilt durch 12 |
| 1 x pro Woche | 4.33 | 52 geteilt durch 12 |
| 14-täglich | 2.17 | 26 geteilt durch 12 |
| 1 x pro Monat | 1.00 | 12 geteilt durch 12 |
| 4 x pro Jahr | 0.33 | 4 geteilt durch 12 |
| 2 x pro Jahr | 0.17 | 2 geteilt durch 12 |
- Bereich
- Treppenhaus A, 95 m², Platten
- Tätigkeit
- Stufen und Geländer feucht reinigen
- Intervall
- 1 x pro Woche
- Einsätze pro Monat
- 52 geteilt durch 12 = 4.33
- Aufwand je Einsatz
- 35 Minuten
- Minuten pro Monat
- 35 mal 52 geteilt durch 12 = 151.67
- Stunden pro Monat
- 2.53
Fläche und Bodenbelag sind keine Nebensache
Zwei Objekte mit je 600 Quadratmetern brauchen selten dieselbe Zeit. Ein offenes Grossraumbüro mit Linoleum ist schneller gemacht als sechs Zellenbüros mit Teppich, Schreibtischbeinen und Rollcontainern. Was das Tempo bestimmt, sind Möblierungsgrad, Belag, Nutzung und die Wege zwischen den Bereichen. Darum hält das Pflichtenheft beides fest: die Quadratmeter und den Belag.
Der Belag hat auch eine Haftungsseite. Wer geöltes Parkett mit einem alkalischen Mittel behandelt oder Naturstein mit einem sauren, richtet einen Schaden an, den niemand mehr wegputzt. Steht der Belag im Pflichtenheft, steht auch fest, worauf sich dein Verfahren bezieht. Fehlt er, diskutierst du später über die Frage, ob du es hättest wissen müssen.
Die Bereiche, die in einem Pflichtenheft Reinigung vorkommen
- Büro- und Arbeitsräume: Böden, Tische in Sitzungszimmern, Papierkörbe, Griffbereiche an Türen und Schaltern
- Sanitärräume: Apparate, Armaturen, Spiegel, Böden, Desinfektion, Verbrauchsmaterial auffüllen
- Teeküchen und Pausenräume: Oberflächen, Spüle, Kühlschrank aussen, Kaffeemaschine gemäss Absprache, Abfall
- Verkehrsflächen: Eingang, Korridore, Lift und Liftspiegel, Treppenhäuser, Handläufe
- Nebenräume: Waschküche, Trockenraum, Veloraum, Keller- und Estrichgänge, Entsorgungsplatz
- Glas und Rahmen: Eingangstüren und Innenglas im Intervall, Fenster als eigene Leistung mit eigener Zeile
- Turnus- und Grundarbeiten: Grundreinigung der Böden, Einpflege, Storen, Radiatoren, Lampenschirme, jeweils mit Jahresintervall
Was nicht ins Pflichtenheft gehört
- Preise. Sobald Preise drinstehen, wandert das Blatt bei jeder Anpassung zweimal hin und her. Die Offerte verweist auf das Pflichtenheft, nicht umgekehrt.
- Namen deiner Mitarbeitenden. Wer im Objekt arbeitet, ist deine Disposition. Steht ein Name im Vertrag, wird er Teil dessen, was du versprichst, und jede Ferienvertretung zur Vertragsänderung.
- Kündigungsfrist, Haftung, Zahlungsfrist. Das sind Vertragsbestimmungen und gehören in den Vertrag oder die Offerte.
- Der Ausführungsnachweis. Was tatsächlich gemacht wurde, steht auf dem Kontrollblatt im Objekt, siehe Reinigungsprotokoll und Kontrollrapport.
Die Abgrenzungen, die später Streit sparen
| Punkt | Was du festhältst |
|---|---|
| Verbrauchsmaterial | Wer Papier, Seife und Abfallsäcke stellt und bezahlt. Das ist eine der häufigsten Rückfragen im ersten Vertragsjahr. |
| Reinigungsmittel und Geräte | Wer sie stellt, wo sie gelagert werden, wer Strom und Wasser bezahlt. |
| Glasreinigung | Innenglas bis Griffhöhe im Intervall, alles ab Leiter oder Hebebühne als eigene Leistung mit eigenem Preis. |
| Grundreinigung | Ob sie in der Pauschale steckt oder einmal im Jahr separat offeriert wird. Beides ist vertretbar, nur nicht ungeregelt. |
| Sonderreinigung | Nach Handwerkerarbeiten, Wasserschaden, Fest oder Umzug. Immer nach Aufwand und mit vorheriger Meldung. |
| Zutritt | Schlüssel, Badge, Alarmcode, Zeitfenster. Dazu Schlüssel von Kunden verwalten. |
| Feiertage und Betriebsferien | Ob ein Einsatz nachgeholt oder gutgeschrieben wird, wenn das Objekt geschlossen ist. |
| Meldewege | Wer im Objekt Zusatzarbeiten bestellen darf. Ohne diesen Satz bestellt irgendwann jemand, der nicht zahlt. |
In sechs Schritten zum Pflichtenheft
- 01
Objekt begehen und aufnehmen
Geh mit Grundriss und Massband durch. Halte je Bereich fest: Fläche, Belag, Möblierungsgrad, Anzahl Sanitärapparate, Zustand. Fotos helfen später mehr, als du jetzt glaubst.
- 02
Bereiche festlegen und benennen
Nimm die Namen, die im Objekt gebraucht werden. Ein Bereich soll so gross sein, dass eine Person ihn am Stück macht, und so klein, dass man ihn kontrollieren kann.
- 03
Tätigkeiten je Bereich auflisten
Eine Arbeit je Zeile, mit Verb. Trenn die täglichen von den wöchentlichen und den jährlichen Arbeiten, auch wenn sie im selben Raum stattfinden.
- 04
Intervalle setzen
Frag den Kunden nach der Nutzung: Wie viele Personen, wann, mit welchen Schuhen. Setz die Intervalle nach Nutzung, nicht nach Gewohnheit. Genau hier entscheidet sich der Preis.
- 05
Aufwand in Minuten schätzen und später ersetzen
Schätz zuerst und miss nach dem ersten Monat nach. Die Spalte Aufwand ist dein Betriebsgeheimnis und dein Frühwarnsystem.
- 06
Abgrenzungen anhängen und datieren
Häng die nicht enthaltenen Leistungen ans Ende, setz Version und Datum in den Kopf und nimm das Blatt als Beilage zur Offerte. Ändert sich etwas, gibt es eine neue Version, keine handschriftliche Ergänzung.
Ein fremdes Pflichtenheft prüfen
Bei Ausschreibungen von Verwaltungen kommt das Pflichtenheft vom Kunden. Dann ist deine Aufgabe eine andere: Du prüfst, ob es kalkulierbar ist, und hältst fest, wovon du ausgehst. Diese fünf Punkte fehlen am häufigsten.
- Flächenangaben ohne Quelle. Frag, ob die Quadratmeter aus dem Plan oder aus einer Messung stammen, und schreib die Zahl in deine Offerte, mit der du gerechnet hast.
- Sammelzeilen wie «Unterhaltsreinigung gemäss Standard». Bitte um die Einzelzeilen oder beschreib in der Offerte, was du darunter verstehst.
- Fehlende Intervalle bei Turnusarbeiten. Grundreinigung «bei Bedarf» ist kein Intervall, sondern ein offener Betrag.
- Verbrauchsmaterial, das nirgends erwähnt ist. Nimm es ausdrücklich aus oder rein, sonst entscheidet es der Kunde.
- Zutritts- und Arbeitszeiten. Wer nur zwischen 18 und 21 Uhr ins Objekt darf, rechnet mit anderen Kosten als jemand, der tagsüber arbeitet.
Vom Pflichtenheft zur Rechnung
Auf der Rechnung erscheint das Pflichtenheft nicht noch einmal in voller Länge. Eine Rechnung muss die Leistung eindeutig bezeichnen und nennt dazu in der Regel Art, Gegenstand und Umfang (MWSTG Art. 26 Abs. 2), und dafür genügt ein Verweis: «Unterhaltsreinigung gemäss Pflichtenheft vom 1. Oktober 2026, Version 2, Objekt Musterstrasse 4». Der Kunde weiss, was gemeint ist, und die Verwaltung kann die Rechnung der Liegenschaft zuordnen.
Und wenn es doch einmal streitig wird: Wer aus einer behaupteten Tatsache Rechte ableitet, muss sie beweisen (ZGB Art. 8). Die Tatsache lautet dann «diese Leistung war vereinbart» oder «diese Leistung war nicht vereinbart». Ein datiertes Pflichtenheft, das der Kunde mit der Offerte angenommen hat, beantwortet beides.
So macht es KIDESK
Für Reinigungsbetriebe und Gebäudeunterhalt hält KIDESK das Pflichtenheft zur Liegenschaft bereit: Bereiche mit Tätigkeiten, Häufigkeit, Aufwand in Minuten, Fläche und Bodenbelag. KIDESK rechnet daraus die Stunden pro Monat. Du startest mit einer eingebauten Vorlage, etwa Unterhaltsreinigung Büro oder Treppenhaus, oder beschreibst das Objekt in eigenen Worten und lässt den Entwurf erstellen, den du danach im Editor überarbeitest. Das PDF gibt es als Liste oder als Matrix, mit Unterschriftsfeldern zum Ausdrucken. Aus dem Pflichtenheft wird der Offerten-Entwurf mit einer Position je Bereich, und das Pflichtenheft hängt als Beilage an der Offerte. Preise stehen nicht im Pflichtenheft. Online unterschreiben lässt sich das Pflichtenheft nicht: Dafür gibt es die Unterschriftsfelder im PDF.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Pflichtenheft und Reinigungsplan?
Das Pflichtenheft ist die vertragliche Leistungsliste: Bereich, Tätigkeit, Intervall. Der Reinigungsplan ist das Arbeitspapier daraus, das im Objekt hängt und zeigt, wer an welchem Tag was macht. Ein drittes Blatt ist das Kontrollblatt, auf dem die Ausführung abgezeichnet wird. Alle drei beziehen sich auf dieselben Zeilen, haben aber verschiedene Adressaten.
Gehören Preise ins Pflichtenheft?
Nein. Das Pflichtenheft beschreibt die Leistung, die Offerte bewertet sie. Wer beides mischt, muss bei jeder Preisanpassung den Leistungsbeschrieb neu ausstellen und riskiert, dass zwei Fassungen im Umlauf sind. Die Offerte verweist auf Datum und Version des Pflichtenhefts, dann ist die Verbindung eindeutig.
Wie genau muss eine Tätigkeit beschrieben sein?
So genau, dass eine Person, die das Objekt nicht kennt, sie ausführen kann und eine zweite sie kontrollieren kann. «Sanitär reinigen» erfüllt das nicht, «Apparate und Armaturen reinigen und desinfizieren, Spiegel streifenfrei, Boden nass wischen, Verbrauchsmaterial auffüllen» schon. Gleichzeitig gilt: Jede Zeile, die du schreibst, schuldest du.
Muss der Kunde das Pflichtenheft unterschreiben?
Eine Formvorschrift gibt es nicht, ein Auftrag ist formfrei gültig. Praktisch nimmt der Kunde das Pflichtenheft mit der Offerte an, dann ist es Vertragsbestandteil. Unterschriftsfelder auf dem Blatt selbst helfen trotzdem, vor allem wenn die Verwaltung wechselt und niemand mehr weiss, welche Fassung gilt.
Wie oft soll ich das Pflichtenheft überarbeiten?
Einmal im Jahr, zusammen mit dem Preisgespräch, und immer dann, wenn sich im Objekt etwas ändert: neue Mieterschaft, Umbau, anderer Bodenbelag, andere Öffnungszeiten. Jede Überarbeitung bekommt eine neue Versionsnummer und ein Datum. Handschriftliche Ergänzungen auf einem alten Ausdruck sind später wertlos.
Quellen
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
