Die Vorlage passt für beide Richtungen: Der Kunde übergibt dir die Schlüssel seiner Liegenschaft, und du gibst sie später an die Person weiter, die dort arbeitet. Warum ein verlorener Schlüssel ein so grosser Schaden ist und wer dafür haftet, steht im Ratgeber Kundenschlüssel verwalten. Diese Seite erklärt das Blatt selbst: welche Zeile welchen Zweck hat und was du beim Ausfüllen entscheidest.
Vier Übergaben, ein Formular
Unternehmen führen fast immer nur die erste Übergabe schriftlich, die vom Kunden zu ihnen. Die zweite, die vom Betrieb zur Mitarbeiterin, läuft mündlich. Genau dort entsteht das Problem: Wenn ein Schlüssel fehlt, kannst du dem Kunden zwar zeigen, dass du drei erhalten hast, aber nicht, wer den dritten zuletzt hatte. Nimm darum für jede der vier Übergaben in der Tabelle unten dasselbe Blatt, und fülle für die interne Ausgabe die Spalte «Ausgegeben an» aus.
| Übergabe | Wer unterschreibt | Wozu sie dient |
|---|---|---|
| Kunde an Betrieb, bei Vertragsbeginn | Verwaltung oder Eigentümer und du | Beweis, wie viele Schlüssel du überhaupt bekommen hast |
| Betrieb an Mitarbeitende, bei Einsatzbeginn | Du und die Mitarbeiterin | Beweis, wer den Schlüssel hatte. Grundlage für den Entlastungsbeweis |
| Mitarbeitende an Betrieb, bei Austritt oder Objektwechsel | Die Mitarbeiterin und du | Schliesst die Kette. Gehört auf deine Austrittsliste |
| Betrieb an Kunde, bei Vertragsende | Du und die Verwaltung | Quittung, dass alles zurück ist. Ohne sie bleibt der Verdacht |
Die Spalte, die über die Höhe des Schadens entscheidet
Die wichtigste Spalte im Protokoll ist nicht die Anzahl, sondern «Schliessanlage». Ein Einzelschloss kostet im Verlustfall einen neuen Zylinder und einige Schlüssel. Ein Schlüssel, der zu einer Schliessanlage gehört, kann den Ersatz der ganzen Anlage nach sich ziehen: alle Zylinder im Haus, alle Schlüssel aller Parteien. Zwischen diesen zwei Fällen liegen leicht zwei Nullen. Halte darum je Zeile fest, ob der Schlüssel Teil einer Anlage ist und welcher, mit Hersteller und Anlagennummer.
- Bezeichnung: wofür er aufgeht, zum Beispiel «Haupteingang», «Keller und Waschküche», «Entsorgungsraum». Nicht die Adresse.
- Schlüsselnummer: die Nummer, die eingeschlagen oder eingraviert ist, sonst deine eigene Nummer aus dem Verzeichnis.
- Anzahl: mit Ziffer, und wenn mehrere gleich sind, mit dem Zusatz «gleichschliessend».
- Schliessanlage: ja oder nein, bei ja mit Hersteller und Anlagennummer. Das ist die Zeile für den Versicherungsfall.
- Ausgegeben an: bei der internen Ausgabe der Name der Person, die den Schlüssel im Einsatz trägt.
- Rückgabe am: bleibt beim Empfang leer. Sie wird ausgefüllt, wenn der Schlüssel zurückkommt, und erst dann unterschrieben.
Die Rückgabe gehört auf dasselbe Blatt
Ein zweites Protokoll für die Rückgabe klingt ordentlich und geht in der Praxis verloren. Die Vorlage hat darum eine Spalte «Rückgabe am» und eine dritte Unterschriftszeile. So liegt die ganze Geschichte eines Schlüssels auf einem Blatt, von der Annahme bis zur Rückgabe.
Rechtlich ist die Rückgabe keine Gefälligkeit. Wer einen Auftrag ausführt, muss auf Verlangen jederzeit Rechenschaft ablegen und alles erstatten, was ihm infolge der Geschäftsführung zugekommen ist (OR Art. 400 Abs. 1). Ein Kundenschlüssel gehört dazu. Vereinbare die Frist trotzdem im Vertrag, zum Beispiel fünf Arbeitstage nach Vertragsende, so wie in der Vorlage für den Reinigungsvertrag.
Was nicht auf das Protokoll gehört
Ein Schlüsselverzeichnis und ein Übergabeprotokoll sind eine Sammlung, mit der sich fremde Türen öffnen lassen. Wer Personendaten bearbeitet, muss durch angemessene technische und organisatorische Massnahmen eine dem Risiko entsprechende Datensicherheit gewährleisten (DSG Art. 8). Und Personendaten werden vernichtet oder anonymisiert, sobald sie für den Zweck nicht mehr nötig sind (DSG Art. 6 Abs. 4). Praktisch heisst das:
- Keine Adresse auf dem Anhänger. Am Schlüssel hängt nur die Nummer. Die Verbindung zum Objekt steht im Protokoll, und das Protokoll liegt nicht im selben Fahrzeug wie die Schlüssel.
- Keine Alarm- und Türcodes im Klartext. Codes gehören nicht auf ein Blatt, das mitgeführt wird. Notiere höchstens, dass es einen Code gibt und wer ihn kennt.
- Kein Foto der Schlüssel. Aus einem scharfen Bild lässt sich ein Schlüssel nachfertigen. Ein Foto vom Anhänger mit der Nummer ist harmlos, eines von der Zahnung nicht.
- Keine privaten Angaben von Bewohnenden. Wer wann zu Hause ist, hat auf dem Protokoll nichts zu suchen.
- Nicht endlos aufbewahren, aber lange genug. Forderungen aus dem Vertrag verjähren in der Regel nach zehn Jahren (OR Art. 127). Bewahre das Protokoll darum bis zum Ablauf dieser Frist auf und vernichte es danach. Mehr dazu unter Datenschutzgesetz für Kleinbetriebe.
Badges, Codes und Transponder
Elektronische Zutrittsmittel gehören in dasselbe Protokoll, aber der Schaden ist ein anderer. Ein verlorener Badge wird in der Anlage gesperrt und ersetzt; die anderen Zutrittsmittel bleiben gültig. Genau darum ist der Meldeweg hier noch wichtiger als beim mechanischen Schlüssel: Eine Sperre wirkt erst, wenn jemand sie setzt.
- Beim Badge notierst du die Nummer, die auf ihm steht, und die Berechtigungsgruppe, nicht die Türen im Einzelnen.
- Beim Zahlencode notierst du, dass ein Code übergeben wurde, wer ihn kennt und wann er zuletzt geändert wurde. Nicht den Code selbst.
- Beim Vorhängeschloss am Bauzugang hältst du fest, wer den Schlüssel hat und wann das Schloss wieder abgeht.
- Beim Schlüsselkasten am Objekt notierst du die Nummer des Kastens und wer den Zugangscode kennt. Ein Kasten, dessen Code alle kennen, ist keine Sicherung.
So füllst du das Protokoll aus
Vor der Übergabe: Zahlen aus dem Vertrag übernehmen
Im Vertrag steht, wie viele Schlüssel du bekommst. Trag die erwartete Anzahl und die Bezeichnungen vorher ein. So merkst du bei der Übergabe, wenn einer fehlt, statt es drei Wochen später zu entdecken.
Bei der Übergabe: jeden Schlüssel in die Hand nehmen
Nummer ablesen und mit der Zeile vergleichen. Schlüssel ohne Nummer bekommen deine eigene, die du gleich auf den Anhänger schreibst. Probier jeden Schlüssel am zugehörigen Schloss aus, bevor du unterschreibst. Ein Schlüssel, der nicht aufgeht, ist beim ersten Einsatz um sechs Uhr morgens dein Problem.
Beim Unterschreiben: Meldeweg festhalten
Auf das Blatt gehört eine Telefonnummer und eine E-Mail-Adresse, an die ein Verlust gemeldet wird, und der Name der Person, die über Massnahmen an der Anlage entscheidet. Das ist der Eigentümer oder die Verwaltung, nicht du.
Nach der Übergabe: ins Verzeichnis nachführen
Das Protokoll ist der Beleg, das Verzeichnis ist die Übersicht. Trag die Schlüssel mit Nummer, Objekt und Anzahl in dein Verzeichnis ein und leg das Protokoll zum Vertrag. Zwei Minuten, und du findest in zwei Jahren beides wieder.
Bei jeder Ausgabe im Betrieb: quittieren lassen
Wer einen Schlüssel aus dem Kasten nimmt, quittiert in der Spalte «Ausgegeben an» oder auf einem zweiten Blatt für dieses Objekt. Beim Austritt kommt der Schlüssel zusammen mit Badge und Arbeitskleidung zurück, mit Datum und Unterschrift in der Spalte «Rückgabe am».
Abgrenzung: welches Protokoll brauchst du?
| Anlass | Das richtige Papier |
|---|---|
| Du übernimmst Schlüssel für ein Objekt, das du betreust | Dieses Schlüsselübergabe-Protokoll |
| Du gibst einer Mitarbeiterin einen Kundenschlüssel | Dasselbe Blatt, mit ausgefüllter Spalte «Ausgegeben an» |
| Du übergibst ein fertiges Werk an die Bauherrschaft | Ein Abnahmeprotokoll mit Mängelliste, siehe Abnahmeprotokoll Vorlage |
| Du machst eine Umzugsreinigung und die Wohnung wird abgegeben | Das Abnahmeprotokoll der Verwaltung. Deine Leistung hängt daran, siehe Umzugsreinigung mit Abnahmegarantie |
| Du hältst fest, was an einem Objekt wie oft gemacht wird | Ein Pflichtenheft, siehe Pflichtenheft Reinigung Vorlage |
So macht es KIDESK
In KIDESK hängen die Schlüssel an der Liegenschaft: Bezeichnung wie Haupteingang oder Tiefgarage, Schlüssel- oder Zylindernummer, an wen der Schlüssel ausgegeben ist, dazu eine Notiz. In der Kopfzeile der Liegenschaft steht, wie viele es sind. Damit liegt das Verzeichnis an derselben Stelle wie Aufträge, Rapporte und Rechnungen des Objekts. KIDESK druckt allerdings kein Übergabeprotokoll und führt keine Geschichte der Übergaben: Das unterschriebene Blatt bleibt ein Blatt. Und die Liegenschaften sehen nur die Branchen, die sie brauchen, also Gebäudereinigung, Spezialreinigung und Liegenschaftsbetreuung.
Häufige Fragen
Muss ein Schlüsselübergabe-Protokoll unterschrieben werden?
Vorgeschrieben ist es nicht, sinnvoll immer. Der Zweck des Blatts ist der Beweis, und ohne Unterschrift beweist es nur, dass du etwas aufgeschrieben hast. Wer aus einer Tatsache Rechte ableitet, muss sie beweisen (ZGB Art. 8). Im Streit über die Anzahl übergebener Schlüssel ist das die entscheidende Regel.
Reicht eine E-Mail statt eines Protokolls?
Für eine einzelne Übergabe zwischen zwei bekannten Personen ist eine E-Mail besser als nichts: Sie trägt Datum, Absender und Inhalt. Was ihr fehlt, ist die Bestätigung der Gegenseite. Schreib darum «Bitte kurz bestätigen» und warte auf die Antwort. Bei Schliessanlagen mit hohem Schadenpotenzial bleibt das unterschriebene Blatt der sicherere Weg.
Was mache ich mit Schlüsseln ohne Nummer?
Du gibst ihnen deine eigene und notierst sie im Protokoll und auf dem Anhänger. Wichtig ist, dass die Nummer nichts über das Objekt verrät, also keine Strasse, kein Hausname, keine Initialen der Bewohnenden. Fotografier den Schlüssel nicht, um ihn zu unterscheiden: Aus einem scharfen Bild der Zahnung lässt sich ein Nachschlüssel fertigen.
Wie lange bewahre ich das Protokoll auf?
Bis Ansprüche aus dem Vertrag verjährt sind. Forderungen verjähren in der Regel nach zehn Jahren (OR Art. 127), bei Handwerksarbeit und einigen anderen Fällen nach fünf (OR Art. 128). Rechne vorsichtshalber mit zehn Jahren ab Vertragsende und vernichte das Blatt danach, weil Personendaten zu löschen sind, sobald sie für den Zweck nicht mehr nötig sind (DSG Art. 6 Abs. 4).
Kann ich das Protokoll auch für Werkzeug und Geräte nehmen?
Ja, die Struktur passt: Gegenstand, Nummer, Anzahl, ausgegeben an, Rückgabe. Für Werkzeug und Maschinen ist allerdings ein eigenes Blatt sinnvoll, weil dort der Zustand wichtig ist und beim Schlüssel nur die Existenz. Vermisch beides nicht auf einem Blatt, sonst suchst du im Verlustfall in einer Liste mit dreissig Positionen.
Der Kunde will kein Protokoll unterschreiben. Was dann?
Dann dokumentierst du einseitig und schickst es sofort weg: Halte am selben Tag schriftlich fest, welche Schlüssel du mit welcher Nummer bekommen hast, und sende die Aufstellung per E-Mail an die Verwaltung mit der Bitte um Korrektur innert einer Frist. Eine unwidersprochene Aufstellung ist deutlich mehr als eine Erinnerung, auch wenn sie an eine Unterschrift nicht herankommt.
Quellen
- Zivilgesetzbuch (ZGB), Art. 8: Beweislast
- Obligationenrecht (OR), Art. 101: Haftung für Hilfspersonen
- Obligationenrecht (OR), Art. 400: Rechenschaft und Erstattung beim Auftrag
- Obligationenrecht (OR), Art. 127 und 128: Verjährungsfristen
- Datenschutzgesetz (DSG), Art. 6: Grundsätze, Absatz 4 zur Vernichtung
- Datenschutzgesetz (DSG), Art. 8: Datensicherheit
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