Hauswartung ist nicht Reinigung mit Rasen
Ein Reinigungspflichtenheft hat eine Logik: Fläche mal Intervall. Bei der Hauswartung stehen vier verschiedene Arten von Arbeit nebeneinander, und jede rechnet anders. Dazu kommen zwei Bereiche, die gar nicht in die Monatspauschale gehören. Darum gliedert die Vorlage nach Bereichen und hält für jede Zeile fest, wie oft sie anfällt.
| Bereich | Typische Zeilen im Pflichtenheft | Wie das Intervall aussieht |
|---|---|---|
| Hausreinigung | Treppenhäuser, Eingang, Lift, Waschküche, Trockenraum, Veloraum, Kellergänge, Entsorgungsplatz | Wöchentlich oder mehrmals pro Woche, gleichmässig übers Jahr |
| Technischer Unterhalt | Kontrollgang, Beleuchtung prüfen und ersetzen, Zähler ablesen, Storen und Türen kontrollieren, Kleinreparaturen | Monatlich oder wöchentlich, dazu eine Grenze in Minuten je Fall |
| Umgebung | Rasen mähen, Hecken schneiden, Wege wischen, Laub räumen, Bepflanzung, Frühjahrs- und Herbstputz | Als Menge pro Jahr, danach auf den Monat verteilt |
| Entsorgung | Container bereitstellen und zurückstellen, Platz reinigen, Karton und Grüngut richten | Nach Abfuhrkalender, meist wöchentlich mit festem Wochentag |
| Winterdienst | Räumen, Streuen, Bereitschaft | Nicht in der Pauschale. Eigene Vereinbarung, im Blatt nur verwiesen |
| Nach Aufwand | Wohnungsabnahmen, Handwerkerbegleitung, Schlüsselübergaben, Schäden, Sonderreinigungen | Kein Intervall. Steht unter der Tabelle als nicht enthaltene Leistung |
Saisonarbeiten in eine Monatszahl bringen
Rasen mähen gibt es von März bis November, Hecken schneidest du zweimal im Jahr, Laub fällt im Oktober. Trotzdem will die Verwaltung jeden Monat dieselbe Zahl auf der Rechnung. Der Weg dahin ist einfach: Menge pro Jahr mal Aufwand, geteilt durch zwölf.
- Rasen mähen, 22 x pro Jahr zu 50 Minuten
- 18.33 h pro Jahr
- Hecken schneiden, 2 x pro Jahr zu 180 Minuten
- 6.00 h pro Jahr
- Laub räumen, 8 x pro Jahr zu 45 Minuten
- 6.00 h pro Jahr
- Zusammen
- 30.33 h pro Jahr
- Geteilt durch 12
- 2.53 h pro Monat
- In der Spalte Stunden pro Monat
- 2.53
Der technische Unterhalt braucht eine Grenze
Die Zeile «Kleinreparaturen» ist der häufigste Grund, warum eine Hauswartungspauschale nicht aufgeht. Ohne Grenze wird aus dem defekten Storenband ein halber Tag, und niemand hat je darüber gesprochen. Zwei Zahlen genügen, und sie gehören in die Zeile selbst.
- Zeitgrenze je Fall: «Kleinreparaturen bis 30 Minuten je Fall in der Pauschale, darüber nach Aufwand mit vorheriger Meldung.»
- Materialgrenze je Fall: «Material bis CHF 50.00 in der Pauschale, darüber nach Absprache.»
- Wer bestellen darf: Nur die Verwaltung, oder auch die Mieterschaft. Ohne diesen Satz bestellt irgendwann jemand, der die Rechnung nicht bezahlt.
- Was bei einer Störung gilt: Reaktionszeit, Zeitfenster für Meldungen, Ansatz für Einsätze ausserhalb dieses Fensters.
Winterdienst steht nicht in der Pauschale
Wie oft es schneit, weiss niemand im Voraus. Darum bekommt der Winterdienst eine eigene Vereinbarung mit Bereitschaft, Einsatzpreis und Streumaterial, und im Pflichtenheft steht nur der Verweis darauf. Was dabei rechtlich zählt und warum jeder Einsatz protokolliert gehört, steht unter Winterdienst: Haftung, Vertrag und Streuprotokoll.
Was die Verwaltung auf dem Blatt sucht
- Die Zuordnung. Liegenschaft mit Adresse und Objektnummer im Kopf, damit jede spätere Rechnung dem richtigen Objekt zugewiesen werden kann.
- Die Nachvollziehbarkeit. Eine Verwaltung muss der Eigentümerschaft erklären können, wofür sie zahlt. Zeilen mit Intervall kann sie vorlesen, Sammelbegriffe nicht.
- Die Stellvertretung. Wer die Arbeit übernimmt, wenn dein Hauswart in den Ferien oder krank ist. Diese Frage kommt in jedem Vergabegespräch.
- Die Schnittstelle zur Mieterschaft. Ob du Meldungen direkt entgegennimmst oder nur von der Verwaltung. Beides ist möglich, nur nicht ungeregelt.
Drei Fehler, die im Alltag teuer werden
- Umgebungsarbeiten ohne Jahresmenge. «Rasen mähen nach Bedarf» ist keine Vereinbarung. Trag die Anzahl Durchgänge pro Jahr ein, auch wenn sie in einem nassen Sommer abweicht, und halte fest, was bei Abweichung gilt.
- Kein Blatt je Liegenschaft. Wer fünf Objekte in einem Dokument führt, hat bei jeder Änderung fünf Diskussionen. Ein Blatt je Liegenschaft, mit eigener Version.
- Wohnungsabnahmen in der Pauschale. Eine Abnahme dauert je nach Streit zwanzig Minuten oder zwei Stunden. Solche Arbeiten stehen unter der Tabelle als nicht enthalten, mit Stundenansatz und Mindestdauer.
Vom Blatt zur Offerte und zur Rechnung
Wenn die Tabelle steht, summierst du die Spalte Stunden pro Monat und multiplizierst mit deinem Stundenansatz. In der Excel-Datei rechnet die Summe von selbst. Daraus wird die Monatspauschale der Offerte, wahlweise als eine Zahl oder als eine Position je Bereich. Wie du die Offerte darum herum aufbaust, steht unter Offerte Vorlage für Hauswartungen, den Stundenansatz dazu unter Stundensatz Hauswartung kalkulieren.
Auf der Rechnung erscheint das Blatt nicht noch einmal. Eine Rechnung muss die Leistung eindeutig bezeichnen und nennt dazu in der Regel Art, Gegenstand und Umfang (MWSTG Art. 26 Abs. 2), und dafür genügt der Verweis: «Hauswartung gemäss Pflichtenheft vom 1. Oktober 2026, Version 2, Liegenschaft Musterstrasse 4». Zusatzarbeiten stehen als eigene Positionen darunter, mit Datum und Stunden.
So macht es KIDESK
Für Hauswartung und Liegenschaftsbetreuung führt KIDESK dasselbe Blatt digital, je Liegenschaft: Bereiche mit Tätigkeiten, Häufigkeit, Aufwand in Minuten und Fläche, daraus die Stunden pro Monat. Vorlagen für Hauswartung im Mehrfamilienhaus, Gartenunterhalt und Winterdienst sind eingebaut. Aus dem Pflichtenheft wird der Offerten-Entwurf mit einer Position je Bereich und der Monatspauschale, und das Pflichtenheft hängt als Beilage an der Offerte. Die Pauschale verrechnet KIDESK danach als wiederkehrende Rechnung, Zusatzarbeiten erfasst du als Auftrag mit Stunden und Material zur selben Liegenschaft. Offerten, Aufträge und Rechnungen einer Liegenschaft stehen an einem Ort.
Häufige Fragen
Brauche ich ein eigenes Pflichtenheft je Liegenschaft?
Ja. Jede Liegenschaft hat andere Flächen, andere Abfuhrtage, andere Technik und oft eine andere Ansprechperson. Ein gemeinsames Blatt für mehrere Objekte zwingt dich bei jeder kleinen Änderung, das Dokument für alle neu auszustellen. Ein Blatt je Objekt mit eigener Versionsnummer ist die ruhigere Variante.
Wie halte ich fest, dass die Umgebungsarbeit nur von März bis November anfällt?
Trag die Menge pro Jahr ein, nicht ein Wochenintervall: «22 x pro Jahr» statt «wöchentlich». Die Spalte Stunden pro Monat enthält dann den Zwölftel des Jahresaufwands. In die Offerte gehört der Satz, dass die Pauschale auf dem Jahresaufwand beruht und jeden Monat gleich hoch ist.
Gehört der Winterdienst ins Pflichtenheft?
Nur als Verweis. Im Winterdienst kennt niemand die Menge im Voraus, darum funktioniert er nicht als Teil einer festen Monatspauschale. Üblich sind drei getrennte Bestandteile: Bereitschaft für die Saison, Preis je Einsatz und Streumaterial nach Verbrauch. Im Pflichtenheft steht dann eine Zeile mit dem Datum der separaten Vereinbarung.
Was ist der Unterschied zum Pflichtenheft einer Reinigungsfirma?
Der Umfang. Ein Reinigungspflichtenheft beschreibt Flächen und Reinigungstätigkeiten. Bei der Hauswartung kommen technischer Unterhalt, Umgebung, Entsorgung und die Arbeiten nach Aufwand dazu, und ein Teil davon fällt saisonal an. Wer nur reinigt, ist mit dem Pflichtenheft Reinigung besser bedient.
Muss das Pflichtenheft unterschrieben werden?
Eine Formvorschrift gibt es nicht, der Vertrag ist formfrei gültig. Praktisch nimmt der Kunde das Blatt mit der Offerte an, dann gehört es zum Vertrag. Die Unterschriftsfelder auf dem Blatt helfen trotzdem, besonders wenn die Verwaltung wechselt und niemand mehr weiss, welche Fassung gilt.
Quellen
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
