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Begriff

Auftragsbestätigung: das Dokument dazwischen.

Kurz gesagt

Die Auftragsbestätigung ist das Schreiben, mit dem du deinem Kunden bestätigst, was du ausführst, zu welchem Preis und bis wann. Pflicht ist sie nicht, kein Gesetz verlangt sie. Was sie bewirkt, hängt davon ab, was vorher geschehen ist: Nach einer angenommenen Offerte hält sie nur fest, was ohnehin gilt. Kam die Bestellung ohne Offerte, ist sie die Annahme und schliesst damit den Vertrag (Obligationenrecht, OR, Art. 1). Weicht sie von der Bestellung ab, ist sie kein Vertrag, sondern ein neuer Antrag, dem dein Kunde erst zustimmen muss.

Stand: . Geprüft anhand der unten genannten Quellen.

Die Kette vom Preis bis zur Zahlung

DokumentWer schreibt esWas es bewirkt
OfferteDuAntrag. Mit Annahmefrist bist du bis zu deren Ablauf gebunden (OR Art. 3)
Bestellung oder AnnahmeDer KundeDeckt sie sich mit der Offerte, ist der Vertrag geschlossen (OR Art. 1)
AuftragsbestätigungDuNach einer Offerte Beweis und Zusammenfassung. Ohne Offerte die Annahme. Bei Abweichung ein neuer Antrag
WerkvertragBeideDerselbe Inhalt, von beiden unterschrieben. Lohnt sich bei Etappen, Rückbehalt oder Konventionalstrafe
RechnungDuFordert zur Zahlung auf. Am Vertragsinhalt ändert sie nichts
Die Reihenfolge entscheidet. Bedingungen, die erst in der Rechnung auftauchen, sind keine Abrede: Der Vertrag war zu diesem Zeitpunkt schon geschlossen.

Wofür sie im Alltag wirklich gut ist

  • Beweis der mündlichen Abmachung: Nach einem Gespräch auf der Baustelle ist die Bestätigung oft das einzige Dokument, in dem Umfang, Preis und Termin stehen.
  • Mitwirkung des Kunden: Zugang, Schlüssel, Parkplatz, Strom und Wasser, geräumte Räume. Was der Kunde beistellen muss, gehört hierhin und nicht in den Streit danach.
  • Möglicher Titel in der Betreibung: Beruht eine Forderung auf einer durch Unterschrift bekräftigten Schuldanerkennung, kann der Gläubiger die provisorische Rechtsöffnung verlangen (SchKG Art. 82). Eine unterschriebene Bestätigung mit Betrag kann diesen Dienst tun, eine blosse Rechnung nicht. Ob das im Einzelfall genügt, beurteilt das Gericht.
  • Termin: Ohne vereinbarten Termin gibt es keinen Verzug, über den sich reden lässt.

Was sie nicht kann

  • Den Vertrag einseitig ändern. Ein höherer Preis in der Bestätigung ist ein Vorschlag, kein Preis.
  • Aus Schweigen eine Zustimmung machen. Ein Vertrag entsteht durch übereinstimmende Willensäusserung (OR Art. 1). Nur wenn wegen der besonderen Natur des Geschäfts oder nach den Umständen eine ausdrückliche Annahme nicht zu erwarten ist, gilt der Vertrag als abgeschlossen, sofern der Antrag nicht binnen angemessener Frist abgelehnt wird (OR Art. 6). Das ist eine Ausnahme für den Einzelfall und keine Frist, die du selbst hineinschreiben kannst.
  • AGB nachträglich einbeziehen. Bedingungen, die zum ersten Mal der Bestätigung beiliegen, kommen in aller Regel zu spät. Der richtige Ort dafür ist die Offerte.
  • Die Offerte ersetzen. Wer nur bestätigt und nie offeriert hat, hat keinen vereinbarten Leistungsumfang, an dem sich Mehrleistungen messen lassen.
Achtung: Bei einem Auftrag nach OR Art. 394, also bei Arbeiten, für die du sorgfältiges Tätigwerden und keinen Erfolg schuldest, dreht das Gesetz die Sache um: Als angenommen gilt ein nicht sofort abgelehnter Auftrag, wenn er Geschäfte betrifft, die der Beauftragte gewerbsmässig betreibt oder zu deren Besorgung er sich öffentlich empfohlen hat (OR Art. 395). Wenn du nicht willst oder keine Kapazität hast, sag sofort ab. Eine Zeile genügt.

So macht es KIDESK

Nimmt dein Kunde die Offerte über den persönlichen Link an, erstellt KIDESK die Annahmebestätigung als PDF mit Name, Zeitpunkt und den gewählten optionalen Positionen und schickt sie an euch beide. Aus der angenommenen Offerte wird der Auftrag und daraus die Rechnung, ohne dass du Positionen neu erfasst. Auf Wunsch geht jede Kundenpost zusätzlich als Kopie in dein eigenes Postfach.

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Häufige Fragen

Ist eine Auftragsbestätigung Pflicht?

Nein, kein Gesetz verlangt sie. Bei einer mündlichen Bestellung ist sie aber das einzige Dokument, das den Umfang festhält. Ab etwa einem Arbeitstag lohnt sie sich immer, und sei es als dreizeilige E-Mail mit Leistung, Preis und Termin.

Auftragsbestätigung oder Werkvertrag?

Für den Alltag im Kleinbetrieb genügt die Kombination aus Offerte und Auftragsbestätigung, beides zusammen ist bereits ein gültiger Vertrag. Ein ausformulierter Werkvertrag lohnt sich bei langen Bauzeiten, Etappen, Rückbehalt, Konventionalstrafen oder wenn die Bauherrschaft ihn verlangt.

Muss der Kunde die Auftragsbestätigung unterschreiben?

Für die Gültigkeit nicht, Verträge im Handwerk sind formfrei (OR Art. 11). Für den Fall, dass nicht gezahlt wird, ist die Unterschrift viel wert: Eine unterschriebene Bestätigung mit Betrag kann als Schuldanerkennung für die provisorische Rechtsöffnung dienen (SchKG Art. 82).

Was gilt, wenn Offerte und Auftragsbestätigung sich widersprechen?

Hat der Kunde die Offerte angenommen, ist der Vertrag mit deren Inhalt geschlossen. Eine abweichende Bestätigung ändert daran nichts, sondern schlägt eine Änderung vor. Kennzeichne die Abweichung offen und hol dir eine kurze schriftliche Zustimmung, bevor du Material bestellst.

Quellen

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.

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