Die Antwort hat zwei Spalten
«Bindend» ist keine Eigenschaft des Dokuments, sondern eine Frage danach, wen es bindet. Fast jeder Ärger entsteht in den Fällen, in denen du gebunden bist und dein Kunde nicht.
| Ausgangslage | Bindet sie dich? | Bindet sie den Kunden? | Grundlage |
|---|---|---|---|
| Der Kunde hat deine Offerte angenommen, die Bestätigung deckt sich damit | Ja, aber schon durch die Offerte | Ja, schon durch seine Annahme | OR Art. 1 und 3 |
| Bestellung ohne Offerte, die Bestätigung deckt sich damit | Ja, ab dem Zugang beim Kunden | Ja | OR Art. 1 |
| Die Bestätigung weicht ab: anderer Preis, Umfang oder Termin | Ja, an deinen neuen Antrag | Nein, bis er zustimmt | OR Art. 1 und 3 |
| Der Kunde schweigt auf die abweichende Bestätigung | Ja, bis dein Antrag abläuft | In der Regel nicht | OR Art. 6 |
| Eine Bestellung für Arbeiten, die du gewerbsmässig anbietest, trifft ein und du meldest dich nicht | Ja, beim Auftrag nach OR Art. 394 gilt er als angenommen | Ja | OR Art. 395 |
«Wer nicht widerspricht, stimmt zu» steht so nicht im Gesetz
Im Netz kursiert die Regel, wer einem Bestätigungsschreiben nicht innert weniger Tage widerspreche, sei daran gebunden. Das Obligationenrecht enthält diese Regel nicht. Der Ausgangspunkt ist das Gegenteil: Zum Abschluss eines Vertrags braucht es die übereinstimmende gegenseitige Willensäusserung beider Parteien (OR Art. 1). Stillschweigen genügt nur in einem engen Fall, nämlich wenn wegen der besonderen Natur des Geschäfts oder nach den Umständen eine ausdrückliche Annahme nicht zu erwarten ist; dann gilt der Vertrag als abgeschlossen, wenn der Antrag nicht binnen angemessener Frist abgelehnt wird (OR Art. 6).
Ob diese Ausnahme greift, hängt am Einzelfall: an der Branche, an einer laufenden Geschäftsbeziehung, daran, wie gross die Abweichung ist und wie üblich es zwischen euch ist, ohne Rückmeldung weiterzumachen. Das ist eine Beurteilung, die im Streitfall ein Gericht vornimmt, und keine Grundlage, auf der du CHF 8'000.00 Material bestellst. Was deine Bestätigung sicher leistet, ist etwas anderes: Als Beweis dafür, was du verstanden hast, trägt sie ein Datum. Das ist im Alltag mehr wert, als es klingt.
Der Fall, in dem dein eigenes Schweigen dich bindet
Beim Auftrag im Sinn von OR Art. 394, also bei Arbeiten, für die du sorgfältiges Tätigwerden und keinen bestimmten Erfolg schuldest, kehrt das Gesetz die Regel um. Als angenommen gilt ein nicht sofort abgelehnter Auftrag, wenn er sich auf die Besorgung solcher Geschäfte bezieht, die der Beauftragte kraft obrigkeitlicher Bestellung oder gewerbsmässig betreibt oder zu deren Besorgung er sich öffentlich empfohlen hat (OR Art. 395).
Im Alltag heisst das: Wer öffentlich damit wirbt, Heizungen zu warten, und am Freitagabend eine Mail bekommt, die genau das bestellt, kann sich nicht einfach darauf zurückziehen, nie zugesagt zu haben. Diese Umkehr gilt aber nur beim Auftrag. Schuldest du einen Erfolg, ist es ein Werkvertrag, und dann bleibt es bei der Grundregel: Schweigen ist keine Annahme (OR Art. 1 und 6). Ob dein Vertrag das eine oder das andere ist, klärt der Ratgeber Auftrag oder Werkvertrag. Die praktische Regel ist in beiden Fällen dieselbe: Wenn du nicht willst, sag sofort ab.
Guten Tag [NAME] Besten Dank für Ihre Anfrage vom [DATUM] betreffend [ARBEIT]. Wir können den Auftrag nicht übernehmen. Unsere Kapazität ist bis [MONAT] ausgebucht, und wir möchten Ihnen keinen Termin zusagen, den wir nicht halten können. Diese Absage gilt ausdrücklich für die ganze Anfrage. Falls es eilt, können Sie sich an [ALTERNATIVE ODER BRANCHENVERZEICHNIS] wenden. Ab [MONAT] sind wir gerne wieder für Sie da. Freundliche Grüsse [FIRMA]
Wenn du trotz Abweichung anfängst
Die Willensäusserung kann ausdrücklich oder stillschweigend sein (OR Art. 1 Abs. 2). Lässt dein Kunde dich in Kenntnis deiner abweichenden Bestätigung arbeiten, kann darin eine stillschweigende Zustimmung liegen. Sicher ist das nicht, und die Beweislast liegt bei dir: Du müsstest zeigen, dass er die Abweichung kannte, als er dich hat machen lassen. Bei kleinen Positionen mag das aufgehen, bei einem Preisaufschlag von CHF 1'400.00 endet es in einer gekürzten Zahlung. Ruf an, bevor du das Material bestellst.
Zurücknehmen kannst du sie fast nie
Ist deine Auftragsbestätigung die Annahme, gilt für ihren Widerruf dasselbe wie für den Widerruf eines Antrags: Er wirkt nur, wenn er beim anderen vor oder mit der Erklärung eintrifft oder wenn er ihm bei späterem Eintreffen zur Kenntnis gebracht wird, bevor er die Erklärung gelesen hat (OR Art. 9). Sobald die Mail offen war, ist der Vertrag geschlossen. Hast du dich verrechnet, bleibt nur das Gespräch: Fehler benennen, Zahlen offenlegen, einen Weg anbieten. Früh und ehrlich funktioniert das erstaunlich oft.
So macht es KIDESK
Nimmt dein Kunde die Offerte über den persönlichen Link an, hält KIDESK Name, Zeitpunkt und die gewählten optionalen Positionen fest und schickt die Annahmebestätigung als PDF an euch beide. Damit ist der Moment des Vertragsschlusses dokumentiert, ohne dass jemand ein Blatt zurückschicken muss. Aus der angenommenen Offerte wird der Auftrag und daraus die Rechnung. Am Beleg steht, wer was wann geändert hat.
Häufige Fragen
Muss ich überhaupt eine Auftragsbestätigung schicken?
Kein Gesetz verlangt sie. Nach einer angenommenen Offerte ist sie entbehrlich, weil der Vertrag schon steht. Nach einer mündlichen Bestellung ist sie das einzige Dokument, das Umfang, Preis und Termin festhält, und dann lohnt sie sich fast immer.
Ist eine Bestätigung per Textnachricht gültig?
Ja. Verträge im Handwerk sind formfrei (OR Art. 11), eine Nachricht oder eine Mail genügt also für die Gültigkeit. Der Unterschied liegt im Beweis: Eine Nachricht mit klarem Umfang, Preis und Datum taugt, eine mit «alles klar, bis Dienstag» nicht.
Der Kunde hat nicht geantwortet. Darf ich mit der Arbeit beginnen?
Deckt sich deine Bestätigung mit seiner Bestellung, ja, denn dann steht der Vertrag. Weicht sie ab, nein: Dann hast du einen Antrag gestellt, den er noch nicht angenommen hat. Ein kurzer Anruf klärt in zwei Minuten, was sonst drei Monate später die Zahlung blockiert.
Kann ich in der Bestätigung eine Widerspruchsfrist setzen?
Setzen kannst du sie, sie macht aus dem Schweigen deines Kunden aber keine Zustimmung. Sinnvoll ist die Frist trotzdem: Der Kunde weiss, bis wann er sich melden soll, und du hast einen Termin, an dem du selbst nachhakst.
Nützt mir die Auftragsbestätigung, wenn der Kunde nicht zahlt?
Ja, vor allem wenn er sie unterschrieben hat. Beruht eine Forderung auf einer durch Unterschrift bekräftigten Schuldanerkennung, kann der Gläubiger die provisorische Rechtsöffnung verlangen (SchKG Art. 82). Eine blosse Rechnung leistet das nicht. Wie es danach weitergeht, steht unter Rechtsvorschlag: was nun?.
Quellen
- Obligationenrecht (OR), Art. 1 bis 6: Abschluss des Vertrags, Antrag, stillschweigende Annahme
- Obligationenrecht (OR), Art. 9: Widerruf des Antrags und der Annahme
- Obligationenrecht (OR), Art. 11: Form der Verträge
- Obligationenrecht (OR), Art. 394 und 395: Auftrag, Entstehung
- Bundesgesetz über Schuldbetreibung und Konkurs (SchKG), Art. 82: provisorische Rechtsöffnung
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