Offerte Vorlage Schweiz: Word und Excel.

Was in die Offerte gehört und warum

Eine Offerte ist rechtlich ein Antrag zum Abschluss eines Vertrags. Nimmt der Kunde sie an, ist der Vertrag geschlossen, und zwar mit dem Inhalt, der in der Offerte steht (Obligationenrecht, OR, Art. 1 und Art. 3). Darum ist jede Zeile in der Offerte später eine Zeile im Vertrag. Diese Tabelle sagt zu jeder Angabe, ob sie eine Pflicht ist oder Praxis.

Die Positionen: Arbeit, Material und Nebenkosten getrennt

Eine einzige Zeile «Renovation Badezimmer, pauschal CHF 8'400.00» ist bequem zu schreiben und teuer zu verteidigen. Wer drei Offerten vergleicht, sucht Unterschiede, und wo er keine sieht, entscheidet er über den Preis. Zerleg die Offerte darum so, wie du sie auch abrechnen würdest.

• Arbeit mit Stunden und Ansatz, getrennt nach Qualifikation, wenn ihr zu zweit hingeht. Wie du auf deinen Ansatz kommst, steht im Ratgeber Stundensatz berechnen.
• Material mit Menge und Einheit. Bei schwankenden Preisen gehört dazu, auf welchen Tag sich der Preis bezieht.
• Nebenkosten als eigene Zeilen: Anfahrt, Entsorgung, Gerüst, Mietmaschinen, Parkgebühren. Was hier fehlt, verschenkst du oder verrechnest du später mit Diskussion.
• Optionen klar als Option gekennzeichnet und nicht im Total. Sonst vergleicht der Kunde deine Offerte mit einer, die die Option weggelassen hat.
• Zwischentotale bei mehr als etwa fünfzehn Positionen, gegliedert nach Bauteil oder Raum. Drei Blöcke mit Zwischentotal entscheiden sich schneller als vierzig lose Zeilen.

«Gültig bis»: ein Datum, nicht «30 Tage»

Setzt du eine Frist zur Annahme, bleibst du bis zu deren Ablauf an die Offerte gebunden und bist danach frei (OR Art. 3). Ohne Frist bist du so lange gebunden, wie du bei ordentlichem Lauf der Dinge eine Antwort erwarten darfst (OR Art. 5). Wie lange das ist, entscheidet im Streitfall ein Gericht, und deshalb willst du es gar nicht so weit kommen lassen. Schreib ein konkretes Datum hin, nicht «30 Tage ab Erhalt»: Sonst musst du nachrechnen, wann der Kunde die Mail geöffnet hat. Was gilt, wenn er sich zu spät meldet, steht unter Wie lange ist eine Offerte gültig?.

Zahlungsbedingungen gehören in die Offerte, nicht erst auf die Rechnung

Der Kunde gerät durch deine Mahnung in Verzug. Nur wenn ein bestimmter Verfalltag verabredet wurde, läuft der Verzug ohne Mahnung (OR Art. 102). «Verabredet» heisst: vereinbart, nicht einseitig aufgedruckt. Eine Zahlungsfrist, die zum ersten Mal auf der Rechnung erscheint, ist keine Abrede. Dasselbe gilt für Mahngebühren: Ohne Vereinbarung schuldet sie der Kunde nicht, siehe Darf ich Mahngebühren verlangen?. Beides gehört in die Offerte, die der Kunde annimmt.

Gültigkeit: Diese Offerte gilt bis am [TT.MM.JJJJ]. Die Preise verstehen sich in Schweizer Franken, exklusive Mehrwertsteuer von zurzeit 8.1 %.

Ausführung: Nach Annahme der Offerte, voraussichtlich in der Kalenderwoche [NR]. Den genauen Termin vereinbaren wir telefonisch.

Zahlungsbedingungen: Rechnungen sind innert 30 Tagen ab Rechnungsdatum ohne Abzug zahlbar. Nach Ablauf dieser Frist gerät der Kunde ohne weitere Mahnung in Verzug. Ab Verzug ist ein Verzugszins von 5 % pro Jahr geschuldet. Die erste Zahlungserinnerung ist kostenlos, für jede weitere Mahnung wird eine Mahngebühr von CHF [BETRAG] erhoben.

Nicht enthalten: [zum Beispiel Gerüst, Entsorgung von Sonderabfall, Malerarbeiten, Bauabfälle Dritter]. Mehrleistungen werden vor der Ausführung schriftlich offeriert.

Privatkunde zu Hause: das Widerrufsrecht kennen

Unterschreibt eine Privatperson deine Offerte in ihrer Wohnung, am Arbeitsplatz oder nach einem Anruf von dir, kann sie den Vertrag innert 14 Tagen widerrufen (OR Art. 40b und Art. 40e). Das gilt für Leistungen zum persönlichen oder familiären Gebrauch, wenn die Zahlung des Kunden CHF 100.00 übersteigt (OR Art. 40a). Du musst über dieses Recht schriftlich informieren, datiert und mit deiner Adresse (OR Art. 40d). Die 14 Tage beginnen erst zu laufen, wenn der Kunde diese Angaben erhalten hat (OR Art. 40e Abs. 2). Kein Widerrufsrecht besteht, wenn der Kunde die Vertragsverhandlungen ausdrücklich gewünscht hat (OR Art. 40c), also etwa dann, wenn er dich angerufen und um den Besuch gebeten hat. Ging der erste Schritt von dir aus, bleibt es beim Widerrufsrecht. Geschäftskunden haben es nie, weil das Gesetz nur Leistungen zum persönlichen oder familiären Gebrauch erfasst. Die Einzelheiten stehen im Ratgeber Widerrufsrecht beim Haustürgeschäft.

Word oder Excel: was die Vorlage kann und was nicht

• Word ist für Offerten mit wenigen Positionen und viel Text richtig: Beschrieb, Varianten, Bedingungen. Du rechnest selbst, also prüf jedes Total zweimal.
• Excel rechnet Menge mal Preis, Zwischentotal, MwSt und Total selbst. Das lohnt sich, sobald du Mengen änderst, während der Kunde neben dir steht.
• Kein QR-Zahlteil. Der Zahlteil gehört auf die Rechnung, nicht auf die Offerte. Eine Offerte ist keine Zahlungsaufforderung.
• Nummerierung von Hand. Weder Word noch Excel vergibt die nächste Offertnummer. Führ eine einfache Liste, sonst vergibst du dieselbe Nummer zweimal.

Drei Fehler, die in der Praxis Geld kosten

1. 1.Kein Ablaufdatum. Der Kunde meldet sich nach fünf Monaten und will den alten Preis, während dein Material inzwischen teurer geworden ist.
2. 2.Kein Satz zu Mehrleistungen. Ohne Regel wird jede Zusatzarbeit zur Diskussion. Zwei Zeilen genügen: Mehrleistungen werden vor der Ausführung schriftlich offeriert und vom Kunden bestätigt. Die passende Vorlage ist die Nachtragsofferte.
3. 3.Zu spät versendet. Wer als Erster offeriert, setzt den Massstab, an dem die anderen gemessen werden. Eine saubere Offerte am selben Abend schlägt eine schöne Offerte nach zehn Tagen.

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.