Belege mit dem Handy erfassen: die Routine, die hält.

Die Regel: erfassen, wo bezahlt wird

Beim Bezahlen sind alle Angaben zum Beleg beisammen. Du weisst, für welchen Auftrag der Sack Gips ist, wer bezahlt hat und warum das Material nicht aus dem Lager kam. Drei Wochen später steht auf dem Bon nur noch eine Zahl. Am Anfang einer brauchbaren Belegroutine steht darum nicht die Technik, sondern der Zeitpunkt: Foto an der Kasse, im Baumarkt, an der Tankstelle, bevor du einsteigst.

Der zweite Teil der Regel heisst: ein Eingang. Belege, die in drei Kanälen liegen, in der Handygalerie, im Mailpostfach und in einer Mappe im Fahrzeug, sind Belege, die du dreimal suchst. Ziel ist eine einzige Stelle, in die alles wandert, egal woher es kommt.

Was auf dem Bild lesbar sein muss

Eine Rechnung muss Leistungserbringer, Leistungsempfänger und die Art der Leistung eindeutig identifizieren. In der Regel enthält sie Name und Ort des Lieferanten, den Hinweis auf seine Eintragung im Register der steuerpflichtigen Personen mit seiner Nummer, deinen Namen und Ort, Datum oder Zeitraum der Leistung, Art und Umfang der Leistung, das Entgelt und den Steuersatz (MWSTG Art. 26 Abs. 2). Für dich heisst das: Auf dem Foto müssen fünf Dinge zu entziffern sein.

• Lieferant mit Ort, und wenn er steuerpflichtig ist, mit seiner MwSt-Nummer.
• Datum des Belegs, und wenn die Leistung in einer anderen Periode lag, auch dieser Zeitraum.
• Was du gekauft hast, so konkret, dass es eine fremde Person nachvollziehen kann.
• Betrag, und zwar der, den du wirklich bezahlt hast.
• Steuersatz. Schliesst der Betrag die Steuer ein, genügt die Angabe des Satzes. Ohne Satz kannst du nicht zeigen, welche Steuer dir in Rechnung gestellt wurde.

Dazu zwei Erleichterungen. Kassenzettel bis CHF 400.00 müssen keine Angaben über dich als Empfänger enthalten (MWSTV Art. 57). Und im Verfahren gilt der Grundsatz der freien Beweiswürdigung: «Es ist unzulässig, Nachweise ausschliesslich vom Vorliegen bestimmter Beweismittel abhängig zu machen» (MWSTG Art. 81 Abs. 3). Ein unschöner Beleg ist also nicht automatisch verloren. Umgekehrt gilt aber auch: Die Vorsteuer darfst du abziehen, wenn du nachweist, dass du sie bezahlt hast (MWSTG Art. 28 Abs. 3). Das Bild ist dieser Nachweis, und es muss ihn tragen können.

Wie lange das Bild bleiben muss

Zehn Jahre, gerechnet ab dem Ende des Geschäftsjahres (OR Art. 958f Abs. 1). Für die Mehrwertsteuer gilt die Aufbewahrung bis zur absoluten Verjährung der Steuerforderung; 20 Jahre gelten nach Gesetz für Unterlagen, die zur Berechnung der Einlageentsteuerung und des Eigenverbrauchs von unbeweglichen Gegenständen gebraucht werden; die Steuerverwaltung verlangt für alle Geschäftsunterlagen zu Liegenschaften 26 Jahre (MWST-Info 16, Ziffer 1.4.2) (MWSTG Art. 70 Abs. 2 und 3). Für papierlose Belege verweist die Mehrwertsteuerverordnung ausdrücklich auf das Obligationenrecht und die Geschäftsbücherverordnung (MWSTV Art. 122). Praktisch folgen daraus drei Pflichten: Die Ablage muss erkennen lassen, wenn etwas nachträglich geändert wurde (GeBüV Art. 3), du prüfst die Träger regelmässig auf Integrität und Lesbarkeit (GeBüV Art. 10 Abs. 1), und wer Daten von einem Informationsträger auf einen anderen überträgt, protokolliert das und bewahrt das Protokoll zusammen mit den Daten auf (GeBüV Art. 10 Abs. 3). Wie eine digitale Ablage das erfüllt, steht in Belege nur digital aufbewahren.

Wer fotografiert, wenn drei Leute unterwegs sind

Sobald Mitarbeitende einkaufen, entscheidet nicht die Technik, sondern die Abmachung. Drei Angaben müssen am Beleg hängen: für welchen Auftrag, wer bezahlt hat und ob Geld zurückfliesst.

• Karte des Betriebs: Beleg fotografieren, Auftrag dazuschreiben, fertig. Es fliesst kein Geld zurück.
• Privat ausgelegt: Beleg fotografieren und als Auslage kennzeichnen. Diese Belege sind zugleich die Spesenabrechnung, siehe Spesen abrechnen im KMU.
• Bargeld aus der Kasse: Beleg erfassen und in der Kassenablage behalten. Bargeld taucht zweimal auf, als Ausgabe und im Bestand.
• Ohne Auftrag: Werkstatt, Büro, Fahrzeug. Auch das ist eine Zuordnung, und sie fällt beim Erfassen, nicht im März.

Halt das in zwei Sätzen fest und häng sie ins Fahrzeug. Eine Regel, die nur im Kopf des Inhabers existiert, gilt für die Lernende nicht.

Was verlorene Bons im Jahr kosten

Gerechnet ist CHF 5'760.00 mal 8.1, geteilt durch 108.1, weil die Steuer im bezahlten Betrag schon drinsteckt. Dazu kommt der zweite Verlust: Die CHF 5'328.40 Aufwand mindern deinen Gewinn nicht, wenn sie nie in die Bücher kommen. Die Annahmen sind Annahmen, setz deine eigenen Zahlen ein. Und der Vorsteuerabzug setzt voraus, dass du mehrwertsteuerpflichtig bist und effektiv abrechnest: Wer nach Saldosteuersatz abrechnet, zieht keine Vorsteuer ab, dort zählt nur der Aufwand. Der Unterschied steht in Saldosteuersatz oder effektiv.

Die Routine in fünf Takten

1. 1

   Beim Bezahlen, zehn Sekunden

   Foto, solange der Beleg neu ist und du weisst, wofür er war. Worauf es beim Fotografieren technisch ankommt, steht unter Texterkennung.

2. 2

   Am Abend, zwei Minuten

   Alles, was am Tag entstanden ist, wandert in den Eingang: eigene Fotos, PDF aus dem Mailpostfach, der Bon des Mitarbeiters.

3. 3

   Jede Woche, zehn Minuten

   Eingang leeren. Betrag, Datum und Steuersatz kontrollieren, Zuordnung setzen, freigeben. Wöchentlich statt monatlich, weil du dich dann noch erinnerst.

4. 4

   Jeden Monat, zwanzig Minuten

   Kundenkonten der Lieferanten durchgehen, Kontoauszug gegen die erfassten Belege stellen, Auslagen abrechnen. Was fehlt, fällt jetzt auf und nicht in der Abrechnung.

5. 5

   Einmal im Jahr, eine Stunde

   Stichproben öffnen: Sind die Bilder noch lesbar? Zieh einen Export für ein Archiv, das unabhängig vom Programm liegt. Die Prüfung auf Lesbarkeit verlangt GeBüV Art. 10 Abs. 1 von dir, nicht von deinem Anbieter.

Fünf Fehler, die immer wieder vorkommen

• Sammeln bis zur Abrechnung. Wer im Quartal 200 Bons auf einmal erfasst, ordnet die Hälfte falsch zu, weil niemand mehr weiss, welche Baustelle es war.
• Zwei Systeme parallel. Eine Foto-App und daneben die Mappe. Am Jahresende ist unklar, was in welchem der beiden steckt, und beides wird durchgesehen.
• Freigeben ohne Zuordnung. Der Beleg landet unter «Diverses». Das ist kein Fehler im Programm, sondern eine Frage, die niemand gestellt hat.
• Nur die Kartenabrechnung. Bequem, aber die Steuer fehlt. Siehe oben.
• Privates und Geschäftliches im gleichen Stapel. Getrennte Konten und getrennte Belege sparen die Hälfte der Rückfragen, siehe Geschäftskonto und Privatkonto trennen.

Und das Papier?

Das Papier darf weg, sobald das Bild die Anforderungen erfüllt. Ausgenommen sind die Unterlagen, die schriftlich und unterzeichnet aufzubewahren sind, also Geschäftsbericht und Revisionsbericht (OR Art. 958f Abs. 2), und Papiere, deren Wert am Original hängt. Was das im Einzelnen heisst, steht unter Darf ich Originalbelege wegwerfen?. Bis du deiner Ablage vertraust, ist ein Schuhkarton pro Jahr als Rückversicherung kein Fehler: Er kostet nichts und nimmt dir die Angst, die sonst die Umstellung bremst.

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.