Die übliche Staffel
| Stufe | Ton und Inhalt | Gebühr |
|---|---|---|
| 1. Zahlungserinnerung | Freundlich, kurz, mit Rechnungsnummer, Betrag und neuem Zahltag als Datum. Unterstellt ein Versehen, nicht einen Willen. | In der Regel keine |
| 2. Mahnung | Sachlich. Nennt den Verzug beim Namen und den Verzugszins, wenn du ihn verrechnest. | Nur wenn vereinbart |
| 3. Letzte Mahnung | Setzt eine letzte Frist mit Datum und kündigt die Betreibung an, wenn du sie auch wirklich einleitest. | Nur wenn vereinbart |
Was rechtlich wirklich zählt
- Der Verzug. Ist eine Forderung fällig, kommt der Schuldner durch Mahnung in Verzug. Ist ein bestimmter Verfalltag verabredet, gerät er mit dessen Ablauf ohne Mahnung in Verzug (OR Art. 102). Deshalb gehört auf jede Rechnung ein Datum, nicht nur «zahlbar innert 30 Tagen».
- Der Verzugszins. 5 Prozent pro Jahr, von Gesetzes wegen, ohne dass es eine Vereinbarung braucht. Ein höherer Satz gilt, wenn er vertraglich abgemacht ist (OR Art. 104 Abs. 2). Auf Verzugszinsen dürfen keine Verzugszinsen berechnet werden (Art. 105 Abs. 3).
- Die Mahngebühr. Das Gesetz kennt sie nicht. Geschuldet ist sie nur, wenn sie vereinbart wurde, also in der Offerte, im Vertrag oder in AGB, auf die vor Vertragsschluss hingewiesen wurde. Mehr dazu unter Darf ich Mahngebühren verlangen.
- Der weitere Schaden. Übersteigt dein Schaden den Verzugszins, haftet der Schuldner auch dafür, ausser er beweist, dass ihn kein Verschulden trifft (OR Art. 106). Beweisen musst du den Schaden, und für Porto und eine Viertelstunde Arbeit lohnt sich das nie.
Wie du die Stufen ansetzt
Kurze Abstände wirken besser als lange. Eine Staffel, die nach sieben, vierzehn und dreissig Tagen ab Fälligkeit greift, hält das Thema in Bewegung, ohne unhöflich zu werden. Entscheidend ist weniger die genaue Zahl als die Verlässlichkeit: Wer jede Stufe immer am gleichen Tag verschickt, wird ernst genommen. Wer in jeder Mahnung die Betreibung ankündigt und nie betreibt, nicht.
Schreib in jede Stufe ein konkretes Datum statt einer Frist, und lass den Text kurz. Vorlagen für alle drei Stufen liegen bereit: Zahlungserinnerung, zweite Mahnung und letzte Mahnung vor der Betreibung.
Drei Fehler, die im Alltag passieren
- Die Gebühr steht zum ersten Mal auf der Mahnung. Die Mahnung kommt nach dem Vertragsschluss und kann den Vertrag nicht einseitig ergänzen. Die Klausel gehört in die Offerte oder in die AGB.
- Gemahnt wird der Rechnungsbetrag statt des Restbetrags. Nach einer Teilzahlung mahnst du nur noch, was offen ist. Alles andere führt zu Streit und untergräbt die nächste Stufe.
- Die dritte Stufe verpufft. Wenn du die Betreibung ankündigst, leite sie danach auch ein. Wie das geht, steht unter Betreibung einleiten.
So macht es KIDESK
In KIDESK stellst du drei Mahnstufen mit deinen eigenen Fristen und deiner eigenen Gebühr ein. Den Verzugszins schaltest du separat dazu: Satz, ab welcher Mahnstufe er läuft und ab welchem Zinsbetrag er überhaupt ausgewiesen wird. Gerechnet wird er tagesgenau und ohne Mehrwertsteuer. Gemahnt wird immer der Restbetrag, Teilzahlungen sind angerechnet. Ob deine Gebühr vereinbart ist, kann KIDESK nicht wissen: Die Klausel gehört in deine Offerte oder in deine AGB.
Häufige Fragen
Wie viele Mahnstufen schreibt das Gesetz vor?
Keine. Das Obligationenrecht kennt weder eine Anzahl Mahnungen noch eine Mindestfrist dazwischen. Es regelt nur, dass der Schuldner durch die Mahnung in Verzug kommt und ab dann Verzugszins schuldet (OR Art. 102 und 104). Drei Stufen sind Praxis, nicht Pflicht.
Ist eine Zahlungserinnerung schon eine Mahnung?
Rechtlich kommt es auf den Inhalt an, nicht auf den Titel: Eine Mahnung ist die klare Aufforderung, eine fällige Leistung zu erbringen. Nennst du die Rechnung, den Betrag und einen Zahltag, wirkt die Erinnerung als Mahnung im Sinn von OR Art. 102, auch wenn «Erinnerung» darübersteht.
Muss ich mahnen, bevor ich betreibe?
Nein. Eine Betreibung kannst du in der Schweiz ohne vorherige Mahnung einleiten, das SchKG verlangt sie nicht. Wichtig ist die Mahnung trotzdem: Ohne verabredeten Zahlungstag gerät der Kunde erst durch sie in Verzug, und erst ab dann läuft der Verzugszins.
Darf ich bei jeder Stufe eine höhere Gebühr verlangen?
Wenn deine Vereinbarung das so vorsieht, ja. Eine gesetzliche Obergrenze in Franken gibt es nicht, die Gebühr soll aber deinen tatsächlichen Aufwand abbilden. Gegenüber Konsumentinnen und Konsumenten kann eine Klausel, die ein erhebliches und ungerechtfertigtes Missverhältnis schafft, nach UWG Art. 8 unlauter sein.
Quellen
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
