Von bexio wechseln: so nimmst du alles mit.

Die Reihenfolge: exportieren, prüfen, kündigen

Drei Bestimmungen in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen von bexio (Fassung November 2024) entscheiden über deinen Zeitplan. Gekündigt wird online im bexio-Konto, danach kommt eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, und massgebend für den Kündigungszeitpunkt ist der Eingang dieser Bestätigung (Ziff. 17.4). Die Kündigungsfrist beträgt einen Monat auf Ende der laufenden Vertragsperiode des jeweiligen Abos, danach wird das Konto gesperrt (Ziff. 17.3 und 17.4). Nach Vertragsende bleibt ein Monat, um die Herausgabe der Daten zu verlangen; danach löscht bexio sie grundsätzlich unwiderruflich (Ziff. 5.7 und 13.8). Länger aufbewahren darf bexio nur, was es für eigene vertragliche oder gesetzliche Pflichten braucht, und so lange, wie Ansprüche gegen bexio geltend gemacht werden können, etwa für Beweiszwecke (Ziff. 5.8).

Dieses Beispiel ist aus Ziff. 17.3 abgeleitet und nicht der Bescheid von bexio. Welches Datum für dein Abo gilt, steht nach der Kündigung im Konto. Beim Jahresabo läuft die Vertragsperiode bis zum Ende des Abojahres, das Zeitfenster ist dann deutlich länger. Frag im Zweifel bei bexio nach, bevor du dich auf ein Datum verlässt.

Was du aus bexio herausholst, und wo der Knopf sitzt

Die folgenden Wege beschreibt bexio in der eigenen Hilfe unter «Daten sichern / Export der Dokumente», Stand 9. September 2026. Drei Knöpfe kommen immer wieder vor: das Pfeil-Symbol «Aktuelle Liste exportieren» für die Excel-Liste, «Excel-Export» als Aktion über ausgewählte Zeilen und «Multi-PDF» für mehrere Dokumente auf einmal.

Warum du jede Liste zweimal brauchst

Das PDF und die Excel-Liste haben verschiedene Aufgaben. Das PDF ist der Beleg: das Dokument so, wie dein Kunde es bekommen hat, mit Nummer, Datum, Positionen und Mehrwertsteuer. Es ist das, was du bei einer Kontrolle vorlegst. Die Excel-Liste ist der Datensatz: Zeilen mit Spalten, die eine neue Software einlesen kann. Wer nur die Liste zieht, hat keinen Beleg. Wer nur die PDF-Dateien zieht, tippt später alles von Hand ab.

Die Belege aus dem Posteingang sind der mühsame Teil

Für die Dateien, die du in bexio hochgeladen hast, gibt es laut derselben Hilfeseite keinen Sammel-Download. Jede Datei holst du einzeln über das Drei-Punkte-Menü und «Herunterladen». Dateien, die bereits an einem Dokument hängen, sind archiviert und über den Filter «Im Archiv» zu finden. bexio empfiehlt in dieser Hilfe ausdrücklich, Belege ohnehin zusätzlich ausserhalb der Software aufzubewahren.

Schritt für Schritt

1. 01

   Ordner anlegen und Stichtag festlegen

   Leg auf deinem Rechner einen Ordner je Geschäftsjahr an, darin je einen für Verkauf, Einkauf, Kontakte, Artikel, Buchhaltung und Belege. Bestimme einen Stichtag, ab dem du neu arbeitest. Ein Quartals- oder Jahresanfang ist die ruhigste Kante.

2. 02

   Verkaufsbelege als PDF sichern

   Im Bereich Verkauf die Dokumente auswählen und über die Aktion «Multi-PDF» herunterladen, Jahr für Jahr und Belegart für Belegart. Lieferscheine liegen unter «Verkauf», «Weitere», «Lieferungen anzeigen».

3. 03

   Dieselben Belege als Excel-Liste ziehen

   In jeder Liste das Pfeil-Symbol «Aktuelle Liste exportieren». Diese Datei brauchst du später beim Import, denn darin stehen Nummer, Datum, Kunde, Betrag und Status als Spalten.

4. 04

   Kontakte und Artikel exportieren

   Kontakte über die Checkbox auswählen und als Excel exportieren, Artikel gleich. Den Kontaktexport einmal mit und einmal ohne Zusatzadressen ziehen, damit du beides hast.

5. 05

   Buchhaltung für die Treuhandstelle sichern

   Journal, Kontenblätter sowie Bilanz und Erfolgsrechnung je Geschäftsjahr, dazu MWST-Journal und die eingereichten MWST-Formulare. Frag vorher deine Treuhandstelle, welches Format sie will.

6. 06

   Belege holen

   Die Dateien im Posteingang einzeln herunterladen, auch die archivierten über den Filter «Im Archiv». Ist es zu viel, den Support um den Export bitten.

7. 07

   Gegenprüfen, bevor du kündigst

   Öffne Stichproben: die höchste Rechnungsnummer des laufenden Jahres, die älteste Rechnung, die du noch aufbewahren musst, drei Kunden mit Zusatzadresse, zwei Belege. Zähl die Zeilen der Excel-Listen gegen die Anzahl Dokumente in bexio.

8. 08

   Erst jetzt kündigen

   Die Kündigung läuft online im Konto, den Bestätigungslink in der E-Mail musst du anklicken. Bis zur Sperre bleibt der Zugang offen, du kannst also nachholen, was fehlt.

Was zehn Jahre bei dir bleiben muss

Mit dem Wechsel endet die Software, nicht die Aufbewahrungspflicht. Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftsbericht und Revisionsbericht sind zehn Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ablauf des Geschäftsjahres (OR Art. 958f Abs. 1). Elektronisch ist das zulässig, solange die Unterlagen mit den Geschäftsvorfällen übereinstimmen und jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (OR Art. 958f Abs. 3). Dieselben zehn Jahre verlangt die Mehrwertsteuer: aufzubewahren ist bis zur absoluten Verjährung der Steuerforderung, und die tritt nach zehn Jahren ein (MWSTG Art. 70 Abs. 2 mit Art. 42 Abs. 6). Details zur elektronischen Ablage regelt die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV Art. 9). Was das im Alltag bedeutet, steht in der Übersicht der Aufbewahrungsfristen und im Ratgeber Belege digital aufbewahren.

Sechs Fehler beim Einlesen in die neue Software

• Den Export «Alle Adressen» als Importdatei nehmen. bexio schreibt in der eigenen Hilfe, dass dieser Export nicht für den Kontaktimport gedacht ist. Jede Zusatzadresse steht als eigene Zeile, aus einem Kunden werden so drei.
• Rechnungsbetrag statt Restbetrag übernehmen. In die neue Software gehört bei offenen Rechnungen der Betrag, der noch aussteht. Sonst mahnst du Geld ein, das längst auf deinem Konto liegt.
• Den Nummernkreis nicht einstellen. Setz die nächste Rechnungsnummer über die höchste Nummer aus bexio. Zwei Belege mit derselben Nummer fallen später auf, nicht heute. Die Regeln dazu stehen unter Rechnungsnummern und Lücken.
• Mehrwertsteuer falsch übernehmen. Prüfe je Liste, ob die Beträge inklusive oder exklusive Steuer stehen und welcher Satz gilt. Alte Belege tragen ältere Sätze, das ist richtig so und darf beim Import nicht überschrieben werden.
• Zahlungen und Mahnstufen vergessen. Eine Rechnung ohne ihre Teilzahlungen ist im neuen Programm falsch offen. Ist die Liste unklar, nimm die Rechnung als bezahlt oder als offen mit Restbetrag auf und lass die Teilzahlungen im alten Beleg stehen.
• Parallel in zwei Programmen arbeiten. Ab dem Stichtag schreibst du nur noch in der neuen Software. Alte Rechnungen führst du dort zu Ende, wo sie entstanden sind, oder du überträgst sie einmal vollständig.

Was beim Wechsel nicht einfach mitkommt

Journal, Kontenblätter und Bilanz sind Auswertungen, keine Buchhaltung, die man verschiebt. Wer seine Finanzbuchhaltung bisher selbst im selben Programm geführt hat, braucht danach entweder ein Buchhaltungsprogramm oder eine Treuhandstelle, die das übernimmt. Kläre das, bevor du kündigst, nicht danach. Für die Übergabe hilft der Ratgeber zur Treuhand-Übergabe. Dasselbe gilt für Löhne: Lohnbuchhaltung ist kein Nebeneffekt einer Rechnungssoftware.

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.