Bonität prüfen, bevor du den Auftrag annimmst.

Wann sich die Prüfung lohnt

Nicht bei jedem Auftrag. Bei einem Serviceeinsatz für CHF 400.00 kostet die Prüfung mehr Zeit, als der mögliche Verlust wert ist. Sobald du aber Material vorfinanzierst, Leute einplanst oder über mehrere Wochen arbeitest, kehrt sich das Verhältnis um. Setz dir eine Grenze in Franken und halte dich daran, statt von Fall zu Fall nach Bauchgefühl zu entscheiden. Das KMU-Portal des Bundes empfiehlt genau diesen Weg: den Kunden vor dem Vertrag prüfen und eine Anzahlung vereinbaren, bevor geliefert wird.

Schritt 1: Handelsregister, gratis in zwei Minuten

Zefix ist der zentrale Firmenindex der Schweiz und kostenlos. Dort steht, ob es die Firma gibt, seit wann, in welcher Rechtsform und wo der Sitz ist, dazu Vermerke wie «in Liquidation». Wer für die Firma zeichnen darf, steht im Handelsregisterauszug des Sitzkantons. Zusammen mit dem UID-Register, in dem die Unternehmens-Identifikationsnummer im Format CHE-123.456.789 abrufbar ist, hast du in zwei Minuten das Fundament.

• Der exakte Firmenname. Die Offerte geht an die Firma, die im Register steht, nicht an die Marke auf dem Lieferwagen. Wer die falsche Gesellschaft anschreibt, betreibt später die falsche Gesellschaft.
• Die Rechtsform. Bei einer GmbH oder AG haftet das Gesellschaftsvermögen, nicht die Person, die bei dir am Tisch sitzt. Bei einem Einzelunternehmen haftet die Inhaberin mit ihrem Privatvermögen.
• Die Zeichnungsberechtigung. Wer für die Firma unterschreibt, muss dazu befugt sein. Bei grösseren Beträgen adressierst du die Offerte an die zeichnungsberechtigte Person.
• Vermerke wie «in Liquidation». Das ist kein Grund, nicht zu arbeiten, aber ein Grund, vorher Geld zu sehen.
• Häufige Sitz- und Namenswechsel. Für sich allein sagt das nichts. Zusammen mit einem leeren Betreibungsauszug am neuen Ort sagt es einiges.

Schritt 2: die Betreibungsauskunft

Der Auszug aus dem Betreibungsregister ist die amtliche Auskunft darüber, ob gegen jemanden betrieben wurde. Jede Person, die ein Interesse glaubhaft macht, kann die Protokolle und Register der Betreibungs- und Konkursämter einsehen und sich Auszüge geben lassen. Als glaubhaft gilt ein Interesse insbesondere dann, wenn das Gesuch in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Abschluss oder der Abwicklung eines Vertrags erfolgt (SchKG Art. 8a Abs. 1 und 2). Eine offene Offerte oder ein Vertragsentwurf ist genau dieser Zusammenhang.

• Wo: beim Betreibungsamt am Wohnsitz oder am Sitz der Person, über deren Betreibungen du Auskunft willst. Viele Ämter haben dafür ein Formular auf ihrer Website.
• Was dazugehört: der Nachweis deines Interesses, also zum Beispiel die Offerte oder der Vertragsentwurf. Was das einzelne Amt sonst noch verlangt, steht auf dessen Formular.
• Mit oder ohne Zustimmung: Das Gesetz knüpft die Auskunft an dein Interesse und nicht an die Einwilligung der betroffenen Person (SchKG Art. 8a Abs. 1). Ihre Zustimmung brauchst du also nicht. Deine eigene Informationspflicht nach DSG Art. 19 bleibt davon unberührt, dazu unten mehr.
• Was es kostet: Die Gebühr für einen schriftlichen Auszug beträgt unabhängig von der Seitenzahl pauschal CHF 17.00. Mit Zustellung per Post, Fax oder elektronisch sind es CHF 18.00, mit eingeschriebener Post CHF 22.00 (GebV SchKG Art. 12a).
• Die Alternative: Verlang den Auszug vom Kunden selbst, nicht älter als drei Monate. Das kostet dich nichts, geht oft schneller und ist bei Neukunden mit grossen Aufträgen weder unhöflich noch unüblich.

Wie du einen Auszug liest

Ein Auszug ist kein Zeugnis, sondern eine Liste von Verfahren. Wer ihn wie eine Note liest, zieht falsche Schlüsse in beide Richtungen.

• Eine Betreibung mit Rechtsvorschlag sagt wenig. Jede Person kann jede andere betreiben, ein Beweis der Forderung ist dafür nicht nötig. Der Rechtsvorschlag bedeutet nur, dass die betriebene Person die Forderung bestreitet.
• Betreibungen von Ämtern wiegen schwerer. Steuern, Sozialversicherungsbeiträge und Prämien werden in der Regel nicht aus Streitlust betrieben.
• Verlustscheine sind das deutlichste Signal. Ein Verlustschein heisst, dass in einem früheren Verfahren nichts zu holen war.
• Achte auf Anzahl und Alter. Drei Betreibungen aus dem Jahr 2022 und nichts danach lesen sich anders als fünf aus den letzten zwölf Monaten.
• Ein leerer Auszug ist keine Zusage. Er zeigt, dass in diesem Kreis nichts eingetragen ist, nicht dass Geld vorhanden ist.

Dazu kommt, was ein Auszug gar nicht zeigt. Die Ämter geben Dritten von einer Betreibung keine Kenntnis, wenn sie nichtig ist, aufgehoben wurde, der Gläubiger sie zurückgezogen hat, der Schuldner mit einer Rückforderungsklage obsiegt hat oder er nach einem Rechtsvorschlag ein Gesuch um Nichtbekanntgabe gestellt hat und der Gläubiger nicht fristgerecht nachweist, dass er ein Verfahren zur Beseitigung des Rechtsvorschlags eingeleitet hat (SchKG Art. 8a Abs. 3). Und das Einsichtsrecht Dritter erlischt fünf Jahre nach Abschluss des Verfahrens (Abs. 4). Ein sauberer Auszug ist also eine gute Nachricht und kein Beweis.

Schritt 3: Geld ist besser als Auskunft

Die wirksamste Prüfung ist eine Zahlung. Ohne andere Abrede ist die Vergütung erst bei der Ablieferung des Werkes zu zahlen, bei Teillieferungen jeweils für den abgelieferten Teil (OR Art. 372). Eine Anzahlung oder ein Zahlungsplan ist also nichts, was dir zusteht, sondern etwas, das du vereinbaren musst. Der Ort dafür ist die Offerte, nicht die Rechnung.

Die erste Akontozahlung deckt hier genau das Material. Bleibt die zweite aus, stellst du die Arbeit ein, bevor der Schaden wächst, und hast höchstens die Arbeit von ein paar Tagen verloren. Ohne Zahlungsplan stünden am Schluss CHF 24'000.00 im Feuer, und deine einzige Frage wäre, wie schnell du betreiben kannst.

• Material erst nach Eingang der Anzahlung bestellen. Dieser eine Satz rettet mehr Geld als jede Auskunft.
• Eine Grenze je Kunde festlegen. Wie viel darf offen sein, bevor du den nächsten Auftrag nicht mehr startest? Schreib die Zahl auf, sonst verschiebt sie sich jedes Mal.
• Kurze Zahlungsfristen bei neuen Kunden, zum Beispiel zehn statt dreissig Tage, dafür beim zweiten Auftrag die üblichen Bedingungen.
• Beim ersten Verzug reagieren. Die Zahlungserinnerung geht am Tag nach Ablauf raus, nicht in drei Wochen. Wer früh mahnt, merkt früh, wenn etwas nicht stimmt, und verliert keine Wochen.

Bei Privatpersonen: was der Datenschutz verlangt

Holst du eine Auskunft über eine natürliche Person ein, bearbeitest du Personendaten. Das Datenschutzgesetz verlangt, dass die Bearbeitung rechtmässig, nach Treu und Glauben und verhältnismässig ist und dass die Daten nur zu einem bestimmten und für die betroffene Person erkennbaren Zweck beschafft werden (DSG Art. 6). Dazu kommt die Informationspflicht: Der Verantwortliche informiert die betroffene Person angemessen über die Beschaffung von Personendaten, und diese Pflicht gilt auch, wenn die Daten nicht bei der betroffenen Person selbst beschafft werden (DSG Art. 19 Abs. 1).

Das SchKG macht die Auskunft allein von deinem Interesse abhängig, nicht davon, dass die betroffene Person zustimmt. Deine eigene Informationspflicht ändert das nicht, sie kommt dazu. Am einfachsten erledigst du das mit zwei Sätzen: einem in deiner Datenschutzerklärung und einem in der Offerte, dort, wo auch die Zahlungsbedingungen stehen. Das wirkt nicht misstrauisch, sondern professionell.

Bonitätsprüfung: Bei Aufträgen ab CHF [BETRAG] holen wir vor der Auftragsbestätigung eine Auskunft aus dem Betreibungsregister ein. Zweck der Bearbeitung ist die Prüfung der Zahlungsfähigkeit im Zusammenhang mit diesem Vertrag. Verantwortlich dafür ist [FIRMA], [ADRESSE], [E-MAIL]. Die Auskunft wird nicht an Dritte weitergegeben und nach Abschluss des Auftrags gelöscht. Sie können bei uns jederzeit Auskunft über die zu Ihrer Person bearbeiteten Daten verlangen.

Für Bauarbeiten: die Sicherheit, die das Gesetz dir gibt

Wer auf einem Grundstück zu Bauten oder anderen Werken, zu Abbrucharbeiten, zum Gerüstbau oder zur Baugrubensicherung Material und Arbeit oder Arbeit allein geliefert hat, kann ein Bauhandwerkerpfandrecht am Grundstück verlangen. Das gilt auch dann, wenn nicht der Grundeigentümer dein Schuldner ist, sondern ein anderer Unternehmer, ein Mieter oder eine Pächterin (ZGB Art. 837 Abs. 1 Ziff. 3). Ist ein Mieter dein Besteller, besteht der Anspruch nur, wenn der Grundeigentümer den Arbeiten zugestimmt hat (Abs. 2). Auf das Pfandrecht kann nicht zum Voraus verzichtet werden (Abs. 3).

1. 01

   Firma prüfen

   Zefix und UID-Register: exakter Firmenname, Rechtsform, Sitz, Zeichnungsberechtigung, Vermerke. Die Offerte geht an die Firma, die im Register steht.

2. 02

   Auskunft einholen

   Betreibungsamt am Wohnsitz oder Sitz der Person, mit deiner Offerte als Interessennachweis. CHF 17.00 bis CHF 22.00 je nach Zustellung.

3. 03

   Zahlungsplan in die Offerte schreiben

   Akontozahlung, Fälligkeiten, Zahlungsfrist und Verzugsfolgen. Nach der Annahme der Offerte lässt sich daran nichts mehr einseitig ändern.

4. 04

   Erst nach Eingang bestellen

   Material und Fremdleistungen bestellst du, wenn die Anzahlung auf dem Konto ist. Nicht, wenn sie zugesagt ist.

5. 05

   Frist im Kalender

   Bei Arbeiten an einem Grundstück: das Datum der Vollendung notieren und die vier Monate für das Bauhandwerkerpfandrecht eintragen.

6. 06

   Beim ersten Verzug reagieren

   Zahlungserinnerung am Tag nach Ablauf, danach die vereinbarten Mahnstufen. Der Weg von dort führt über die Betreibung.

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.