Inkassobüro oder selbst betreiben?

Was ein Inkassounternehmen ist und was es nicht ist

Ein Inkassounternehmen ist ein privates Unternehmen, das im Auftrag seiner Kundschaft Forderungen eintreibt. Es ist keine Behörde, und es hat keine Befugnisse, die du nicht auch hättest. Der Bundesrat hielt in seinem Bericht vom 22.03.2017 fest, dass es für die Anbieter von Inkassodienstleistungen weder eine vollständige und systematische Regulierung noch eine staatliche Aufsicht gibt: Im Rahmen der Wirtschafts- und Vertragsfreiheit ist grundsätzlich jedermann befugt, Inkassodienstleistungen anzubieten.

Das heisst nicht, dass solche Unternehmen schlecht arbeiten. Es heisst, dass die Frage nicht «wer darf» lautet, sondern «was bringt es». Und dort gibt es drei harte Grenzen: Ein Inkassounternehmen kann keinen Rechtsvorschlag beseitigen, das kann nur das Gericht (siehe Rechtsvorschlag erhalten). Es kann kein Geld herbeischaffen, wo keines ist. Und es kann seine eigenen Kosten nicht einfach auf deinen Kunden abwälzen.

Wer welche Kosten am Ende trägt

Kostenart	Wer trägt sie am Ende	Grundlage
Gebühren des Betreibungsamts	Der Schuldner. Du schiesst sie vor und darfst sie von seiner Zahlung vorab abziehen	SchKG Art. 68 Abs. 1 und 2
Vertretung im Verfahren vor dem Betreibungs- oder Konkursamt	Du. «Die Kosten der Vertretung im Verfahren vor den Betreibungs- und Konkursämtern dürfen nicht der Gegenpartei überbunden werden»	SchKG Art. 27 Abs. 2
Vertretung im Rechtsöffnungsverfahren vor Gericht	In der Regel die unterliegende Partei, als Parteientschädigung	ZPO Art. 95 Abs. 3 Bst. b und Art. 106 Abs. 1
Mahn- und Inkassokosten vor der Betreibung	Der Schuldner nur, wenn es vereinbart ist oder du den Schaden nachweist	OR Art. 106; Bericht des Bundesrates vom 22.03.2017
Deine eigene Arbeitszeit	Du	OR Art. 106, siehe unten

Die dritte Zeile ist der Grund, warum sich bei einer bestrittenen Forderung eher eine Anwältin lohnt als ein Inkassounternehmen: Vor Gericht kann die Vertretung entschädigt werden, vor dem Betreibungsamt nie.

Der Punkt, an dem die Rechnung kippt: der Verzugsschaden

Viele Inkassoangebote rechnen damit, dass am Schluss der Schuldner alles zahlt: Forderung, Zins, Gebühren, Provision. Diese Rechnung geht selten auf. Der Bundesrat hat die Rechtsprechung und die Lehre dazu ausgewertet und die Grundsätze so zusammengefasst:

Inkassogebühren können grundsätzlich in einem Vertrag verbindlich vereinbart und auch in ihrer Höhe festgelegt werden.
Fehlt eine vertragliche Abmachung, ist bei Geldschulden ein Verspätungsschaden nur geschuldet, wenn er den gesetzlichen oder vereinbarten Verzugszins übersteigt. Er ist nicht zusätzlich zum Verzugszins geschuldet.
Der Gläubiger muss den Verspätungsschaden grundsätzlich konkret nachweisen.
Zum Verspätungsschaden können auch die Kosten für den Beizug eines Inkassounternehmens gehören. Der Beizug muss im Einzelfall aber geboten gewesen sein.
Artikel 27 SchKG schliesst eine vertragliche Überwälzung dieser Kosten für die Zeit vor der Betreibung nicht aus.

Zwei Punkte aus demselben Bericht treffen den Kleinbetrieb direkt. Erstens: Die Kosten der ersten Mahnung sind nach dem überwiegenden Teil der Lehre nicht ersatzpflichtig, weil sich der Schuldner bis zur Mahnung gar nicht in Verzug befindet. Zweitens: Beschäftigt ein Unternehmen eigenes Personal für das Inkasso, fehlt es regelmässig an einer dem einzelnen Schuldner zurechenbaren Vermögensverminderung, weil die Lohnkosten unabhängig von der konkreten Forderung anfallen. Deine Stunde am Schreibtisch ist also kein Schaden im Rechtssinn.

Achtung: Zur Frage, ob die Kosten eines Inkassounternehmens nach OR Art. 106 zu ersetzen sind, fehlte im Bericht des Bundesrates vom 22.03.2017 ein klärendes Urteil des Bundesgerichts; der Bericht schreibt selbst, das Gesamtbild lasse verschiedene Fragen offen. Wer sich darauf verlässt, dass der Schuldner am Schluss die Provision zahlt, baut auf eine Rechtsfrage, die niemand für ihn beantwortet hat. Sicher ist nur der Weg über den Vertrag: eine Klausel in der Offerte oder in den AGB, die vor dem Auftrag vereinbart wurde. Wie eine solche Klausel aussieht, steht unter Darf ich Mahngebühren verlangen.

Dieselbe Forderung, zwei Wege

Weg A: selbst betreiben, Forderung CHF 7'450.00

Offene Schlussrechnung, Zahlungstag abgelaufen: CHF 7'450.00
Gebühr Zahlungsbefehl, Forderung über CHF 1'000.00 bis CHF 10'000.00: CHF 60.00
Vorschuss an das Betreibungsamt: CHF 60.00
Kunde zahlt nach dem Zahlungsbefehl: CHF 7'510.00
Vorab abgezogene Betreibungskosten (SchKG Art. 68 Abs. 2): CHF 60.00
An die Forderung angerechnet: CHF 7'450.00

Weg B: Inkassomandat, mit gesetzten Annahmen

Offene Schlussrechnung: CHF 7'450.00
Eingang beim Inkassounternehmen: CHF 7'450.00
Angenommene Erfolgsprovision auf dem eingegangenen Betrag, 12 Prozent: CHF 894.00
Weiterleitung an dich: CHF 6'556.00
Differenz zu Weg A: CHF 894.00

Die 12 Prozent sind ein gesetzter Wert und kein Marktpreis: Jedes Unternehmen rechnet anders, und wir nennen hier keine Tarife, die wir nicht belegen können. Setz die Zahlen aus der Offerte ein, die du bekommst, und rechne dann nach. Die Frage lautet nicht «wie viel Prozent», sondern: Was kostet mich die Stunde, die ich spare, und wie viele solche Fälle habe ich im Jahr? Bei zwei Fällen im Jahr ist Weg A günstiger, sofern dir eine Stunde Büroarbeit weniger wert ist als CHF 894.00. Bei fünfzig Fällen kippt die Rechnung, weil du den Ablauf gar nicht erst aufbauen musst.

Neun Fragen, bevor du ein Mandat unterschreibst

Wird die Provision auf dem eingegangenen Betrag oder auf der ganzen Forderung gerechnet?
Gibt es eine Grundgebühr je Dossier, auch wenn nichts eingeht?
Wer schiesst die Betreibungs- und Gerichtskosten vor, und wer trägt sie, wenn der Fall scheitert?
Bleibt die Forderung bei dir (Inkassomandat) oder wird sie abgetreten (Zession)? Eine Abtretung braucht die schriftliche Form (OR Art. 165 Abs. 1), und danach ist nicht mehr dein Betrieb der Gläubiger.
Wer entscheidet über Ratenzahlung, Teilverzicht und Rückzug der Betreibung, du oder das Unternehmen?
Was geschieht mit den Daten deines Kunden nach Abschluss des Falls, und werden sie an Wirtschaftsauskunfteien gemeldet?
Bekommst du einen Verlustschein ausgehändigt, oder bleibt er dort liegen?
Gibt es eine Mindestlaufzeit oder eine Mindestzahl an Dossiers, und wie kündigst du?
Darfst du mit deinem Kunden weiter selbst sprechen, wenn er sich bei dir meldet?

Die vierte Frage ist die wichtigste. Beim Mandat bleibt die Forderung bei dir, das Unternehmen handelt als dein Vertreter. Bei der Abtretung wechselt die Forderung den Besitzer: Du bekommst sofort einen Teil, und was danach passiert, entscheidest nicht mehr du. Für ein Kundenverhältnis, das du behalten willst, ist das der falsche Weg.

Bevor du abgibst: fünf Schritte

Die Forderung prüfen
Ist sie bestritten, hilft kein Inkasso. Hat dein Kunde Mängel gerügt oder mit einer Gegenforderung verrechnet, landet der Fall vor Gericht, und dort brauchst du Beweise und keine Mahnstufen.
Die Grundlage prüfen
Steht in deiner Offerte oder in deinen AGB eine Klausel zu Verzugszins, Mahngebühr und Inkassokosten? Ohne Klausel bleibt dir nur der gesetzliche Verzugszins von 5 Prozent (OR Art. 104 Abs. 1) und nachgewiesener weiterer Schaden.
Die eigenen Stufen ausschöpfen
Zahlungserinnerung, zweite Mahnung mit Frist, letzte Mahnung mit Betreibungsandrohung. Diese Strecke kostet dich nur Porto, und sie ist die einzige, auf der dein Kunde noch mit dir redet.
Offerten einholen und die neun Fragen stellen
Lass dir die vollständige Gebührenordnung schriftlich geben, nicht nur den Prozentsatz auf der ersten Seite. Rechne zwei echte Fälle aus deinem letzten Jahr durch.
Klein anfangen und nachrechnen
Gib drei bis fünf Dossiers und vergleiche nach drei Monaten: Wie viel ist eingegangen, wie viel ist bei dir angekommen, wie viele Kunden hast du verloren?

Was mit deinem Kundenverhältnis passiert

Ein Inkassoschreiben kann die Geschäftsbeziehung beenden. Das kann richtig sein, aber es ist ein Entscheid und kein Nebeneffekt. Dazu kommt der Datenschutz: Inkassounternehmen dürfen die Daten nur für den bestimmten Zweck Inkasso verwenden und müssen sie nach Treu und Glauben und verhältnismässig bearbeiten, hält der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte fest. Sie dürfen Wirtschaftsauskunfteien über unbezahlte Forderungen berichten, soweit die Angaben geeignet und erforderlich sind, etwas über die Kreditwürdigkeit der betroffenen Person auszusagen.

Zur Höhe schreibt dieselbe Behörde klar: Die betroffene Person muss nur für die vertraglich geschuldete Forderung, die echten Verzugszinsen, in der Regel 5 Prozent, sofern vertraglich nichts anderes geregelt ist, sowie die Betreibungskosten aufkommen. Ab wann der Zins läuft, sagt das Gesetz: mit der Mahnung oder, wenn ein Zahlungstag verabredet ist, mit dessen Ablauf (OR Art. 102). Wer mit übermässigem Druck arbeitet, bewegt sich ausserhalb des Rechts: Der Bundesrat verweist dafür auf den Straftatbestand der Nötigung (Strafgesetzbuch Art. 181). Frag deshalb, wie die Schreiben klingen, und lass dir Muster zeigen, bevor sie an deine Kunden gehen.

Wann welcher Weg passt

Deine Lage	Der passende Weg
Ein bis fünf offene Forderungen im Jahr, alle unbestritten	Selbst betreiben. Ein Formular je Fall, und die Gebühr trägt am Ende der Schuldner
Viele kleine Forderungen, zum Beispiel aus Serviceabos	Inkassounternehmen prüfen. Hier zahlt sich der eingespielte Ablauf aus
Forderung bestritten, Mängel gerügt, Gegenforderung	Anwältin oder Anwalt. Im Prozess kann die Vertretung entschädigt werden (ZPO Art. 95 Abs. 3 Bst. b)
Schuldner im Ausland	Weder noch: Zuerst klären, welches Gericht zuständig ist und ob ein Urteil dort vollstreckbar wäre
Schuldner bereits mit Verlustscheinen belastet	Kosten sparen. Eine Betreibung bringt kein Geld, wo keines ist. Siehe Verlustschein

Achtung: Achte auf die Verjährung, egal welchen Weg du wählst. Eine Mahnung unterbricht sie nicht, ein Inkassoschreiben auch nicht. Unterbrochen wird sie durch Anerkennung der Forderung durch den Schuldner, namentlich durch Zins- und Abschlagszahlungen, sowie durch Schuldbetreibung, Schlichtungsgesuch, Klage oder Eingabe im Konkurs (OR Art. 135). Für Handwerksarbeit gilt die fünfjährige Frist (OR Art. 128); grössere Werkverträge, die nicht mehr als gewöhnliche Handwerksarbeit gelten, können unter die zehnjährige Frist fallen (OR Art. 127). Rechne vorsichtshalber mit fünf Jahren. Wie du rechnest, steht unter Wann verjährt eine Rechnung.

So macht es KIDESK

KIDESK mahnt in drei Stufen mit deinen Fristen und deiner Gebühr. Den Verzugszins schaltest du separat ein, mit Satz, Mahnstufe und Mindestbetrag; gerechnet wird tagesgenau. Damit erledigst du die Strecke, auf der die meisten Fälle noch bezahlt werden, ohne sie abzugeben. Das Betreibungsbegehren stellst du danach selbst beim Amt: KIDESK liefert dir die Zahlen dazu, den offenen Betrag, das Fälligkeitsdatum und den Zins, den es auf der Mahnung verrechnet hat.

Mahnwesen in KIDESK Mahnwesen einrichten

Häufige Fragen

Darf ein Inkassounternehmen einfach Gebühren auf meine Forderung schlagen?

Nur soweit dein Kunde sie schuldet, und das ist er nur, wenn ihr es vereinbart habt oder du den Schaden nachweisen kannst (OR Art. 106). Der Bundesrat hält fest, dass der Verspätungsschaden konkret nachzuweisen ist und nicht zusätzlich zum Verzugszins geschuldet wird. Verweigert der Kunde die Gebühr, bleibt sie an dir hängen.

Kann ein Inkassounternehmen den Rechtsvorschlag beseitigen?

Nein, das kann nur das Gericht. Es darf dich aber im Rechtsöffnungsverfahren vertreten: Zur berufsmässigen Vertretung in den Angelegenheiten des summarischen Verfahrens nach ZPO Art. 251 sind gewerbsmässige Vertreterinnen und Vertreter nach SchKG Art. 27 befugt (ZPO Art. 68 Abs. 2 Bst. c).

Braucht ein Inkassounternehmen in der Schweiz eine Bewilligung?

Nach dem Bericht des Bundesrates vom 22.03.2017 gibt es weder eine systematische Regulierung noch eine staatliche Aufsicht; grundsätzlich darf jedermann Inkassodienstleistungen anbieten. Die Kantone können einer Person aus wichtigen Gründen die gewerbsmässige Vertretung im Zwangsvollstreckungsverfahren verbieten (SchKG Art. 27 Abs. 1).

Was kostet mich die Betreibung, wenn ich sie selbst mache?

Die Gebühr für den Zahlungsbefehl richtet sich nach der Forderung: CHF 7.00 bis CHF 100.00 Forderung, CHF 60.00 zwischen CHF 1'000.00 und CHF 10'000.00, CHF 400.00 über einer Million (GebV SchKG Art. 16). Du schiesst sie vor, der Schuldner trägt sie am Ende (SchKG Art. 68). Die ganze Tabelle steht unter Was eine Betreibung kostet.

Soll ich die Forderung verkaufen statt ein Mandat zu erteilen?

Ein Gläubiger kann eine Forderung ohne Einwilligung des Schuldners abtreten, soweit nicht Gesetz, Vereinbarung oder die Natur des Rechtsverhältnisses entgegenstehen (OR Art. 164 Abs. 1); die Abtretung braucht die schriftliche Form (Art. 165 Abs. 1). Du bekommst dann sofort Geld, gibst aber die Entscheidungen aus der Hand. Für Kunden, die du behalten willst, ist das der falsche Weg.

Lohnt sich eine Anwältin mehr als ein Inkassounternehmen?

Wenn die Forderung bestritten ist, oft ja. Vor Gericht werden die Prozesskosten der unterliegenden Partei auferlegt (ZPO Art. 106 Abs. 1), und zur Parteientschädigung gehören die Kosten einer berufsmässigen Vertretung (ZPO Art. 95 Abs. 3 Bst. b). Vor dem Betreibungsamt gilt das Gegenteil: Dort dürfen Vertretungskosten nie überbunden werden (SchKG Art. 27 Abs. 2).

Quellen

Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.

Inkassobüro oder selbst betreiben: was am Schluss bei dir bleibt.