Vom Foto zum Buchungsvorschlag sind es drei Schritte, und nur der zweite ist OCR. Zuerst entsteht ein Bild: eine Aufnahme mit dem Handy oder ein Scan. Dann sucht die Texterkennung darin Zeichen und gibt eine Folge von Buchstaben und Zahlen zurück, mitsamt der Stelle, an der sie standen. Erst im dritten Schritt ordnet ein Programm diesen Text Feldern zu: Hier steht der Gesamtbetrag, dort der Steuersatz, dort das Datum, dort der Name des Lieferanten. Diesen dritten Schritt nennen Anbieter oft ebenfalls OCR, obwohl er etwas anderes ist. Für dich heisst das: Ein Programm kann perfekt lesen und die Felder trotzdem falsch zuordnen.
Wo dir Texterkennung im Büro begegnet
- Der abfotografierte Beleg. Tankquittung, Baumarktbon, Restaurantrechnung: Betrag, Datum und Steuersatz kommen als Vorschlag ins Formular, du bestätigst.
- Die Lieferantenrechnung als PDF. Ein PDF aus einem Buchhaltungsprogramm trägt seinen Text schon in sich. Ein PDF, das aus einem Scanner kommt, ist nur ein Bild und braucht Texterkennung.
- Das durchsuchbare PDF. Der Scanner legt die erkannten Zeichen unsichtbar über das Bild. Danach findet die Suche im Ordner die Rechnung, in der «Kupferrohr» vorkommt.
- Die Visitenkarte auf der Baustelle: Name, Firma, Telefon und Mail als neuer Kontakt.
- Das Leistungsverzeichnis als PDF. Kapitel, Positionsnummern, Texte und Mengen einer Ausschreibung lassen sich so einlesen, statt sie abzutippen.
Bild oder Text: warum das der entscheidende Unterschied ist
Ein Foto ist für den Computer eine Fläche aus farbigen Punkten. Dass darauf «CHF 48.70» steht, weiss es nicht. Darum findet die Suche in einem Ordner voller Belegfotos nichts, auch wenn du die Zahl mit eigenen Augen siehst. Texterkennung löst genau dieses Problem: Sie legt neben oder über das Bild eine Schicht aus Zeichen. Das Bild bleibt dabei unverändert, und das ist wichtig, denn es ist der Beleg.
Wo die Texterkennung scheitert
| Vorlage | Warum es schwierig wird | Was hilft |
|---|---|---|
| Kassenzettel auf Thermopapier | Wenig Kontrast, und der Ausdruck verblasst mit der Zeit, je nach Lagerung deutlich vor Ablauf der zehn Jahre | Am Tag des Einkaufs fotografieren, nicht am Jahresende |
| Foto schräg, mit Schatten oder Falten | Verzerrte Zeichen und dunkle Stellen liest die Erkennung als andere Zeichen | Beleg flach auf den Tisch, von oben, Tageslicht, kein Blitz aus der Nähe |
| Handschrift | Fliesstext von Hand erkennt die Technik nur unzuverlässig, Ziffern eher als Wörter | Kästchen und Druckschrift auf dem Formular, oder gleich digital erfassen |
| Stempel oder Unterschrift über der Zahl | Zwei Zeichen übereinander ergeben ein drittes | Zweite Aufnahme von der freien Stelle, Wert von Hand eintragen |
| Mehrspaltige Tabellen | Die Zuordnung verrutscht: Der Betrag der einen Zeile landet bei der nächsten Position | Summe gegenrechnen. Stimmt das Total, stimmen meist auch die Zeilen |
| Zahlen und Datumsangaben | Punkt und Komma, der Apostroph in 1'234.50 sowie 03.04. gegenüber 04/03 sind häufige Verwechslungen | Betrag, Datum und Steuersatz immer selbst ansehen |
Was rechtlich zählt: das Bild, nicht der erkannte Text
Als Buchungsbeleg gelten alle schriftlichen Aufzeichnungen auf Papier oder in elektronischer oder vergleichbarer Form, die nötig sind, um einen Geschäftsvorfall nachzuvollziehen (OR Art. 957a Abs. 3). Elektronisch aufbewahren ist ausdrücklich erlaubt, solange die Übereinstimmung mit dem Geschäftsvorfall gewährleistet ist und die Unterlagen jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (OR Art. 958f Abs. 3). Für die Mehrwertsteuer sagt MWSTV Art. 122 unter dem Titel «Papierlose Belege» dasselbe: Es gelten OR Art. 957 bis 958f und die Geschäftsbücherverordnung.
Aufbewahrt wird darum die Aufnahme des Belegs. Der erkannte Text ist eine Bequemlichkeit für die Suche und für die Vorschläge, kein Ersatz. Daraus folgen drei praktische Regeln. Die Aufnahme muss lesbar sein, nicht der Text: Ein Foto, auf dem Betrag oder Steuersatz nicht zu entziffern sind, belegt nichts, auch wenn die Erkennung eine Zahl geraten hat. Die Informationsträger sind regelmässig auf Integrität und Lesbarkeit zu prüfen (GeBüV Art. 10 Abs. 1). Und wer Dateien auf einen anderen Informationsträger überträgt, protokolliert das und bewahrt das Protokoll mit auf (GeBüV Art. 10 Abs. 3); bei einem Wechsel des Formats müssen Vollständigkeit und Lesbarkeit gewährleistet bleiben (Abs. 2). Welche Angaben auf dem Beleg stehen müssen, damit du die Vorsteuer abziehen kannst, steht in Vorsteuer und Belege.
So fotografierst du einen Beleg, der lesbar bleibt
Sofort, nicht später
Der Bon aus der Hosentasche ist in drei Wochen zerknittert und in einem Jahr verblasst. Fotografieren geht an der Tankstelle in zehn Sekunden.
Flach und von oben
Beleg auf eine dunkle, matte Fläche legen, Handy parallel darüber, Tageslicht von der Seite. Kein Blitz: Er erzeugt einen weissen Fleck genau in der Mitte, wo meist das Total steht.
Ganz im Bild, mit Rand
Alle vier Ecken müssen drauf sein, mit ein paar Millimetern Luft. Ein abgeschnittener Rand kostet oft genau die Zeile mit der Mehrwertsteuernummer.
Gleich kontrollieren und freigeben
Betrag, Datum und Steuersatz ansehen, korrigieren, freigeben. Das ist der Moment, in dem du noch weisst, was du gekauft hast. Am Jahresende weiss es niemand mehr.
So macht es KIDESK
In KIDESK fotografierst du den Beleg, und KIDESK liest Betrag, Datum und Mehrwertsteuer aus. Dazu kommt ein Vorschlag für Konto und MwSt-Code, und erkennt KIDESK einen Beleg, den du schon erfasst hast, sagt es das. Du prüfst und gibst frei; erst dann zählt der Beleg. Ein Foto oder ein PDF kannst du auch in der Eingabezeile ablegen, die auf jeder Seite unten sitzt, ebenso eine Visitenkarte. Leistungsverzeichnisse liest KIDESK als PDF ein und gibt die Positionsnummern zurück. Gebucht wird nichts davon: KIDESK hat keine Finanzbuchhaltung, sondern bereitet die Belege für deine Treuhandstelle vor.
Häufige Fragen
Ist ein Foto des Belegs als Beleg gültig?
Ja. Buchungsbelege dürfen elektronisch aufbewahrt werden, wenn die Übereinstimmung mit dem Geschäftsvorfall gewährleistet ist und sie jederzeit wieder lesbar gemacht werden können (OR Art. 958f Abs. 3). Für die Mehrwertsteuer verweist MWSTV Art. 122 auf dieselben Regeln. Entscheidend ist die Lesbarkeit der Aufnahme, nicht das Papier.
Darf ich das Papier nach dem Fotografieren wegwerfen?
Für Buchungsbelege verlangt das Gesetz kein Papieroriginal, wenn du nach den Regeln der Geschäftsbücherverordnung ablegst. Ausnahmen sind Verträge mit Originalunterschrift sowie Geschäftsbericht und Revisionsbericht, die schriftlich und unterzeichnet bleiben. Die Einzelheiten stehen in Darf ich Papierbelege nach dem Scannen wegwerfen.
Was ist ein durchsuchbares PDF?
Ein PDF, das neben dem Bild der Seite auch die erkannten Zeichen enthält. Du siehst weiterhin das Bild, aber die Suche findet Wörter darin, und du kannst Text herauskopieren. Scanner und Handy-Apps erzeugen das auf Wunsch. Ein PDF ohne diese Schicht sieht gleich aus, ist aber für jede Suche unsichtbar.
Warum liest die Erkennung meinen Kassenzettel falsch?
Thermopapier hat wenig Kontrast, der Zettel ist oft zerknittert, und die Schrift ist schmal. Dazu kommen Schatten und schräge Aufnahmen. Flach hinlegen, Tageslicht, kein Blitz, alle vier Ecken im Bild: Damit löst sich der grösste Teil der Fehler. Den Rest korrigierst du von Hand, das dauert pro Beleg wenige Sekunden.
Ersetzt Texterkennung meine Buchhaltung?
Nein. Sie erspart das Abtippen und macht Belege durchsuchbar. Welches Konto bebucht wird, ob die Vorsteuer abzugsfähig ist und in welche Periode der Beleg fällt, entscheidet nach wie vor ein Mensch, meist du oder deine Treuhandstelle. Ein Vorschlag des Programms ist ein Vorschlag, keine Buchung.
Quellen
- Obligationenrecht (OR), Art. 957a: Buchführung, Begriff des Buchungsbelegs
- Obligationenrecht (OR), Art. 958f: Führung und Aufbewahrung der Geschäftsbücher
- Mehrwertsteuerverordnung (MWSTV), Art. 122: Papierlose Belege
- Geschäftsbücherverordnung (GeBüV), Art. 9: Zulässige Informationsträger, und Art. 10: Überprüfung und Datenmigration
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 26: Rechnung
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 25: Steuersätze
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
