Aufbau: Zahlteil und Empfangsschein
Eine QR-Rechnung besteht aus dem Rechnungsblatt und darunter aus zwei Teilen. Links steht der Empfangsschein im Format 62 mal 105 Millimeter, rechts der Zahlteil im Format 148 mal 105 Millimeter. Zusammen nehmen sie die untersten 105 Millimeter eines A4-Blattes ein. Im Zahlteil sitzt der Swiss QR Code, erkennbar am weissen Schweizer Kreuz in der Mitte, das von einem schwarzen Quadrat umgeben ist.
Der Zahlteil kann auf drei Arten vorkommen: in einer Papierrechnung eingedruckt, einer Papierrechnung beigelegt oder als Teil einer elektronischen Rechnung im PDF. Auf Papier ist eine Perforation zwischen Rechnung und Zahlteil sowie zwischen Zahlteil und Empfangsschein vorgeschrieben.
Was im Code steckt
- Konto: IBAN oder QR-IBAN, nur mit Ländercode CH oder LI
- Zahlungsempfänger: Name, Strasse, Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land in getrennten Feldern. Name, Postleitzahl, Ort und Land sind Pflicht, Strasse und Hausnummer freiwillig
- Betrag und Währung: Schweizer Franken oder Euro, zwischen 0.01 und 999'999'999.99, oder leer
- Zahlungspflichtiger: die Adresse deines Kunden, ebenfalls in getrennten Feldern
- Referenz: QR-Referenz, Creditor Reference oder keine
- Mitteilung und Rechnungsinformationen: zusammen höchstens 140 Zeichen
QR-IBAN oder IBAN: der Unterschied entscheidet über die Referenz
| Konto | Erlaubte Referenz | Wie du es erkennst |
|---|---|---|
| QR-IBAN | Nur die QR-Referenz, 26 Ziffern plus Prüfziffer, zwingend | Institutsnummer zwischen 30000 und 31999 |
| Normale IBAN | Creditor Reference nach ISO 11649 oder gar keine Referenz | jede andere Institutsnummer |
Abgrenzung zu eBill und E-Rechnung
Die QR-Rechnung ist ein Dokument, das dein Kunde in den Händen oder als PDF im Postfach hat. eBill ist etwas anderes: Dort erscheint die Rechnung direkt im E-Banking des Kunden, und er gibt sie mit einem Klick frei. Wer eBill nutzen will, schliesst sich über einen Netzwerkpartner an. Mit E-Rechnung wiederum meinen viele Betriebe schlicht eine Rechnung als PDF per E-Mail. Der Begriff hilft im Gespräch selten weiter, frag im Zweifel nach, was genau gemeint ist.
Woher die Regeln kommen
Die Vorgaben stehen in den «Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung» von SIX Interbank Clearing. Gültig ist Version 2.3, in Kraft seit dem 22. November 2025. Version 2.4 gilt ab dem 14. November 2026, Version 2.3 bleibt daneben bis November 2027 gültig. Kein Bundesgesetz schreibt die QR-Rechnung vor. Wer sie nutzt, muss aber die Vorgaben einhalten, sonst verarbeiten die Finanzinstitute den Zahlteil nicht. Ob du überhaupt einen Zahlteil brauchst, klärt die Frage Ist die QR-Rechnung Pflicht?.
So macht es KIDESK
KIDESK setzt den QR-Zahlteil auf jede Rechnung, mit strukturierten Adressen und der passenden Referenz zur hinterlegten IBAN. Bei einer Teilrechnung steht im Zahlteil nur der Restbetrag. Zahlungen ordnest du zu, indem du die CAMT-Datei aus deinem E-Banking hochlädst.
Häufige Fragen
Seit wann gibt es die QR-Rechnung?
Die QR-Rechnung ist seit Juni 2020 im Umlauf und hat am 1. Oktober 2022 die roten und orangen Einzahlungsscheine endgültig abgelöst. Seither verarbeiten die Finanzinstitute die alten Einzahlungsscheine nicht mehr, weder online noch am Schalter.
Wie lang ist die QR-Referenz?
27 Stellen: 26 Ziffern und eine Prüfziffer, die nach Modulo 10 rekursiv berechnet wird. Die Referenz darf nicht ausschliesslich aus Nullen bestehen und ist nur mit einer QR-IBAN zulässig.
Darf der Betrag im Zahlteil leer bleiben?
Ja. Dann muss ein farbloses Feld mit schwarzen Eckmarken aufgedruckt sein, in das der Zahlungspflichtige den Betrag von Hand einträgt: im Zahlteil 40 mal 15 Millimeter, im Empfangsschein 30 mal 10 Millimeter. Druckst du die Adresse des Zahlungspflichtigen nicht auf, braucht es auch dafür ein solches Feld, im Zahlteil mindestens 65 mal 25 Millimeter.
In welchen Sprachen darf die QR-Rechnung erstellt werden?
In Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch. Die Wahl der Korrespondenzsprache steht dem Rechnungssteller frei, die Begriffe im Zahlteil sind je Sprache vorgegeben.
Quellen
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Betriebe und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
