Was das Gesetz von einer Rechnung verlangt
Die einzige Stelle im Bundesrecht, die den Inhalt einer Rechnung regelt, ist Artikel 26 des Mehrwertsteuergesetzes (MWSTG). Er sagt zwei Dinge. Erstens: Eine Rechnung musst du auf Verlangen des Empfängers ausstellen. Zweitens: Die Rechnung muss dich, deinen Kunden und die Art der Leistung eindeutig erkennbar machen und in der Regel sechs Angaben enthalten.
- Name und Ort von dir als Leistungserbringerin, so wie du im Geschäftsverkehr auftrittst, dazu der Hinweis auf die Eintragung im Register der steuerpflichtigen Personen und die Nummer
- Name und Ort deines Kunden
- Datum oder Zeitraum der Leistung, soweit das nicht dem Rechnungsdatum entspricht
- Art, Gegenstand und Umfang der Leistung
- das Entgelt
- den Steuersatz und den geschuldeten Steuerbetrag; ist die Steuer im Entgelt enthalten, genügt der Satz
Ein Einzahlungsschein, ein QR-Code oder eine Referenznummer stehen nicht in dieser Liste. Auch sonst schreibt kein Gesetz eine bestimmte Zahlungsform vor. Verträge sind nach Artikel 11 des Obligationenrechts (OR) formfrei gültig, und eine Rechnung ist ohnehin nur die Aufforderung, den vereinbarten Preis zu zahlen. Wie dein Kunde das Geld überweist, ist eine Frage der Technik, nicht des Rechts.
| Was | Pflicht? | Grundlage |
|---|---|---|
| Rechnung ausstellen | Ja, wenn der Kunde sie verlangt | MWSTG Art. 26 Abs. 1 |
| Die sechs Angaben auf der Rechnung | Ja, in der Regel | MWSTG Art. 26 Abs. 2 |
| Hinweis auf die MwSt und die Nummer | Nur, wenn du im Register eingetragen bist | MWSTG Art. 26 Abs. 2 Bst. a, Art. 27 Abs. 1 |
| QR-Einzahlungsschein | Nein | steht in keinem Gesetz |
| Referenznummer | Nein | Vorgabe von SIX nur für die QR-IBAN |
| Roter oder oranger Einzahlungsschein | Gibt es nicht mehr | abgeschafft per 30.09.2022 |
Warum trotzdem fast alle einen QR-Einzahlungsschein drucken
Am 30. September 2022 wurden die roten und orangen Einzahlungsscheine abgeschafft. Seither verarbeiten die Finanzinstitute sie nicht mehr, weder online noch am Schalter. Übrig geblieben sind zwei Wege, auf denen dein Kunde einen fertigen Zahlungsauftrag bekommt: der QR-Einzahlungsschein auf der Rechnung und eBill, die Rechnung direkt im E-Banking des Kunden.
Der Vorteil liegt nicht beim Kunden, sondern bei dir. Ein QR-Einzahlungsschein trägt eine strukturierte Referenz. Kommt das Geld an, steht diese Referenz im Kontoauszug, und deine Rechnung lässt sich der Zahlung ohne Suchen zuordnen. Tippt der Kunde dagegen deine IBAN von Hand ab, steht im Auszug bestenfalls sein Name und vielleicht eine Mitteilung. Bei zwanzig Rechnungen im Monat merkst du das kaum. Bei zweihundert schon: Eine einzige Minute Suchen je Zahlung ergibt über drei Stunden.
Wann du ohne Einzahlungsschein auskommst
- Wenige Rechnungen an Stammkunden. Ein Gartenbauer mit acht Rechnungen im Monat schreibt IBAN, Kontoinhaber und Rechnungsnummer als Zahlungszweck unter das Total. Das genügt.
- Rechnungen in Fremdwährung. Der QR-Einzahlungsschein kennt nur Schweizer Franken und Euro. Stellst du in Dollar oder Pfund Rechnung, gehören stattdessen IBAN und BIC auf das Dokument.
- Rechnungen an Kunden im Ausland. Erlaubt ist der QR-Einzahlungsschein auch für sie, die Vorgaben verlangen dann den Ländercode darauf. Nur nützt er wenig: Der Swiss QR Code ist ein Schweizer Standard, und ob die Banking-App eines Kunden im Ausland ihn lesen kann, ist nicht gesichert. Schreib IBAN und BIC zusätzlich auf das Dokument.
- Gutschriften und Belastungsanzeigen. Hier fliesst kein Geld zu dir, ein Einzahlungsschein wäre irreführend.
Wenn du einen QR-Einzahlungsschein druckst, gelten die Regeln von SIX
Die Vorgaben für den QR-Einzahlungsschein stammen nicht vom Gesetzgeber, sondern von SIX Interbank Clearing. Nachzulesen sind sie in den «Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung». Gültig ist Version 2.3, in Kraft seit dem 22. November 2025. Version 2.4 gilt ab dem 14. November 2026, Version 2.3 bleibt daneben bis November 2027 gültig. Diese Vorgaben sind kein Gesetz, aber sie entscheiden darüber, ob eine Bank deinen Einzahlungsschein verarbeitet.
- Nur die strukturierte Adresse ist zulässig, für dich und für deinen Kunden. Die frühere kombinierte Adresse mit zwei Freitextzeilen wurde aus den Vorgaben gestrichen.
- Pflichtfelder der Adresse sind Name, Postleitzahl, Ort und Land. Strasse und Hausnummer sind freiwillig.
- Zugelassen sind nur IBAN und QR-IBAN mit Ländercode CH oder LI.
- Eine QR-IBAN verlangt zwingend die 27-stellige QR-Referenz. Mit einer normalen IBAN sind nur die Creditor Reference oder gar keine Referenz erlaubt.
- Währungen: Schweizer Franken und Euro. Der Betrag liegt zwischen 0.01 und 999'999'999.99 oder bleibt leer.
- Mitteilung und Rechnungsinformationen zusammen höchstens 140 Zeichen.
Wie die strukturierte Adresse aufgebaut ist und welche Feldlängen gelten, steht im Ratgeber Der QR-Einzahlungsschein verlangt strukturierte Adressen. Den ganzen Ablauf beschreibt QR-Rechnung erstellen.
Faktische Pflichten: wenn der Kunde es verlangt
Rechtlich frei heisst nicht praktisch frei. Ein Auftraggeber darf im Vertrag festlegen, in welcher Form er Rechnungen annimmt, und viele tun das. Hausverwaltungen bestehen auf einer Referenz, damit ihre Software die Zahlung dem richtigen Objekt zuordnet. Wer der Bundesverwaltung Rechnung stellt, findet die verlangten Wege bei der Eidgenössischen Finanzverwaltung. Frag im Zweifel vor der ersten Rechnung nach, nicht nach der ersten Rückweisung.
So macht es KIDESK
Jede Rechnung aus KIDESK kommt mit dem QR-Einzahlungsschein, mit strukturierten Adressen und mit der Referenz, die zu deinem Konto passt: Die QR-Referenz gehört zur QR-IBAN. Bei einer Teilrechnung steht auf dem Einzahlungsschein nur der Restbetrag. Stellst du in Euro, Dollar oder Pfund Rechnung, druckt KIDESK statt des QR-Einzahlungsscheins IBAN und BIC auf das Dokument. Die Zahlung ordnest du später zu, indem du die CAMT-Datei aus deinem E-Banking hochlädst: KIDESK ordnet die Eingänge den Rechnungen zu, selbst oder als Vorschlag zum Bestätigen.
Häufige Fragen
Ist eine Rechnung ohne QR-Code gültig?
Ja. Gültig ist eine Rechnung, wenn sie die Angaben nach Artikel 26 des Mehrwertsteuergesetzes enthält. Der Einzahlungsschein gehört nicht dazu. Schreib IBAN, Kontoinhaber und die Rechnungsnummer als Zahlungszweck unter das Total, dann kann dein Kunde die Überweisung selbst erfassen.
Darf ich noch orange Einzahlungsscheine verwenden?
Nein. Die roten und orangen Einzahlungsscheine wurden am 30. September 2022 abgeschafft. Die Finanzinstitute verarbeiten sie seither nicht mehr, weder online noch am Schalter. Restbestände im Ordner kannst du entsorgen.
Brauche ich eine QR-IBAN, oder genügt meine normale IBAN?
Die normale IBAN genügt. Mit ihr darfst du die Creditor Reference verwenden oder ganz auf eine Referenz verzichten. Eine QR-IBAN erkennst du an der Institutsnummer zwischen 30000 und 31999, und sie verlangt zwingend die 27-stellige QR-Referenz. Beides zu mischen ist nicht zulässig.
Muss ich als Einzelfirma ohne Mehrwertsteuer einen Einzahlungsschein drucken?
Nein. Für dich gilt dasselbe wie für alle: Kein Gesetz verlangt einen Einzahlungsschein. Achte nur darauf, dass du ohne Eintrag im Mehrwertsteuerregister auf der Rechnung nicht auf die Steuer hinweisen darfst. Wer eine Steuer ausweist, ohne dazu berechtigt zu sein, schuldet sie, ausser er korrigiert die Rechnung oder macht glaubhaft, dass dem Bund kein Steuerausfall entstanden ist (MWSTG Art. 27).
Ist eBill eine Pflicht?
Nein. eBill ist die digitale Rechnung im E-Banking deines Kunden und freiwillig. Um eBill nutzen zu können, schliesst sich ein Rechnungssteller über einen Netzwerkpartner an. Für viele Kleinbetriebe reicht die QR-Rechnung als PDF per E-Mail.
Quellen
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 26: Rechnung
- Mehrwertsteuergesetz (MWSTG), Art. 27: unrichtiger oder unberechtigter Steuerausweis
- SIX: QR-Rechnung, Versionen der Implementation Guidelines
- SIX: Schweizer Implementation Guidelines QR-Rechnung, Version 2.3
- KMU-Portal des Bundes: Ablösung der Einzahlungsscheine am 30.09.2022
- Obligationenrecht (OR), Art. 11: Formfreiheit der Verträge
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
