Was am 30. September 2022 passiert ist
Bis dahin lief fast jede Rechnung in der Schweiz über ein Papierformular, das jedes Kind kannte: den roten oder den orangen Einzahlungsschein. Das Portal für kleine und mittlere Unternehmen des Bundes hat das Ende damals knapp formuliert: «Nach dem 30. September verarbeiten die Finanzinstitute keine roten und orangen Einzahlungsscheine mehr, weder online noch am Schalter.» SIX hält es so fest: Die QR-Rechnung «hat am 1. Oktober 2022 die Schweizer Einzahlungsscheine endgültig abgelöst». Seither gibt es für die Zahlung auf Papier nur noch die QR-Rechnung, daneben die digitale Rechnung eBill.
Der Nachfolger: der QR-Einzahlungsschein
Heute besteht der Einzahlungsschein aus zwei Stücken: rechts dem Teil mit dem Swiss QR Code und allen Zahlungsdaten im Klartext, links dem Empfangsschein. Der rechte Teil misst 148 auf 105 Millimeter, der Empfangsschein 62 auf 105 Millimeter. Beide sitzen ganz unten auf der Rechnung oder liegen ihr als eigenes Blatt bei. Der wesentliche Unterschied zum alten Formular: Alle Zahlungsdaten stecken zusätzlich im QR-Code. Dein Kunde scannt ihn im E-Banking und tippt nichts ab.
| Bis 2022 | Heute | Was sich für dich ändert |
|---|---|---|
| Zahlung ohne Referenznummer | QR-Einzahlungsschein ohne Referenz oder mit Creditor Reference | Auch ohne Referenz reist heute eine Mitteilung von bis zu 140 Zeichen mit |
| Zahlung mit Referenznummer | QR-Einzahlungsschein mit QR-Referenz auf einer QR-IBAN | Der automatische Abgleich bleibt, das Konto dafür heisst jetzt QR-IBAN |
| Vorgedruckte Formulare bestellen und lagern | Der Einzahlungsschein entsteht beim Drucken der Rechnung | Kein Formularvorrat, dafür Software oder E-Banking nötig |
| Kombinierte Adresse mit freien Zeilen | Strukturierte Adresse, seit dem 22. November 2025 die einzige zulässige | Name, Postleitzahl, Ort und Land sind Pflicht, Strasse und Hausnummer sind es nicht |
Zwei Teile, zwei Aufgaben
Der Teil mit dem QR-Code enthält «die für die Ausführung einer Zahlung benötigten Angaben in Form eines QR-Codes und als lesbare Information». Ihn scannt der Kunde, oder er zahlt damit am Schalter. Der Empfangsschein ist die Quittung: Er trägt dieselben Angaben, aber weder den QR-Code noch den Bereich «Weitere Informationen», dafür unten rechts das Wort «Annahmestelle», wo die Post ihren Stempel setzt. Er steht zwingend links neben dem Teil mit dem QR-Code, auch wenn der Einzahlungsschein als Beiblatt kommt.
| Angabe | Teil mit QR-Code | Empfangsschein |
|---|---|---|
| Swiss QR Code | ja, mit 5 mm freiem Rand | nein |
| Konto und Zahlungsempfänger | ja | ja, Strasse und Hausnummer dürfen weggelassen werden |
| Referenz | ja | ja |
| Zusätzliche Informationen | ja, höchstens 140 Zeichen | nein, dürfen dort nicht gedruckt werden |
| Währung und Betrag | ja, Feld 40 auf 15 mm, wenn der Betrag fehlt | ja, Feld 30 auf 10 mm, wenn der Betrag fehlt |
| Zahlbar durch | ja, Feld 65 auf 25 mm, wenn der Name fehlt | ja, Feld 52 auf 20 mm, wenn der Name fehlt |
| Annahmestelle | nein | ja, Bereich mit empfohlener Höhe von mindestens 2 cm |
Woran du einen gültigen QR-Einzahlungsschein erkennst
- Die Überschriften sind vorgeschrieben. Beide Teile tragen einen festen Titel in 11 Punkt fett, den du nicht umbenennen darfst.
- Im QR-Code steckt ein Schweizerkreuz. Daran erkennt man den Swiss QR Code.
- Als Konto steht eine IBAN oder QR-IBAN mit Ländercode CH oder LI. Eine ausländische Kontonummer ergibt keinen QR-Einzahlungsschein, dann gehören IBAN und BIC im Klartext auf die Rechnung.
- Die Währung ist CHF oder EUR. Andere Währungen sind nicht vorgesehen.
- Der Betrag liegt zwischen 0.01 und 999'999'999.99, oder das Betragsfeld ist leer und mit Eckmarken versehen.
Die Gestaltungsvorgaben sind ungewöhnlich streng
- Schrift: nur Arial, Frutiger, Helvetica oder Liberation Sans, in schwarz, weder kursiv noch unterstrichen. Im Teil mit dem QR-Code sind 8 Punkt für die Überschriften und 10 Punkt für die Werte empfohlen, im Empfangsschein gelten 6 Punkt fett für die Überschriften und 8 Punkt für die Werte.
- Papier: weiss, perforiert, 80 bis 100 Gramm je Quadratmeter. Beschichtetes und reflektierendes Papier ist nicht zugelassen, geprüftes Recyclingpapier schon.
- Leerbereiche: im Teil mit dem QR-Code mindestens 5 Millimeter breit und hoch, und sie dürfen nicht bedruckt werden. Auf dem Empfangsschein dürfen sie zugunsten des Bereichs «Annahmestelle» kleiner ausfallen.
- Keine Werbung: Der Einzahlungsschein darf weder Werbeträger noch Werbemittel sein, und seine Rückseite bleibt unbedruckt.
- Nur die vorgesehenen Angaben. Was nicht im QR-Code steht, darf auch nicht daneben stehen, und fehlt ein Wert, fällt auch seine Überschrift weg.
Auf Papier: Perforation ist Pflicht
Ist der Einzahlungsschein in eine gedruckte Rechnung eingebaut, braucht es zwei Perforationen: eine zwischen den Rechnungsangaben und dem Einzahlungsschein, und eine zwischen dem Teil mit dem QR-Code und dem Empfangsschein. Dieselbe Vorgabe gilt, wenn der Einzahlungsschein der Rechnung als eigenes Blatt beiliegt. Alternativ sitzt er direkt auf der unteren Schnittkante der Rechnung.
Als PDF: Linien und ein Scherensymbol
Die meisten Kleinbetriebe schicken die Rechnung als PDF per E-Mail. Dafür gibt es eine eigene Regel: Das Format wird «durch Linien gekennzeichnet», und auf jeder dieser Linien steht ein Scherensymbol, alternativ der Hinweis «Vor der Einzahlung abzutrennen» oberhalb der Linie. Der Grund ist ein praktischer: Wer die Rechnung ausdruckt und am Postschalter zahlen oder seiner Bank per Post schicken will, muss wissen, wo er schneidet.
Fehler, die im Alltag passieren
- Einen Einzahlungsschein aus einer alten Rechnung kopieren. Der QR-Code trägt Betrag und Referenz der alten Rechnung. Was daneben gedruckt steht, spielt keine Rolle: Gescannt wird der Code.
- Auf der Mahnung den Gesamtbetrag einsetzen, obwohl der Kunde schon eine Akontozahlung geleistet hat. Auf den Einzahlungsschein gehört der Restbetrag.
- Die Adresse auf dem Einzahlungsschein anders schreiben als beim Konto. Die Angaben zum Zahlungsempfänger müssen zu den Angaben passen, unter denen das Konto geführt wird.
- Postfach oder c/o auf den Einzahlungsschein setzen. Solche Zeilen sind «für den Zahler irrelevant» und gehören in den Rechnungskopf.
- Den Einzahlungsschein skaliert ausdrucken. Aus 148 Millimetern werden dann ein paar Millimeter weniger, und die Formatvorgaben sind nicht mehr eingehalten.
- Das Logo in den Leerbereich setzen. Der Rand ist Teil der Vorgabe und bleibt leer.
- Die beiden Teile vertauschen. Der Empfangsschein steht immer links.
So macht es KIDESK
In KIDESK entsteht der QR-Einzahlungsschein aus den Rechnungsdaten, mit strukturierten Adressen. Zusatzzeilen wie Postfach oder c/o werden regelkonform eingefaltet, statt die Adressfelder zu sprengen. Bei einer Teil- oder Schlussrechnung steht auf dem Einzahlungsschein der Restbetrag und nicht die Gesamtsumme. Bei einer ausländischen IBAN oder einer anderen Währung als Franken und Euro druckt KIDESK statt des Einzahlungsscheins die Kontoangaben im Klartext.
Rechnungen in KIDESK Die erste Rechnung erstellen Strukturierte Adressen auf dem QR-Einzahlungsschein
Häufige Fragen
Kann ich noch alte Einzahlungsscheine verwenden?
Nein. Nach dem 30. September 2022 werden rote und orange Einzahlungsscheine von den Finanzinstituten nicht mehr verarbeitet, weder online noch am Schalter. Eine Rechnung mit einem solchen Formular kann dein Kunde nicht bezahlen.
Muss der Empfangsschein wirklich sein?
Ja. Der QR-Einzahlungsschein besteht immer aus beiden Teilen, und der Empfangsschein steht zwingend links neben dem Teil mit dem QR-Code und hat dieselbe Höhe. Er ist die Quittung für den Zahlenden und enthält unten rechts den Bereich «Annahmestelle» für den Stempel.
Brauche ich für den QR-Einzahlungsschein ein besonderes Konto?
Nur, wenn du die QR-Referenz verwenden willst: Dafür braucht es eine QR-IBAN, die dir dein Finanzinstitut zusätzlich vergibt. Mit deiner gewöhnlichen IBAN geht es auch, dann nimmst du die Creditor Reference oder gar keine Referenz.
Wohin gehört der Einzahlungsschein bei einer mehrseitigen Rechnung?
In der Regel ans Ende, auf die untere Schnittkante des letzten Blatts. Vorgeschrieben ist, dass er auf der unteren Schnittkante der QR-Rechnung sitzt oder an deren Stelle perforiert ist, dass die Masse stimmen und dass zwischen den Rechnungsangaben und dem Einzahlungsschein getrennt wird: auf Papier durch die Perforation, im PDF durch die gekennzeichnete Linie.
Kann der Betrag auf dem Einzahlungsschein leer bleiben?
Ja. Dann muss ein farbloses Feld mit schwarzen Eckmarken gedruckt sein, im Teil mit dem QR-Code 40 auf 15 Millimeter, im Empfangsschein 30 auf 10 Millimeter. Der Zahlende trägt den Betrag von Hand ein. Für eine Rechnung ist das selten sinnvoll, für einen Spendenaufruf dagegen der Normalfall.
Quellen
Dieser Text ist eine allgemeine Information für Schweizer Unternehmen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall. Wenn dir ein Fehler auffällt, schreib uns, wir korrigieren ihn.
